Proposal for a COUNCIL REGULATION (EURATOM, ECSC, EC) amending the Financial Regulation of 21 December 1977 applicable to the general budget of the European Communities
VST-/- till M m T COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES A. • A- •*r if Brussels, 26. 07. 1996 COM(96) 351 final 96/0189 (CNS) Proposal tor a COUNCIL REGULATION ((EURATOM, ECSC, EC) amending the Financial Regulation of 21 December 1977 applicable to the general budget of the European Communities (presented by the Commission) EXPLANATORY MEMORANDUM A. B. Foreword Analysis of the amendments proposed 1. Control of ongoing commitments 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Control of the delegation of powers of budgetary implementation Provisions to be incorporated to govern the use of subcontracting Extension of the powers of the financial controller Amendments in connection with computerized systems Amendments to improve the system of accounts Entry in the accounts of traditional own resources Match between legal commitments and budget commitments Additional rules for implementing the procedure for overruling the withholding of approval by the financial controller 10. Amendments to the provisions relating to inventories 11. 12. Amendment of the time limit for presenting proposals to the budgetary authority for transfers of appropriations between chapters Revision of Title IX of the Financial Regulation (Special provisions applicable to external aid) A. FOREWORD The 1996 financial year coincides with the holding of the IGC confirming the Member States' political determination to continue enlargement of the EU. A European Union of twenty or more Member States will not be able to function unless the institutions are transparent in their design and efficient in their operation. Improved financial management is an essential companion to the necessary institutional reform. The rules set out in this proposal represent an initial response in this connection. There have recently been three series of amendments to the Financial Regulation to take account of the Maastricht Treaty, the EEA Agreement, borrowing and lending operations, the treatment of fines and other penalties and the new competitive rules for the JRC. Two other series of amendments in connection with the clearance of EAGGF accounts (the sixth series) and the treatment of balances (the fourth series) are currently pending. The amendments contained in this proposal (the seventh series) stem from the conclusions of the Liikanen-Gradin group on the second phase of the improvement of financial management (SEM 2000). They also follow on from the thinking about the first statement of assurance and Sincom 2. 1 A balanced and consistent approach is required in this connection: balanced in order to take account of the necessary simplifications following a long period of restrictive approaches, and consistent in order to reconcile the demands of various interested parties with the management requirements. The salient features of this proposal can be summed up as follows: 1. 2. 3. The management of commitments is sometimes marked by considerable delays and the control of ongoing commitments must therefore be strengthened. The legal commitments entered into by the institution and the accounting commitments submitted to Financial Control and recorded in the central accounts must correspond exactly. If management of Community programmes is subcontracted, this must be governed by appropriate provisions which guarantee the transparency of the operations and lay down the procedure for the entry in the accounts of the funds generated and available for use in financing the programmes in question. Computerized system of accounts which the Commission has been gradually introducing since 1989 to replace the old, largely manual applications by an efficient modern instrument. 4. 5. 6. 7. 8. 9. With the introduction of the statement of assurance, it is essential that the discipline required with regard to inventories be strengthened by laying down the respective duties of the authorizing officer, the financial controller and the accounting officer. Account must be taken of the requirements resulting from the computerized systems of financial management; provisions must be introduced in this connection to involve the accounting officer in the establishment of the computerized systems of financial management used by the authorizing officers and to govern the transmission of payment orders to banks under the computerized procedures. There must be strict control of the subdelegation of powers to sign financial documents; staff who exercise powers which are not delegated or subdelegated to them in accordance with the rules in force must be made liable to disciplinary action and, where appropriate, to payment of compensation. For cases where the financial controller withholds approval, it would be appropriate to set a deadline for initiation of the procedure to overrule him, so that excessive delays do not cause problems for the accounts. The Financial Regulation should contain provisions for the entry in the accounts of traditional own resources, which have their own specific features different from all other Community entitlements, including the other own resources (VAT and GNP). The system of accounts must be improved, particularly in areas where computerization is starting to play a bigger role. 10. Finally, the proposal responds to the Council's request that, as regards external aid, the award of contracts should be brought into line with the requirements of the GATT agreement and the Council directives coordinating the procedures for the award of public contracts. The explanatory memorandum which follows analyses the grounds for each of these amendments. B. ANALYSIS OF THE AMENDMENTS PROPOSED 1. Control of ongoing commitments Although the revision of the Financial Regulation in 1988 set a time limit for any commitment going beyond any one financial year (Article 1(7)), considerable delays sometimes occur in the management of these commitments. The control of ongoing commitments must be strengthened in order to improve financial management. This can be achieved by: laying down compulsory time limits in these contracts in order to control the period of implementation. It should be made clear that commitments not settled will be terminated when the time limit for implementation has expired. However, these commitments should not be finally cancelled until six months after expiry of the time limit in order to maintain a margin of tolerance for settlement of the final account (Article 1(7)). introducing provisions which explicitly state that, when commitments are cancelled as a result of total or partial non-implementation of the projects for which they were earmarked and the appropriations concerned lapse, any amounts which have been unduly paid must be recovered. This would produce the necessary symmetry between cancellation of commitments and recovery (Article 7(6)). 2. Control of the delegation of powers of budgetary implementation Although Article 22 of the Financial Regulation states that the institutions may delegate their powers of budgetary implementation in accordance with the conditions laid down by their rules of procedure and within the limits which they themselves lay down in the act of delegation and that those so empowered may act only within the limits of the powers expressly conferred upon them, the Court of Auditors has noted that some commitment proposals and payment orders have been signed by persons who are not duly authorized. To stop this happening in future, the same article should contain a provision to the effect that these persons render themselves liable to disciplinary action and, where appropriate, to payment of compensation for exercising powers which have not been delegated to them under the rules in force (Article 22(4)). 3. Provisions to be incorporated to govern the use of subcontracting Subcontracting is a feet of life which cannot be called into question per se since, for some Commission departments which are short of staff, it is the only way to carry out certain policies. However, it is essential to ensure that subcontracted management is as tight as direct management. Rules must be devised to ensure that the accounts for subcontracted operations are perfectly transparent. It is therefore proposed that a new provision (Article 22(4a)) should be created with a reference to the implementing rules, which would contain appropriate provisions to guarantee transparency, and lay down the procedure for the entry in the accounts of the funds generated and available for use in financing the programmes in question (the new Article 22(4a)). 4. Extension of the powers of the financial controller It would be appropriate to amend Article 24 to require that the financial controller be consulted when inventory systems are set up or altered and, in line with what is also proposed for the accounting officer (see point 5), about setting up and altering the systems of financial management used by the authorizing officers. The financial controller's role as internal auditor should also be explicitly mentioned. In addition, it should be stipulated that the analysis of financial management should also be submitted to the financial controller, as is already the case with the revenue and expenditure account and the balance sheet, since he should be informed not only of the quantitative aspects contained in these two documents but also of the qualitative aspects relating to the attainment of the principles and objectives of sound financial management (Article 79). 5. Amendments in connection with computerized systems A number of changes should be made to cater for needs arising from the computerized systems of financial management: In particular, it should be stipulated that: the accounting officer has to be consulted about setting up or altering the computerized systems of financial management used by authorizing officers in cases where these systems are intended to supply data to the central accounts (Article 25); when payment orders are sent to the banks by computerized procedures, the amount need not be expressed in words (Article 44). 6. Amendments to improve the system of accounts A number of technical amendments are proposed which are also likely to improve the system of accounts. In particular, this is the case with the following amendments: where products or services supplied to the Commission incorporate taxes which are refunded by Member States pursuant to the Protocol on Privileges and Immunities the net price should be charged to the budget and the refund of these taxes should be monitored separately in the accounts (Article 27(2Xc)); a distinction should be made between accounts of budgetary expenditure and revenue - used for monitoring implementation of the budget and determining the balance for the financial year - and accounts of non-budgetary expenditure and revenue - which complement the previous accounts and can be used to produce a broader accounting result (Article 70); a new provision (Article 70a) should be inserted containing a reference to the implementing rules as regards the entry in the accounts of the depreciation of assets and the rules for writing down the value of assets and for constituting provisions. 7. Entry in the accounts of traditional own resources A new provision is proposed in response to the Court of Auditors' request for special rules on traditional own resources to be incorporated in the Financial Regulation. Every month, on a fixed date, the Member States send the Commission a monthly statement of the entitlements they have established. They transfer the resources the same day. The authorizing officer is therefore unable to establish the entitlement before it is paid. This fact may justify special rules, which would apply only to the monthly payments and not to the corrections requested as a result of inspections, for example (the new Article 28(3)). Since the amounts of the other own resources (VAT and GNP) are known before they fell due, the general provisions on their establishment may thus be applied to them. 8. Match between legal commitments and budget commitments 8. 1 One of the major problems for sound financial management is the discrepancy between legal commitments and budget commitments in cases where, after the Commission's decision of principle authorizing financial aid, the corresponding accounting records (the accounting commitments submitted to Financial Control and registered in the central accounts), if they exist, are inadequate for drawing up reliable accounts. The problems arise, in particular, in the management of external policy appropriations (Phare, Tacis, Meda and developing countries) where, after the Commission decision, commitment proposals corresponding to the financing agreements are submitted to the financial controller for prior approval while the specific legal commitments (individual contracts) give rise directly to the issue of payment orders without any specific commitment proposal and, thus, without any record in the central accounts. In addition, there is often a considerable delay in carrying out these specific legal commitments after the Commission decision, leading to the creation of "dormant" files. In its statement of assurance the Court of Auditors notes that the informative value of the accounts should be improved, observing, in particular, that the institution's accounts will not be entirely reliable until they show the level of utilization of the overall financial allocation provided for in the basic decision (in pace with the conclusion of the individual contracts) Finally, should the financial perspective be revised downwards as a result of a drop in economic growth and, in particular, a decline in inflation, budgetary commitments will have to match the legal commitments more closely in time and amount. 8. 2 It is quite clear that the rules on this aspect do not satisfy the requirements of sound and efficient financial management recommended in SEM 2000. However, it is not easy to find a convenient solution to this problem, especially as departments do not apply Article 36(2) of the Financial Regulation and Article 53 of the implementing rules in a uniform manner and give priority to their own management requirements (Structural Funds, research, external policy). (a) In the case of the Structural Funds, the draft multiannual Commission decision is not accompanied by a proposal for a book commitment and is merely submitted to the financial controller for agreement. The commitment proposal which is approved by the financial controller and registered in the central accounts corresponds to the annual tranches for each Member State while the specific projects are the responsibility of the Member States. (b) (c) In the case of external policy (Phare, Tacis, Meda, etc. ), an overall financing proposal is submitted to the financial controller for agreement before the Commission decision. It is only after this decision that the proposals for book commitments for each recipient country are formally submitted to the financial controller for approval, while the individual contracts after a call for tender give rise directly to the issue of payment orders without a book commitment. Research is a special case since the specific programmes are virtually known when the general decision is taken. The draft decision is therefore accompanied by a commitment proposal which is usually, but not always, approved by the financial controller. Once the Commission has adopted its decision, all the appropriations are released and then recommitted for each programme and again submitted to the financial controller for approval. Although cumbersome, this method ensures that individual contracts are adequately monitored in the accounts. 8. 3 The amendments proposed in Articles 1(7) and 7(6) to introduce time limits for the implementation of contractual obligations and the cancellation and recovery of the funds for unmet obligations are mere palliatives which follow the transaction. Action must be taken further upstream. It is therefore proposed that Article 36(2) of the Financial Regulation be amended as follows: The Commission's decision of principle granting an overall financial allocation will still count as a budgetary commitment, requiring the financial controller's approval and registration by the accounting officer (primary commitment). IC in the decision itself; the Commission has not stipulated a specific deadline for implementing the operation on the basis of a reasoned request by the authorizing officer, the specific legal commitments (financial agreements and contracts) must be concluded by the end of year n+1 after the decision has been taken (secondary commitment) (first subparagraph of Article 36(2)). In view of the flexibility available to the Commission to allow longer, the n+1 deadline is considered adequate. The authorizing officer registers these specific commitments in the central accounts and books them to the commitment corresponding to the institution's decision of principle (second subparagraph of Article 36(2)). As the financial controller has already approved the primary commitment, there appears legal to be no need for him to act a second time when the individual commitments are made to guarantee the reliability of the accounts, especially as these commitments are then submitted to him as supporting documents for the payments. It is therefore sufficient for the authorizing officers to register the individual legal commitments in the central accounts via Sincom as and when they are concluded so that the accounting officer can see, at any time, how much has been booked to the overall financial allocation provided for in the Commission's decision of principle. The unused balance is released after this n+1 deadline or the deadline provided for in the Commission decision (third subparagraph). There is a slight adjustment to Article 109(3) to bring it into line with the new provisions of Article 36, to which reference is already made. The advantage of the amendments proposed is that not only do they improve management, but they also meet the requirements of all the authorizing officers concerned and safeguard the unity of the rules. The current practice for the Structural Funds and research is compatible with these new provisions. 9. Additional rules for implementing the procedure for overruling the withholding of approval by the financial controller As there is no precise deadline for implementing this procedure, some authorizing officers are guilty of excessive delays which may sometimes extend beyond the end of the financial year in which the financial controller has withheld approval. As a result of these delays, the Commission might not be able to take a decision until after the accounts close on 31 March of year n+1, causing serious accounting problems. It would therefore appear appropriate to amend Article 39 to remedy these shortcomings. 10. Amendments to the provisions relating to inventories This point is closely linked to the introduction of the statement of assurance. The respective tasks of the authorizing officer and the accounting officer in this sector should be laid down, leading to the greater discipline required (Article 65), with reference to the implementing rules for the specific rules on depreciation. It is obvious that the new provisions will involve accounting entries to ensure the transparency and reliability of inventories, but will have no effect on budgetary flows. They will appear only in the revenue and expenditure accounts and the balance sheet. 10 11. Amendment of the time limit for presenting proposals to the budgetary authority for transfers of appropriations between chapters Under Article 104(2) of the Financial Regulation, the Commission may submit proposals to the budgetary authority for transfers of appropriations between chapters not later than one month before 31 January of the following financial year. In its reply to the observations of the Court of Auditors,2 the Commission explained that the time limits laid down by Article 104 border on the impossible. It should therefore be stipulated that the Commission should present its proposal for a transfer not later than 21 days before 31 January of the following financial year. 12. Revision of Title IX of the Financial Regulation (Special provisions applicable to external aid) During the procedure for the revision of the Financial Regulation (the first series of amendments, designed to take account of the effects of the Maastricht Treaty), the Commission stated that it would examine these special provisions in detail and submit proposals for the amendment of these rules by the end of 1995 in order to bring them into line with the criteria of transparency, publicity and competition contained in the Council directives on the award of contracts and the international agreements to which the European Community is a signatory. The position of the Commission as a contracting authority when the contract in question is concluded in its interest should be brought into line with that of Member States in the same situation. This may be achieved by strictly defining the scope of Section III of Title IX (Article 112). Points 3. 16-3. 17 of the special report in support of the statement of assurance concerning activities financed from the general budget for the financial year 1994 (OJ No C 352, 30. 12. 1995, p. 71). 11 COUNCIL REGULATION (EURATOM, ECSC, EC) amending the Financial Regulation of 21 December 1977 applicable to the general budget of the European Communities THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION, Having regard to the Treaty establishing the European Coal and Steel Community, and in particular Article 78h thereof, Having regard to the Treaty establishing the European Community, and in particular Article 209 thereof, Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular Article 183 thereof, Having regard to the proposal from the Commission, Having regard to the opinion of the Court of Auditors, Having regard to the opinion of the European Parliament, Whereas the Financial Regulation of 21 December 1977 applicable to the general budget of the European Communities1 ('the Financial Regulation1) must be amended to improve financial management within the institutions; Whereas the management of commitments is sometimes subject to considerable delays and the control of ongoing commitments must therefore be strengthened; Whereas there must be strict control of the subdelegation of powers to sign financial documents; whereas staff who exercise powers which are not delegated or subdelegated to them or exercise powers in excess of the limits of the powers expressly conferred on them must be made liable to disciplinary action and, where appropriate, to payment of compensation; Whereas, if management of Community programmes is subcontracted, this must be governed by appropriate provisions to guarantee the transparency of operations and lay down the procedure for the entry in the accounts of the funds generated and available for use in financing the programmes in question; 1 OJ No L 356. 31 12. 1977. p. 1. Regulation last amended by Council Regulation (EC, Euratom, ECSC) No 2335/95 of 18 September 1995 (OJ No L 240, 7. 10. 1995, p. 12). 12 Whereas the financial controller is responsible for the internal audit of his institution; whereas, in this respect, he must be consulted about setting up and altering inventory systems and systems of financial management used by the authorizing officers; whereas the analysis of financial management should also be submitted to the financial controller; Whereas account must be taken of the requirements deriving from the computerized systems of financial management; Whereas the system of accounts must be improved, Whereas the Financial Regulation should contain provisions for the entry in the accounts of traditional own resources, which have their own specific features different from the other own resources (VAT and GNP); Whereas the legal commitments made by the institution and the accounting commitments submitted to Financial Control and recorded in the central accounts must correspond exactly, while leaving a reasonable length of time for the conclusion of the legal commitments in cases where the Commission's decisions of principle count as commitment of expenditure; Whereas time limits should be set for the procedure for overruling the withholding of approval by the financial controller; Whereas, with the introduction of the statement of assurance, it is essential that the discipline required with regard to inventories be strengthened by laying down the respective duties of the authorizing officer and the accounting officer; Whereas the procedure for the authorization of transfers between chapters in the EAGGF Guarantee Section should be adjusted to allow the Commission additional time to present its proposals for transfer, Whereas Title DC of the Financial Regulation should be amended to bring it into line with the criteria of transparency, publicity and competition contained in the Council directives on the award of contracts and the international agreements to which the European Community is a signatory, HAS ADOPTED THIS REGULATION: 13 Article I The Financial Regulation is hereby amended as follows: 1. Article 1 is amended as follows: (a) The first subparagraph of paragraph 7 is replaced by the following. "7. The legal commitments entered into for measures extending over more than one financial year and the corresponding commitment proposals shall contain a time limit for implementation which must appear on the commitment proposals and must be specified to the recipient in due form. Any commitments not used six months after this date shall be cancelled in accordance with Article 7(6). "; (b) A fourth subparagraph is added to paragraph 7 as follows: "In this case, the date shall be adjusted in accordance with the same procedure as the commitment proposal and shall be notified to the recipient by means of an additional contract or in any other appropriate legal form". 2. Article 7 is amended as follows: (a) In the first indent of point (a) of paragraph 2 "which relate" is replaced by "relating", the semi-colon is omitted and "these amounts must" is replaced by "must"; (b) The first subparagraph of paragraph 6 is replaced by the following: "When commitments in budget headings where there is a distinction between commitment appropriations and payment appropriations are cancelled — as a result of total or partial non-implementation of the projects for which they were earmarked — in any financial year after that in which the commitment appropriations were entered in the budget, the appropriations concerned shall, as a rule, lapse. In addition, any amounts unduly paid shall be recovered. " 3. Article 22 is amended as follows: 14 (a) A fourth subparagraph is added to paragraph 4: "Any member of staff who authorizes commitments or payments without having been delegated or subdelegated the necessary powers or in excess of the limits of the powers expressly conferred upon him shall render himself liable to disciplinary action and, where appropriate, to payment of compensation in accordance with Title V"; (b) A new paragraph is inserted: "4a. When the Commission subcontracts the implementation of certain programmes, the contracts concluded must contain all appropriate provisions for ensuring the transparency of the subcontracted operations in accordance with the implementing rules provided for in Article 139. If the payments made to the subcontractors generate interest which may be used to finance the programmes in question, the following procedure shall be applied: periodically, at intervals of no more than six months, recovery orders shall be issued for the interest generated by these funds, which will then be booked to the statement of revenue; at the same time, appropriations for the corresponding amount, in both commitments and payments shall be made available in the heading of the statement of expenditure to which the initial expenditure was charged. ". 4. The fourth and fifth paragraphs of Article 24 are replaced by the following: "The financial controller must be consulted on the setting up and alteration of the accounting systems and inventory systems of the institution to which he is attached and on the setting up and alteration of the systems of financial management used by authorizing officers. He shall have access to the data of such systems. Monitoring shall be carried out by that official by means of inspection of the files relating to expenditure and revenue and, if necessary, on the spot. The financial controller shall carry out the internal audit of the institution, in accordance with the implementing rules provided for in Article 139. ". 15 5 The following paragraph is inserted after the fourth paragraph in Article 25: "The accounting officer must be consulted on the setting up and alteration of the accounting systems of financial management used by authorizing officers, where such systems are intended to supply data to the central accounts. He shall, at his request, have access to the data of such systems". 6. Article 27 is amended as follows: (a) In paragraph 2, point (f) is deleted and points (g) and (h) become points (f) and (g) respectively. (b) The following paragraph is inserted after paragraph 2: "3. Notwithstanding Article 4, where products or services supplied to the Commission incorporate taxes which are refunded by Member States pursuant to the Protocol on Privileges and Immunities, the net price shall be charged to the budget. The refund of these taxes shall be monitored separately in the accounts. ". (c) Paragraphs 3 and 4 are renumbered 4 and 5 respectively. (d) In paragraph 5, which is renumbered 6, the letter (g) is replaced by the letter (f) and the letter (h) by the letter (g). 7. The following paragraph is added to Article 28: "3. Notwithstanding paragraph 1, no forward estimate shall be made for the own resources defined in Article 2(1) and (2) of Council Decision 94/728, which are paid at fixed intervals by the Member States, before the Member States make the amounts available directly to the Commission. The authorizing officer responsible shall issue a recovery order for them. The recovery orders for the revenue referred to at Article 2(1 Xa) and (b) of that Decision shall be based on the monthly statements of entitlements established by the Member States, which they send to the Commission. The recovery orders shall be sent to the financial controller for approval. After they have received his approval, they shall be registered by the accounting officer in accordance with the implementing rules provided for in Article 139". 16 Article 36 is amended as follows: (a) The correction in paragraph 1 concerns the French language version. (b) Paragraphs 2 and 3 are replaced by the following. "2. Without prejudice to Article 99, the decisions taken by the Commission in accordance with the provisions authorizing it to grant financial aid from the various funds or similar operations shall constitute commitments of expenditure. Unless these decisions stipulate a different time limit for implementation in accordance with the abovementioned provisions, these commitments shall cover the total cost of the corresponding individual legal commitments up to 31 December of year n + /. During the period of implementation referred to in the first subparagraph, the conclusion of each individual legal commitment shall be registered by the authorizing officer in the central accounts and booked to the commitment referred to in the first subparagraph. The unused balance shall be released after the time limit laid down. 3. The procedure for implementing paragraphs 1 and 2 shall ensure that an exact account is kept of commitments and authorizations in terms of actual needs and that the specific legal commitments correspond to the overall budget commitment provided for by the Commission decision. The procedure shall be determined by the implementing rules provided for in Article 139. " In Article 39, the second and third paragraphs are replaced by the following: "Cases where approval is withheld and the authorizing officer maintains his proposal shall be referred for a decision to the superior authority of the competent institution among those listed in the first two paragraphs of Article 22 within two months of the date of the decision to withhold approval. Except where the availability of the appropriations is in doubt, the said superior authority may, by a decision stating the full reasons therefor, taken on its sole responsibility, overrule such a refusal. This decision shall be final and binding with effect from the date on which approval was withheld. It must be taken by 15 February of year n+1. It shall be communicated for information to the financial controller. The superior authority of each institution shall inform the Court of Auditors of all such decisions within one month. ". 17 10. In the third indent of Article 44, the following shall be added after "national currency": "However, when payment orders are sent to the banks by means of computerized procedures, the amount need not be expressed in words,". 11 Three new paragraphs are added to Article 65 after the second paragraph: "The inventory system established and administered by the authorizing officer with the technical assistance of the accounting officer and under his technical supervision shall provide the central system of accounts with all the appropriate information needed to draw up the institution's balance sheet. For this purpose, the inventory and accounting systems shall be organized in such a way as to ensure the concordance of the information they each contain and the possibility that operations can be audited from the time the equipment is acquired and entered in the inventory to the time when it is decommissioned or scrapped. The institutions shall each adopt, for their own purposes, provisions relating to the keeping of the equipment recorded in their respective balance sheets and shall determine the departments responsible for this task". 12. Article 70 is amended as follows: (a) In the first paragraph, the word "budgetary" shall be replaced by "expenditure and revenue". (b) In the second paragraph, point (a) is replaced by the following: "(a) accounts of expenditure and revenue, subdivided into two separate subcategories: accounts of budgetary expenditure and revenue, which allow implementation of the budget to be monitored and the balance for the financial year to be determined, accounts of non-budgetary expenditure and revenue, which complement the previous accounts and can be used to produce a broader accounting result. " 13. The following article is inserted : 18 "Article 70a The rules for the entry in the accounts of the depreciation of assets and the rules for writing down the value of assets and for constituting provisions shall be determined by the implementing rules provided for in Article 139. ". 14. Article 79 is replaced by the following: "Each institution shall, not later than 1 March, transmit to the Commission, after submitting them to its financial controller, the information required for drawing up the revenue and expenditure account and the balance sheet and a contribution to the analysis of the financial management referred to in Article 80. " 15. In Article 104(2), "one month" is replaced by "21 days". 16. Article 109(3) is replaced by the following: "It shall transmit to the Commission for agreement the results of the examination of the tendering procedure and a proposal for the award of the contract. It shall sign contracts, additions to contracts and estimates and shall notify the Commission thereof. For contracts, additions to contracts, and estimates, the Commission, where appropriate, shall enter into individual commitments in accordance with the procedures laid down in Articles 36 to 39. Individual commitments shall count towards the commitments under the financing agreements provided for in Article 106(2), in accordance with the second subparagraph of Article 36(2). 17. Article 112 is replaced by the following: "Notwithstanding Title IV, this section shall apply to cases in which the Commission, in connection with external aid financed from the budget of the European Communities, acts as contracting authority in the award of works, supply or service contracts not covered by the Council directives coordinating the award of public works, supply or service contracts or by the Plurilateral Agreement on Government Procurement concluded within the World Trade Organization. ". 18. Article 113 is replaced by the following: 19 "The procedure to be followed for the award of works, supply or service contracts financed from the budget of the European Communities for recipients of external aid shall be specified in the financing agreement or the contract, subject to the following principles. " Article 2 This Regulation shall enter into force on the seventh day following its publication in the Official Journal of the European Communities. This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States. Done at. , For the Council The President ANNEXE REGLEMENT FINANCIER APPLICABLE AU BUDGET GENERAL DES COMMUNAUTES EUROPEENNES (*) 7ÈME TRAIN PROJET DE REVISION CONCERNANT SEM 2000 êr (*) modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom, CECA) n° 2335/95 du Conseil, du 18 septembre 1995 (JO n° L 240 du 7. 10. 95, p. 12) TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article premier Article premier paragraphes 1 à 6 : omissis paragraphes 1 à 6 : inchangés 7. Les obligations juridiques contractées pour des actions dont la réalisation s'étend sur plus d'un exercice comportent une date limite d'exécution qui doit être précisée vis-à-vis du bénéficiaire, selon la forme appropriée, lors de l'octroi de l'aide. 7. Les obligations juridiques contractées pour des actions, dont la réalisation s'étend sur plus d'un exercice, et les propositions d'engagement correspondantes comportent une date limite d'exécution. Cette date doit figurer dans les propositions d'engagement et être précisée vis-à- vis du bénéficiaire, selon la forme appropriée. Les parties de ces engagements, éventuellement, non exécutées six mois après cette date font l'objet d'un dégagement, conformément aux dispositions de l'article 7. § 6. La détermination de cette date limite tiendra dûment compte de l'exigence de réalisation pluriannuelle des opérations financées, ainsi que des conditions spécifiques d'exécution par rapport aux différents domaines d'intervention. La détermination de cette date limite tiendra dûment compte de l'exigence de réalisation pluriannuelle des opérations financées, ainsi que des conditions spécifiques d'exécution par rapport aux différents domaines d'intervention. La Commission peut, dans des circonstances particulières, adapter la date limite d'exécution de ces obligations, sur la base de justifications appropriées fournies par les bénéficiaires. La Commission peut, dans des circonstances particulières, adapter la date limite d'exécution de ces obligations, sur la base de justifications appropriées fournies par les bénéficiaires. Contrôle renforcé des engagements en cours (Date limite) Tolérance ^ X Dans ce cas, l'adaptation de la date doit suivre la même procédure que la proposition d'engagement et être notifiée au bénéficiaire par avenant à son contrat ou par toute autre forme juridique appropriée. Dérogation TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 7 Article 7 L'utilisation des crédits est soumise aux règles suivantes : L'utilisation des crédits est soumise aux règles suivantes 1. (omissis) 2. Sur les lignes budgétaires comportant la distinction entre crédits d'engagement et crédits de paiement : les crédits d'engagement et les crédits de paiement non utilisés à la fin de l'exercice pour lequel ils ont été inscrits sont en règle générale annulés. Toutefois, ils peuvent faire l'objet d'une décision de report, limité au seul exercice suivant, prise par la Commission au plus tard le 15 février conformément aux critères énumérés ci-après : 1. 2. inchangé inchangé a) en ce qui concerne les crédits d'engagement : a) en ce qui concerne les crédits d'engagement: - les montants qui correspondent aux dossiers dont la conclusion est pratiquement achevée au 31 décembre, mais qui n'ont pu encore être traduits dans des engagements comptables, ces montants devant en principe être engagés avant le 31 mars de Tannée suivante, - les montants qui se révèlent nécessaires lorsque le Conseil a arrêté l'acte de base vers la fin de l'exercice, sans que la Commission ait pu engager avant le 31 décembre les crédits prévus à cette fin au budget ; - les montants correspondant aux dossiers dont la conclusion est pratiquement achevée au 31 décembre, mais qui n'ont pu encore être traduits dans des engagements comptables, doivent en principe être engagés avant le 31 mars de l'année suivante, - les montants qui se révèlent nécessaires lorsque le Conseil a arrêté l'acte de base vers la fin de l'exercice, sans que la Commission ait pu engager avant le 31 décembre les crédits prévus à cette fin au budget; b) en ce qui concerne les crédits de paiement : b) inchangé - les montants nécessaires pour couvrir des engagements antérieurs ou liés à des crédits d'engagement reportés, lorsque les crédits prévus sur les lignes concernées au budget de l'exercice suivant ne permettent pas de couvrir le cadre de ses les besoins. La Commission, dans compétences d'exécution, envisagera, en fonction des exigences de gestion, d'utiliser par priorité les crédits autorisés pour l'exercice en cours et n'aura recours aux crédits reportés qu'après épuisement des premiers. La Commission informe l'autorité budgétaire, au plus tard le 15 mars, de la décision prise, en précisant, par poste budgétaire, comment les critères convenus sont appliqués à chaque report. Ne peuvent faire l'objet d'un report les crédits provisionnels. inchangé inchangé modification purement rédactionnelle TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 7 - suite Article 7 » suite (points 3 à 5 : omissis) (points 3 à 5 : inchangés) Les dégagements, par suite de la non-exécution totale ou partielle des projets auxquels les crédits ont été affectés, sur les lignes budgétaires comportant la distinction entre crédits d'engagement et crédits de paiement, intervenant au cours des exercices ultérieurs par rapport à l'exercice pour lequel ces crédits ont été inscrits au budget, donnent lieu, en règle générale, à l'annulation des crédits correspondants. 6. Les dégagements, par suite de la non-exécution totale ou partielle des projets auxquels les crédits ont été affectés, sur les lignes budgétaires comportant la distinction entre crédits d'engagement et crédits de paiement, intervenant au cours des exercices ultérieurs par rapport à l'exercice pour lequel ces crédits ont été inscrits au budget, donnent lieu, en règle générale, à l'annulation des crédits correspondants. Par ailleurs, il y a lieu de procéder au indûment recouvrement des montants éventuellement payés. Symétrie entre dégagements et recouvrements. la reconstitution du crédit d'engagement Toutefois, correspondant au dégagement peut avoir lieu, à titre exceptionnel, lorsqu'il se révèle indispensable de réaliser le programme initialement envisagé, sauf si le budget de l'exercice en cours comporte des disponibilités à cette fin. A cette fin, la Commission, au début de chaque exercice, examine les dégagements intervenus au cours de l'exercice précédent et apprécie, en fonction des besoins, la nécessité de la reconstitution des crédits correspondants. La Commission prend cette décision avant le 15 février de chaque exercice. La Commission informe l'autorité budgétaire au plus tard le 15 mars de la décision prise, en précisant, par poste budgétaire, les raisons qui justifient chaque reconstitution de crédits. (points 7 à 9 : omissis) inchangé 5^ (points 7 à 9 : inchangés) TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 22 Article 22 1. La Commission exécute le budget conformément au présent règlement financier, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués. L'exécution des crédits inscrits au budget pour toute action communautaire significative nécessite l'arrêt préalable d'un acte de base, conformément à la procédure et aux dispositions du titre IV paragraphe 3 point c) de la déclaration commune du 30 juin 1982^ ) 2. La Commission reconnaît au Parlement européen, au Conseil, à la Cour de justice, à la Cour des comptes, au Comité économique et social ainsi qu'au Comité des régions, les pouvoirs nécessaires à l'exécution des sections du budget qui les concernent. paragraphes 1 à 3 : inchangés d'un Le Comité économique et social et le Comité des régions délèguent, pouvoirs d'ordonnateur au responsable administratif de la "partie C" de la structure organisationnelle commune et fixent les limites et les conditions de cette délégation. commun accord, les 3. Conformément à l'article 2, chaque institution prend les mesures appropriées, tant sur le plan de l'organisation que du suivi, afin d'assurer la réalisation des objectifs qu'elle s'est assignés. (D JOn°C 194 du 28. 7 1982, p. 1 TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 22 - suite Article 22 - suite 4. A l'exception des cas prévus aux articles 28, 29, 39, 48 et 52, relatifs aux décisions de passer outre, la Commission et chacune des autres institutions peuvent déléguer leurs pouvoirs d'exécution du budget dans les conditions déterminées par leurs règlements intérieurs et dans les limites qu'elles fixent dans l'acte de délégation. 4. A l'exception des cas prévus aux articles 28, 29, 39, 48 et 52, relatifs aux décisions de passer outre, la Commission et chacune des autres institutions peuvent déléguer leurs pouvoirs d'exécution du budget dans les conditions déterminées par leurs règlements intérieurs et dans les limites qu'elles fixent dans l'acte de délégation. Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés. Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés. Les délégations doivent être notifiées à toutes les intéressées conformément aux modalités instances d'exécution prévue à l'article 139. Les délégations doivent être notifiées à toutes les intéressées conformément aux modalités instances d'exécution prévue à l'article 139. Tout agent qui procède à des actes d'ordonnancement des engagements ou des paiements sans avoir reçu délégation ou subdélégation ou en dehors des limites des pouvoirs qui lui sont expressément conférés engage sa responsabilité éventuellement, pécuniaire conformément aux dispositions du Titre V. disciplinaire et Renforcement du contrôle des délégations du pouvoir d'exécution TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 22 - suite Article 22 - suite 4. bis Lorsque la Commission pour l'exécution de certains programmes fait recours à des formes de sous- traitance, les contrats conclus doivent comprendre toutes les dispositions appropriées pour assurer la transparence des opérations effectuées dans le cadre de la sous- traitance conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 139. Gestion rigoureuse de la sous- traitance Pans le cas où les versements effectués aux sous- traitants produisent des intérêts utilisables pour le financement des programmes en question, il est procédé comme suit : possibilité générale d'existence d'intérêts, indépendamment de l'acte debase - les intérêts produits par ces fonds font l'objet périodiquement, sur base d'échéances au maximum semestrielles, d'ordres de recouvrement donnant lieu à imputation à l'état des recettes: f I i - parallèlement il est procédé à l'ouverture de crédits pour le montant correspondant, tant en engagements qu'en paiements, sur la ligne de l'état des dépenses qui a supporté la dépense initiale. 5. inchangé écriture comptable pour assurer l'inscription des sommes Sauf dispositions contraires, 5. le médiateur, le Comité économique et social et le Comité des régions sont assimilés, pour l'application du présent règlement, aux institutions des Communautés. En ce qui concerne la structure orgamsationnelle commune du Comité économique et social et du Comité des régions, il est établi une comptabilité analytique des dépenses, permettant de déterminer, sur la base de l'exécution, la quote-part des prestations fournies à chacun de ces deux organes. TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 24 Chaque institution nomme un contrôleur financier. Le Comité économique et social et le Comité des régions nomment d'un commun accord un contrôleur financier. Il exerce ses fonctions conformément aux principes énoncés à l'article 2 et aux dispositions de l'article 22 paragraphe 3. Il fait rapport à son institution sur tout problème qu'il relève au sujet de la gestion des fonds communautaires. Il est chargé du contrôle : - de l'engagement et de l'ordonnancement de toutes les dépenses, - de la constatation et du recouvrement de toutes les recettes Le contrôleur financier est obligatoirement consulté sur la mise en place des systèmes comptables de l'institution à laquelle il est attaché. Il a accès aux données de ces systèmes. Le contrôle effectué par cet agent a lieu sur les dossiers relatifs aux dépenses et aux recettes ainsi que sur place en cas de besoin. Article 24 inchangé inchangé inchangé Elargissement des compétences du contrôleur financier -Wt Le contrôleur financier est obligatoirement consulté sur la mise en place et la modification des systèmes comptables et des systèmes d'inventaire de l'institution à laquelle il est attaché ainsi que sur la mise en place et la modification des systèmes de gestion financière utilisés par les ordonnateurs. Il a accès aux données de ces systèmes. Le contrôle effectué par cet agent a lieu sur les dossiers relatifs aux dépenses et aux recettes ainsi que sur place en cas de besoin. Le contrôleur financier exerce l'audit interne de l'institution, conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 139. (Alinéas 6, 7, 8 et 9 : omissis) (Alinéas 6, 7, 8 et 9 : inchangés) TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 25 Dans chaque institution, l'encaissement des recettes et le paiement des dépenses sont effectués par un comptable. Le comptable est nommé par l'institution. Le Comité économique et social et le Comité des régions nomment d'un commun accord le comptable. Sans préjudice du régime prévu aux articles 4 et 5 du règlement (CEE) n° 729/70 du Conseil, du 21 avril 1970, relatif au financement de la politique agricole commune*1) , modifié en dernier lieu par le règlement (CEE) n° 2048/88<2), et sous réserve de l'article 53 second alinéa relatif aux modalités de paiement, de l'article 54 relatif aux régies d'avances et de l'article 111 relatif au financement des aides extérieures du présent règlement financier, le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation. Le comptable est chargé de la préparation des états financiers prévus aux articles 78, 79, 80 et 81 du présent règlement financier. Article 25 inchangé inchangé inchangé inchangé Le comptable est consulté sur la mise en place et la modification des systèmes comptables de gestion financière utilisés par les ordonnateurs, dans le cas où ces systèmes sont destinés à fournir des données à la comptabilité centrale. Il a accès, à sa demande, aux données de ces systèmes. Informatique Symétrie avec les prérogatives du Contrôleur financier (art 24 du R. F. ) Il peut être assisté dans sa tâche par un ou plusieurs comptables subordonnés, nommés dans les mêmes conditions que le comptable. Les règles particulières applicables au comptable et aux comptables subordonnés sont arrêtées dans le cadre des modalités d'exécution prévues à l'article 139. inchangé inchangé 0) JOn°L 94 du 28. 4. 1970, p. 13. (2) JOn°L 185 du 15. 7. 1988, p. 1 TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 27 Article 27 1 Par dérogation à l'article 4, peuvent être déduites du montant des mémoires, factures, ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net : 1. inchangé a) les pénalités infligées aux titulaires de contrats ou de marchés; b) les régularisations de sommes indûment payées qui peuvent être opérées par voie de précompte à l'occasion d'une nouvelle liquidation de même nature effectuée au titre du chapitre, de l'article et de l'exercice qui ont supporté le trop payé; c) la valeur d'appareils et de matériels destinés à des fins scientifiques et techniques, ainsi que la valeur des véhicules, des matériels et des installations repris, conformément aux usages commerciaux, à l'occasion de l'acquisition d'appareils, de véhicules, de matériels et d'installations neufs de même nature. Il n'est pas fait recette distinctement des escomptes, ristournes et rabais déduits sur les factures et mémoires. 2. Par dérogation aux articles 4 et 5, peuvent donner lieu à réemploi sur la ligne qui a supporté la dépense initiale : 2. inchangé a) les recettes provenant de la restitution des sommes payées a) inchangé indûment sur crédits budgétaires; b) le produit de fournitures, prestations de services et travaux effectués en faveur d'autres institutions ou organismes, y compris le montant des indemnités de mission payées pour le compte d'autres institutions ou organismes et remboursées par ceux-ci; c) le montant des indemnités d'assurances perçues; d) les recettes provenant d'indemnités locatives; e) les recettes provenant de la vente de publications et de films; 0 le montant des remboursements effectués par les Etats membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes en ce qui concerne les charges fiscales incorporées dans le prix des produits ou prestations fournis aux Communautés; b) inchangé c) d) e) inchangé inchangé inchangé CSà transféré le point/) du paragraphe 2. devient un nouveau paragraphe 3 TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES (art. 27 § 2 - suite) (art. 27 § 2 - suite) g) les recettes provenant de fournitures, de prestations de f} inchangé service et de travaux effectués à titre onéreux; h) le produit provenant de la vente des véhicules, des matériels et des installations, ainsi que d'appareils, de matériels et de matières à des fins scientifiques et techniques, cédés à l'occasion de leur renouvellement, ou de leur réforme. Les opérations de réemploi doivent intervenir avant la fin de l'exercice qui suit celui au cours duquel la recette a été encaissée. Le plan comptable prévoit des comptes d'ordre permettant de suivre les opérations de réemploi tant en recettes qu'en dépenses. 3. Par dérogation à l'article 4 peuvent être imputés en diminution des dépenses les remboursements effectués par des tiers lorsque l'institution a effectué un paiement dont elle est juridiquement débitrice à l'égard des créanciers, mais dont tout ou partie du montant a été payé aux lieu et place de ces tiers. 4. Par dérogation à l'article 4, peuvent être compensées les différences de change enregistrées au cours de l'exécution budgétaire. Le résultat final, positif ou négatif, est repris au solde de l'exercice. 5. Dans les cas visés au paragraphe 1 point c) et au paragraphe 2 points b), d), e), g) et h), le réemploi et la déduction ne sont possibles que s'ils sont prévus dans les commentaires au budget. Des estimations des montants prévus pour le réemploi figurent dans le commentaire pour informa tion. Les Institutions justifient les écart; entre ces estimations et les montants qui ont effectivement donné heu au réemploi. g) inchangé inchangé inchangé 3. Par dérogation à l'article 4. les prix des produits ou prestations fournis aux Communautés, incorporant des charges fiscales oui font l'obiet d'un remboursement par les Etats membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités sont imputés budgétairement pour le net. Les remboursements des charges fiscales susmentionnées font l'obiet d'un suivi séparé en comptabilité. 4. inchangé 5. inchangé 6. Dans les cas visés au paragraphe 1 point c) et au paragraphe 2 points b), d), e), f} et g), le réemploi et la déduction ne sont possibles que s'ils sont prévus dans les commentaires au budget (inchangé) nouveau paragraphe 3 reprenant le point f) du paragraphe 2, aménagé. Amélioration système et simplification du comptable TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 28 Toute mesure ou situation de nature à engendrer ou à modifier 1. une créance des Communautés doit faire préalablement l'objet d'une prévision de créance de la part de l'ordonnateur compétent. Ces prévisions sont transmises au contrôleur financier de l'institution pour visa et au comptable en vue de l'enregistrement pour mémoire. Elles mentionnent notamment la nature et l'imputation budgétaire de la recette, ainsi que, dans la mesure du possible, l'évaluation du montant et la désignation du débiteur. Le visa du contrôleur financier a pour objet de constater : a) l'exactitude de l'imputation ; b) la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des règlements ainsi que de tout acte pris en exécution des traités et des règlements, et des principes de bonne gestion financière visés à l'article 2. Le contrôleur financier peut refuser son visa si, à son avis, les conditions visées au troisième alinéa points a) et b) ne sont pas remplies. L'autorité supérieure de l'institution peut, par une décision dûment motivée, prise sous sa seule responsabilité, passer outre. Cette décision revêt un caractère exécutoire ; elle est communiquée pour information au contrôleur financier. L'autorité supérieure de chaque institution informe la Cour des comptes, dans le délai d'un mois, de chacune de ces décisions. 2. Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible doit faire l'objet, de la part de l'ordonnateur compétent, d'une constatation de créance et d'un ordre de recouvrement qui, accompagnés des pièces justificativtïs, sont adressés pour visa préalable au contrôleur financier. Ces créances font l'objet, après visa de celui-ci, d'un enregistrement par le comptai )le conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 13'. Article 28 inchangé inchangé TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 28 § 2 - suite Article 28 - suite inchangé Certaines recettes courantes peuvent faire l'objet de constatations prévisionnelles. Ces constatations prévisionnelles ainsi que leurs modifications intervenant avant la clôture de l'exercice sont soumises au visa du contrôleur financier, conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 139. Le visa a pour objet de constater : a) l'exactitude de l'imputation budgétaire ; b) la régularité et la conformité de l'ordre au regard des dispositions applicables; c) la régularité des pièces justificatives ; d) l'exactitude de la désignation du débiteur, e) la date d'échéance ; f) la concordance avec la bonne gestion financière visée à l'article 2 ; g) l'exactitude du montant et de la devise de recouvrement. En cas de refus de visa, le paragraphe 1 cinquième alinéa est applicable. Prise en compte des ressources propres traditionnelles 3. Par dérogation aux dispositions du paragraphe 1. les ressources propres définies à l'article 2 paragraphes 1 et 2 de la décision du Conseil 94/728. versées à échéances fixes par les Etats membres, ne font pas l'objet d'une prévision de créance préalable à la mise directe à la disposition de la Commission des montants par les Etats membres. Elles font l'objet, de la part de l'ordonnateur compétent d'un ordre de recouvrement. Pour les recettes relatives à l'article 2 paragraphe 1 points a) et b) de ladite décision, les ordres de recouvrement sont établis sur la base des relevés mensuels des droits constatés par les Etats membres et transmis par ceux-ci à la Commission. Les ordres de recouvrement sont adressés pour visa au contrôleur financier. Après visa de celui-ci. ils sont enregistrés par le comptable conformément aux modalités d'exécution prévue à l'article 139. TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 36 Article 36 Pour toute mesure de nature à provoquer une 1. dépense à la charge du budget, l'ordonnateur doit établir préalablement une proposition d'engagement et ne peut procéder à des engagements juridiques vis-à-vis de tiers qu'après que le contrôleur financier ait octroyé son visa. Les dépenses courantes peuvent faire l'objet d'un engagement prévisionnel. Pour toute mesure de nature à provoquer une 1. dépense à la charge du budget, l'ordonnateur doit établir préalablement une proposition d'engagement et ne peut procéder à des engagements juridiques vis-à-vis de tiers qu'après que le contrôleur financier ait octroyé son visa. Les dépenses courantes peuvent faire l'objet d'un engagement provisionnel. la Commission Valent engagement de dépenses les décisions 2. prises par aux dispositions qui l'autorisent à accorder un soutien financier au titre des différents fonds ou d'actions analogues, sans préjudice de l'article 99. conformément conformément la Commission Valent engagement de dépenses les décisions 2. prises par aux dispositions qui l'autorisent à accorder un soutien financier au titre des différents fonds ou actions, sans préjudice de l'article 99. Sauf si. en application des dispositions visées ci-dessus, ces décisions prévoient un délai d'exécution different lesdits engagements couvrent jusqu'au 31 décembre de l'année n+1 le coût total des engagements juridiques individuels v afférents. 3. Les conditions d'exécution des paragraphes 1 et 2 sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 139. Elles doivent permettre d'assurer, d'après les besoins comptabilisation des l'exacte réels, engagements et des ordonnancements. Pendant la période d'exécution visée au premier alinéa, la conclusion de chaque engagement juridique individuel fait l'obiet d'un enregistrement par Vnrrinnnateiif, dans la comptabilité centrale, en imputation de l'engagement visé au premier alinéa Après le délai fixé, le solde non exécuté est dégagé. 3. Les conditions d'exécution des paragraphes 1 et 2 doivent permettre d'assurer, d'après les besoins réels, l'exacte comptabilisation des engagements et des ordonnancements et le suivi de la correspondance entre les engagements juridiques spécifiques et l'engagement la budgétaire global prévu par Commission. Elles sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 139. la décision de Correspondance entre engagements juridiques et budgétaires et contrôle des engagements en cours Articles SI et suivants des Modalités d'exécution. Surtout art 53 modifié. TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 39 Le contrôleur financier peut refuser son visa si, à son avis, les conditions visées à l'article 38 paragraphe 1 ne sont pas remplies. Tout refus doit faire l'objet d'une observation écrite dûment motivée. Il est signifié à l'ordonnateur. En cas de refus de visa et si l'ordonnateur maintient sa proposition, l'autorité supérieur de celle des institutions visées aux premier et deuxième paragraphes de l'article 22 qui est concernée est saisie pour décision. Honnis les cas où la disponibilité des crédits est en cause, ladite autorité supérieure peut, par une décision dûment motivée, prise sous sa seule responsabilité, passer outre au refus de visa. Cette décision a effet exécutoire; elle est communiquée pour information au contrôleur financier. L'autorité supérieure de chaque institution informe la Cour des comptes, dans le délais d'un mois, de chacune de ces décisions. Article 39 inchangé En cas de refus de visa et si l'ordonnateur maintient sa proposition, l'autorité supérieur de celle des institutions visées aux premier et deuxième paragraphes de l'article 22 qui est concernée est saisie pour décision, dans un délai de deux mois à compter de la date dudit refus. Hormis les cas où la disponibilité des crédits est en cause, ladite autorité supérieure peut, par une décision dûment motivée, prise sous sa seule responsabilité, passer outre au refus de visa. Cette décision est exécutoire avec effet à partir de la date du refus de visa. Elle doit être prise, au plus tard, le 15 février de l'année n+1. Elle est communiquée pour information au contrôleur financier. L'autorité supérieure de chaque institution informe la Cour des comptes, dans le délais d'un mois, de chacune de ces décisions. Resserrement de la procédure pour passer-outre au refus de visa du CF TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 44 Article 44 L'ordre de paiement doit mentionner: L'ordre de paiement doit mentionner: - - l'exercice d'imputation, l'article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire, - la somme à payer en chiffres et en toutes lettres, exprimée en écus ou en monnaie nationale, - - le nom et l'adresse du bénéficiaire, l'objet de la dépense, - - - - - l'exercice d'imputation, l'article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire, la somme à payer en chiffres et en toutes iettres, exprimée en écus ou en monnaie nationale. Toutefois, lorsque les ordres de paiement sont transmis aux banques selon des procédures informatisées, l'expression du montant en toutes lettres n'est pas requise. le nom et l'adresse du bénéficiaire, l'objet de la dépense, - dans la mesure du possible, le mode de - dans la mesure du possible, le mode de paiement. paiement. L'ordre de paiement est daté et l'ordonnateur. signé par : L'ordre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur. Informatique TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 65 Il est tenu en nombre et en valeur, conformément au modèle arrêté par la Commission, des inventaires permanents de tous les biens meubles et immeubles constituant les patrimoines des Communautés. Seuls sont inscrits à ces inventaires les biens meubles dont la valeur dépasse un montant fixé par les modalités d'exécution prévues à l'article 139. Chaque institution fait vérifier par ses propres services la concordance entre les écritures d'inventaire et la réalité conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 139. Article 65 inchangé inchangé Discipline dans la gestion des inventaires <3~- Le système d'inventaire établi et géré par l'ordonnateur avec l'assistance technique et sous la surveillance du Comptable, doit fournir au système central de la comptabilité les informations pertinentes nécessaires à l'établissement du bilan financier de l'institution. A cet effet les systèmes d'inventaire et de comptabilité sont organisés pour assurer la concordance de leurs informations respectives et garantir l'auditabilité des transactions depuis son inscription à l'inventaire et son déclassement ou sa mise au rebut. l'acquisition d'un bien, Les institutions arrêtent chacune pour ce qui les concerne les dispositions relatives à la conservation des biens repris dans leurs bilans respectifs et déterminent les services administratifs responsables de celui-ci. TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 70 Article 70 Le plan comptable établit une distinction entre comptes budgétaires et comptes de bilan. Le plan comptable établit une distinction entre comptes de charges et produits, et comptes de bilan. Il comprend deux parties : Il comprend deux parties : a) les comptes de produits et de charges budgétaires qui permettent de suivre le détail de l'exécution du budget ; a) les comptes de produits et de charges qui se subdivisent en deux catégories distinctes : Amélioration du système comptable b) les comptes de bilan qui permettent d'établir la situation patrimoniale des institutions. Ces comptes font apparaître l'incidence prévisionnelle des obligations juridiques des Communautés. Les conditions détaillées d'établissement et de fonctionnement du plan comptable, tant pour les opérations patrimoniales que pour les opérations budgétaires, sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 139. La comptabilité doit permettre l'établissement d'une balance patrimoniale annuelle et d'une situation mensuelle par chapitre et article des recettes et dépenses budgétaires. Ces situations sont transmises au contrôleur financier, à l'ordonnateur et à la Cour des comptes. ? - les comptes de charges et produits budgétaires qui permettent de suivre l'exécution du budget et de dégager le solde de l'exercice budgétaire. - les comptes de charges et produits non budgétaires qui s'ajoutent à la catégorie précédente permettant de dégager un résultat comptable élargi ; b) inchangé 3ème, 4ème et 5ème alinéas : inchangés V Article 70 bis En es qui concerne la prise en compte de la dépréciation des éléments d'actif, les règles d'amortissement et de constitution de provisions sont déterminées par les mooalités d'exécution prévues à l'article 139. Idem Aucune implication sur les flux budgétaires. Exclusivement des écritures comptables. TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 79 Article 79 Chaque institution communique à la Commission, pour le 1er mars au plus tard, les données qui lui sont nécessaires en vue de l'établissement du compte de gestion et du bilan financier, après les avoir soumises à son contrôleur financier, ainsi qu'une contribution à l'analyse de la gestion financière visée à l'article 80. Chaque institution communique à la Commission, pour le 1er mars au plus tard, les données qui lui sont nécessaires en vue de l'établissement du compte de gestion et du bilan financier, ainsi qu'une contribution à l'analyse de la gestion financière visée à l'article 80. après les avoir soumises à son contrôleur financier. Soumission aussi de l'analyse de la gestion financière au contrôleur financier TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 104 Article 104 1. A l'intérieur de chaque chapitre, les virements d'article à article sont effectués par décision de la Commission, prise au plus tard le 31 janvier, selon la procédure prévue à l'article 13 du règlement (CEE) n° 729/70. La Commission informe l'autorité budgétaire de ces virements. inchangé l'autorité 2. La Commission peut proposer à budgétaire, au plus tard un mois avant le 31 janvier de l'exercice suivant, des virements de crédits de chapitre à chapitre. Le Conseil, après consultation du Parlement, statue à la majorité qualifiée dans un délai de trois semaines. Le Parlement rend son avis en temps utile pour permettre au Conseil d'en prendre connaissance et de statuer dans le délai indiqué. A défaut d'une décision du Conseil dans ce délai, les propositions de virement sont réputées approuvées. l'autorité 2. La Commission peut proposer à budgétaire, au plus tard 21 jours avant le 31 janvier de l'exercice suivant, des virements de crédits de chapitre à chapitre. Le Conseil, après consultation du Parlement, statue à la majorité qualifiée dans un délai de trois semaines. Le Parlement rend son avis en temps utile pour permettre au Conseil d'en prendre connaissance et de statuer dans le délai indiqué. A défaut d'une décision du Conseil dans ce délai, les propositions de virement sont réputées approuvées. 3. Les virements relatifs à la réserve monétaire, visée à sont décidés conformément à l'article 26 paragraphe 5 point a). l'article 19 paragraphe 6, inchangé TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES Article 109 Article 109 (paragraphes 1 et 2 : omissis) (paragraphes 1 et 2 : inchangés) 3. Il transmet, pour accord, à la Commission le résultat du dépouillement des offres et une proposition d'attribution du marché. Il signe les marchés, contrats, avenants et devis et les notifie à la Commission. La Commission procède, le cas échéant, pour les marchés, avenants et devis à des engagements les procédures prévues aux articles 36 à 39. Les engagements individuels sont à valoir sur les engagements au titre financement prévues à des conventions de l'article 106 paragraphe 2. individuels selon 3. Il transmet, pour accord, à la Commission le résultat du dépouillement des offres et une proposition d'attribution du marché. Il signe les marchés, contrats, avenants et devis et les notifie à la Commission. La Commission procède, le cas échéant, pour les marchés, avenants et devis à des engagements les procédures prévues aux articles 36 à 39. Les engagements individuels sont à valoir sur les engagements au titre financement prévues à des conventions de l'article 106 paragraphe 2. selon la disposition de l'article 36 paragraphe 2. 2ème alinéa. individuels selon Correspondance entre engagements juridiques et budgétaires et contrôle des engagements en cours (paragraphe 4 : omissis) (paragraphe 4 : inchangé) TEXTE ACTUEL DU REGLEMENT FINANCIER PROJET DE MODIFICATION REMARQUES TITRE IX TITRE IX DISPOSITIONS PARTICULIERES APPLICABLES AUX AIDES EXTERIEURES DISPOSITIONS PARTICULIERES APPLICABLES AUX AIDES EXTERIEURES (Articles 105 à 111 : omissis) (Articles 105 à ill : inchangés) SECTION III PASSATION DES MARCHES SECTION III PASSATION DES MARCHES Article 112 Article 112 Par dérogation aux dispositions du titre IV du présent règlement financier, la passation et l'attribution des marchés financés par la Communauté, au bénéfice des destinataires des aides extérieures, sont régies par les dispositions suivantes. sur financées extérieures Par dérogation au titre IV. la présente section s'applique aux cas dans lesquels la Commission, dans le cadre des aides le budget des Communautés européennes, intervient en qualité de pouvoir adiudicateur dans la passation de marchés de travaux, de fournitures ou de services non couverts par les dispositions des directives du Conseil portant coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services ou par l'Accord plurilateral sur les marchés publics, conclu au sein de l'Organisation mondiale du commerce. Article 113 La procédure à appliquer pour la passation des marchés de travaux, de fournitures ou de services est déterminée dans la convention de financement ou le contrat, compte tenu des principes énoncés ci-après. Article 113 La procédure à appliquer pour la passation des marchés de travaux, de fournitures ou de services financés sur le budget des Communautés européennes, au bénéfice des destinataires des aides extérieures, est déterminée dans la convention de financement ou le contrat, compte tenu des principes énoncés ci-après. (articles 114 et suivants : omissis) (articles 114 et suivants : inchangés) Modification de la Section III du Titre IX les accords Cette modification qui vise à garantir l'harmonie du Titre DC avec les directives du Conseil sur la passation des marchés et internationaux dont la Communauté est signataire (principalement l'accord GATT), représente une urgence particulière du fait que la Commission s'est engagée, lors de la révision relative au 1er train, à présenter une proposition de modification audit titre avant fin 1995. Cette adaptation peut être obtenue par la seule modification de l'article 112, afin de mettre sur pied d'égalité la Commission avec le Etats membres. -^ V ISSN 0254-1475 COM(96) 351 final DOCUMENTS EN 01 Catalogue number : CB-CO-96-358-EN-C ISBN 92-78-06951-5 Office for Official Publications of the European Communities L-2985 Luxembourg