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Entrepreneur Tendances-innovation
Patrick Rohrbasser |
Tendances-innovation |
Tribune |
Repenser l’environnement de travail en entreprise au profit de la productivité
LE CERCLE. Quelles sont les les aspirations des salariés français en matière d’environnement de travail : bureaux, horaires, échanges, outils ? Et quelles sont les pistes à suivre pour faire de l'entreprise un lieu de travail adapté aux défis de la mobilité et de la productivité ?
Patrick RohrbasserDirecteur GénéralCitrix FranceVoir sonprofilSes 3 derniers articles
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Un exemple d'environnement de travail adaptable (en images)
Vous vous souvenez du temps où on attendait de vous que vous soyez présent au bureau entre 9h et 18h sans interruption ? Etre vu derrière l'écran de son PC était la seule manière de rassurer sur votre capacité à être productif. 18h arrivant, on se saisissait de ses affaires et, hop ! En route pour la maison. Cette routine a donné une longévité inattendue à l'expression : "métro, boulot, dodo". Mais surtout on en a fait un cadre rigide encore difficile à dépasser.
Mondialisation et carie
Il faut toute l’implacabilité de la mondialisation pour entrouvrir la porte au changement. Les entreprises s’attendent maintenant à ce que ses collaborateurs interagissent de plus en plus avec des interlocuteurs aux fuseaux horaires différents. Les deadlines sont toujours fixées à 18h… mais on prendra plus souvent soin de préciser : heure de New York, de Shangai, de Sydney ou d’ailleurs.
Les attentes des collaborateurs changent aussi. Pour preuve, notre étude qui révèle les aspirations des salariés français en matière d'environnement de travail : bureaux, horaires, échanges, outils. On y apprend ainsi que 46% des salaries français interrogés estiment que le télétravail sera la future façon de travailler. Ils sont autant à prédire la généralisation des horaires plus flexibles et 30% à penser que la mobilité va s’accroître et avec elle le nombre d'outils qui seront mis à disposition pour cela. En d’autres termes travailler en dehors des horaires traditionnels devient acceptable, si ce n'est souhaité. Mais cette flexibilité ne peut s’affranchir de réciprocité. On veut bien passer sa soirée derrière son ordinateur mais on s’attend à pouvoir aller soigner une carie douloureuse le lendemain à 15h sans que ça ne pose de problème à quiconque.
On bascule donc dans une ère qui annonce la fin de l’unité de temps, d’action et de lieu que le travail “classique”, comme en son temps le théâtre du même épithète, avait institué. Dont acte.
Des bureaux pour quoi faire ?
Mais n’allons pas trop vite en besogne. S’il n’y a plus un unique lieu de travail, on imagine mal une entreprise se virtualiser totalement et imposer un télétravail permanent. Qu’on se le dise, il y aura encore longtemps des locaux, des sièges sociaux, des agences, etc.
Reste à savoir à quoi ils doivent ressembler et quelle doit être leurs fonctions dès lors qu’ils deviennent un lieu de travail parmi d’autres.
Si on observe ce qui se fait depuis quelques années en matière d’aménagement des espaces de travail, on constate une certaine homogénéité des objectifs assignés aux locaux : satisfaire les employés, et attirer les talents, promouvoir la marque mais aussi la culture de l’entreprise et faire la part belle à ses produits, favoriser l’efficacité et la créativité, permettre la modularité, etc. Chacun fera son choix dans cette liste à la Prévert, même si certains, plus ambitieux, courront tous ces lièvres à la fois.
Peu importe finalement dès lors que chaque objectif choisi est mesurable et qu'on ne perd jamais de vue qu'instituer un nouvel environnement de travail a un coût. On veillera donc à bien savoir ce que l'on veut et à définir précisément les limites de ses investissements avant même de penser à acheter une centaine de ces sièges suédois chauffants au design inimitable pour équiper ses nouveaux bureaux au Moyen Orient…
Eviter les écueils
Surtout, on s'imposera quelques principes simples pour s'assurer que le nouvel environnement de travail soit durablement en adéquation avec la multitude d'usages qu'il accueille et suscite. En voici 6 qui permettent à des entreprises comme la nôtre de repenser l'environnement de travail de ses collaborateurs, partout dans le monde. Et récemment en France.
1) Comprendre votre culture
La transition d'un modèle traditionnel à un environnement de travail flexible nécessite de comprendre la singularité et les besoins de vos groupes d’employés. On peut ainsi tenter de répondre à des questions comme : le management est-il centralisé /décentralisé ? Quelle est la structure générationnelle de chacun des groupes d’employés concernés, quels sont leurs intérêts particuliers et leurs besoins fonctionnels ? Comment ces groupes ont-ils réagi lors de l’implémentation de précédents changements ? Une culture d'entreprise c'est d'abord et avant tout du syncrétisme. On ne peut pas se contenter de lire la page "A propos de" sur le site web d’entreprise pour en saisir l'essence.
2) Assurer l'intimité
Les lieux de travail s’ouvrent. L’open space est le modèle dominant, et avouons-le, s’il n’est pas parfait, il présente de nombreux avantages. Mais il est d'autant plus efficace qu'il est truffé d'espaces privés. Se retirer dans un endroit calme pour se ressourcer et se recentrer, c'est une besoin fondamental. Et on ne se contentera pas uniquement de placards à balais vitrés mais aussi d'espaces qui assurent un isolement autant visuel qu'auditifs. La confidentialité, la concentration sont aussi importantes que l'ouverture.
3) Définir la proximité
Trouver le bon compromis est capital. On veut que les collaborateurs puissent être partout assez proches pour économiser l'espace et surtout pour qu'ils puissent se parler normalement et sans se chercher du regard. Mais avec cela une réunion peut vite tourner à l'agrégation d'individus frustrés de sentir leur "espace vital" violé à tout bout de champ. Nous nous sommes penchés sur les habitudes de réunion et de collaboration et avons constaté que la plupart des interactions dans les zones de collaboration (formelles ou informelles) impliquent en moyenne 4 à 6 personnes. Et si on veut vraiment réunir bien plus de personnes, reste à concevoir des espaces prévus à cet effet.
4) Pratiquer la réciprocité
Les gens éprouvent un sentiment de perte lorsque que l'on dépersonnalise leur bureau. Certaines habitudes ont la vie dure et l'allocation des espaces de travail renvoie encore souvent les collaborateurs à leur identité professionnelle et leur statut. Par conséquent, édicter qu'un bureau est partageable (une condition sine qua non à la flexibilité et l'adaptabilité recherchées) peut provoquer un sentiment fort de rejet. Le passage de la propriété à l'usage n'est pas un long fleuve tranquille. C'est là que l'idée de réciprocité est importante car elle permet de reconnaître le traumatisme de la perte et propose des stratégies proactives d'atténuation pour maintenir le degré d'implication des employés. On pourra par exemple solliciter ces derniers pour définir l'aménagement d'une zone, formaliser des règles de vie, etc.
5) Donner la permission
Il ne suffit pas d'édicter les règles de vie qui doivent s'imposer à tous pour garantir l'harmonie dans ce nouvel environnement de travail. Ces comportements espérés ils se développeront quand les collaborateurs se sentiront en "sécurité". Pour réassurer les usagers, le management prendra soin d'être visible et d'utiliser tout de suite les espaces à bon escient. On créera aussi le moyen d'exprimer pacifiquement ses angoisses, on multipliera les réunions d'équipes et on ira même jusqu'à laisser écrire sur (certains) murs. Enfin, donner la permission c'est aussi autoriser l'équipe en charge du projet à prendre des risques dans la conception des plans, la sélection du mobilier, de la technologie. Les implémentations réussies de lieux de travail flexibles nécessitent un état d'esprit d'innovation, si ce n'est de prise de risque.
6) Continuer le chantier
Tout ne s'arrête pas le jour de l'emménagement. Maintenir l'élan, être attentifs aux réactions, aux évolutions, apporter des améliorations, assurer un soutien durable pour faire accepter ce nouvel environnement le travail. Les tâches ne manquent pas. Surtout ne présumez pas que vous atteindrez tous ces objectifs listés plus haut dès le premier jour.
Le mètre carré comme avantage concurrentiel
Cette liste n'est pas exhaustive, loin de là, et n'a pas vocation à devenir un bréviaire. Elle se propose de jalonner le chemin vers un nouveau type d'environnement de travail, combinaison complexe des avancées technologiques récentes et à venir, des aspirations des employés pour qui vie privée et vie professionnelle s'entremêlent et des impératifs qui s'imposent durablement aux entreprises. La compétitivité passe en effet par une gestion astucieuse des mètres carrés. Chacun d'entre eux a son rôle à jouer pour permettre plus de créativité, d'innovation, de productivité et d'économies. Des priorités en ces temps de crise que personne ne peut plus ignorer.