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Bien nommer ses fichiers dès leur création permet d’accéder rapidement et facilement au document électronique et à l’information recherchée.Lorsque les fichiers ne sont pas nommés selon une règle fixe et/ou par plusieurs personnes qui ont leur propre méthode de nommage, il devient difficile d’accéder aux documents. Afin d’arrêter d’ouvrir compulsivement de nombreux fichiers, sans trouver celui que l’on cherche, un nom de fichier doit être succinct et doit contenir le sujet, le type de document, la date de création et – s’il y en a – la version.Par ailleurs un nom de fichier ne doit pas contenir d’espace, de ponctuation et de caractères accentués ou spéciaux et ce afin que le fichier puisse être lisible. Ces règles de nommage des fichiers électroniques sont appliquées à l'Inserm pour le confort des agents mais aussi pour celui des chercheurs voulant consulter des archives électroniques au Service des archives de l'Inserm.