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Gestão integrada de acervos em museus: uma problemática e prática urgenteA gestão integrada da informação relativa aos diferentes acervos nos museus é uma preocupação que se tem vindo a impor nos últimos anos, decorrente de uma perspetiva cada vez mais abrangente do significado dos objetos culturais e do entendimento dos museus enquanto centros de produção de conhecimento. Nesta aceção, entende-se o objeto de museu como documento da atividade humana, como parte integrante do acervo da instituição museológica – esteja este guardado nas reservas, no arquivo, na biblioteca ou no centro de documentação –, tratando-se de uma unidade que inclui várias inter-relações informacionais. Esta visão integrada tem implicado um maior enfoque nas potencialidades informativas dos acervos, contribuindo para uma gestão mais eficiente em contexto museológico. É também esse o entendimento de várias organizações internacionais associadas à UNESCO (ex.: International Federation of Library Associations and Institutions – IFLA; International Council of Museums – ICOM; International Council on Monuments and Sites – ICOMOS; Coordinating Council of Audiovisual Archives Associations – CCAAA, entre outras), tendo por base o fortalecimento da cooperação com vista a uma agenda comum para a salvaguarda do património cultural (Gwinn 2009). No âmbito da IFLA, merece destaque a constituição do grupo de trabalho com o acrónimo LAM (Library, Archives, and Museums) partindo da ideia de que bibliotecas, arquivos e museus partilham preocupações similares (Hedstrom e King 2003); ou seja, todas estas organizações apoiam a aprendizagem ao longo da vida, preservam o património cultural e facilitam o acesso à informação (Yarrow, Clubb e Draper 2008). No contexto dos museus, sublinha-se também o papel do ICOM, nomeadamente através do CIDOC (Comité Internacional para a Documentação) e do ICOFOM (Comité Internacional para a Museologia), na perspetiva de um entendimento partilhado de informação sobre o património cultural nas instituições de memória (cf. ICOFOM 2015). Portugal não tem estado alheado desta tendência que se tem materializado, quer em trabalhos académicos (Moura 2009; Marques 2010; Bueso 2011; Justino 2013), quer na realização de reuniões científicas e profissionais. A constituição formal, em 2012, do Grupo de Trabalho Sistemas de Informação em Museus (GT-SIM) veio dar resposta a preocupações nesta matéria emanadas por parte da comunidade de profissionais de museus, bibliotecas, arquivos e de outras instituições de memória afins.Grupo de Trabalho Sistemas de Informação em Museus: contexto e objetivosA constituição do GT-SIM teve a sua origem no contexto dos “Encontros Nacionais de Centros de Documentação de Museus”. Logo no primeiro encontro, em 2004, as conclusões apontavam para a necessidade de «integração dos acervos museológicos no contexto de sistemas de documentação [e de fomentar o] trabalho conjunto pluridisciplinar, para [uma] abordagem e alargamento do conceito de objeto museológico» (Museu de Cerâmica de Sacavém 2004, 118). Foi neste sentido proposta a criação de um grupo de trabalho no âmbito da BAD, entidade que foi convidada no encontro subsequente onde anunciou a intenção de formalizar a proposta de criação do grupo nesse mesmo ano (Moura 2012). Em abril de 2012 o GT-SIM foi, assim, aprovado pelo Conselho Diretivo Nacional como grupo de trabalho desta associação.No final de 2017, o grupo contava com 94 membros inscritos. O processo de adesão é voluntário, através do preenchimento de um formulário, e não é limitado à condição de associado. Verifica-se, aliás, que apenas 1/3 dos membros é associado da BAD. As informações recolhidas no processo de adesão não permitem uma análise rigorosa do perfil do grupo mas, através da recolha de informações junto dos membros, podemos concluir que se trata de um grupo constituído maioritariamente por mulheres que desempenham funções na categoria de técnico superior em museus de tutela pública, com predominância de museus da administração local. A participação dos membros nas atividades do grupo é flutuante e está normalmente associada ao envolvimento em projetos específicos. A estrutura flexível e participativa é uma das características marcantes do Grupo e tem permitido a prossecução dos seus objetivos ao longo destes cinco anos de trabalho.O GT-SIM definiu como objetivos estratégicos a constituição de uma plataforma de reflexão e de diálogo entre os profissionais da área; o levantamento nacional dos recursos existentes nas áreas da gestão da informação dos acervos museológicos; a promoção de encontros, seminários e outras iniciativas de valorização profissional; e enquanto parceiro ativo na sociedade, a valorização da gestão integrada de informação de acervos museológicos e da sua importância estratégica na área do património cultural. Para a prossecução destes objetivos definiram-se várias linhas de ação que se detalham seguidamente.Sistemas de informação nos museus portugueses: que diagnóstico?Atendendo à relevância dos sistemas de informação dos museus e o seu papel na gestão da informação e na criação de conhecimento, uma das ações previstas pelo GT-SIM consistiu na realização de um levantamento nacional dos recursos existentes nesta área. Pretendeu-se desenhar um quadro global desta realidade, atendendo às suas debilidades e potencialidades. Especificamente, a realização de um diagnóstico1 teve como objetivo dar a conhecer as principais características dos museus portugueses no que diz respeito às áreas da gestão da informação e documentação dos seus vários tipos de bens patrimoniais. Os dados subsequentemente divulgados através da publicação digital Diagnóstico aos Sistemas de Informação nos Museus Portugueses (Santos, Serôdio e Ferreira 2017) resultam da aplicação de um inquérito por questionário dirigido aos responsáveis de um controlado conjunto de unidades do universo museológico nacional (710 museus). O levantamento da informação foi realizado através de uma plataforma online entre março e junho de 2016, tendo-se recolhido um total de 222 respostas válidas, o que corresponde a uma taxa de resposta de 31%. Os dados apresentados reportam-se a 2015. Para além da caracterização sumária dos museus inquiridos foi possível obter dados relevantes agrupados em diferentes questões: recursos humanos, recursos financeiros, recursos informáticos e de comunicação, bens do acervo, acondicionamento, conservação e restauro, acesso ao público e, por último, principais dificuldades e projetos. A caracterização dos museus portugueses relativamente aos acervos foi feita de acordo com as suas várias dimensões: categorias e tipo de bens, modos de incorporação, número de bens e modalidades, informatização da coleção, documentos orientadores, quadro normativo, sistema de vocabulário controlado e, por fim, a interligação entre bases de dados.Dos resultados obtidos evidencia-se a existência de serviços de gestão dos diferentes acervos, apesar da reduzida relevância dos mesmos nos regulamentos internos. Outro dado relevante é a debilidade da área das tecnologias da informação e comunicação (TIC), com reduzida afetação de recursos humanos com formação específica nesta área, bem como de pessoal com formação na área das ciências documentais. No que diz respeito à existência dos acervos museológico, bibliográfico e arquivístico, 66% dos museus inquiridos refere possuir pelo menos dois acervos, em especial o museológico e o bibliográfico. Apesar da ainda relativa baixa percentagem de bens inventariados, 80% afirma ter o inventário em suporte informático. Um pouco mais de metade utiliza um quadro normativo para orientar os seus procedimentos, enquanto 70% menciona não utilizar qualquer sistema de vocabulário controlado, «uma realidade [também] constatada empiricamente em virtude dos contactos com diferentes profissionais e museus» (Jorge et al. 2017a, 1076). Sobre a interoperabilidade entre base de dados, 74% dos museus não possui interligação entre os programas informáticos usados, o que pode apontar para o desconhecimento dos conceitos relacionados com a interoperabilidade entre sistemas, componentes ou aplicações.Para além de dar a conhecer a realidade nacional neste conjunto de matérias, o diagnóstico procura contribuir para a reflexão e para a discussão sobre a importância que estas questões assumem no quotidiano dos museus (Santos, Serôdio, e Ferreira 2017, 112), e «poderá ser o ponto de partida para aprofundar políticas culturais e definir estratégias de atuação» (Jorge et al. 2017a, 1076), assim como orientar os trabalhos futuros deste Grupo. Normalização, metodologias e procedimentosUma outra linha de ação do Grupo centra-se na sensibilização para a importância da normalização de metodologias e procedimentos. Neste contexto, procura-se aprofundar o estudo das regras de descrição e da forma de recuperação da informação tendo em vista uma abordagem transversal de interoperabilidade entre acervos, o levantamento de normas, portuguesas e estrangeiras, e eventual tradução destas últimas, e, por último, a reflexão sobre a normalização dos sistemas de informação em museus no que respeita à estrutura de dados, terminologias e procedimentos.No âmbito destas preocupações, têm especial relevância os sistemas de organização do conhecimento, atualmente designados por KOS – Knowledge Organization Systems. Os KOS têm conhecido largos progressos nos últimos anos, quer na sua vertente normativa, quer no desenvolvimento de novas estruturas de representação da informação, entre as quais se evidenciam as orientadas para a web semântica, designadamente as ontologias. Neste contexto, o Grupo editou a publicação digital Os Vocabulários Controlados na Organização e Gestão do Património Cultural: Orientações Práticas (Jorge et al. 2017b) com o objetivo de ser uma ferramenta facilitadora em língua portuguesa para a utilização em instituições de memória (arquivos, museus e bibliotecas), ajudando os profissionais na organização e gestão da informação, em particular no que respeita à terminologia a adotar na catalogação relativa ao património cultural; além disso, sensibilizar os profissionais para a importância da normalização terminológica no tratamento da informação. Este projeto teve por base a experiência académica e profissional da equipa envolvida2 e tomou ainda como referência o manual Introduction to Controlled Vocabularies: Terminology for Art, Architecture, and Other Cultural Works (Harpring 2010). Com este guia – Os Vocabulários Controlados na Organização e Gestão do Património Cultural: Orientações Práticas, apresentam-se os tipos mais comuns de vocabulários controlados, incluindo exemplos de aplicação em contexto nacional e internacional, e orientações para a criação e o uso de vocabulários controlados. Com o propósito de facilitar a utilização de normativos internacionais em contexto português no âmbito da documentação do património cultural, o GT-SIM fez, ainda, o levantamento de documentos relevantes nesta matéria. De entre os projetos de referência internacional destaca-se a norma SPECTRUM, com origem no Reino Unido, que define os procedimentos necessários para gerir e documentar as coleções museológicas, permitindo a sua aplicação «a qualquer projeto de documentação num museu, independentemente da sua natureza» (Matos 2012, 12) ou da base de dados utilizada. Aliás, este normativo tem sido uma «referência essencial na construção dos sistemas de informação a nível internacional» (Matos 2012, 24) em diversos países, tais como: Holanda, Ucrânia, Bélgica, Alemanha, Grécia, Noruega, Suíça, Suécia, África do Sul e Portugal (Matos 2012). Para que a norma possa ser implementada de forma eficaz, a aplicação dos seus procedimentos num sistema de informação de museu deve ser feita faseadamente, e, nesse sentido, foram elencados pela Collections Trust um conjunto de procedimentos primários (usados no processo de acreditação de museus no Reino Unido) para os quais foram criados guias técnicos de auxílio à sua implementação nos museus – os SPECTRUM Fact Sheet Advices3. Neste contexto, o GT-SIM4 procedeu à tradução e adaptação destes textos de apoio de implementação da norma SPECTRUM. A tradução destes documentos foi concretizada em 2013 com base no trabalho de adaptação da norma, tendo em consideração o contexto português, mas também o brasileiro, considerando de modo mais alargado as comunidades museológicas dos países de língua portuguesa. Com efeito, esta tradução é fruto de uma parceria estabelecida anteriormente entre a Secretaria de Cultura do Estado de São Paulo, o Museu da Ciência da Universidade de Coimbra e a Collections Trust. A iniciativa resultou na tradução de oito guias técnicos: “Catalogação”, “Controlo de localização e movimentos”, “Incorporação”, “Documentação retrospetiva”, “Entrada por empréstimo”, “Saída para empréstimo”, “Entrada de objetos” e “Saída de objeto” (cf. http://spectrum-pt.org).No âmbito da organização e representação da informação, em particular da catalogação de recursos, destaca-se a norma Cataloging Cultural Objects (CCO) com relevância internacional e utilização em projetos em diferentes países, tais como: Estados Unidos, Chile, Alemanha e Bulgária. O manual desenvolvido pela Visual Resources Association – Cataloging Cultural Objects: A Guide to Describing Cultural Works and Their Images (Baca et al. 2006) tem como objetivo promover e divulgar as boas práticas na catalogação de recursos visuais em bibliotecas, arquivos e museus. Fornece orientações sobre a metainformação que deverá constar tanto no registo do recurso como no registo de autoridade. Está dividido em duas grandes áreas: uma que determina os elementos a figurar no registo e uma outra que aborda as autoridades. A norma é pioneira no que respeita ao estabelecimento de relações entre as entidades pois permite uma estrutura sob a forma de ontologia. Neste contexto, e tendo em conta a sua abrangência para as bibliotecas, arquivos e museus o GT-SIM delineou como um dos pontos estratégicos de ação a criação de uma equipa5 para a tradução deste manual, que já se encontra disponível em formato digital através de um website criado para o efeito (https://ccortes87.wixsite.com/pcco). Uma abordagem colaborativa e de partilhaA partilha de informação entre profissionais é um dos principais objetivos do GT-SIM desde o início da sua atividade, promovendo a divulgação de recursos de informação relacionados com as áreas de trabalho do GT-SIM. A divulgação do trabalho do Grupo faz-se, desde 2013, através do website da BAD (“Notícia BAD – categoria ‘Informação em Museus’”)6, de uma página de Facebook7 e da criação de uma lista de discussão através de mailing list8. Dessa primeira abordagem passou-se à constituição do Centro de Documentação Virtual (CDV)9, com vista à sistematização de recursos de informação (preferencialmente em acesso aberto) relevantes para os objetivos e para as atividades do GT-SIM. Além do levantamento de recursos, o principal esforço foi canalizado para a construção de linguagens documentais que permitissem a sua análise e recuperação, e que se assumem como uma mais-valia deste projeto. Neste momento, o CDV assume a forma de um grupo na plataforma Zotero10, no qual os membros do GT-SIM participam com o incremento de registos, mas também na discussão de opções de indexação.O GT-SIM participa, ainda, no Diretório BAD11, uma ferramenta de referência para potenciais utilizadores de bibliotecas, com especial atenção para os públicos especializados. A categoria genérica “Bibliotecas de Museus”, que inclui também arquivos e centros de documentação, é alimentada mediante autoproposta das entidades interessadas, contando com a revisão editorial do GT-SIM12. Uma outra linha de atuação do GT-SIM consiste na valorização profissional13, organizando ações de formação que contribuam para a capacitação e aperfeiçoamento dos membros do GT-SIM e da comunidade de profissionais interessados nesta temática. No âmbito da divulgação do trabalho desenvolvido destaca-se, ainda, a participação do GT-SIM em reuniões científicas e profissionais em contexto nacional e internacional14, assim como a organização de conferências nacionais15.Considerações finaisComo demonstrado ao longo deste pequeno artigo, a ação do GT-SIM em Portugal inscreve-se numa tendência mais alargada de perspetivar uma gestão integrada dos acervos nos museus. Os resultados obtidos a partir do estudo realizado – Diagnóstico aos Sistemas de Informação nos Museus Portugueses (Santos, Serôdio e Ferreira 2017) não só constitui um instrumento que pode ajudar a moldar as políticas culturais e o desenvolvimento de subsequentes estratégias mais assertivas neste campo, como valida as opções tomadas através das linhas de atuação do GT-SIM. Referimo-nos concretamente à necessidade de normalização, através da implementação de vocabulários controlados, terminologias e procedimentos partilhados que consubstanciam uma abordagem mais eficiente para a gestão integrada de acervos que beneficia não só o trabalho dos profissionais, dos museus de forma mais global, mas acima de tudo dos públicos. É nesta premissa que assenta o trabalho promovido pelo GT-SIM ao nível da tradução de normas e procedimentos já desenvolvidos internacionalmente e que demonstram casos de boas práticas neste domínio. É o caso do trabalho que resultou na publicação digital Os Vocabulários Controlados na Organização e Gestão do Património Cultural: Orientações Práticas (Jorge et al. 2017b), da tradução de oito guias técnicos de implementação da norma SPECTRUM (cf. http://spectrum-pt.org), e da tradução do manual Cataloging Cultural Objects: A Guide to Describing Cultural Works and Their Images para português através de um website criado para o efeito (cf. https://ccortes87.wixsite.com/pcco). A sensibilização para a importância da normalização de metodologias e procedimentos, assim como a divulgação destes instrumentos de trabalho assume grande centralidade nos objetivos do GT-SIM, só possível por via da criação de um espaço colaborativo e de partilha entre profissionais, estratégia em que assenta este Grupo.O GT-SIM tem como principal propósito continuar o desenvolvimento das linhas de ação apresentadas. Para além do desenvolvimento de novos projetos de tradução, pretende-se atualizar o documento relativo aos vocabulários controlados com um glossário e ferramentas de apoio, e ainda iniciar a preparação de um conjunto de orientações para a gestão da informação em museus. Por outro lado, mantêm-se as plataformas colaborativas e de comunicação do Grupo a partir das quais se continuará a disponibilizar a todos os profissionais: informação, formação, materiais de trabalho, entre os quais metodologias, procedimentos, e bibliografia nacional e internacional, tendo em vista a adequada gestão, recuperação e partilha da informação dos bens patrimoniais. AgradecimentosA autora expressa o seu agradecimento à BAD pelo apoio institucional, a todos os profissionais responsáveis pela coordenação de equipas dos vários projetos do GT-SIM, nomeadamente a Jorge Santos, Natália Jorge, Alexandre Matos, Cristina Cortês, Maria José de Almeida, Armanda Salgado e Fernanda Ferreira, assim como a todos os que têm colaborado ativamente para o seu desenvolvimento.