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Le 28 avril dernier ont été réunies 55 personnes pour une réunion en région Midi-Pyrénées sur l'archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et le département de la Haute-Garonne.Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l'archivage électronique dans les services publics d'archives territoriaux dans le cadre du programme VITAM, comporte l'organisation d'un « tour de France » sur la question.La journée a été introduite par le département de la Haute-Garonne, pour présenter son projet de déploiement d'un Système d'Archivage Électronique (SAE) à l'horizon 2016. Les Archives départementales, pour mener ce projet, ont d'abord cherché à préciser ce que l'on peut entendre derrière la notion de SAE en rencontrant d'autres collectivités particulièrement avancées sur le sujet. À partir de ces réflexions, des enjeux organisationnels ont été identifiés, et notamment la nécessité de définir clairement la responsabilité de chacun des acteurs. Une politique d'archivage a donc été rédigée, sous l'égide de la Direction Générale des Services (DGS). À ces enjeux organisationnels se sont vite ajoutés des enjeux techniques. La nécessité de pérenniser la conservation des données sur le temps long est un vrai défi en termes de veille sur les formats de fichiers et sur les supports de stockage. Il a fallu prendre un certain recul sur les solutions offertes aujourd'hui par le marché, qui dans l'ensemble répondent à ces besoins. Les Archives départementales ont ensuite réalisé une cartographie des données produites par le département, avec des éléments, pour chaque typologie, sur le cycle de vie des documents et leur valeur probante. Après cela, un espace de mise en sécurité temporaire des données a été constitué pour être en mesure d'accueillir des versements manuels, à l'image des enregistrements du procès AZF, des archives du CNES ou des copies des bulletins de salaire des agents. Une assistance à maîtrise d'ouvrage (AMOA) a permis de livrer des spécifications fonctionnelles au regard des normes puis une analyse de l'infrastructure technique à mettre en place pour accueillir le SAE. Une Gestion Électronique de Documents (GED) servira de « sas » pour préparer les versements vers les deux instances du SAE (archivage intermédiaire et archivage définitif avec une attention particulière portée à la pérennisation des données). Des démarches ont été initiées avec les services déconcentrés de l’État pour des versements bureautiques.Les échanges se sont poursuivis par une présentation du projet de Dossier Patient Informatisé (DPI) mis en place par le CHU de Toulouse, pour les consultations médicales uniquement. Ce projet n'est pas sans poser nombre de difficultés. Le dossier médical est hétérogène et comporte parfois des documents difficiles à numériser, comme les moulages ou les radiographies. Dans les esprits, et surtout chez les médecins, le dossier médical papier reste bien ancré. La profession fait en effet montre d'un relatif manque de confiance par rapport à l'outil informatique et à sa capacité à maintenir la force probante des informations. La relation avec le patient est plus distante avec ces outils que dans le monde papier. Il en résulte la coexistence d'un dossier hybride papier et informatisé, la production des documents sur le premier support ayant même paradoxalement augmenté. Le service des archives du CHU souhaite maintenant favoriser l'adoption du DPI par les différents pôles de l'établissement par une politique de révision des pratiques et d'uniformisation des procédures, assortie d'une campagne de communication. L'archivage électronique n'est pas, pour le moment, à l'ordre du jour dans ce projet. Les originaux archivés demeurent sur support papier, et l'on n'a prévu qu'une simple sauvegarde des données. La future solution d'archivage électronique devra dans tous les cas s'articuler avec la brique de GED sur laquelle s'appuie le projet. Après un tour de salle de l'ensemble des participants, la région Midi-Pyrénées a pu détailler son projet d'archivage électronique. L'élément déclencheur de celui-ci a résidé dans la décision de la région de se lancer dans la dématérialisation de la chaîne comptable (PES V2) dans son périmètre complet (pièces comptables et justificatives). En 2013, un référentiel des pièces justificatives et un cahier des charges pour une plate-forme de dématérialisation ont été rédigés. Le marché comprenait une plate-forme, une chaîne de numérisation, un parapheur électronique et une GED assortie d'un module de stockage pour assurer la conservation probante des documents signés électroniquement grâce à des fonctions d'intégrité et d'horodatage. Les Archives régionales sont intervenues en matière de gestion du cycle de vie des données. Le projet est aujourd'hui dans une phase de paramétrage. Les flux candidats pour la dématérialisation sont les subventions, les marchés publics et le domaine RH. Le service d'archives travaille sur le nommage des documents, leur plan de classement ou les métadonnées. Même si la collectivité ne réalise donc pas encore d'archivage électronique à proprement parler (le module de stockage de la GED paraît trop contraignant car trop lié à celle-ci pour ce faire), elle a été sensibilisée au risque juridique en l'absence de SAE. Ce projet a permis à l'archiviste d'affirmer son rôle dans le domaine et de participer à des réunions stratégiques. Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s'est achevée sur des annonces du SIAF et des actualités à propos de l'archivage électronique. Les Archives de France tiennent à remercier l'ensemble des participants et tout particulièrement le département de la Haute-Garonne pour son accueil chaleureux.