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Frau Ute Langkamp (Kreisarchiv Steinfurt) stellt in ihrem Vortrag das Erfolgsrezept für den Tag der Archive im Kreis Steinfurt anhand der wichtigsten Punkte vor. Ausgangspunkt und Grundlage ist die kommunale Zusammenarbeit im Kreis Steinfurt, die dort auch eine entsprechende Wertschätzung genießt. 2010 wurde für den Tag der Archive erstmals eine gemeinsame Präsentation einzelner Kommunalarchive im Kreis Steinfurt unter Federführung des Kreisarchivs erarbeitet. Seit 2016 beteiligen sich alle kreisangehörigen Kommunen. Die frühzeitige und transparente Planung (mit festen Terminen und Vereinbarungen) und die interne Kommunikation des Tages der Archive erfolgt im Arbeitskreis der Kommunalarchive im Kreis Steinfurt.  Für jeden Tag der Archive wird ein gemeinsames Motto festgelegt, was häufig nicht einfach ist, da der VdA das Motto erst relativ spät bekannt gibt. Wünschenswert sei eine frühere Bekanntmachung zur besseren Planung (ein Jahr im Voraus). Die einzelnen Archive präsentieren sich zwar gemeinsam an einem Ort, aber mit unterschiedlichen Themen. Diese Vielfalt sei wichtig für den Erfolg. Mit Hilfe professioneller Mediengestalter werden Werbeplakate mit einem einheitlichen Layout entworfen. Die notwendige Werbung schlägt sich in Veranstaltungskalendern, Flyern, Plakaten und Presseberichten bzw. Pressegesprächen nieder, um eine ausreichende Öffentlichkeit herzustellen. Die Auswahl des Ortes, an dem sich die Archive zum Tag der Archive präsentieren, sei möglichst zentral, ausreichend gross und attraktiv für Besucher auszuwählen. Das Rahmen- und Begleitprogramm stellt Frau Langkamp beispielhaft vor: Archivkino, archivpädagoogische Angebote, Stadtführungen, Interviews mit Schülern als Archivnutzer, Vorträge und ein Bücherflohmarkt, der besonders gut angenommen wird. Nicht zu vergessen, das leibliche Wohl mit Essen und Getränken. Für das Begleitprogramm ist die Kooperation mit Ehrenamtlern, Vereinen und sonstigen gesellschaftlichen Gruppen erforderlich. Als Beitrag zur Nachhaltigkeit der Veranstaltung gehen die Themenplakate der Archive als Roll-Ups nach dem Tag der Archive durch die Kommunen des Kreises auf Wanderschaft. Durchschnittlich besuchen den Tag der Archive im Kreis Steinfurt etwa 650, bis zum Spitzenwert von 1800 Personen.