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Contexte et problématique
La direction du matériel de la SNCF a pour mission de gérer le cycle de vie du matériel ferroviaire, de sa conception à sa radiation. Elle fournit les spécifications techniques qui permettent de construire les trains, et assure l’ingénierie et la maintenance du matériel. En matière de maintenance, elle compte 39 technicentres réunissant 70 sites de production répartis sur l’ensemble du territoire.
Dans le cadre de leurs missions de maintenance du matériel, les technicentres établissent des fiches de constatation d’anomalies. Ces anomalies peuvent être d’origine organisationnelle (une équipe envoyée sur le terrain qui ne dispose pas de toutes les informations nécessaires à une intervention efficace) ou matérielle (un outil défaillant sur un poste de travail qui n’est pas signalé).
D’un centre à l’autre, ces fiches ne sont pas établies de manière uniforme. En effet, certains centres utilisent uniquement des documents papier ; d’autres ont développé leur propre application informatique souvent différente de celle du centre voisin.
Un gain de temps important au niveau de l’ouverture et de la clôture des procédures.
La base documentaire compte aujourd’hui 4000 procédures. Elle s’enrichit sans cesse.
80% des technicentres se sont approprié la solution Alfresco.
1 600 utilisateurs par mois.
L’objectif est d’atteindre 5 000 utilisateurs par mois.
Solution mise en œuvre
Afin d’assurer la gestion de l’ensemble de ces fiches en garantissant des pratiques homogènes, la direction du matériel lance en 2009 le projet « Grimoire ».
Des groupes de travail sont mis en place pour réaliser une expression des besoins. L’objectif est d’outiller la démarche, de dématérialiser les processus, de s’équiper d’un outil unique. La solution doit être facile à utiliser. Dans la mesure où le projet « Grimoire » va apporter des changements dans les habitudes de fonctionnement des équipes, la solution mise en place doit surtout garantir une forte adéquation avec le métier afin de générer l’adhésion de tous au projet.
Le cahier des charges ayant été établi, une consultation est lancée par la maîtrise d’ouvrage de SNCF. Après l’étude des dossiers, il s’avère que la solution proposée par Alfresco répond en tous points aux besoins exprimés.
Alfresco permet de gérer de manière automatisée et centralisée le traitement de l’ensemble de ces workflows de traitement d’anomalies. En effet, ces fiches sont à l’origine d’un ou de plusieurs workflows de traitement des anomalies, de leur détection à la mise en œuvre de leur correction.
Pour accélérer le déploiement, la Direction du matériel de la SNCF a mis en place des techniques d’e-learning qui donnent la possibilité à chaque technicien de se former en fonction de ses disponibilités.
Ce dispositif va permettre de bénéficier de la pleine capacité de la solution Alfresco et d’obtenir une gestion uniforme et optimisée des anomalies de maintenance.
Grâce à Alfresco, la SNCF dématérialise des processus avancés :
Les workflows peuvent comporter jusqu’à vingt tâches, et une cinquantaine de propriétés,
Les tâches de traitement sont assignées dynamiquement aux technicentres concernés,
L’historique de chaque workflow est consigné dans des documents PDF stockés dans Alfresco,
Les utilisateurs disposent de multiples tableaux de bord pour administrer leur tâches et processus.
Download Printer-friendly PDF « L’adéquation fonctionnelle et la capacité de travail collaboratif proposées par la solution Alfresco ont été déterminantes dans notre choix. Nous avons considéré comme une opportunité le fait que la solution Alfresco soit open source, alors que nous n’avions pas d’exigence sur ce point. Cette opportunité s’est avérée être un atout. Et le fait de ne pas avoir retenu un système propriétaire nous a permis de mettre en place une solution qui colle parfaitement à nos spécificités « métier ».
— Nicolas Mercurio, conducteur de projet MOE
A propos d'Alfresco
Alfresco est une plateforme de collaboration et de gestion des contenus critiques de l'entreprise. Elle facilite la gestion des processus à gros volumes de documents et permet de collaborer en toute sécurité. Les entreprises peuvent ainsi répondre parfaitement aux besoins de leurs clients et s’adapter rapidement aux évolutions du marché. Chaque jour, près de 7 millions de professionnels dans plus de 180 pays utilisent Alfresco pour gérer 4 milliards de documents, fichiers et processus, derrière le pare-feu, dans le cloud ou encore sur leurs appareils mobiles. ResourcesEvents
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