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Comment accompagner au mieux lescollectivités territoriales dans le développement de l’archivage électronique&#160;?En 2014, les Archives de France ont inauguré le dispositif d’appel à projetAD-Essor, destiné à soutenir les initiatives en matière d’archivageélectronique dans les territoires. Lié au programme VITAM, l’appel à projetconnaît en 2018-2019 sa dernière édition. Le bilan en est très positif&#160;:141 projets ont pu être soutenus entre 2014 et 2019 pour un total de plus detrois millions d’euros, et le tour de France de l’archivage numérique, exécutéen parallèle de l’appel à projet pour sensibiliser les acteurs, a permis detoucher plus de 450 services en deux ans.Un appel à participation lancé auprès de l’ensemble des bénéficiaires de l’appel à projet depuis 2014 a permis de réunir plus d’une quarantaine de personnes dans les locaux de la DINSIC. Les Archives de France ont été accompagnées pour cet événement des membres du programme DCANT, dans la continuité de la coopération engagée depuis plusieurs années avec la DINSIC sur le sujet de l’archivage électronique.Presentation_20190416TéléchargerLa journée a été articulée endeux temps&#160;: une séance plénière le matin afin de présenter les travaux desynthèse et de bilan menés par le SIAF sur la question et des ateliersl’après-midi autour de trois thèmes&#160;: Quelle forme pour le futur appel àprojet&#160;? Comment capitaliser sur les retours d’expérience des porteurs deprojet&#160;? Quel périmètre pour le futur appel à projet&#160;?Les échanges du matin ont permis de faire émerger des idées et d’enrichir les perspectives des ateliers de l’après-midi : les problématiques de l’hébergement, des relations avec les éditeurs de solutions, de la normalisation ou encore de la mise en réseau ont ainsi été abordés.Ces échanges vont nourrir etcompléter le bilan effectué au début de l’année par les Archives de France surle dispositif AD-Essor et plus largement sur l’archivage électronique dans lesservices publics d’archives territoriaux. Ce bilan sera diffusé dès safinalisation sur le portail FranceArchives.Le SIAF tient à remercierl’ensemble des participants pour leur contribution à cette réflexion, ainsi queles collègues de la DINSIC, pour leur aide et leur co-animation.Les résultats de l'atelier "Quelle forme pour le futur appel à projet ?"Voici la synthèse des réflexions menées dans les trois ateliers.Quel périmètre pour le futur appel à projet&#160;?En amont de l’appel à projet&#160;:Un accompagnement en amont de la constitution dudossier serait utile pour identifier le cadre réglementaire et juridique del’archivage électronique&#160;;Un accompagnement en amont de la constitution dudossier serait utile pour que les candidats soient informés des projets,notamment les dispositifs mutualisés, déjà existants, afin de mener leur projeten cohérence avec leur contexte&#160;et d’éviter l’éparpillement et laconcurrence entre les projets.La mutualisation ne doit pas être un pointbloquant pour participer, mais un «&#160;bonus&#160;» si elle est envisagée&#160;;Quid des collectivités ne possédant pas deservice d’archives&#160;? Elles sont pour le moment exclues du périmètre maispeut-être un système de chef de file, notamment en lien avec les centres degestion, pourrait-il permettre de les réintégrer dans le dispositif&#160;;Il a été fait le choix pour ledispositif AD-Essor de ne pas poser de contrainte dans le contenu des projetsd’archivage électronique. L’idée d’appelsà projet thématiques a étésoulevée durant l’atelier. L’objectif est de prioriser les domaines de collecteen matière d’archivage électronique. Les collectivités pourraient candidater sur unthème précis, poursuivi pendant une ou plusieurs années. Ces thèmes pourraient notamment porter sur unflux en particulier, en lien avec les missions archives dans les ministères etles cartographies des systèmes d’information déjà réalisées dans certainesstructures.Postes pouvant entrer dans le périmètre de l’appel à projet&#160;:Les étudespréalables aux projets sont souvent indispensables pour des questionspolitiques et pédagogiques. Il serait néanmoins utile de capitaliser surl’ensemble des travaux déjà réalisés jusqu’ici pour permettre aux collectivitésd’avoir accès à un tronc commun d’informations et de dégager dans l’étude cequi est le plus spécifique et intéressant pour leur cas précis. Remarque&#160;:Les études actuelles ont tendance à manquer d’expertise en matière technique.Pour coordonner les demandes de ces études, peut-on imaginer un marché àl’échelle nationale&#160;?Tout le monde est d’accord pour réintégrer la formation dans le périmètre, avecprudence cependant&#160;: doit-elle être un moyen de former les utilisateurs oupermettre à des profils spécialisés de monter en compétence&#160;?Il pourrait être intéressant d’inclure des coûts RH dans le périmètre, dans lamesure où l’animation de réseau et l’expertise sont des éléments décisifs pourla pérennité des projets. Ces éléments induisent néanmoins de la complexitédans le dispositif, tant du point de vue de sa mise en place que de soncontrôle&#160;;Il est également utile que les infrastructures demeurent dans lepérimètre des coûts subventionnables, pour peu qu’il soit possible de s’assurerqu’elles sont bien dédiées aux activités d’archivage électronique. Leurdimensionnement est un élément complexe mais important à prendre encompte&#160;;Les connecteurset développements doivent être aumaximum génériques et réutilisables, au minimum recensés afin que les porteursde projet sachent ce qui a déjà été réalisé dans le passé.Autres remarques&#160;:Le futur dispositif doit favoriser et soutenir l’accompagnement humain des projets,sur le court et moyen terme pour éviter d’avoir des outils sous-utilisés. La question des collectivités sans servicesd’archives constitués pose la question des conditions de dépôt des archives électroniques aux Archivesdépartementales&#160;: alors que le dépôt des archives papier est gratuit,est-il possible de prévoir une formule payante pour l’électronique&#160;?Le dispositif doit être accompagné de groupes de travail à l’échelle nationale,et encadré par des textes réglementaires(circulaires comme celle sur les pièces comptables).Le dispositif doit permettre également auxprojets de s’adapter aux évolutionsnormatives. En parallèle, un dialogue peut être mené avec les éditeurs pour préparer les évolutions dans le domaine.Les objectifs finaux que doitpermettre d’atteindre le dispositif sont&#160;la continuité des missions decollecte menées dans l’univers papier et la constitution d’archivesdéfinitives.Quelle forme pour le futur appel à projets&#160;?La première idée débattue estcelle des modalités d’instruction dudossier&#160;: Le fait d’avoir deux interlocuteurs, SIAF et DRAC, complexifie les échanges et lecalendrier (celui-ci est déjà serré, surtout lorsque la collectivité faitpasser une délibération sur la participation à l’appel à projet).Pouvoir affecter les crédits en investissementou en fonctionnement permettrait davantage de souplesse dans leur utilisation.Associer la DINSICà l’instruction des dossiers pourrait apporter une plus-value d’expertise etpermettre une meilleure circulation de l’information à l’interministériel.La question du calendrier a étéabordée ensuite&#160;: même si les délais serrés encouragent le projet à avancerrapidement, le planning annuel est court pour des projets de cette ampleur. Ilfaudrait pouvoir envisager un planning sur deuxans.Le groupe a ensuite constaté quele nom de l’appel à projet n’étaitpas très parlant, notamment pour les DSI et la hiérarchie. Ils proposent parexemple «&#160;Démat’ Essor&#160;» pour gagner en visibilité et bénéficierd’une image plus compréhensible par les non-archivistes.Un des atouts de l’appel à projetsest le portage Archives/DSI, quiassocie les deux entités sur le projet de SAE, permet éventuellement un apportbudgétaire côté DSI et plus globalement un engagement conjoint qui permet unemeilleure conduite de projet.Plusieurs idées ont émergé autourde la question de la mutualisation&#160;:Elle ne doit pas être un prérequis obligatoireafin de ne pas bloquer de projets mais un «&#160;bonus&#160;» lors de l’examen des dossiers.Afin de favoriser les échanges et les partagesd’expérience, la réutilisation des livrableset des résultats des projets doit être pensée en amont, «&#160;bydesign&#160;». Dans la même perspective, l’utilisation et ledéveloppement de logiciels libresdoivent être favorisés afin de favoriser l’émergence de biens collectifs.Les modalités concrètes de mise en œuvre de l’appel à projet ont faitl’objet des idées suivantes&#160;:Sélectionner des cibles thématiques afin de réaliser les objectifs d’une politiquepubliques en quelques années. Attention cependant, toutes les collectivités nesont pas mûres en même temps sur les mêmes sujets, doivent-elles pour autantêtre exclues de facto de l’appel à projet&#160;s’il est exclusivementthématique&#160;?Essayer de remédier à l’effet de seuil observépour les petites collectivités&#160;:comment les sensibiliser&#160;? réfléchir à un service globalisé afin de rendreun service pour le moment encore largement inexistant.Le dépôt des dossiers devrait s’accompagner d’undialogue en amont avec le SIAF pourfavoriser le rapprochement avec d’autres projets, aider au calibrage et rendrele projet le plus complet et le plus efficace possible. Dans le même objectif,les réunions de restitution des porteurs de projet pourraient associer lesporteurs de l’année en cours.Les principales ciblesidentifiées par les participants étaient les suivantes&#160;: simplifier la procédure, créer desressources communes afin de favoriser la montéeen compétence, l’interopérabilitéet la baisse des coûts, favoriserles projets d’archivage électronique dans les petites collectivités et optimiser les dynamiques qui existentdéjà.Comment capitaliser sur les retours d’expérience&#160;?Les idées du dernier atelier se déclinent elle aussi enplusieurs thèmes&#160;: La publication des résultats des appels à projetpermettrait une réutilisation par les projets suivants mais aussi unecommunication auprès des décideurs, utile pour favoriser le portage des projetsauprès des associations d’élus et des éditeurs de logiciels.A été soulignée l’importance de partir des besoins métier(«&#160;user-centricity&#160;») plutôt que de la vision des archivistes, enassociant largement la DSI, le DPO et les producteurs d’archives. La DSIpourrait être notamment acculturée grâce à des webinaires sur le sujet de l’archivage électronique.Au sein de cette équipe-projetpluridisciplinaire, il est ensuite important de permettre un accompagnement et de la formation, notamment grâce à la mise enrelation entre porteurs de projets.Plusieurs outilspeuvent favoriser les échanges entre les acteurs&#160;: une plate-forme (quirequiert de l’animation et de la modération) ou encore des groupes de travailthématiques. Cela permettrait des échanges sur les travaux déjà menés pour nepas passer du temps sur des questions déjà résolues ainsi qu’une meilleurecoordination dans les échanges avec des éditeurs de logiciels.Se pose par ailleurs la question de l’échelonterritorial le plus adapté pour desréunions en présentiel, toujours précieuses pour animer un réseau&#160;: larégion&#160;? Les objectifs visés sontmultiples&#160;: gagner du tempstout au long du processus, mieuxdialoguer avec les entreprises de services numériques et les éditeurs delogiciel pour optimiser les coûts, valoriserl‘archivage dans la transformation numérique des institutions, s’inscriredans la gouvernance et le cycle de vie de la donnée, fairetravailler les porteurs de projet sur l’essentiel,notamment en matière d’études de cadrage.Avant de mettre en œuvre cesidées, il est indispensable de réfléchir à leur application dans un contexte dediversité territoriale etinstitutionnelle très importante mais aussi à la coordination entre les échelons national et territorial.