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Accompagnement des ateliers informatiques du centre culturel de la ville des Lilas
Tableur
(mardi 23 mars 2010)
Pilote de données (Calc)Cet exercice, mis en situation sur OpenOffice Calc, est également décliné en version Microsoft Office Excel.
La fonctionnalité du tableur dont il est question ici s’intitule, selon la dénomination de la suite OpenOffice, « Pilote de données », alors que l’équivalent, sur Excel, porte le nom de « Tableau croisé dynamique ».
Récupérez le document de travail, disponible ci-dessous, en document joint. Vous y trouverez également autre fichier – « Document finalisé, version Calc » – mais, comme son nom l’indique, ce n’est pas sur ce dernier qu’il faut faire l’exo.
Votre document de travail devrait ressembler à ceci :
Bien que ce ne soit pas indispensable, nous allons commencer par effectuer un tri des données par date :
Venons-en à notre sujet du jour.
Passez par le menu « Données / Pilote de données... » :
C’est bien la sélection active (faisant suite au tri qui vient d’être effectué) qui doit être prise en compte, dans le cas présent.
Sachez, à titre d’information, que si, dans un autre contexte, vous vous rendez compte que la sélection active est incomplète (par exemple, parce que votre tableau comporte des lignes vides) je vous conseille d’interrompre la procédure afin de redéfinir la plage de cellules dès cette première étape de l’assistant (clic sur « Annuler »).
D’autre part, cette boîte de dialogue nous indique qu’il est même possible d’activer le pilote de données, non pas à partir du document actif mais en sélectionnant, sur l’ordinateur, une autre source de données (feuille de calcul ou base de données). Bon à savoir, mais cela ne sera d’aucune utilité pour notre exo.
Cliquez donc sur « Ok ».
Après quoi, une nouvelle étape de l’assistant s’affiche avec l’interface caractéristique du pilote de données (nous retrouvons exactement la même présentation sur Excel).
La structure se présente, d’une part, avec quatre zones :
COLONNE
Vous retrouverez toujours cette organisation dans l’assistant de pilote de données, quel que soit le document à traiter.
Par contre, dans la partie droite de l’assistant, figurent les « champs » de notre tableau (ce qui est inscrit en première ligne), sous la forme d’une liste de boutons.
La fonctionnalité dite de « pilote de données » consiste à récupérer les informations stockées dans une feuille de calcul afin de reconstruire « à la volée » d’autres tableaux. C’est un outil qui permet tout à la fois de créer des « synthèses » et d’isoler certaines informations, afin d’en avoir une vue plus détaillée.
L’usage de pilote de données est donc tout à fait adapté pour retraiter de longues listes de données saisies « en vrac », comportant, par exemple des dates, des chiffres ainsi que des informations qui apparaissent de façon répétitive (séries ou catégories).
Il est préférable que votre tableau ne comporte ni lignes vides, ni sous-totaux. Vous avez donc intérêt à désactiver les éventuels sous-totaux avant d’utiliser le pilote de données ; d’autant que ce dernier permet d’en recréer.
Voyons à présent comment utiliser cet assistant.
Pointez le bouton de champ « Dates », maintenez le bouton de la souris enfoncé ...
… et, tout en gardant la pression, glissez-déposez le champ sur la zone « Ligne » :
Une fois lâché, le bouton « Dates » reste en place. Vous venez de réorganiser votre tableau en sorte qu’on obtienne une présentation détaillée par date, en ordonnée (axe vertical) :
Il faut à présent indiquer les « séries » qui doivent être déclinées en abscisse (axe horizontal).
Renouvelez la même manipulation avec le bouton « Postes »...
… que vous glissez en zone « Colonnes » :
Nous aurons donc chaque poste (de dépenses) détaillé par dates.
Puisqu’il s’agit de