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Base juridique de la feuille de route informatique La décision du Président relative au projet pilote visant à introduire de nouveaux moyens techniques de communication pour les procédures devant l'Office européen des brevets (OEB) entrera en vigueur le 1er septembre 2012. Cette décision créera le cadre juridique nécessaire à la mise en œuvre progressive de la feuille de route informatique, programme avec lequel l'OEB entend améliorer considérablement ses systèmes informatiques actuels.
Amélioration des systèmes informatiques Afin de faire face à la demande croissante des utilisateurs du système des brevets et de la société en général, l'OEB a engagé un programme de grande ampleur pour améliorer le soutien informatique au dépôt et au traitement des demandes de brevet. Ce programme s'est traduit par une "feuille de route informatique" qui vise à fournir de meilleurs outils aux demandeurs et aux examinateurs. L'objectif ultime de l'OEB est d'instruire entièrement par voie électronique les demandes de brevet européen, du dépôt jusqu'aux procédures d'opposition et de recours. L'OEB envisage de créer un système de gestion des dossiers complet, sécurisé et novateur qui permettra le traitement numérique des demandes de brevet à toutes les étapes de la procédure de délivrance. Ce nouveau système remplacera la quasi-totalité des processus automatisés existants à l'OEB. Il prendra en charge le dépôt des demandes de brevet auprès de l'OEB (actuellement environ 250 000 par an), ainsi que le traitement électronique des autres transactions, dont le nombre s'élève actuellement à quelque 2,5 millions chaque année. Le nouveau système a pour but d'améliorer l'instruction électronique des demandes de brevet en renforçant la collaboration par voie électronique avec les utilisateurs. A cet effet, il est prévu que les demandes de brevet et les pièces produites ultérieurement soient déposées, dans la mesure du possible, sous la forme de données structurées, c'est-à-dire dans un format tel que le XML, ce qui permettrait de les traiter directement de manière électronique.
Projet pilote visant à introduire de nouveaux moyens techniques de communication La mise en œuvre d'un changement d'une telle importance ne doit pas compromettre la continuité de l'examen des brevets et des autres activités de l'OEB ; de plus, les utilisateurs sont en droit d'attendre que tous les nouveaux systèmes fassent l'objet de tests et qu'ils soient entièrement opérationnels avant d'être rendus accessibles au grand public. Par conséquent, l'OEB a décidé d'introduire les nouveaux outils progressivement et dans le cadre de différents projets pilotes. Des groupes d'utilisateurs sélectionnés seront invités à participer à la phase pilote relative à diverses fonctions techniques nouvelles ou remaniées, qui seront successivement mises à la disposition des utilisateurs participant aux tests dès que les préparatifs techniques et les essais internes auront été achevés avec succès. Cette approche devrait limiter le risque de dysfonctionnements, tout en garantissant que les tests soient significatifs. Même si les projets pilotes revêtent un caractère d'essai, l'utilisation de ces fonctions techniques dans les procédures devant l'OEB produira son plein effet juridique, c'est-à-dire qu'elle sera contraignante et valable juridiquement. Toutefois, ce caractère d'essai pourra exiger une certaine souplesse de la part de l'Office et des contractants qui développent les solutions techniques. Par conséquent, l'Office se réserve le droit d'apporter des modifications à des fonctions techniques déjà utilisées. En outre, il conviendra de faire preuve d'une transparence maximale, tant envers les utilisateurs qui participeront au projet qu'à l'égard des tiers, en recueillant à des fins de preuve les métadonnées pertinentes liées à ces nouvelles fonctions techniques. Enfin, les utilisateurs qui participeront aux tests devront être protégés des conséquences défavorables résultant de dysfonctionnements techniques de ces fonctions, en tenant compte des intérêts légitimes des tiers et du public dans son ensemble. Ces principes fondamentaux ont été intégrés dans la décision du Président, en date du 4 juillet 2012, relative au projet pilote visant à introduire de nouveaux moyens techniques de communication pour les procédures devant l'Office européen des brevets (JO OEB 2012, 486), qui entrera en vigueur le 1er septembre 2012 et fournira la base juridique de ce projet pilote de mise en œuvre de la feuille de route informatique. Détails de la décision du Président en date du 4 juillet 2012 La première partie de la décision reflète les principes fondamentaux de la participation limitée (article 2), de la souplesse (deuxième paragraphe de l'article premier, mais cf. également l'article 12 relatif à l'autorisation d'arrêter des dispositions complémentaires et des dispositions dérogeant à la décision), de la transparence (article 4) et de la protection des utilisateurs participant aux tests. L'article 5, qui traite de ce dernier point, repose sur le principe selon lequel tout participant affecté par des dysfonctionnements ne doit subir aucune perte de droits, pour autant qu'il informe activement l'OEB de ces dysfonctionnements et qu'il réitère, au besoin, l'acte de procédure. En ce qui concerne le dépôt d'une demande de brevet, il appartient au demandeur, dans les cas en question, d'utiliser un autre moyen de dépôt afin de conserver la date du dépôt. Dès lors, l'OEB annulera les conséquences des dysfonctionnements, mais uniquement si les participants concernés ont contribué à la détection de ces dysfonctionnements et fourni en temps utile les informations nécessaires. La seconde partie de la décision répertorie les principales fonctions techniques qui sont actuellement prévues et contient les règles y afférentes. Ces fonctions seront mises à disposition progressivement ; les utilisateurs susceptibles de participer aux tests et le public seront informés de leur mise en œuvre, ainsi que des éventuelles modalités et conditions de participation à la phase pilote, par le biais du site Internet de l'OEB. L'article 9 constitue l'unique exception à ce qui précède : la signification par voie électronique sera opérationnelle à compter de l'entrée en vigueur de la décision. A l'heure actuelle, les outils envisagés sont les suivants : un nouvel outil de dépôt permettant de déposer des demandes et des pièces ultérieures sous la forme de données structurées, afin de refléter le passage au dépôt de documents sous cette forme (article 6). Cet outil sera différent - et dans un premier temps complémentaire - des moyens actuels de dépôt électronique en ligne fondés sur la décision de la Présidente, en date du 26 février 2009, relative au dépôt électronique de documents (JO OEB 2009, 182) ; un outil de dépôt électronique de demandes internationales (PCT) et d'autres documents sous la forme de données structurées (article 7). Ce point sera soumis aux règles applicables du PCT, notamment la règle 89bis ; la signification par voie électronique (article 9). Cette disposition remplace la décision du Président, en date du 13 décembre 2011, relative à la signification par des moyens techniques de communication dans certaines procédures devant l'Office européen des brevets (cf. article 14 de la présente décision). La règle des dix jours, connue de la signification par la poste (règle 126(2) CBE), s'applique également sans exception dans le cas de la signification par voie électronique (article 9(4)) ; un nouveau système de création, de gestion et de traitement des dossiers (article 10). Ces nouveaux systèmes pourront être complémentaires du système de dossier électronique PHOENIX ou bien le remplacer en totalité ou en partie. Jusqu'à présent, l'utilisation de ce dernier était obligatoire, cf. la décision de la Présidente, en date du 12 juillet 2007, relative à l'utilisation du système de dossier électronique PHOENIX (Edition spéciale n° 3, JO OEB 2007, J.1). Dès lors, une formule liminaire autorisant l'utilisation d'autres systèmes devant être développés s'imposait ; un outil permettant aux utilisateurs de déterminer le nombre de pages (article 11). Le dépôt de demandes et d'autres documents sous la forme de données structurées ne débouchera pas sur l'envoi de documents structurés sur la base des pages. Toutefois, dans la mesure où la CBE utilise les pages comme unité de calcul, notamment pour le montant des taxes de page, le dépôt de données dans un format à la structure différente requiert la mise en place d'un moyen de calculer l'équivalent d'une page. Le calcul de ce nombre s'appuiera sur les conditions de forme énoncées dans le règlement d'exécution, notamment les règles 46, 49 et 50 CBE. Dans les limites du champ d'application de la décision (article premier), d'autres fonctions techniques pourront être créées et approuvées sur la base de l'autorisation visée à l'article 12. 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