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Trésorerie - Le talon d'Achille
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Problèmes d'encaissements, la faute aux mauvais payeurs ou à un mauvais recouvrement ?
La trésorerie est le talon d'Achille de l'entreprise, dont la santé peut être minée par les retards de paiement. Fort heureusement, pour éviter le désastre, elle peut mettre en place une organisation à même de réduire ces délais et d'éviter les retards : en anticipant les risques, en externalisant ou en systématisant le recouvrement, en finançant la trésorerie, ou en ayant recours à la procédure judiciaire par exemple. La première des mesures ? Rationaliser le rapport à l'argent.
Les retards de paiement, en plombant leur trésorerie, sont la hantise de plus d'un chef d'entreprise. Un tiers des faillites sont d'ailleurs causées par des créances impayées. Pour limiter les risques, mieux vaut prendre toutes les précautions. L'Etat, à son niveau, a pris de premières mesures. En fixant un nouveau plafond pour les délais de paiement à 45 jours fin de mois ou 60 jours date d'émission de la facture, la loi de modernisation de l'économie (LME) a ainsi eu un effet bénéfique dans bien des secteurs. Elle a permis aux TPE et PME de renforcer leur position face aux grands groupes et a incité de nombreuses entreprises à réorganiser leurs services financiers. Cependant, elle n'est pas une solution miracle. Certains grands donneurs d'ordre traînent toujours des pieds pour payer leurs créanciers…
“Certes la DGCCRF peut faire des contrôles, mais c'est à l'entreprise victime du retard de paiement de signaler le problème, afin d'éviter les dérives. Dans les faits, il est très délicat, pour une société, de faire la démarche”, explique Vincent-Bruno Larger, secrétaire général de l'AFDCC (Association française des credit managers). En France, il n'y a aucune obligation légale de facturer les pénalités de retard. La loi indique simplement que “les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel ne soit nécessaire le jour suivant la date de paiement mentionnée sur la facture. Dans la pratique, on constate une application très timide des pénalités de retard, due à l'absence d'obligation de facturation, le contexte économique difficile, et l'absence de contrôle”.
Anne Williart, directrice générale France d'Intrum Justitia, constate : “En France, il y a une vraie diminution du délai de paiement contractuel, grâce à la LME. Cependant, il n'y a pas eu d'impact sur le délai effectif de paiement. Le retard de paiement par rapport au délai contractuel a même augmenté.”
L'Etat lui-même a d'ailleurs aussi rencontré quelques difficultés à réduire ses délais de paiement. Selon le rapport 2010 de l'Observatoire des délais de paiement, les administrations ont vu leur délai moyen de paiement passer de 20 jours en 2005, à 27 jours en 2010. L'une des raisons invoquées est la mise en place du système d'information financier, baptisé CHORUS. Réalisé à grande échelle, le déploiement de ce logiciel s'est avéré long et fastidieux, ce qui a impacté de manière négative les délais de règlement.
De plus, tous les secteurs d'activité ne sont pas encore concernés par cette loi. Afin de permettre à une trentaine de secteurs d'activité une mise en place progressive des nouveaux délais, des accords dérogatoires ont été prévus par la LME. Ils devraient normalement prendre fin le 31 décembre 2011. Toutefois, certains experts craignent qu'ils soient prolongés sous la pression des lobbies. “Je pense que les lois sont efficaces lorsqu'elles sont continues, estime Jean-Hervé Lorenzi, président de l'Observatoire des délais de paiement, j'espère que le gouvernement ne remettra pas en cause la fin de ces accords dérogatoires et se montrera ferme.”
Anticiper les risques
Malgré des améliorations significatives sur les délais de paiement, la LME présente donc toujours quelques zones d'ombre et ne permet pas, à elle seule, de protéger les entrepreneurs contre les retards de paiement. Aussi est-il vital, pour une TPE/PME, de prendre des mesures préventives dès son premier contact avec un client potentiel. “Quand on relance, il est presque déjà trop tard. Il faut anticiper”, assure Emmanuel Bouchaux, consultant chez CSP Formation. En premier lieu, l'entrepreneur peut se renseigner sur la solvabilité de son futur client, en consultant par exemple des sites d'information financière tel qu'Infogreffe. Ensuite, parmi les premières précautions à prendre au début de la négociation, il est recommandé au vendeur d'identifier tous ses interlocuteurs, de rencontrer la personne en charge de la comptabilité au sein de l'entreprise cliente, et de s'informer du circuit de facturation que suivra sa commande.
En effet, les vendeurs négocient rarement les délais de paiement et le mode de règlement. Pourtant, le manque d'information sur ces questions peut parfois poser problème. Par exemple, il peut arriver que l'acheteur décide de régler sous 60 jours et par traite, alors que le comptable sait que son entreprise a pour habitude d'effectuer des virements bancaires à 30 jours. “L'information ne circule pas toujours en interne. Il est important de poser ces questions en amont”, souligne Emmanuel Bouchaux.
Les conditions générales de vente du contrat peuvent également comporter des clauses protectrices pour le fournisseur, tels que des intérêts compensatoires en cas de retard de paiement, ou une réserve de propriété. Cette dernière permet au créancier de récupérer sa marchandise, quand cela est possible, en cas de non-paiement. Elle doit être contractée au plus tard le jour de la livraison.
Enfin, les parties doivent s'assurer qu'aucun document ne manque et que les contrats sont datés, signés et comprennent le cachet de l'entreprise. “Il ne faut pas qu'il y ait de doute sur l'acceptation du contrat par l'acheteur”, insiste Dominique Desgoutte, huissier de justice associé au sein du cabinet SCP.
Une fois la commande livrée, certaines entreprises font une relance préventive auprès de leur client, environ une semaine avant la date d'échéance de la facture. Une démarche qu'il n'est pas nécessaire d'appliquer systématiquement, car elle s'avérerait inutile et chronophage. Elle n'est vraiment pertinente qu'avec les clients ayant déjà payé des factures en retard, ou avec de nouveaux clients.
Recouvrement, interne ou externe ?
Une fois le retard de règlement constaté, le créancier peut opter pour des relances en interne ou en externe, via une agence de recouvrement ou une société d'affacturage. En interne, une relance efficace nécessite l'assainissement des comptes clients pour un meilleur suivi des factures, ainsi que la mise en place d'une procédure interne claire. Grâce à un système de gestion informatisé, Jean-François Trouillard, associé au sein du cabinet d'expertise comptable In-Extenso, a vu le nombre de créances irrécouvrables de l'un de ses clients passer de 125 000 euros à 20 000 euros en 2 ans, sans baisse de son chiffre d'affaires. “C'est un système de classification élaboré avec la direction financière : les clients dont le dossier affiche un point vert ont toujours respecté les délais de paiement, ceux avec un point orange ont déjà payé avec du retard, et ceux avec un point rouge sont les très mauvais payeurs. Un vendeur souhaitant faire affaire avec un client “classé orange”, sait qu'il accordera un certain délai de paiement. Avec un client “classé rouge”, le dossier est bloqué, il n'est pas possible de travailler avec lui, à moins d'imposer un paiement comptant, à la commande.”
Cependant, il est impératif que cette procédure soit identifiée par quasiment tous les membres de l'entreprise, qu'il s'agisse des vendeurs, du responsable de la comptabilité ou encore du directeur technique. “C'est un vrai travail d'équipe”, témoigne Yves Gobert, contrôleur de gestion pour le groupe MND, spécialisé dans la protection, l'aménagement et la sécurisation des domaines skiables et des sites sportifs. “Nous avons une personne à la comptabilité qui consacre 50 % de son temps à la relance client. Elle travaille en collaboration étroite avec les commerciaux et avec le service d'administration des ventes, qui établit et émet les factures, à la centralisation des informations nécessaires à la relance des clients. Avant, on ne savait pas toujours à qui s'adresser chez nos clients pour faire avancer un dossier. Grâce à cette collaboration, nous sommes plus efficaces.” La sensibilisation du service commercial aux problèmes de retards de paiement peut parfois s'avérer délicate. En effet, très souvent, une partie de la rémunération des vendeurs dépend directement du chiffre d'affaires qu'ils réalisent. Aussi, afin d'attirer leur attention sur ce sujet, certaines entreprises conditionnent une partie de leur rémunération sur le règlement des commandes.
La réussite d'une relance client amiable dépend aussi de la réactivité du créancier. “Plus la créance est vieille, moins on a de chances de récupérer le paiement”, prévient Vincent-Bruno Larger. Il est recommandé de faire la première relance au cours de la semaine suivant la date d'échéance. Elle peut être effectuée sous la forme d'une lettre simple ou d'un appel téléphonique. Les courriers sont souvent jetés sans être lus, alors qu'une relance téléphonique permet fréquemment d'identifier la raison du retard de paiement plus rapidement. De plus, “l'humain est important”, rappelle Vincent-Bruno Larger. La plupart du temps, une relance suffit : “Certaines entreprises attendent systématiquement la première relance pour payer”, déplore Emmanuel Bouchaux.
Entre 15 jours et un mois après échéance de la facture, le créancier doit faire sa deuxième relance. Cette fois, une lettre plus ferme s'impose. Enfin, si le paiement n'a toujours pas été réalisé au-delà de 45 jours, l'entreprise créancière peut envoyer une lettre de mise en demeure, par courrier recommandé. “La mise en demeure est la dernière phase du recours amiable, précise Dominique Desgoutte. Juridiquement, ce document est très important car c'est le point de départ de la future action judiciaire. Il faudra présenter ce document lors de la constitution du dossier.” Bien qu'il n'y ait pas de chiffre officiel, Dominique Desgoutte estime qu'entre 30 et 40 % des encaissements se font via le recours amiable.
Le recouvrement requiert du temps, des compétences et des moyens techniques, tel qu'un système de suivi informatisé, dont les entreprises ne disposent pas toujours. C'est pourquoi, dans certains cas, l'externalisation des relances est préférable. D'autres facteurs, comme par exemple la volonté de se consacrer uniquement à son cœur de métier, ou encore la crainte de mettre en danger ses relations commerciales en les invitant à gérer elles-mêmes les relances, peuvent inciter une entreprise à faire appel à un spécialiste du recouvrement. Généralement, ces sociétés se rémunèrent en pourcentage du montant de la créance, une fois que celle-ci a été encaissée.
En d'autres termes, cela ne coûte rien au créancier en cas d'échec. A l'instar d'Intrum Justitia, de nombreuses agences de recouvrement fixent leurs honoraires en fonction de plusieurs variables : le montant à encaisser, la “fraîcheur” de la facture et la localisation du client final. On peut estimer que le coût d'un recouvrement externe représente entre 5 et 20 % du montant total de la créance. Selon Anne Williart, “le recouvrement en externe ne représenterait que 10 % de l'activité en France, contre 30 % dans d'autres pays européens”. Cependant, dans un contexte économique où les crédits bancaires sont difficiles à obtenir, ce chiffre pourrait augmenter.
Financer sa trésorerie
Parallèlement aux relances et aux recours amiable ou judiciaire, d'autres solutions existent pour protéger sa trésorerie et financer son besoin en fonds de roulement. L'affacturage est l'une des alternatives possibles. Réservé aux créances commerciales, il se compose de trois missions : le financement des factures, l'assurance-crédit et le recouvrement.
Ce mode de financement a l'avantage d'être extrêmement rapide. Sous 24h à 48h, l'entreprise peut recevoir le versement de ses créances. Dans le cas d'un affacturage classique (ou “full factoring”), la société d'affacturage (ou “factor”) notifie directement au débiteur qu'il devra la payer à la date d'échéance de la facture. Depuis quelques années, nombre de factors ont assoupli leurs critères pour la prise en charge de créances, afin de répondre au besoin de souplesse des plus petites entreprises.
“Notre unique condition est la ‘factorabilité' de l'entreprise, qui se mesure notamment à son processus de facturation, explique Bozana Douriez Sorovic, directrice générale adjointe de BNP Paribas Factor. Dès lors que ce processus est sécurisé et respecte un mécanisme normal de commande/livraison/facturation, nous pouvons intervenir.” A la différence d'une banque, le factor accorde moins d'importance à la santé financière du créancier. “Ce qui nous intéresse, ce sont les clients de notre client et son processus de facturation”, ajoute Bozana Douriez Sorovic.
Le coût de l'affacturage peut paraître dissuasif pour les petites entreprises. Pourtant, le taux de financement appliqué est comparable à celui des banques. A cela, il faut ajouter une commission d'affacturage parfois au forfait, pour la gestion et le recouvrement des créances, ainsi que la garantie contre l'insolvabilité des clients. Toutefois, comparé au coût d'une gestion en interne de la relance, le factoring n'est pas particulièrement onéreux. D'autres modes de financement existent : le crédit bancaire, le Dailly, OSEO + pour les créances contractées auprès de clients publics, ou encore le crédit documentaire (Crédoc) pour les factures à l'international. Il est tout à fait possible de confier certaines créances à un factor, tout en ayant déjà obtenu des emprunts auprès de son banquier. “Si le niveau d'encours d'un partenaire bancaire est trop important, on peut passer à l'affacturage”, confirme Jean-François Trouillard.
Rationaliser le rapport à l'argent
Les solutions visant à protéger une trésorerie d'entreprise sont multiples. Cependant, la meilleure approche demeure l'anticipation, notamment via l'élaboration du budget prévisionnel. “La clé est de considérer l'argent comme un outil de travail, et non comme un fonds propre ou un revenu”, conseille Ali Shariatian, directeur associé de Kantena, SSII. Un patron de PME a une profonde résistance émotionnelle vis-à-vis de l'argent, puisque pour lui, argent rime trop souvent avec manque de contrôle. “Le patron (de TPE/PME) doit se détacher affectivement de sa trésorerie. Il doit travailler “sur” son entreprise, et pas “dans” son entreprise, estime Ali Shariatian. Dans une PME, le patron signe lui-même son chèque de salaire. Et cette fausse impression de puissance le coupe de la réalité financière de sa société.”
Procédure judiciaire
La marche à suivre
Le recouvrement de créances comporte deux étapes : le recours amiable et le recours judiciaire. La phase amiable prend fin dès lors que la lettre de mise en demeure a été envoyée. S'ensuit alors le recours judiciaire. La première étape de cette procédure peut être réalisée par l'entreprise : il s'agit de l'injonction de payer. Si le dossier est bien ficelé, cette méthode est efficace et peu onéreuse. “Ne dépensez pas un euro en recours judiciaire si vous n'avez pas au moins un document faisant office de preuve. Pourvu qu'il y ait une facture, il est possible d'agir”, prévient Pascal Abel, cofondateur du site Sefairepayer.com.
Pour une injonction de payer, il suffit de déposer une requête : “Il faut remplir un formulaire, disponible sur les sites des greffes, puis l'envoyer au greffe du tribunal de commerce. Une décision sera ensuite rendue par la présidence du tribunal”, précise Dominique Desgoutte, huissier de justice associé au sein du cabinet SCP. Si le débiteur est condamné, il dispose d'un mois pour contester la décision du tribunal. “S'il n'y a pas d'opposition, le greffe délivre le titre exécutoire et on aura une décision pleine et entière.” Ce processus est assez rapide : pas plus de six mois.
Si le dossier est plus fragile, il est préférable d'opter pour l'assignation en paiement. En effet, “le choix du type de recours judiciaire ne dépend pas du montant de la créance, mais de la solidité du dossier”, souligne Dominique Desgoutte. L'assignation en paiement est un processus plus long, environ 18 mois, qui nécessite l'intervention d'avocats. Si le tribunal donne raison à l'entreprise créancière, que ce soit à la suite d'une injonction de payer ou d'une assignation en paiement, les huissiers de justice interviennent pour la saisie. Celle-ci peut prendre diverses formes en fonction du profil de l'entreprise : saisie mobilière, de parts sociales, immobilières…
Le coût de la procédure judiciaire est minime si l'entreprise obtient gain de cause, car les frais seront supportés par la société condamnée. Cependant, même avec un dossier solide, le risque de l'insolvabilité de la société débitrice subsiste. Dans ce cas, l'entreprise créancière n'a aucun recours, si ce n'est de mettre en place une nouvelle procédure pour la gestion de ses relations commerciales futures.
Par Stéphanie Roy
Par admin	Publié le 10/11/2011 Rubriques : Développement durable & Environnement	REAGIR
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