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Tribune : Valorisation du capital informationnel de l’entreprise - 4 sources d’économies à court terme !
Tribune : L'augmentation exponentielle du volume de contenus des entreprises entraîne l’accroissement de leurs risques juridiques et de leurs coûts de stockage. L’opportunité pour elles d’engager sans tarder une réflexion autour de la valorisation de leur capital informationnel.
Jean Mourain, RSD
Jeudi 21 Février 2013
L’un des premiers leviers que les grandes entreprises peuvent activer rapidement est un programme de gouvernance de l’information. On constate très vite des bénéfices en termes de réduction des coûts associés aux risques réglementaires et juridiques et à ceux liés au stockage et à la conservation de l’information. L’application de politiques de gouvernance de l’information, propagées de façon homogènes à l’ensemble des contenus de l’entreprise, facilite et renforce la bonne maîtrise du cycle de vie de ses contenus, marqué par des temps forts, comme l’anonymisation, la sécurisation, le déplacement automatisé, le gel juridique ou encore le sort final, etc.. Ce programme de gouvernance répond aussi aux nouvelles préoccupations, telles que la traçabilité et la mise en conformité des contenus logés dans le cloud, ou du big data ou encore des réseaux sociaux.Les 4 sources principales d’économies pour l’entrepriseUn programme de gouvernance de l’information permet aux entreprises de valoriser leurs actifs informationnels et de réduire de façon significative les 4 coûts suivants :1. Optimisation des coûts de stockage : On estime qu’une économie de 40 à 68% par an peut être réalisée grâce à l’application efficace de règles de gestion du cycle de vie des informations composée généralement de 3 volets :- Le nettoyage et la purge des contenus devenus obsolètes et inutiles- L’assignation de règles de destruction à l’ensemble des contenus actifs- L’optimisation des coûts en programmant le déplacement automatique des contenus, au fil du temps, vers le niveau de stockage le moins onéreux.2. Suppression automatique des archives papier en fin de viePour une grande entreprise, les économies se chiffrent facilement en centaines de milliers d’Euros rien que sur les loyers des locaux ou les frais de logistique. Faute de méthode appropriée, beaucoup d’entreprises continuent de stocker pour une durée illimitée une quantité importante de documents papiers, parfois des dizaines de kilomètres linéaires, souvent chez des tiers archiveurs externes. Selon différentes études et les tarifs observés, le coût de stockage d’un kilomètre linéaire d’archives est d’environ 3 900 Euros par an. En appliquant une politique de gouvernance de l’information aux archives papier, une entreprise peut réaliser des économies substantielles.3. Maîtrise des coûts de personnel d’administration du stockageLes datacenters et les entrepôts d’archivage physique ne sont pas les seuls coûts imputables au stockage d’information ; le personnel représente généralement un autre coût important. Le salaire moyen chargé d’un administrateur de stockage est d’environ 50.000 Euros par an. Or on peut avoir jusqu’à 50% de données redondantes ou inutiles d’un point de vue réglementaire comme d’un point de vue métier. L’application d’une politique stricte permet de maîtriser l’accroissement des volumes, et donc de faire des économies substantielles .4. Réduction des coûts liés aux litiges (e-discovery)Toute société dont le siège est en France mais qui opère aux USA sait l’impact de la judiciarisation dans ce pays, et les coûts qu’elle entraîne. Et il n’est pas impossible que des coûts du même ordre apparaissent ailleurs. La fourniture rapide des documents pertinents, en même temps que la preuve que d’autres ont été détruits selon la réglementation et un processus validé sont des manières de renforcer la défense. L’e-discovery « à chaud » est largement améliorée par une gouvernance proactive de l’information. Le gel immédiat des documents en cause, et leur production organisée, dans un volume ajusté, tout cela constitue une réduction des coûts, parfois en millions de dollars. Le même bénéfice s’applique aux procédures d’audit interne ou d’accord transactionnel, hors jugement.Or on sait que les documents « à risque » peuvent se trouver dans des environnements très hétérogènes tels que les solutions de gestion documentaire (GED), les entrepôts de données, les entrepôts d’archives physiques, les ordinateurs de bureau, les fichiers partagés, le cloud, les ordinateurs personnels, etc. Dans les entreprises internationales, cette tâche est rendue encore plus complexe.Limiter les recherches d’information aux seuls documents pertinents est un atout majeur : Par exemple, on estime que l’examen par un juriste professionnel d’un gigaoctet de données (environ 50 000 pages) coûte 14 300 euros en moyenne. Sachant que des affaires majeures nécessitent souvent une recherche à travers 100 giga octets de données (5 millions de documents), cela peut coûter 1.3 million d’euros. Sans parler des amendes potentielles suite à une mauvaise gestion des actifs informationnels et de leur conservation. Au final, une entreprise peut espérer une baisse allant jusqu’à 40% des frais juridiques par litige.L’explosion des volumes et des contenus est une réalité. Chercher à la maîtriser à travers un programme de gouvernance peut être l’occasion de faire des économies directes. Ce qui, dans la période actuelle, n’est pas forcément une mauvaise nouvelle. Jean Mourain est vice-président de RSD, un éditeur de logiciels basé à Genève et spécialisé dans la gouvernance de l'information. Il a également travaillé pour IBM, Critical Path et Adobe.
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