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Nous continuons aujourd'hui la série de billets faisant état des sujets abordés lors des réunions organisées dans le cadre du projet AD-ESSOR. Nous avons ainsi proposé à Céline Guyon, du Conseil général de l'Aube, de nous présenter les choix de son CG en matière de gestion des documents au sein des applications-métier et du système d'archivage électronique.Les potentialités offertes par les technologies associées au numérique combinées à l’impérieuse nécessité de maîtriser les volumes de données produits et stockés, ont ouvert la voie à la quête de l’unicité du document : au sens de fichier informatique, un document, par exemple un arrêté individuel ou une délibération, ne devrait exister qu’en un seul exemplaire unique, dans le système d’information de l’organisme tout en demeurant accessible à l’ensemble des utilisateurs potentiels, dans et hors de la structure.Si l’on se penche sur les projets et réalisations menées dans les collectivités, il apparaît que l’unicité du document, si chère aux informaticiens, est loin d’être atteinte, voire n’est plus posée en principe. Pour autant, cette multiplicité des exemplaires du même document après validation n’est pas le signe d’une désorganisation mais au contraire une réponse à la question des besoins : pourquoi conserve-t-on un document ?La réponse à cette question des besoins s’est traduite, dans le Département de l’Aube, par la mise en place d’un scénario à double embranchement : une fois signé électroniquement, le document à archiver est immédiatement déposé dans le système d'archivage électronique (SAE) ; pour autant, un exemplaire du même document demeure dans l’application métier. Le dépôt immédiat du document dans le SAE est la réponse au besoin juridique (j’archive pour faire preuve) : ici, l’objectif est de sécuriser l’information native numérique de sorte à maintenir la validité dans le temps de l’écrit numérique. Le maintien d’un exemplaire du document dans le système de production métier vise à répondre au besoin documentaire et de gestion et à permettre aux utilisateurs de retrouver facilement et rapidement un document, dans un environnement logiciel qu’ils connaissent et maîtrisent par ailleurs.Concrètement, deux fichiers informatiques distincts sont conservés : l’un accessible depuis l’application métier, l’autre accessible depuis le SAE. Pourquoi ce choix de dupliquer les fichiers ? D’une part parce que la mise en œuvre du principe d’unicité du document aurait nécessité soit le développement de connecteurs entre les applications métiers et le SAE pour que les deux dispositifs puissent dialoguer soit l’adjonction à chaque application métier d’un module de type SAE. De tels développements sont coûteux et complexes à maintenir dans le temps.D’autre part parce que nous avons positionné le SAE comme socle transversal à l’ensemble des métiers de la collectivité : les applications métiers sont orientées besoins des utilisateurs alors que le SAE répond aux besoins de l’institution, à savoir la conservation intègre et pérenne des documents qui le nécessitent.Par ailleurs, les deux fichiers conservés ne sont pas identiques : c’est l’exemplaire signé électroniquement, exemplaire qualifié d’originel, qui est conservé dans le SAE ; l’exemplaire conservé dans l’application métier est une copie sur laquelle certaines métadonnées ont été ajoutées afin de faciliter la lecture du document et dépasser les freins psychologiques liés à l’usage de la signature électronique : date de la signature électronique, nom du signataire, image de la signature manuscrite.Enfin, ce scénario à deux têtes impose d’identifier très en amont les documents (au sens de records) qui nécessitent d’être archivés, dans une démarche de maîtrise de l’information produite.Céline Guyon, Conseil général de l’Aube