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Documents CM
CM(2011)96 final 15 février 2012
1134 Réunion, 15-16 février 2012
1 Questions générales
1.6 Lignes directrices révisées pour la réforme et modernisation des méthodes de travail du Comité
Point préparé par le GT-REF.INST lors de sa réunion du 12 janvier 2012 et procédure écrite
1. Réunions des Délégués des Ministres 1. Le Comité des Ministres devrait traiter avant tout de l’orientation stratégique et politique de l’Organisation. A cette fin, les ordres du jour devraient principalement inclure des points de nature politique et/ou des points nécessitant une décision.
Les projets d’ordres du jour sont préparés par le(la) Président(e) et le Secrétariat. 2. Le(la) Président(e), avec l'aide du Bureau, veille à ce que les projets d'ordres du jour pour les réunions contiennent des points prêts pour décision et prennent en compte le temps imparti. Ils devraient éviter l’ajout de points qui ne sont pas urgents ou qui pourraient être préparés par le groupe subsidiaire compétent. 3. Afin de renforcer le rôle du Comité des Ministres en tant que forum politique, des débats de fond sur des questions d’actualité concernant l’Europe entière sont, en principe, organisés régulièrement (4 à 6 fois par an au total). Les Etats membres proposent des sujets à inclure dans l'ordre du jour pour discussion et peuvent fournir des documents pour introduire une discussion thématique.
4. Les réunions des Délégués sont organisées comme suit, en gardant une certaine flexibilité :
· 3 réunions des Délégués par mois ;
· les réunions Droits de l'homme (DH) des Délégués, consacrées à la surveillance de l’exécution des arrêts de la Cour conformément à l’article 46 de la Convention européenne des droits de l’homme, ont lieu au moins 4 fois par an pour une durée de deux ou trois jours. Elles n’ont pas lieu durant les mêmes semaines que les autres réunions des Délégués ;
· le(la) Président(e) devrait pouvoir convoquer des réunions extraordinaires portant sur des questions urgentes sur proposition d'une ou plusieurs délégations ou du/de la Secrétaire Général(e) ;
· en principe, les Délégués se réunissent le mercredi ;
· la session du matin commence avec les questions politiques et un bref rapport du (de la) Secrétaire Général(e) et/ou du (de la) Secrétaire Général(e) Adjoint(e). La session de l’après-midi, qui ne devrait pas durer plus de 3 heures, est consacrée aux points restants, le cas échéant. · des auditions et des échanges de vues sur des thèmes d’orientation stratégique et politique particulièrement porteurs pour le Conseil de l’Europe ont lieu en principe en début de la session de l’après-midi (pas plus d’un par réunion) ;
· les points préparés par les groupes de rapporteurs sont placés dans « l’encadré » pour adoption sans débat aussi souvent que possible au cas où ils ont été approuvés sans objection au niveau du groupe subsidiaire. Les délégations peuvent faire des déclarations sans que cela entraîne de nouvelles discussions ;
· des déclarations du CM sur les événements majeurs sont encouragées ;
· l'utilisation de procédures tacites/l’adoption des décisions ad referendum est encouragée. Le délai normal est de un jour et demi ouvrés. 5. Le/la Président(e) agit de manière neutre et veille à ce que les règles et ces lignes directrices soient respectées. Il/Elle décourage le fait que des points soient retirés de l’encadré, pour discussion, sans raison valable. Les délégations qui souhaitent un tel retrait sont invitées à en informer le(la) Président(e) deux jours ouvrés avant la réunion. Si la question n’a pas de caractère urgent et ayant consulté le(la) Président(e) compétent(e) s’il y a lieu, le point peut être renvoyé au groupe subsidiaire compétent. Au début d’un point, le(la) Président(e) peut faire une brève introduction et indiquer la durée maximale du temps disponible. Trois minutes de temps de parole est alloué à chaque intervention, étant entendu que la Présidence l'utilise avec flexibilité, en fonction du point de l'ordre du jour. Le/La Président(e) devra annoncer le nombre de délégations ayant demandé la parole et donner les noms des deux intervenants suivants au moins sur la liste.
Le(la) Président(e) guide les discussions vers un résultat opérationnel en invitant notamment les délégations à réagir à des textes de compromis ou à des propositions spécifiques. Lorsqu’il apparaît qu’un consensus se dégage, le(la) Président(e) pourrait demander s’il y a des délégations qui ne partagent pas la même position, en vue de conclure la discussion.
S’agissant du temps disponible, le(la) Président(e) pourra clôturer la liste des intervenants ou mettre un terme à la discussion, en demandant des contributions supplémentaires pour les actes.
A la fin d’un point et/ou d’une réunion, le(la) Président(e) devrait indiquer brièvement, en guise de conclusion, les résultats (fond et/ou procédure) obtenus.
Le(la) Président(e) évite d’engager un débat sur la formulation des textes durant les réunions des Délégués. Si le point n’est pas mûr pour une décision, le(la) Président(e) reporte le point. Si le point ne concerne qu’un petit nombre de délégations, le(la) Président(e) peut les inviter, avec l’assistance d’un médiateur et du Secrétariat, le cas échéant, à résoudre la question en marge de la réunion.
Entre les réunions, le(la) Président(e) prend les dispositions nécessaires, en particulier en cas de désaccord sur le fond, pour faire avancer les travaux en question en organisant des consultations avec les délégations. Les résultats sont présentés par le(la) Président(e), chaque fois que possible, par écrit.
6. S’il y a lieu, les délégations sont invitées à communiquer au (à la) Président(e) les positions qu'elles sont susceptibles d’adopter lors d’une prochaine réunion. S’agissant de propositions d’amendement des textes, les délégations sont invitées à présenter par écrit et par avance un libellé spécifique. Les délégations sont encouragées à limiter l’usage de la courtoisie au cours des réunions.
Lorsque des déclarations officielles d'une certaine longueur s’avèrent nécessaires, il conviendra, en principe, de les résumer brièvement en attirant l’attention sur les points culminants et les conclusions, le texte intégral étant distribué séparément le plus tôt possible avant la réunion et inclus, s'il y a lieu, dans les actes de la réunion.
7. Concernant les modalités pour la conduite des échanges de vues, les délégations sont encouragées à soumettre leurs questions par écrit et par avance, ce qui permettra aux invités d’y répondre dans leurs exposés d’introduction.
2. Organes subsidiaires
8. Les groupes de rapporteurs, les coordinateurs thématiques et les groupes de travail ad hoc préparent les décisions du Comité des Ministres idéalement pour adoption sans débat.
9. La liste actuelle des groupes de rapporteurs est la suivante : le GR-DEM, le GR-EXT, le GR-PBA, le GR–C, le GR-H, le GR-J et le GR-SOC1.
10. Les coordinateurs thématiques (« TC ») sont désignés par le Comité des Ministres pour suivre certains domaines importants pour l’Organisation. Les TCs devraient avoir un mandat approuvé par le Comité des Ministres et être limités dans le temps (2 ans) ; le Comité des Ministres prendra la décision de poursuivre, réorienter ou cesser les activités du TC à l’approche de la fin de chaque mandat. Les mandats devraient être accessibles sur le site internet du CM.
Le travail des coordinateurs thématiques devrait être coordonné avec celui du Comité des Ministres. En particulier :
· tous les TCs informeront le Comité des Ministres de leurs projets (au moins une fois par an);
· tous les TCs informeront régulièrement le Comité des Ministres de leurs activités et lui demanderont des orientations en tant que de besoin.
11. Les groupes de travail ad hoc (GTs) devraient avoir des mandats et être limités dans le temps. Les mandats, approuvés par le Comité des Ministres, devraient être accessibles sur le site internet du CM.
Il existe actuellement deux groupes de travail ad hoc :
· GT-SUIVI.Interlaken : son mandat expire le 30 juin 2012 ; la nécessité de poursuivre ce GT sera évaluée à ce moment-là et un mandat sera déterminé pour une autre période limitée dans le temps. Le GT sera renommé GT-REF.ECHR (Réforme du système de la Convention des droits de l'homme).
· GT-REF.INST : la nécessité de poursuivre ou cesser les activités du GT-REF.INST sera examinée en septembre 2013.
12. Le CL-CEDH cessera ses activités à partir de juillet 2012 et le dialogue avec la Cour se poursuivra au niveau du Comité des Ministres, en principe deux fois par an (à la fin janvier (avant l’ouverture de l’année judiciaire) et début juillet), sans dupliquer les travaux dans le cadre du GT-REF.ECHR. La Cour distribuera un document d’information peu avant chaque réunion, afin que les Délégués aient un échange de vues informé. Chaque partie peut demander des échanges de vues supplémentaires si nécessaire.
13. Un calendrier des réunions devrait être préparé, dans la mesure du possible, bien en avance selon les lignes directrices ci-dessous : les réunions devraient se tenir seulement lorsque l’ordre du jour le justifie ; si besoin, le GR-DEM peut se réunir toutes les trois-quatre semaines ; le GR-PBA et le GR-H toutes les quatre semaines ; tous les autres GR toutes les six semaines ; les GT en fonction des exigences de leur tâche ; des réunions supplémentaires peuvent être organisées si nécessaire ;
· en règle générale, les réunions ne devraient pas avoir lieu le lundi et le vendredi ;
· la durée des réunions ne devrait pas dépasser trois heures ;
· les réunions du GR-J et du GR-H ne devraient pas, en principe, avoir lieu au cours d’une même semaine ;
· autant que possible, les réunions devraient être évitées pendant les vacances scolaires.
Le paragraphe 5 ci-dessus s’applique mutatis mutandis aux Président(e)s des groupes de rapporteurs, des groupes de travail ad hoc et aux coordinateurs thématiques. La conduite des réunions devrait suivre ces lignes directrices, ainsi que les points suivants :
· connaissance des points de l’ordre du jour à l’avance, calendrier établi et distribution des documents en temps et en heure ;
· en principe, les documents à débattre devraient être distribués 15 jours ouvrés à l’avance ;
· les délégations devraient en principe présenter leurs propositions d’amendements par écrit 3 à 5 jours ouvrés avant la date de la réunion ;
· des débats préliminaires ou des échanges de vues au sein des groupes ne devraient pas avoir lieu si les documents n’ont pas été distribués à temps ;
· en principe, les documents d’information ne font pas l’objet de discussion, sauf si une délégation le demande ;
· les carnets de bord des groupes devraient être distribués dans les quatre jours qui suivent la réunion.
3. Présentation de documents comme support du processus de décision
14. La présentation des documents devrait être uniformisée selon les principes suivants : concis, clairs et brefs. Ceux-ci devraient comporter au début un résumé, des recommandations clairement définies sur l'action à mener, les incidences en matière de ressources (humaines et financières) et un point de contact.
15. Les documents devraient être distribués dans les délais fixés par le Comité des Ministres. Dans des cas très exceptionnels et urgents, les documents devraient être soumis au plus tard 24 heures avant leur examen.
16. Les rapports des comités directeurs ou d’experts et de conférences devraient être présentés en première instance aux groupes de rapporteurs/coordinateur thématique compétents dans un délai d'un mois suivant la réunion, étant entendu que les travaux des comités directeurs ne seront pas dupliqués. 4. Le traitement des recommandations/questions de l’Assemblée parlementaire dans les travaux du Comité des Ministres
17. Dans la mesure du possible, une réponse aux Recommandations et Questions écrites devrait être donnée dans un délai de 3 mois2. Les Délégués des Ministres devraient s’efforcer de donner des réponses aux Recommandations en temps utile. Les projets de réponses aux questions écrites ou aux recommandations de l'Assemblée parlementaire devront être autant que possible courts, concis et axés sur les résultats.
18. Les commentaires ou avis sur une recommandation demandés par le Comité des Ministres aux comités directeurs ou d’autres instances, peuvent aider le Comité dans la rédaction d’une réponse et ne sont pas annexés, sauf décision contraire.
19. Pendant la préparation de projets de réponse aux recommandations, le/la Président(e) des Délégués et/ou des Groupes de Rapporteurs devrait prendre les dispositions nécessaires, en particulier en cas de désaccord sur le fond, pour faire avancer les travaux en organisant des consultations avec les délégations.
20. Les Questions devraient être de la compétence du Conseil de l’Europe dans la mesure où elles portent sur des questions bilatérales controversées. Le Comité des Ministres devrait donner la priorité aux questions présentées par des groupes de parlementaires et portant sur des sujets pertinents pour les activités du Conseil de l’Europe. Le(La) Présidente) des Délégués pourra adresser une lettre de réponse au (à la) Président(e) de l’Assemblée parlementaire si aucun accord n’est dégagé3. S’agissant de la préparation des projets de réponses aux questions écrites, le Secrétariat devrait recourir à la procédure écrite avant d’inscrire un projet de réponse à l’ordre du jour pour adoption par les Délégués.4 1 Le résumé des principaux domaines d'activités en décembre 2011 figure à l'annexe 2 du document GT-REF.INST(2011)11.
2 Les Délégués ont pris un engagement lors de leur 825e réunion – point 1.6 (22 janvier 2003) s’agissant de l’adoption de réponses aux Recommandations de l’Assemblée. Ont été introduites de nouvelles dates butoirs pour l’adoption de réponse en principe à temps pour la 2e partie de session suivant celle à laquelle les recommandations ont été adoptées, soit – dans la mesure du possible – dans un délai inférieur à 6 mois, au lieu de 9 mois, (le délai de 9 mois devenant un délai maximal pour des cas exceptionnel).
En 1984, les Délégués ont décidé que les Questions écrites soumises au Comité des Ministres par les membres de l’Assemblée ne devaient pas rester sans réponse au–delà d’une période de 6 mois après avoir été communiquées au Comité (CM/Del/Concl(84)373 point 2).
3 Lors de leur 1015e réunion (16 janvier 2008), les Délégués ont adopté une procédure simplifiée pour le traitement des questions écrites émanant de membres de l’Assemblée parlementaire (cf. CM(2008)4 final).
4 Procédure adoptée lors de la 1033e réunion des Délégués (3-4 septembre 2008).
1134e réunion des Délégués des Ministres (Salle CM) / 15 février 2012 Documents connexes
CM/AS(2012)Rec1999finalF / 10 juillet 2012 CM/Del/Dec(2012)1134/1.6F / 17 février 2012 Activities