{"word_count": 515, "character_count": 3346}
Nous continuons aujourd'hui la série de billets faisant état des sujets abordés lors des réunions organisées dans le cadre du projet AD-ESSOR. Céline Guyon, du Conseil général de l'Aube, poursuit la présentation des choix de son CG en matière de gestion des documents au sein du système d'archivage électronique.La nécessité de maintenir les caractéristiques du document numérique (authenticité et intégrité notamment) se traduit par l’archivage du document dès validation. L’une des principales conséquences est la mise en œuvre d’une archivistique que l’on pourrait qualifier de flux par opposition à une archivistique des fonds.Un même document est archivé plusieurs fois à des temporalités différentes, pour des raisons différentes et donc pour des durées de conservation différentes : l’attribution d’une aide est archivée en tant que trace d’une décision à un instant T, puis comme pièce justificative des dépenses à un instant T1. Cette même décision d’attribution, qui appartient à un dossier de demande de subvention ou de demande d’aide sociale par exemple, pourra également être archivée à un instant T2, avec les autres documents du dossier, comme témoignage, au titre de l’archivage historique. L’instant T correspond à la validation de la décision d’attribution, l’instant T1 à l’ordonnancement de la dépense et l’instant T2 à la clôture du dossier ou à la fin de la DUA.D’un point de vue pratique, l’archivage à l’instant T et à l’instant T1, se traduit par le dépôt de documents unitaires dans le système d'archivage électronique (SAE), un peu dans une logique d’ensilage (d’ailleurs, le dictionnaire des synonymes de Windows propose « archivage » comme synonyme « d’ensilage » !). D’un point de vue archivistique, cette logique « d’ensilage » se traduit par la constitution de séries homogènes par grandes typologies documentaires : décisions individuelles, pièces justificatives des dépenses, délibérations, preuves d’envoi au contrôle de légalité, preuves d’envoi en recommandé, etc. D’un point de vue diplomatique, ces séries homogènes peuvent être qualifiées de minutiers car il s’agit des documents validés dans leur forme originelle et originale (cf. précédent billet sur l’unicité du document).Dans l’environnement papier, cette pratique existe ; elle vise à s’assurer que les documents ne sont pas modifiés après validation : les registres des délibérations, des actes d’état civil, des minutes notariales, des minutes judiciaires en témoignent. Elle se traduit par un formalisme dans la constitution et la tenue des registres : reliure des documents, numérotation continue des actes et des pages du registre, sommaire des actes contenus dans le registre, etc. Dans l’environnement électronique, ce formalisme a été remplacé par le dépôt dès validation des documents dans le SAE mais l’objectif reste le même : mettre en sécurité les documents.Au fil des années et de notre pratique archivistique, nous sommes passés de la collecte de fonds clos (séries modernes), à la collecte de dossiers (série W) puis avec le numérique à la collecte de documents et bientôt de données. L’un des enjeux de l’archivistique de demain sera donc de pouvoir reconstituer, a posteriori, grâce aux métadonnées, toute la chaîne, en associant le document à un dossier et en reliant le dossier à un fonds.Céline Guyon, Conseil général de l’Aube