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21.05.2012 - Réunion de l’Equipe de direction le 2 mai pour discuter des initiatives de réforme
L’Equipe de direction s’est réunie le 2 mai autour d’un ordre du jour chargé ayant couvert : - la préparation de la réunion d’information du Conseil exécutif du 7 mai
- la mise en œuvre des plans de travail pour le 36 C/5 et l’utilisation du Fonds d’urgence
- le processus de réforme de l’Organisation
- la communication interne
Dans le cadre de la préparation de la réunion d’information avec le Conseil exécutif, le SMT a passé en revue les requêtes des Etats membres pour cette réunion ainsi que la nature des questions adressées à la DG jusqu’à présent. La Directrice générale a indiqué que la réunion ferait le point sur tous les efforts de réforme et définirait informellement les prochaines étapes dans le processus.
L’ADG/BSP et la Directrice financière (CFO) ont ensuite donné un aperçu de la mise en œuvre des plans de travail pour le 36 C/5 ainsi que de l’utilisation du Fonds d’urgence. A ce jour, le nombre des plans de travail a été réduit de 13 pour cent avec une augmentation du nombre de plans de travail financés par des contributions extrabudgétaires. Ces changements reflètent une concentration positive des activités. Afin de continuer à contenir l’impact de la situation financière actuelle, la Directrice générale a demandé à tous les ADG de secteurs et aux directeurs des bureaux de viser un gel des recrutements à 100%, avec seulement un très petit nombre de postes essentiels ouverts au recrutement. La Directrice générale a insisté sur l’importance de pourvoir les postes grâce à la mutation sans avancement, y compris en s’appuyant sur les compétences existantes disponibles en interne. Elle a ainsi demandé aux responsables d’être disposés à identifier du personnel venant de différentes catégories de fonctions　; c’est-à-dire à envisager le transfert entre secteurs et bureaux.
La Directrice générale, tout en exprimant sa satisfaction devant les progrès accomplis dans la réduction des coûts, a appelé à un effort encore plus grand, en particulier dans les services centraux.
Elle a souligné le besoin de coordination accrue entre les secteurs et avec les bureaux situés en hors Siège, et demandé une meilleure adéquation entre le programme régulier et les fonds extrabudgétaires.
Le Directeur général adjoint a passé en revue les éléments du processus de réforme par rapport aux objectifs définis dans la Feuille de route, en mettant en exergue que la nouvelle architecture pour la réforme du hors Siège en Afrique est bien avancée. La discussion a porté sur les propositions faites pour atteindre les objectifs touchant aux services de secrétariat du bureau exécutif (EO) et de l’unité administrative (AO) et aux espaces de bureaux. D’importantes consultations sur toutes ces questions ont commencé au sein de l’Organisation. La Directrice générale a mis l’accent sur la nature distincte de la Feuille de route avec ses objectifs concrets pour ce biennium, qui devraient aider à réaliser les objectifs stratégiques à plus long terme, dans le cadre du suivi de l’Evaluation externe indépendante. Pour l’ensemble des objectifs, elle a demandé plus de détails sur les progrès accomplis à ce jour.
DIR/DPI a soumis au SMT une proposition de nouvelle stratégie de communication interne, qui comprendrait un ensemble d’activités et d’initiatives ayant pour but a) de fournir davantage d’informations au personnel, b) de créer des canaux pour écouter le personnel de manière plus efficace, et c) de mobiliser le personnel autour d’importantes priorités et activités de l’Organisation. Un élément clé de cette stratégie serait le développement d’une espace en ligne pour le personnel, faisant partie d’un site Internet UNESCO intégré, renforçant la communication entre secteurs, entre le Siège et les bureaux situés en hors Siège, ainsi qu’entre le staff et l’équipe de direction, créant une «　Organisation à l’écoute　». La Direction générale a accueilli positivement ces idées et demandé qu’elles soient considérées et mises en œuvre rapidement, en notant le sentiment d’appartenance qui existe au sein des membres du personnel, et leur désir d’engagement accru. Le SMT poursuivra la discussion sur cette question afin de lancer la stratégie dans les prochaines semaines.
La Directrice générale a conclu la réunion en exhortant tous les membres du SMT à œuvrer davantage pour mettre en lumière les réussites accomplies à travers toute l’Organisation, telles que l’impact des événements de la Journée internationale du jazz qui se sont tenus dans le monde entier, ainsi que les avancées réalisées dans l’ensemble des secteurs, y compris dans la préparation de conférences majeures et la participation à des initiatives mondiales. L’UNESCO est sur la bonne voie, a déclaré la Directrice générale, mais un engagement renforcé est attendu de la part de tous les membres du personnel.
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