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Annulée [2009-10-01] - Politique sur les demandes de paiement et paiement à la date d'échéance
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Renseignements supplémentaires
Terminologie : Abréviations
Cette politique est remplacée par : demandes de paiement et le contrôle des chèques, Directive sur les [2009-10-01]
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1. Date d'entrée en vigueur
Ce document contient le texte complet de la politique qui a été révisée le 15 juillet 1996. Cette politique remplace la Circulaire 1996-1.
2. Objectif de la politique
Garantir que tous les paiements et toutes les autres imputations au Trésor soient effectués à temps, soient légaux et dûment autorisés.
3. Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique de payer à la date d'échéance, conformément au contrat ou à la loi, les montants qui représentent une obligation légitime, y compris les intérêts sur les paiements en retard et qui sont conformes à l'article 33 de la LGFP.
4. Application
La présente politique s'applique à tous les organismes considérés comme un ministère selon l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ainsi qu'aux sociétés d'État qui doivent utiliser le Trésor.
5. Exigences de la politique
Toutes les demandes de paiement ou de règlement doivent être certifiées, par écrit ou par voie électronique, par un agent autorisé par le ministre responsable, en vertu de l'article 33(1) de la LGFP.
Le pouvoir de payer doit être exercé seulement lorsque la demande a été certifiée, par écrit ou par voie électronique, conformément à l'article 34 de la LGFP, par une personne dûment autorisée à le faire. L'agent payeur doit être suffisamment assuré que la certification prévue par l'article 34 a été fournie.
Le pouvoir de payer et de dépenser relativement à une transaction ne doit être exercé que par une personne qui ne peut en bénéficier personnellement.
Personne ne devra exercer le pouvoir de signature aux termes des deux articles 33 et 34 de la LGFP pour un paiement en particulier.
Les fournisseurs de biens et de services doivent être payés à la date d'échéance comme le prévoient, dans le contrat, les modalités de paiements normalisés, soit 30 jours à compter de la date de réception d'une facture ou d'acceptation des marchandises ou des services, la dernière de ces éventualités étant retenue.
La politique du paiement normalisé aux fournisseurs dans les 30 jours ne s'applique pas :lorsque, avec l'approbation du Conseil du Trésor, les modalités de paiement stipulées dans le contrat sont différentes de la norme de 30 jours, comme c'est le cas de certains marchés de construction, qui par exemple, prévoient actuellement une période de paiement de 45 jours, et du marché avec le Corps canadien des commissionnaires, qui prévoit un paiement immédiat;lorsque des organismes de réglementation approuvent les tarifs et les modalités de paiement, par exemple les comptes des services publics qui doivent être payés à une certaine date chaque mois;aux comptes interministériels;aux paiements aux employés, tels que les remboursements de frais de déplacement, qui doivent être effectués le plus tôt possible;aux loyers pour les biens immobiliers, qui doivent être versés selon les conditions du bail ou de l'entente de location, mais non avant; etlorsqu'il est plus rentable de faire un seul paiement pour plusieurs factures de fournisseurs d'un montant inférieur à 2 500 $ qui sont exigibles la même semaine. Ces factures peuvent être payées en un seul versement à la date de facturation la plus rapprochée.
Les intérêts doivent être payés sur les paiements en retard selon une disposition à cet effet dans le contrat, dans une loi ou lorsqu'ils ont été octroyés à la suite de poursuites légales contre la Couronne. En ce qui a trait aux services publics réglementés, si le marché n'exclut pas spécifiquement le paiement d'intérêts, les ministères doivent payer de l'intérêt ou une pénalité en cas de paiement en retard si c'est ce que le régulateur de taux a approuvé.
Un paiement peut être fait avant la date d'échéance uniquement lorsque des remises sont offertes et qu'il est avantageux pour le gouvernement, après avoir pris en considération le coût d'emprunt pour un paiement anticipé et tous les frais supplémentaires engagés pour faire le paiement plus tôt, de faire le paiement avant la date d'échéance.
Les comptes interministériels doivent être réglés immédiatement à l'aide du Système des règlements interministériels après confirmation que les marchandises ou les services ont déjà été reçus, ou les autres obligations ont été remplies (par ex. le remboursement des salaires).
Les ministères doivent fournir au receveur général les moyens d'authentifier les transactions devant faire l'objet d'une autorisation en vertu de l'article 33 de la LGFP et les données requises pour faire le paiement à la date d'échéance.
Le receveur général doit reconnaître une cession de dette de l'État ou une procuration avant qu'une somme ne soit versée au cessionnaire.
Lorsque le receveur général a reconnu la cession d'une dette de l'État, tous les paiements futurs à valoir sur la dette doivent être adressés au cessionnaire.
6. Modalités d'application
Le libellé de la certification aux termes de l'article 33 de la LGFP est prescrit par le Conseil du Trésor dans le paragraphe 7(1) du Règlement sur les demandes de paiement. Il varie selon qu'il s'agit d'un paiement ou règlement unique, ou d'un paiement ou règlement périodique, et doit être respecté :
pour un paiement ou règlement unique :« Demandé pour paiement ou règlement unique conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et certifié aux termes de l'article 7 du Règlement sur les demandes de paiement »;pour un paiement ou règlement périodique :« Demandé conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, pour paiement ou règlement périodique sauf avis contraire ou jusqu'à ce que la demande soit périmée, et certifié aux termes de l'article 7 du Règlement sur les demandes de paiement ».
Si un ministère détermine qu'un problème se pose en ce qui a trait aux marchandises, aux services ou à la facture, il doit en informer le fournisseur dans un délai de 15 jours après la réception. L'échéance de 30 jours commence à partir de la date où le ministère a reçu des biens, des services de remplacement, une facture révisée ou des renseignements supplémentaires. En cas de poursuite, l'évidence que le fournisseur a été informé doit être disponible.
Si seulement certains articles d'une facture combinée sont en cause, les ministères doivent payer dans le délai initial de 30 jours la partie de la facture qui n'est pas contestée.
Les frais d'intérêt et les pénalités pour paiement en retard doivent être payés à même le budget de fonctionnement du programme visé.
7. Surveillance
Les ministères feront évaluer la façon dont ils observent et appliquent cette politique par leur service de vérification interne.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor se servira des rapports ministériels de vérification interne pour déterminer l'efficacité de la politique.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor élaborera une base centrale de données sur les paiements fondée à partir des rapports périodiques soumis par les ministères.
8. Références
8.1 Lois
Loi sur la gestion des finances publiques, article 33 et articles 66 à 71;
Règlement sur les demandes de paiement conformément aux articles 10 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (DORS/85-999, tel que modifié par DORS/86-68 et 93-258);
Règlement sur la cession des dettes de la Couronne conformément à l'article 71 de la Loi sur la gestion des finances publiques (C.R.C. c.675, tel que modifié par DORS/81-339, 82-726 et 91-35).
8.2 Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor
Autorisation et authentification électroniques, Chapitre 2-2, volume «Fonction de contrôleur», Manuel du Conseil du Trésor;
Vérification des comptes, Chapitre 2-5, volume «Fonction de contrôleur», Manuel du Conseil du Trésor.
8.3 Autres publications
Directive du receveur général 1986-7, Paiement à la date d'échéance, versement automatique de l'intérêt sur les comptes fournisseurs en souffrance, 1986-7R1, révision no 1, du 15 septembre 1989;
Directive du receveur général 1986-12, Conception des formules d'entrée pour le système central de comptabilité;
Directive du receveur général 1989-5, Pièces de journal du système central de comptabilité;
Directive du receveur général 1990-3, Procédures de règlement interministériel;
Directive du receveur général 1994-6, Procédures concernant la cession des dettes de la Couronne ainsi que leur paiement ultérieur.
9. Renseignements
Les demandes de renseignements relatives à cette politique doivent être adressées à l'administration de votre ministère. L'administration centrale des ministères doivent communiquer avec :
Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction de la gestion des finances et de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
K1A OR5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Appendice A - Lignes directrices
Les ministères sont invités à établir des normes précisant le délai fixé pour chaque étape du traitement d'une facture et, lorsque cela est rentable, à considérer la répartition du montant des intérêts à payer entre les divers organismes concernés, dans la mesure où ils sont responsables des retards qui ont entraîné des frais d'intérêt. D'habitude, des intérêts sont payés seulement si le gouvernement est responsable du retard et que le contrat inclut une disposition prévoyant le paiement d'intérêts.
Les ministères sont invités à s'entendre avec le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux en vue de soumettre leurs demandes de paiement sur support électronique et d'incorporer dans leurs systèmes des caractéristiques d'intégrité des données automatisées, comme une signature numérique.
Le Règlement sur la cession des dettes de la Couronne reconnaît le receveur général comme la seule personne habilitée à déterminer si une cession ou une procuration particulière sera reconnue par l'État. Si un paiement est fait à une autre personne que le cessionnaire reconnu, l'État peut, d'après la loi, rester obligé envers le cessionnaire en ce qui concerne le paiement, et le recouvrement du paiement non autorisé peut lui incomber.
Une signature originale est requise dans les cas de certification ou d'attestation officielle tel les réclamations de voyage ou les documents de délégation du pouvoir décisionnel. À moins qu'un règlement ou une loi spécifique le permette, (par ex. les chèques du receveur général, les garanties du gouvernement du Canada), l'utilisation d'un fac-similé produit par une machine à signer doit être réservée à la correspondance de routine et à d'autres documents qui ne requièrent pas l'exercice de la discrétion et du pouvoir ministériel et qui ne requièrent pas une certification ou une attestation.
Lorsqu'un lot, imprimé à l'aide d'une imprimante par points ou d'une imprimante laser à feuilles simples, est produit pour étayer une demande sur support électronique, comme une bande magnétique, la personne chargée de l'attestation doit s'assurer qu'il existe un lien direct entre le support électronique et le lot. À cette fin, toutes les pages du lot devraient être attachées et chaque page devrait renfermer les renseignements suivants : le numéro de lot, le numéro de la demande, la date, la «page X de Y» et un numéro de renvoi pour faciliter le repérage de la bande magnétique ou de la disquette qui renferme la demande. La personne chargée de l'attestation devrait signer les première et dernière pages du lot.
Lorsqu'un paiement est en retard et qu'un intérêt doit être payé, c.àd. lorsque le contrat prévoit le paiement d'intérêt, le taux à payer sera le taux d'escompte quotidien moyen de la Banque du Canada du mois précédent, majoré de 3 p. 100. Le taux d'intérêt sera affiché sur la page d'accueil de TPSGC sur Internet. L'adresse de TPSGC sur Internet est http://www.pwgsc.gc.ca/text/poddf.html pour la version française et http://www.pwgsc.gc.ca/text/podde.html pour la version anglaise. TPSGC a aussi mis à votre disposition un numéro de téléphone pour connaître le taux d'intérêt du PADE. Celui-ci est le (613) 953-3830. Le taux d'intérêt imputé pour les paiements en souffrance est le taux d'intérêt en vigueur à la date de paiement de la créance en question.
Un paiement est considéré en retard ou en souffrance au 31e jour suivant la date de réception des biens ou des services, ou la date de réception d'une facture en règle si celleci est présentée plus tard.