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El Centro de Documentación Musical (CDM, Biblioteca Nacional de Colombia), el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) y el Instituto Francés de Estudios Andinos (IFEA) organizaron en mayo de 2004 un encuentro con el propósito de:- Estudiar con expertos jurídicos uno de los asuntos fundamentales de discusión que surgió durante el primer seminario, es decir el estatuto jurídico de los documentos audiovisuales etnográficos. Con este objetivo convocamos la participación de expertos colombianos de la Universidad Nacional de Colombia UNIJUS, de la Dirección Nacional del Derecho de Autor y de la Organización Indígena de Colombia ONIC- Realizar la primera sesión del Comité creado en diciembre de 2003. Este evento, auspiciado por el IFEA y el Ministerio de Cultura de Colombia, contó con el apoyo: del Instituto de Investigaciones Jurídicas y Políticas “Gerardo Molina” de la Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y Sociales de la Universidad Nacional de Colombia (UNIJUS) y de la Dirección Nacional del Derecho de Autor (DNDA) del Ministerio del Interior y de Justicia de Colombia.Las comunicacionesLas conclusiones : Versión Completa en PDF&#160;Sintesis de las conclusiones 1. Evoluciones desde el seminario de diciembre de 20031.1. El estatuto del Centro de Documentación Musical (Colombia)El CDM continuó su gestión para recuperar el estatus institucional que había perdido con la reestructuración de Junio de 2003. A partir de los documentos presentados, la señora Ministra convocó a varios interlocutores institucionales para analizar y redefinir la situación institucional del CDM, que se concretó en la Resolución 413 del 20 de abril de 2004 en la cual se establece la creación del grupo interno de trabajo CENTRO DE DOCUMENTACIÓN MUSICAL en la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL BIBLIOTECA NACIONAL del Ministerio de Cultura y se nombra a Jaime H. Quevedo U.  como coordinador. Este acto administrativo devuelve al CDM su carácter institucional y le permite retomar el proyecto documental que había interrumpido. En este momento se encuentra en proceso la readecuación institucional y la reinserción del CDM en su nueva condición institucional en la perspectiva de reasumir las funciones, la interlocución con el sector y el servicio público. 1.2. Diagnostico de la situación en Ecuador hacia la conformación de un centro documentalDurante los 4 meses que sucedieron al seminario de diciembre de 2003 al cual participó, Juan Mullo Sandoval, director del programa de etnomusicología de la Pontificia Universidad Católica de Ecuador (PUCE2) hizo un estudio hacia la conformación de un centro documental para participar de la salvaguardia de los archivos sonoros y audiovisuales etnográficos en el Ecuador. Pocos días antes del seminario de mayo 2004, el IFEA3 recibió una carta oficial de la PUCE quien manifestó-realizó un Directorio tentativo de las instituciones con documentación sonora etnográfica en el Ecuador;-estableció contactos en la ciudad de Quito con instituciones cuyo perfil pueda adecuarse a las finalidades de este proyecto y identificó a la Fundación CIMAS del Ecuador y a la PUCE) como colaboradores potenciales del proyecto;-ubicó colecciones claves de documentos que podrían constituir una primera base para el nuevo centro de documentación;-diseño un proyecto de puesta en marcha de un nuevo centro de documentación.Su interés en colaborar con el Comité hacia la creación de un centro de documentación. 1.3. Creación de una pagina Web dedicada al ComitéConforme a lo decidido en diciembre de 2003, el IFEA armó una pagina web dedicada al Comité donde se puede consultar sin restricción informaciones sobre sus miembros, sus actividades (relatorías, recomendaciones, proyectos) y problemáticas comunes por los centros de archivos (asuntos legales, catalogación, rescate físico de las colecciones) [http://www.ifeanet.org/multimedia/comite.php - no funciona en 2012] 1.4. Primeros contactos con instituciones bolivianasDurante los meses de marzo y abril 2004, se iniciaron contactos con instituciones bolivianas para completar la cobertura geográfica de los trabajos del Comité. El Museo de Etnología y Folklore (MUSEF) y el vice-ministerio de Cultura de Bolivia a través del Conservatorio Nacional de Música expresaron su interés en los temas estudiados por el Comité.1.5. Programación de acciones para 2004/2005 (Cf. el cronograma en anexo).1.6.Formalización de los objetivos y del funcionamiento del ComitéFrente al interés manifiesto por muchas instituciones para los temas estudiados por el Comité, sus miembros expresaron la necesitad de establecer con precisión los objetivos del Comité y un reglamento interno que permita gestionar el ingreso de nuevas instituciones al Comité. Se sugiere añadir “internacional” a la denominación del Comité para distinguirlo de Comités nacionales que podrían estar creados en el caso de una inflación de los miembros. El Comité insistió sobre su carácter “operativo” y sobre la importancia de lograr cierta representatividad por país. Una vez establecido y validado por los miembros, el reglamento será mandado junto con una solicitud de parte de las instituciones coordinadoras (el CDM7, el ICANH8 y el IFEA3) a los miembros para que aceptaran oficialmente una participación regular a las actividades del Comité.&#160;2. Descripción de los centros y de sus colecciones2.1. Identificación de los miembros del Comité y preinventario de sus coleccionesConforme a las decisiones de diciembre de 2003, se inicio la recolección de informaciones sobre el estado de las instituciones miembros del Comité a través del formulario F19 elaborado por el IFEA y el CDM. Faltaba todavía integrar en la base de datos las informaciones de la Radiodifusora Nacional de Colombia (INRAVISION), del Instituto Caro y Cuervo, de Intercultura y del Centro de Etnomusicología Andina (CEA); el IFEA manifestó su intención de poner en marcha un sistema que permitirá a los miembros editar en línea los datos que les conciernan.  Los miembros del Comité acordaron hacer una estimación del costo de digitalización interno para cada uno de ellos que será integrada a la base de datos. 2.2. Directorio de otras instituciones y recolectores de los países andinosLas instituciones presentes colaborarán con la elaboración de un directorio que incluya las referencias de otras instituciones de los países andinos interesadas (formulario F212). 2.3. Directorio de instituciones y recolectores europeos o norte americanosLas instituciones presentes estuvieron de acuerdo sobre la necesidad de evaluar la cantidad de documentos sonoros y audiovisuales de las tradiciones orales y musicales de los países andinos que están en Europa o en América del Norte, para eventualmente solicitar el intercambio de documentos. Los pasos son los siguientes:- Elaboración por cada institución de un directorio de sus contactos en estos países (formulario F313);- Recolección y análisis por las instituciones coordinadoras de los datos y repartición de los contactos entre los miembros del comité;- Cada miembro envía a los contactos que le han sido atribuidos por el comité, una solicitud de colaboración con información sobre los documentos de América Latina que se encuentren en su poder;- Recolección de las informaciones por las instituciones coordinadoras y elaboración, por parte del comité, de estrategias de repatriación de los documentos a través de programas de cooperación, de capacitación y gestiones diplomáticas.&#160;3. Mejoramiento de la visibilidad de los centros y de los archivos3.1. Ediciones de trípticosEn diciembre de 2003, el comité sugiere a sus miembros elaborar un folleto o un tríptico presentando el fondo documental que detenta y que podría difundirse en los Centros de Documentación, bibliotecas o las universidades. 3.2. Difusión Web de las relatorías, de los preinventarios del comitéA través de su sitio web, el IFEA se encarga de seguir difundiendo informaciones sobre las actividades del comité (relatorías, recomendaciones, proyectos), sus miembros y aquellas colecciones para que sean consultables sin restricción. 3.3. Elaboración de un sistema de consulta común de los inventarios en la WebEn la sesión del comité realizada en diciembre de 2003, los miembros del Comité insistieron sobre la necesidad de constituir a mediano plazo una plataforma común de descripción de los datos para poder ofrecer a los usuarios por Internet un sistema de búsqueda común. El comité incentiva la constitución de grupos de trabajo sobre los elementos siguientes:- Obtención de bases de datos de los centros poblados y de las divisiones administrativas de la comunidad andina;- Adaptación de la clasificación de los instrumentos de la publicación “Guía para la recolección de músicas e instrumentos tradicionales” de la UNESCO (2000) para la constitución de un thesaurus de instrumentos;- Estudio de la base de datos de idiomas del sitio Web www.ethnologue.org en la perspectiva de su uso como referencia de lenguas.&#160;4. Recolección de experiencias y referencias técnicasLas instituciones que poseen documentos audiovisuales están confrontadas con problemas técnicos muy particulares y a menudo no cuentan internamente con experiencias que les permitan superarlos. A veces estos problemas ya han sido resueltos o estudiados por otras instituciones. La página Web del IFEA puede permitir al comité compartir estos trabajos o estas experiencias.4.1. Aspectos legales del manejo de las coleccionesLas discusiones que precedieron la primera sesión del Comité permitieron aclarar varios aspectos de la legislación acerca de la protección de los derechos de autores y colectivos. Además de integrar en la pagina del IFEA estos documentos, el Comité se propone seguir recolectando informaciones que pueden ayudar a sus miembros sobre este tema al colocarlos sobre la pagina Internet:- Documentos claves sobre las leyes nacionales e internacionales;-Tramites nacionales para efectuar el deposito legal de un documento sonoro o audiovisual;- Ejemplos de contrato entre los interpretes, los colectores y los centros de archivo que definen el ámbito de uso de los documentos;-artículos o novedades sobre el tema de la propiedad colectiva y sobre el folklore.4.2. Métodos de inventarios y catalogación de los documentosEl IFEA se comprometió a hacer llegar a los miembros del Comité el documento:BONNEMAISON, B.; GINOUVES, V.; PERENNOU, Véronique. Guide d’analyse documentaire du son inédit pour la mise en place de banques de données, MODAL-AFAS, 2001, 186 p.Este documento provee recomendaciones que corresponden exactamente con muchas de las problemáticas de catalogación presentes en entidades miembros. Su contenido, técnico, esta al alcance de los hispanohablantes que no hablan francés. También se hará una evaluación del formato internacional de archivos ISAD(G).4.3. Salvaguardia física de los documentosLos miembros del comité recolectaran informaciones sobre:- Sus procedimientos (secuencias) de manipulación de los documentos desde el inventarió y el análisis hasta la digitalización, el almacenamiento y la consulta (la Radiodifusora Nacional de Colombia expuso su propio análisis sobre este tema a través de su presentación que pronto estará en línea) ;- El costo y las metodologías de digitalización y de curación de los documentos internamente y externamente;- La durabilidad de los diferentes tipos de soportes según las condiciones de almacenamiento.El CDM propuso recolectar informaciones sobre procedimientos muy especiales utilizados hoy para el rescate de cintas magnéticas a partir de experiencias e investigaciones llevadas a cabo en Casa de las Américas en Cuba.&#160;5. Elaboración de proyectos multilaterales- Apoyo al Centro Colombiano de Estudios de Lenguas Aborígenes y a instituciones Ecuatorianas- Apoyo al desarrollo de un centro de documentación en Ecuador Tomando en cuenta los trabajos preliminares realizados por Juan Mullo, los miembros del Comité se comprometen a evaluar y apoyar institucionalmente las iniciativas ecuatorianas a favor de la conservación de los archivos audiovisuales y sonoros etnográficos y proveer un soporte técnico (procedimientos, catalogación, curación).- Rescate de la colección de documentos del CCELA - Centre d’Etudes des Langues Indigènes d’Amérique, Unité Mixte de Recherche 7595 du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS), FranciaEl CCELA dispone de una valiosa colección de documentos (450h de archivos sonoros en formato analógico) grabados sus investigadores desde los años 1980. Después de haber hecho un inventario previo, D.Aguirre (director del CCELA) y J.Quevedo (director del CDM) elaborarán juntos un proyecto de inventario y de digitalización de esta colección. El IFEA se encargara después de someter este proyecto a I.Landaburu, el director del Centre d’Etudes des Langues Indigènes d’Amérique.En general, el Comité incentiva sus miembros a elaborar y a formalizar proyectos multilaterales que permitirían mejorar la situación de los centros y de las colecciones, constituyendo así un banco de proyectos que el comité podría estudiar y apoyar.El seminario de 2003 permitió resaltar algunas fuentes de financiación potenciales. Dentro de estas, se expreso la voluntad de analizar más precisamente:- Las actividades de la UNESCO:Programa Memoria del Mundo: mediante contactos con A.Abdelaziz (UNESCO) y L.Guzmán (Archivo de la Nación de Colombia y beneficiador del dicho programa), el IFEA se encargara de obtener informaciones sobre las posibilidades de apoyo a proyectos multilaterales;Centro Regional de Quito: Juan Mullo Sandoval16 y el IFEA se pondrán en contacto con el director del centro regional de la UNESCO (Gustavo Lopez Espina);- Programas locales del Observatorio del Caribe: el CCELA expreso su intención de buscar informaciones sobre los programas locales de apoyo que existen;- ADAI (Programa Cumbre para el Desarrolló de Archivos Iberoamericanos): la próxima reunión del ADAI esta organizada en Bolivia. J.Romero (MUSEF), Ana Maria García (ICANH) y María Stella Gonzáles (Instituto Caro y Cuervo) se encargaran de encontrar más informaciones sobre los procedimientos y el alcance de los apoyos que provee esta institución en sus respectivos países.&#160;6. Seminarios futurosPara reforzar los intercambios, dar continuidad a nuestros trabajos y estudiar temas que no pudieron ser tratados hasta la fecha, el comité propuso como objetivo que nos reuniéramos 2 veces al año. Los presupuestos del año 2004 ya están afectados, por lo que no es factible organizar otro evento este año. La mejor fecha para el próximo evento seria alrededor de febrero del 2005.Los temas más importantes que están para estudiar son:- Inventario y análisis: procedimientos de inventario; organización de los datos; uso de listas de referencias geográficas, instrumentales y de idiomas;- El rescate físico: avalúo, curación y restauración de documentos sonoros y audiovisuales etnográficos;- Sistema de búsqueda común: elaboración de una plataforma de intercambios de datos ; diseño de un motor de búsqueda.Juan Mullo Sandoval nos informo de la muy buena disposición de la fundación CIMAS para participar de la organización de un próximo evento en Quito (Ecuador). También se propuso la eventualidad de organizar un evento en La Paz (Bolivia) con la participación del MUSEF. En ambos casos, estos eventos ocurrirían fuera de Colombia de donde provienen la mayor parte de los miembros del Comité. El IFEA señalo que la cooperación francesa no podría sola asumir todos los gastos de viaje y que desde ahora cada miembro debería tratar de ubicar fondos complementarios.&#160;Autores: Jaime Quevedo y Hugues SicardCrédits photographiques : Bogotá, cliché Véronique Ginouvès, 2008.