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Dans le cadre du projet AD-ESSOR mené par le SIAF pour encourager le développement de solutions d’archivage électronique dans les collectivités territoriales, des réunions ont été organisées avec des services d’archives départementales menant des projets d’archivage électronique. Au cours des discussions, a émergé la question de l’archivage électronique des documents transmis via l’application ACTES pour le contrôle de légalité. Lydiane Gueit-Montchal, directrice des Archives départementales de l’Indre-et-Loire, avait alors exposé son expérience sur cette question. Nous lui avons proposé de la résumer afin de vous en faire part dans ce carnet de recherche.ACTES, qu’est-ce que c’est ?Parmi les projets les plus fréquemment mis en œuvre en matière d’archivage électronique dans les collectivités figure « Actes », c’est-à-dire l’archivage des flux sortant du système Actes, dans le cadre de la procédure du contrôle de légalité par les représentants de l’État des décisions prises par ces collectivités : délibérations, arrêtés… La transmission des actes au contrôle de légalité est une des conditions qui les rend exécutoires de plein droit, l’autre condition étant leur publication ou leur notification (art. L. 2131-1, L. 3131-1, L. 5211-3 du Code général des collectivités territoriales).Les flux dématérialisés Actes sont des processus bien identifiés, homogènes, dans un dispositif encadré réglementairement et maîtrisé techniquement. C’est pourquoi il est d’usage aujourd’hui de mettre en œuvre l’archivage des documents en sortie de ce dispositif. Mais si l’on considère ces données du point de vue de l’action administrative qu’elles représentent, il me semble que cette pratique introduit une confusion gênante sur la nature de ce qui est conservé.Distinguer les originaux et les copiesEn effet, en matière de documents réglementaires des collectivités, on prend bien soin depuis très longtemps de distinguerles délibérations elles-mêmes, fruit d’une décision votée par la collectivité ;les doubles que celle-ci transmet a posteriori aux services de l’État chargé de contrôler la légalité de ses délibérations.L’exemple le plus parlant est celui des communes, qui tiennent un registre des délibérations dont la forme est réglementée, et envoient au contrôle des extraits de ce registre. Il est souvent nécessaire, lors des inspections communales, de rappeler la distinction entre les deux, car on trouve de registres entiers constitués d’extraits, alors qu’il s’agit de l’original, et que par définition l’extrait doit bien être tiré d’un ensemble plus vaste que lui-même ! Logiquement, les circulaires de tri (cf. la circulaire de 2009 sur le tri et la conservation des archives des services communs des collectivités) prescrivent donc la destruction, au terme d’un délai plus ou moins long, de ces extraits ou copies.Quelles conséquences en matière d’archivage électronique ?Il n’y a donc pas d’intérêt juridique ou historique à archiver « Actes » de manière pérenne. En revanche, il est fondamental de conserver les actes réglementaires produits par la collectivité, qui sont le fondement de leur organisation et leur procédé d’administration. Outre l’intérêt particulier de chacun d’entre eux, ils prennent sens dans leur ensemble, comme reflet d’une séance de conseil municipal ou d’une assemblée délibérante, lors de laquelle ces décisions ont été entérinées parmi d’autre débats, n’ayant parfois pas donné lieu à des décisions. C’est pourquoi il me paraît important, dès lors que l’on dématérialise ces processus, de faire porter les efforts sur l’archivage des registres dans leur ensemble, et non sur leur contrôle, en privilégiant le flux sortant du logiciel de gestion des délibérations plutôt que le flux Actes.Bien sûr, on peut considérer que cela n’est qu’une simple question de terminologie ; on peut aussi souligner que la dématérialisation apporte un changement majeur à la forme de ces documents : autrefois, en mode papier, l’accusé de réception de l’État était apposé sur une copie (l’extrait), tandis que les techniques actuelles permettent d’estampiller directement la délibération originale dématérialisée, par ailleurs équipée de sa signature, elle-aussi électronique. Ainsi, que la pièce archivée provienne directement du système Actes ou du logiciel de gestion des délibérations, elle est en quelque sorte encapsulée dans un arsenal d’éléments garantissant son caractère exécutoire, tel que défini par les textes ; l’acte et son extrait ne font plus qu’un. Mais c’est laisser de côté tout l’environnement dans lequel ont été prises ces délibérations.Il me semble donc, pour ma part, que ce n’est pas une simple question de vocabulaire ; je pense que nous devons être très attentifs au contraire, s’agissant de dématérialisation, à ne pas perdre de vue la nature de ce que l’on archive et pourquoi on le fait ; on conserve de manière définitive les délibérations des collectivités car ce sont les actes fondamentaux qui procèdent de leur fonctionnement ; leur contrôle de légalité n’en est, sur le long terme, qu’un épisode très secondaire. Le fait que ce dernier soit techniquement plus facile à appréhender aujourd’hui que le premier ne doit pas renverser la perspective, faute de quoi on risque, si ce principe se généralise, d’archiver pour archiver, et non plus pour garder la trace des activités des organisations.Lydiane Gueit-Montchal, directrice des Archives départementales de l’Indre-et-Loire