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Les actes de l'état-civil sont établis et conservés dans les mairies. Cependant, il existe différentes situations en fonction du nombre d'habitants de la commune.
Tous les actes de l'état civil sont établis en deux exemplaires : l'original et son double
un conservé à la mairie
l'autre déposé dans les greffes puis remis aux archives départementales
C'est le cas le plus général mais des communes ne voulant pas conserver l'état-civil de plus de 100 ans l'ont remis aux Archives Départementales. Une loi de 1970 oblige aussi les communes de moins de 2000 habitants de déposer aux archives départementales leur état civil de plus de 150 ans, ainsi que les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis plus de trente ans. Cependant, toutes ne l'ont pas fait…
Il existe donc de grandes disparités.
Se rendre dans les mairies pour des recherches généalogiques
Avant d'aller consulter l'état civil dans les mairies, vous devez : Vous assurer que les mairies possédent les registres ou que ceux-ci ne sont pas partis se refaire une beauté (à la reliure)…
Vous assurer que la mairie est ouverte : beaucoup de petites communes n'ouvrent que quelques heures par semaine, certaines sont fermées en août…
Il est très sympathique de partir un peu à l'aventure mais quelle déception :
de trouver porte close
de vous entendre dire que les registres sont aux archives départementales ou à la reliure.
Il est donc fortement conseillé d'écrire ou de téléphoner.
Attention à la loi : L'état civil de moins de 75 ans n'est pas consultable. Vous devez demander une copie. Le mieux est d'écrire à la mairie.
Lors de la Révolution, le calendrier a changé, consultez la page sur le calendrier républicain afin de comprendre le principe et de convertir la date en calendrier grégorien.
Ecrire aux mairies afin de demander un acte de l'état-civil
Vous pouvez écrire directement aux mairies afin d'obtenir une copie de l'acte recherché mais :
Si l'acte a moins de 75 ans, vous devez normalement prouver votre lien de parenté direct avec la personne (parents, grands-parents…) pour obtenir une copie intégrale sauf pour les actes de décès sinon vous n'aurez qu'un extrait de l'acte.
Si vous ne connaissez pas la date exacte, sachez que les communes n'ont aucune obligation de faire des recherches pour vous. Vous devez donc fournir des indications précises. Certains secrétaires de mairies ou employés de l'état-civil accepteront de consulter les tables décennales pour retrouver la date précise mais ce n'est pas une obligation…
Voir la page sur :
la loi et les délais
les modèles de lettres
Paris avec notamment l'adresse du site internet pour demander des actes de moins de 75 ans
Les photocopies :
Il est préférable de demander une copie intégrale de l'acte plutôt qu'un extrait car les mentions marginales peuvent vous fournir des informations essentielles.
Pour les actes de plus de 75 ans, les photocopies sont normalement interdites. Certaines mairies acceptent d'en délivrer.
Les photographies avec flash sont strictement interdites afin de préserver les documents. Vous pouvez bien sûr utiliser un appareil photo numérique par exemple.
La lettre de demande d'acte de l'état-civil
Toujours l'adresser au maire
Etre clair dans la demande : le type d'acte (naissance, mariage ou décès), le nom et le prénom de la personne, ses parents (si vous les connaissez), le conjoint, la date.
Toujours joindre une enveloppe timbrée pour la réponse : "Veuillez trouver ci-joint une enveloppe timbrée libellée à mon nom et adresse pour la réponse".
Voir la page sur les modèles de lettres
Conseils : Consultez les tables décennales
Prenez un cahier où vous notez ce que vous trouvez.
Emportez un arbre généalogique sur 5 générations au format A4. Vous le remplirez au fur et à mesure de vos recherches.
Demande d'actes de l'état-civil par internet
Des mairies vous proposent d'effectuer une demande d'acte (copie et extrait) par internet : Accès facile et rapide par le biais du site Service-public : Téléservices public
Les archives en ligne
Peu à peu, des archives départementales et des mairies numérisent les registres. On peut en consulter sur internet ! Consulter la listes des archives en ligne sur la page suivante : archives en ligne Les autres documents utiles pour la généalogie
400 communes seulement ont constitués de véritables services d'archives. Il faut là aussi se renseigner auprès des mairies. Dans les mairies, vous pouvez notamment trouver :
les cadastres
la cartographie
les recensements et listes
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