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Le 29 mai dernier ont été réunies 40 personnes pour une réunion en région Languedoc-Roussillon sur l'archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et le département de l'Hérault. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, dans le contexte du programme VITAM et pour favoriser le développement de l'archivage électronique dans les services publics d'archives territoriaux, comporte l'organisation d'un « tour de France » sur la question.La journée a été introduite par le département de l'Hérault, pour présenter ses actions relatives à l'archivage électronique.Cette thématique est portée dans le département par un engagement conjoint de la Direction des Systèmes d'Information (DSI) et des Archives départementales, matérialisé par un binôme regroupant un profil fonctionnel et un profil technique. Le département de l'Hérault a déjà opéré une dématérialisation massive de ses processus administratifs, à laquelle est associé systématiquement le service des Archives départementales. Pour gérer ce changement de paradigme, une plate-forme de dématérialisation globale a été mise en place, dont le noyau dur est la Gestion Électronique de Documents (GED) Alfresco (Alfresco Software). La plate-forme se compose d'un ensemble de portails, avec notamment un bureau virtuel permettant à l'agent de bénéficier des remontées d'informations depuis d'autres environnements. Une interface a été prévue avec un parapheur électronique et un tiers de télétransmission. La GED Alfresco, qui sert déjà à l'archivage courant des documents dématérialisés, sera également utilisée pour l'archivage intermédiaire, après avoir réalisé les développements ad hoc, l'archivage électronique n'existant pas nativement dans l'outil. Jugeant que l'offre n'était pas encore complètement satisfaisante, le département n'a pas fait le choix d'un logiciel d'archivage électronique existant déjà sur le marché. L'idée est donc, dans un premier temps, de combler les écarts identifiés entre la GED et les normes principales de l'archivage électronique de manière à valoriser les investissements déjà réalisés. Un espace de pré-archivage sera créé dans Alfresco pour les documents bureautiques et les applications métiers. La mise en place d'une nouvelle instance Alfresco pour l'archivage définitif n'est pas exclue.Après un tour de salle de l'ensemble des participants et des points d'actualité sur l'archivage électronique, et notamment sur le programme VITAM, le département de l'Aude a présenté son prototype de Système d'Archivage Électronique (SAE). Également lancé dans la dématérialisation de ses procédures (envoi au contrôle de légalité, chaîne comptable, documents de la MDPH dont les originaux restent encore sous forme papier), la collectivité a la particularité de s'appuyer sur le syndicat mixte Cogitis, qui joue un rôle d'assistance à maîtrise d’œuvre et a monté une maquette dans le département du Cantal avec le logiciel Asalae de l'ADULLACT. Choisissant des solutions libres, l'Aude compte interfacer cette solution avec une GED basée sur l'outil Alfresco. Le fait de disposer d'une subvention du ministère de la Culture par le biais du projet AD-ESSOR a été un accélérateur. Il est prévu, en bout de chaîne, de connecter le SAE avec le Système d'Information Archivistique (SIA) GAIA pour permettre à l'usager d'effectuer des recherches et d'avoir accès aux archives. Les premiers versements seront ceux issus des flux PESV2 et ACTES. Concernant ce dernier, la collectivité fait bien la différence entre la conservation du flux du contrôle de légalité et celle des actes eux-mêmes, qu'il faudra archiver à la source en sortie de l'application de production, lorsque la signature électronique sera implémentée. Outre la production dématérialisée du département, les services de l’État se trouvent également dans le périmètre et un projet de versement des arrêtés du préfet devrait aboutir pour l'automne 2015. L'archivage définitif passera soit par le déploiement d'une nouvelle instance d'Asalae, soit directement par l'utilisation de GAIA, qui intégrera prochainement des fonctionnalités natives d'archivage électronique. Il est à noter que les services métiers ont été particulièrement impliqués dans les travaux, dont ils ont parfaitement saisi les enjeux, et qu'il paraît même nécessaire, désormais, d'aller plus loin en proposant aux agents de la collectivité des formations sur l'archivage électronique.Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s'est achevée sur des annonces du SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l'ensemble des participants et tout particulièrement le département de l'Hérault pour son accueil chaleureux.