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Divulgation proactive Le gouvernement
Lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux
Tables des matières
Présentation des Centres de services régionaux
Normes de service
Emplacements et zones de service des Centres de services régionaux (de l'est à l'ouest)
Fonctions d'un centre de services régional
Critères d'entrée pour l'entreposage des documents Mise à jour! le 6 novembre 2009
Enregistrement des documents
Emballage des documents à transférer à un centre de services régional
Étiquetage des contenants
Documents du personnel
Entreposage des documents essentiels
Services des bibliothèques de documents électroniques
Documents archivistiques ou historiques - Transferts directs
Livraison des documents
Référence et consultation
Marche à suivre pour demander des documents
Documents archivistiques ou historiques
Documents électroniques
Interclassement et reclassement
Disposition des documents
Disposer des documents classifiés ou protégés (disposer de documents non enregistrés)
Version complète à imprimer [PDF 276 Ko]
Rapport de prévision d'acquisition [RTF 2 579 Ko]
Demande et autorisation d'accès à des documents archivistiques [RTF 77 Ko]
Formulaire de demande de documents électroniques [RTF 417 Ko]
Centre fédéral de documents - Contrôle et demande [RTF 295 Ko]
Demande d'élimination des documents non enregistrés [PDF 51 Ko]
Formats téléchargeables
Présentation des Centres de services régionaux Les Centres de services régionaux de Bibliothèque et Archives Canada, anciennement connus sous le nom des Centres fédéraux des documents, constituent un réseau national de centres de services établis d'un bout à l'autre du pays. Ces centres g�rent des documents quel que soit le support pour le compte de plus de 90 minist�res et organismes du gouvernement f�d�ral et sont situ�s � Halifax, Qu�bec, Ottawa, Toronto, Winnipeg et Vancouver. Ils prennent en charge leurs documents possédant encore une valeur lorsqu'il ne devient plus rentable pour ces ministères et organismes de les garder dans leurs locaux. Les centres disposent de divers moyens économiques pour entreposer et protéger ces documents, pour les repérer au besoin à des fins de consultation ou de recherche, et pour détruire de manière sûre et en temps opportun les autres documents lorsqu'ils seront devenus inutiles. Les centres conservent en outre des copies de sécurité des documents électroniques qui pourraient s'avérer essentiels aux opérations de l'administration fédérale et à la protection des droits en cas d'urgence ou de catastrophe. Enfin, le centre à Ottawa a la gestion des documents des anciens militaires, alors que le centre à Winnipeg a la gestion des documents des anciens fonctionnaires fédéraux.
Ce guide de l'utilisateur décrit les modalités de transfert de tous les types de supports d'information aux Centres de services régionaux.
Pour de plus amples renseignements sur les services offerts au public, en ce qui a trait à la consultation de documents, veuillez vous référer à la section des documents du gouvernement accessibles à l'extérieur d'Ottawa.
Les Centres de services régionaux de gestion de l'information s'engagent à respecter les normes établies pour les services d'acquisition, de référence et de disposition des documents décrits ci-dessous, 95 pour 100 du temps.
Norme de service
ACQUISITION ORDINAIRE
Une acquisition est un groupe de documents, qui satisfait les critères d'entrée de BAC, approuvé pour le transfert des documents d'une institution du gouvernement admissible au centre de service régional (CSR) approprié à l'entreposage et à la gestion.
La documentation concernant les acquisitions doit être expédiée au dépositaire du ministère approuvé dans un délai maximum de 10 jours ouvrables suivant la réception de l'acquisition.
Les documents d'acquisition qui satisfont aux critères d'entrée :
recevoir et placer les contenants sur les rayonnages
enregistrer l'annonce et tous autres renseignements documentaires du versement dans la base de données équitable du CSR dans un format cohérent
préparer,