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Divulgation proactive Le gouvernement
Gestion des documents cartographiques, architecturaux et techniques dans l'administration fédérale
Préface
I. Les documents cartographiques, architecturaux et techniques Définitions
Les documents cartographiques
Les documents architecturaux
Les documents techniques
Lois et politique
La propriété et les droits d'auteur
Besoin de conseils?
II. Le classement des documents cartographiques, architecturaux et techniques L'emplacement des dossiers
Les séries de cartes publiées
Les autres documents cartographiques imprimés
Les documents cartographiques non publiés reliés à des documents cartographiques publiés
Les documents de géomatique reliés aux cartes publiées
Les documents cartographiques non publiés et non reliés à des cartes terrestres et marines publiées
Les documents architecturaux et techniques
Inscription au registre
Numérotation
Les numéros chronologiques séquentiels
La numérotation par code à barres
Normes et pratiques régissant la description
Description au niveau du groupe
Description au niveau de la pièce
Documentation reliée
Les index et les systèmes de repérage
L'index géographique
L'index par type de bâtiment
L'index pour les dessins techniques
Les vidéocassettes et vidéodisques, l'imagerie numérique et les microfilms
III. La préservation des documents cartographiques, architecturaux et techniques Les formatsLignes directrices sur la manipulation
L'entreposageLes normes
L'environnementLes magasins
La température et l'humidité
La lumière
Les polluants
Les insectes, les rongeurs et les micro-organismes
Les catégories particulières de documents
Les classeurs et le rayonnage.
Les classeurs horizontaux à tiroirs
Le rayonnage
Les tubes
Les classeurs verticaux
Les atlas, les globes et les blocs-relief
L'inspection des dommages et de la détérioration
La prévention des désastres
La récupération
Les documents essentiels
IV. La conservation et la disposition des documents cartographiques, architecturaux et techniques.
Les délais de conservation
Les documents inactifs
La disposition
Quand peut-on disposer des documents cartographiques, architecturaux et techniques?
Les copies multiples
Les documents éphémèresLes images électroniques et les documents-sources
Annexe A : Glossaire
Annexe B : Bibliographie
Annexe C : Sources complémentaires
Annexe D : Liste de fournisseurs
Préface Bibliothèque et Archives Canada (BAC) acquiert, conserve et rend disponible les documents d'importance nationale. Il offre également un programme exhaustif pour aider les institutions fédérales et les cabinets de ministres à gérer leurs documents. Le programme de BAC comprend des conseils sur les normes et pratiques liées à la gestion de l'information; la gestion et la protection des fonds de renseignements du gouvernement grâce à un réseau national de Centres de services régionaux; et enfin, des avis et de l'aide pour planifier la disposition des documents institutionnels.
Afin que l'administration fédérale puisse adopter une approche uniforme à la gestion de l'information, BAC étudie l'impact des technologies naissantes, établit des normes et des pratiques, et produit des guides techniques.
La gestion des documents cartographiques, architecturaux et techniques dans l'administration fédérale fait partie d'une série de guides portant sur la gestion des documents et de l'information. Le guide a été rédigé par Louis Cardinal, avec la collaboration de la Direction des documents gouvernementaux, en consultation avec des archivistes spécialisés en documents cartographiques, architecturaux et techniques, des analystes en gestion de l'information et des experts en matière de conservation à BAC. Nous apprécions vos observations ou questions au sujet du présent guide ou d'autres aspects de la gestion de l'information. Veuillez les adresser à :
Centre de liaison en tenue de documents
Direction des documents gouvernementaux
Téléphone : 819-934-7519 ou 1-866-578-7777 (sans frais au Canada et aux États-Unis)
Courriel : email@example.com
Également disponibles :
Lignes directrices sur la gestion de l'information consignée dans un cabinet de ministre
La gestion des documents photographiques au gouvernement du Canada
La gestion des documents audiovisuels dans l'administration fédérale
La gestion des documents d'art documentaire dans administration fédérale
Comment gérer les répertoires et les fichiers dans votre ordinateur
L'administration fédérale a produit, et continue de produire, un grand nombre de documents cartographiques, architecturaux et techniques. Ce genre de document est créé et/ou utilisé quotidiennement, fournissant de l'information qui étaye les activités, programmes et politiques des ministères et organismes. Qu'ils aient été créés et utilisés par le passé ou de nos jours, les documents cartographiques font connaître le Canada, l'immensité de ses espaces et la richesse de ses ressources. Ils ont contribué à l'exploitation des terres, ainsi qu'à l'administration et la protection de la nation. Quant aux documents architecturaux et techniques, ils ont servi et servent encore lorsque l'administration fédérale, en tant que propriétaire foncier, promoteur immobilier, administrateur et employeur, construit ou fait construire une grande variété de structures, y compris des logements dans les réserves indiennes et les bases militaires, des élévateurs àgrains, des aéroports, des canaux, des navires, des aéronefs, des bureaux de poste ou de douane, etc.
Jusqu'à présent, la plupart des bureaux des documents des ministères et organismes gouvernementaux n'ont pas inclus les documents cartographiques, architecturaux et techniques dans leurs inventaires institutionnels de fonds de renseignements ni dans leurs systèmes de gestion des documents. Cependant, de plus en plus, les institutions gouvernementales reconnaissent combien il est important de gérer l'information sur tous les supports, y compris les documents cartographiques, architecturaux et techniques. Conscient de la difficulté que représentent l'identification et la gestion de ce genre de documents. BAC a produit La gestion des documents cartographiques, architecturaux et techniques dans l'administration fédérale.
Rédigé à l'intention de tous les fonctionnaires qui, dans les ministères et organismes fédéraux, créent, rassemblent, utilisent ou conservent des documents cartographiques, architecturaux et techniques, le guide offre des conseils sur la façon de bien gérer ce genre de documents, y compris :
COMMENT INVENTORIER les documents cartographiques, architecturaux et techniques qui se trouvent dans une institution gouvernementale.
COMMENT LES CLASSER de façon à en faciliter le repérage et l'utilisation.
COMMENT LES PRÉSERVER afin d'éviter qu'ils ne soient endommagés ou égarés.
COMMENT PLANIFIER LEUR CONSERVATION ET LEUR DISPOSITION.
I. Les documents cartographiques, architecturaux et technique
L'administration fédérale produit de vastes quantités de documents cartographiques, architecturaux et techniques. Pour bien les gérer, il faut commencer par en comprendre clairement la nature. Qu'est-ce qu'un document cartographique? Un document architectural? Un document technique? Quels sont les différents types de supports sur lesquels ces documents sont consignés? Comment les utilise-t-on?
Même si chacune de ces trois catégories de documents possède des caractéristiques bien distinctes, les documents cartographiques, architecturaux et techniques sont souvent traités de façon similaire, car ils sont tous faits à l'échelle et leurs formats se ressemblent. Les explications qui suivent vous aideront à reconnaître les documents cartographiques, architecturaux et techniques qui se trouvent dans votre institution, et aussi à les distinguer les uns des autres.
Les documents cartographiques Les documents cartographiques comprennent tout document représentant, sous forme graphique ou photogrammétrique, « en tout ou en partie, la terre ou tout autre corps céleste. Sont notamment inclus les cartes et plans à deux ou trois dimensions, les cartes topographiques et hydrographiques, les cartes aéronautiques, les cartes de navigation et les cartes du ciel, les globes, les blocs diagrammes, les coupes, les images obtenues par télédétection (p. ex. des photographies aériennes destinées à la production de cartes) et les atlas » 1. Ils comprennent aussi d'autres cartes thématiques en multiples coupures, les cartogrammes et les modèles ou maquettes à l'échelle.
Les Européens avaient produit un très grand nombre de cartes terrestres et marines, car ils avaient besoin de ces outils pour naviguer sur les eaux entourant le Canada ainsi que pour conquérir, coloniser et développer le territoire. En 1867, le gouvernement du Canada a hérité de la tradition cartographique britannique à partir de laquelle il a développé ses propres cartes terrestres et marines. Puisque ce sont les cartes qui permettent de connaître un territoire et de l'exploiter, les cartes étaient à l'époque -- et demeurent toujours -- essentielles à tout pays, surtout à un pays aussi vaste que le Canada.
Grâce aux cartes et aux connaissances qu'elles nous apportent, nous pouvons mieux profiter des richesses et ressources de notre territoire, et mieux comprendre où se situe le Canada par rapport aux phénomènes naturels et humains qui façonnent la planète.
Essentiellement, les documents cartographiques, tout comme la vaste quantité de documents préparatoires nécessaires à leur production, servent à améliorer nos connaissances du territoire canadien, de ses eaux, de son domaine aérien, de la richesse de ses sols, son sous-sol et son plancher océanique, à assurer la défense de la nation et à favoriser pour le grand public la pratique du sport et les activités récréatives. Certains documents cartographiques sont aussi utilisés pour promouvoir le Canada au niveau international.
La plupart des documents cartographiques que l'on retrouve dans les ministères et organismes fédéraux sont divisés en deux catégories : les cartes publiées et les cartes non publiées.
Dans la catégorie des cartes publiées, on retrouve essentiellement des cartes en feuilles multiples, appelées aussi « cartes nationales » et « séries de cartes ». Ces cartes sont disponibles commercialement. Parmi celles-ci, la carte topographique est la carte de base à partir de laquelle sont dérivées les autres cartes. Dès la deuxième moitié du XIXe siècle et encore de nos jours, on a produit des cartes planimétriques et géologiques ainsi que des cartes hydrographiques. De nombreuses autres cartes thématiques se sont ajoutées depuis; elles comprennent des cartes aéronautiques, des cartes électorales et pédologiques, des cartes de l'utilisation du sol et de l'inventaire des terres, des cartes des frontières, des cartes militaires, L'Atlas national du Canada, des cartes de glaciers, de forêts et de routes postales, des cartes des risques d'inondation, des cartes de pays étrangers produites par le Canada, etc. Au besoin, chacune des feuilles peut être mise à jour, comme le sont souvent les feuilles des régions les plus densément peuplées du Canada. Il existe généralement une carte-index de ces cartes en feuilles multiples.
Le gouvernement produit aussi des cartes générales du pays et de ses régions ainsi que des cartes spécialisées telles que des cartes touristiques, des cartes des parcs nationaux, des réserves indiennes, etc. Il a aussi créé des cartes qui documentaient la participation du Canada aux deux conflits mondiaux (p. ex. des cartes du front, des tranchées).
Les cartes non publiées, par ailleurs, habituellement produites selon le besoin pour certains projets gouvernementaux, comprennent les cartes levées pour la construction de chemins de fer et d'aéroports, d'autres cartes de réserves indiennes, les cartes des terrains des édifices fédéraux et des autres terres du gouvernement, et certaines cartes minières. On considère aussi comme « cartes non publiées » les documents qui servent à la préparation des cartes publiées par le gouvernement (p. ex. levés, photographies aériennes, images-satellite, fichiers de données géomatiques, minutes cartographiques et éléments de reproduction, y compris les sélections des couleurs et les plaques d'impression).
Un exemple de document cartographique : Topographic Map, Ontario-Quebec, Ottawa Sheet ( Carte topographique, Ontario-Québec, feuille d Ottawa, échelle 1: 63 360 [ Ottawa ] : Department of Militia and Defence, 1906) NMC 18372
Parfois, des cartes imprimées, lorsqu'elles ont été annotées, servent de base à la préparation d'autres cartes qui, pour leur part, ne seront pas nécessairement imprimées.
De plus en plus, la cartographie fait appel à des systèmes géomatiques. Englobant tout ce qui touche la cueillette des données, leur traitement, leur affichage et l'impression de cartes ou d'études, ces systèmes comprennent plusieurs sous-systèmes ou composantes, p. ex. des bases de données géographiques et topographiques, des fichiers graphiques, des fichiers toponymiques et des systèmes de sortie (impression). BAC fait l'acquisition de systèmes géomatiques.
Les documents architecturaux Un document architectural est une représentation graphique des structures conçues ou bâties par l'homme, servant à visualiser l'effet escompté une fois la structure réalisée. Ces représentations graphiques peuvent montrer un immeuble avant, pendant ou après la construction, et aussi des structures qui n'ont jamais été réalisées. Les documents architecturaux, dont l'importance était évidente dès le début de la colonisation, comprennent l'architecture militaire des forts et forteresses qui jalonnaient le territoire, ainsi que l'architecture civile de résidences et édifices officiels. On considère souvent les levés de terrain et les plans de situation topographique des édifices à construire (en d'autres mots, des cartes) comme des documents architecturaux.
Un exemple de document architectural : Parliament Buildings, N o 6, Ottawa . Fuller & Jones Architects, ca. 1859, 79-0032-29 ( Édifices du Parlement, No 6, Ottawa. Élévation sud. RG11M, Archives du ministère des Travaux publics) NMC 104304
Les documents architecturaux produits dans les ministères et organismes de l'administration fédérale comprennent, entre autres, les dessins d'édifices fédéraux tels que bureaux de poste, terminaux postaux, ambassades, hôpitaux, écoles, centres communautaires et autres bâtiments érigés dans des réserves indiennes, pénitenciers, édifices du Parlement, palais de justice, bâtiments des fermes expérimentales, postes de la Gendarmerie royale du Canada, bureaux de douanes, musées nationaux, gares et autres bâtiments ferroviaires, aéroports, élévateurs à grains, édifices des forces armées, édifices à bureaux, pavillons des expositions internationales et universelles auxquelles le Canada a participé, etc.
La majorité des documents architecturaux sont sur du papier ou de la toile, bien que certains dessins, qualifiés de « dessins assistés par ordinateur (DAO) », soient entièrement imprimés par des ordinateurs; on trouvera aussi des documents architecturaux produits entièrement par des logiciels et appelés « fichiers de conception assistée par ordinateur (CAO) ».
Les documents techniques Les documents techniques comprennent les plans de construction (coupes transversales, détails, diagrammes, élévations, perspectives, dessins d'exécution, etc.) de structures fixes existantes ou proposées autres que les bâtiments (ponts, canaux, barrages, etc.) et les plans de fabrication d'objets mobiles (p. ex. équipement, machinerie, navires, véhicules, outils, armes, etc.). Les documents techniques peuvent représenter des structures et des objets mobiles à différents stades de leur conception et de leur réalisation.
Au nombre des documents techniques produits dans les institutions gouvernementales, on compte des plans et des dessins de canaux et d'écluses, de phares, de ponts, de navires, d'aéronefs, de véhicules militaires, d'armes, de gazoducs et d'oléoducs, d'équipement de laboratoire, d'installations radar ou d'observatoires.
Comme les documents architecturaux, les documents techniques se retrouvent surtout sur des supports papier ou sur de la toile, bien que certains dessins techniques, qualifiés de « dessins assistés par ordinateur (DAO) », soient entièrement imprimés par des ordinateurs; on trouvera aussi des documents techniques produits entièrement par des logiciels et appelés « fichiers de conception assistée par ordinateur (CAO) ».
Un exemple de document technique : Details, Union Suspension Bridge, Ottawa River . ( Détails, pont suspendu Union, rivière des Outaouais, F. P. Rubidge, échelle [ 1: 72 ] , 1844, 85603/ 40. RG11M, Archives du ministère des Travaux publics) NMC 16940
Certains documents cartographiques illustrent les différentes étapes de la fabrication des cartes, depuis les esquisses jusqu'aux documents finaux, en passant par les minutes, les copies finales, les calques et les épreuves multiples. La plupart des documents cartographiques sont en papier, mais on en retrouvera aussi sous forme de photographies, de fichiers numériques et, exceptionnellement, en métal, en bois, en pierre, en écorce et même en peau d'animaux. Les documents se rapportant aux cartes publiées, de même que les systèmes géomatiques, entrent dans trois catégories : l'étape de la cueillette des données (levés), l'étape du traitement des données et enfin l'étape de la production et de la reproduction. Naturellement, on ne verra pas toujours tous ces types de documents parmi les documents produits par le gouvernement. Voici quelques exemples de documents cartographiques répartis selon les étapes à laquelle ils sont produits :
Étape de la cueillette des données (Levés)
levés des frontières plans cadastraux levés hydrographiques (sondages et ultra-sons) levés topographiques sur le terrain photogrammétrie : photographies aériennes télédétection : images-satellite
Étape du traitement des données
minutes cartographiques, dessins
fonds de carte
clichés de photographies aériennes annotés
systèmes géomatiques
Étape de la production et de la reproduction calques
reproductions photomécaniques (photostats, photocopies, bleus)
planches d'impression (bois, cuivre zinc, acier, pierre)
cartes imprimées sur bois, cuivre, zinc, acier ou pierre, par offset, etc.
photolithographies (négatifs, tracés sur couche, négatifs de sélection des couleurs, épreuves d'essai photomécaniques)
globes et fuseaux de globe
blocs-relief
cartes manuscrites sur toile ou papier et, exception-nellement, sur écorce, parchemin, soie, etc.
cédéroms
vidéodisques
systèmes géomatiques Haut de la page
Les documents architecturaux illustrent les quatre étapes de la production de dessins architecturaux, à savoir : l'étape de la conception, l'étape du relevé du site, l'étape de la construction et, enfin, celle de la post-construction.
Étape de la conception
avant-projets
dessins de présentation
dessins en perspective
esquisses
maquettes tridimensionnelles
Étape du relevé du site plans
Étape de la construction dessins d'atelier
dessins d'exécution (plans, coupes, détails, élévations), dessins conformes à l'exécution
dessins d'exécution du bâtiment, de l'équipement, des systèmes de chauffage, de plomberie, de climatisation -- y compris des plans, des coupes transversales, des détails et des élévations
ordres de modification
plans d'ensemble
Étape de la post-construction plans annotés
relevés d'architecture (p. ex. quand on relève le plan d'un édifice pour lequel les dessins originaux n'existent plus ou pour lequel on n'avait jamais produit de dessins. Certains édifices historiques nationaux ont fait l'objet de relevés architecturaux.) Les dessins rattachés aux étapes de la construction et de la post-construction peuvent aussi se présenter sous forme de reproductions (bleus, calques, vandykes, copies électrostatiques) qui viennent s'ajouter aux dessins originaux. Les documents architecturaux peuvent être consignés sous plusieurs autres formats, dont des fichiers CAO et DAO, des descriptions textuelles, des documents photographiques et audiovisuels (vidéos), chaque format faisant partie des archives d'un projet architectural.
Les documents techniques comprennent des dessins de conception, de construction ou de fabrication, et de post-construction ou de post-fabrication. Les formats des documents techniques ressemblent beaucoup à ceux des documents architecturaux.
Lois et politiques
Les documents cartographiques, architecturaux et techniques tombent sous le coup des mêmes lois et politiques qui s'appliquent à tous les documents gouvernementaux, entre autres :
Loi sur l'accès à l'information
Loi sur la protection civile
Loi sur la protection des renseignements personnels
Loi sur les Bibliothèque et Archives Canada Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement
Politique sur la sécurité Politique sur les communications
La propriété et les droits d'auteur Il est important de rappeler que tous les documents cartographiques, architecturaux et techniques créés ou recueillis dans le cadre de projets gouvernementaux appartiennent au gouvernement du Canada; ainsi, comme tous les autres documents gouvernementaux, ils doivent être intégrés au programme de gestion de l'information de l'institution qui les a créés. Appartiennent aussi à l'État tous les documents cartographiques, architecturaux et techniques produits à l'aide de fonds, de matériaux ou d'équipement appartenant au gouvernement fédéral, soit par des employés de l'institution, soit par des entrepreneurs du secteur privé embauchés par l'administration fédérale, à moins que les contrats conclus entre les deux parties ne stipulent le contraire. Lorsque des entreprises ou des particuliers du secteur privé créent des documents cartographiques, architecturaux et techniques pour le compte d'une institution gouvernementale, il est essentiel de conserver les copies originales des contrats conclus afin de pouvoir démontrer au besoin la propriété, le droit d'auteur ou toute autre disposition juridique rattachés à ces documents.
L'attribution du droit d'auteur déterminera les droits de reproduire et d'exposer les documents cartographiques, architecturaux et techniques. Il importe de bien tenir compte des restrictions relatives au droit d'auteur, surtout lorsqu'il s'agit de documents qui n'ont été ni créés ni parrainés par un ministère ou organisme de l'administration fédérale.
Si vous avez besoin de conseils sur la façon de gérer de l'information consignée sur un support qui n'est pas décrit dans le présent guide, par exemple des films cinématographiques, des microfilms ou des microfiches, des documents d'art, des affiches, des documents photographiques ou des systèmes d'imagerie électronique (vidéocassettes, vidéos fixes, disques optiques), veuillez communiquer avec les Archives nationales du Canada.
II. Le classement des documents cartographiques, architecturaux et techniques
Les institutions gouvernementales doivent classer leurs documents de manière à pouvoir identifier, localiser et récupérer l'information avec rapidité et précision. La nature des documents ainsi que les besoins de l'institution et des utilisateurs devraient dicter la façon dont les documents cartographiques, architecturaux et techniques seront classés. Le classement peut comporter plusieurs aspects, tels que le choix du lieu d'entreposage et du système de classification, l'attribution de numéros de contrôle ainsi que la création d'instruments de recherche, d'index et d'autres mécanismes de repérage.
Un inventaire des documents complet et bien conçu comprendra aussi une liste de la documentation reliée qui explique le contexte des documents et leur lien avec les programmes et activités de l'administration fédérale. La documentation reliée peut se présenter sous forme d'instruments de recherche, y compris les schémas d'assemblage des cartes et des index de projets architecturaux, des rapports accompagnant les cartes (les cartes géologiques et certains autres types de cartes étant souvent assorties de rapports), des cahiers d'observation, des documents textuels accompagnant des dessins architecturaux ou reliés à ces derniers, etc.
Le choix d'un système de classification approprié reposera sur une connaissance approfondie des catégories de documents cartographiques, architecturaux et techniques qui se trouvent dans l'institution et de la façon dont ils sont utilisés.
L'emplacement des dossiers
Bien que de nombreuses institutions fédérales possèdent un inventaire de leurs fonds de renseignements institutionnels, plusieurs d'entre elles oublient souvent d'inclure les documents cartographiques, architecturaux et techniques dans cet inventaire. Pour gérer efficacement les documents cartographiques, architecturaux et techniques, le personnel responsable devra avant tout savoir quels documents existent et où les trouver. Les institutions devraient s'efforcer de repérer toutes les collections de documents cartographiques, architecturaux et techniques conservées dans l'institution, peu importe qu'elles soient petites ou grandes, actives ou inactives. Il faudra ensuite intégrer ces documents cartographiques, architecturaux et techniques dans l'inventaire. Une fois les documents trouvés, leur intégration aux systèmes institutionnels de gestion des documents ainsi qu'aux plans de conservation et de disposition deviendra relativement facile.
Les documents cartographiques, architecturaux et techniques sont souvent rangés ensemble et dans un même endroit. Parfois, les pièces conservées en groupes ont une même origine ou une même fonction, touchent un sujet commun, et parfois elles sont tout simplement rangées ensemble pour des raisons purement pratiques, par exemple, parce que leurs feuilles sont de mêmes dimensions.
On retrouve des documents cartographiques, architecturaux et techniques surtout dans les grandes institutions qui produisent ce genre de documents, telles que Ressources naturelles Canada, Pêches et Océans, Travaux publics et Services gouvernementaux, Transports, Affaires indiennes et du Nord, le Conseil national de recherches, Défense nationale, Parcs Canada, etc., mais il peut aussi y en avoir dans les autres institutions gouvernementales.
Les documents cartographiques Les séries de cartes publiées
Ces documents sont produits par les organismes de cartographie, par exemple Ressources naturelles Canada, en particulier la Commission géologique du Canada (cartes géologiques et géophysiques), Géomatique Canada (cartes topographiques et aéronautiques), L'Atlas national du Canada (séries de cartes générales, etc.), le Service hydrographique du Canada, Pêches et Océans (cartes hydrographiques et géoscientifiques), Environnement Canada (cartes de l'utilisation du sol), Élections Canada (cartes des circonscriptions électorales), Défense nationale (cartes militaires des villes et cartes topographiques de l'étranger que reçoit ce ministère), Agriculture et Agroalimentaire Canada (cartes pédologiques), etc.
On retrouvera, dans les bibliothèques, les centres de documentation et les bureaux des communications des ministères et organismes, d'autres documents cartographiques imprimés qui n'auront pas nécessairement été publiés par l'administration fédérale. Il peut s'agir de cartes, d'atlas et, très rarement, de globes. En règle générale, ce sont des cartes du Canada ou de ses provinces, régions et villes. On pourra aussi tomber sur des cartes et des atlas de l'étranger, selon la mission des bibliothèques en question; les documents de cette catégorie doivent être intégrés au système de gestion des documents gouvernementaux.
Les documents cartographiques non publiés reliés à des documents cartographiques publiés Cette catégorie englobe tous les documents cartographiques créés pour la préparation des cartes publiées. Généralement, les bureaux responsables de ces cartes à l'intérieur des ministères éditeurs et imprimeurs de cartes ont des dossiers complets pour toutes ces cartes.
Cette documentation peut aussi comprendre des dossiers publics, que l'on retrouve surtout à la Commission géologique du Canada. Il s'agit de dossiers cartographiques complets pour la production de cartes, mais dont on n'imprime les cartes que si l'institution en identifie le besoin ou à la demande de particuliers. Bien qu'un grand nombre de ces dossiers n'aient jamais eu comme résultat la production de cartes publiées, l'ensemble constitue néanmoins une source d'information importante.
C'est à la Photothèque nationale de l'air que l'on retrouve l'ensemble des photographies aériennes du Canada, tandis que les données de télédétection sont conservées au Centre canadien de télédétection. Ces deux organismes font partie du ministère des Ressources naturelles. Pour obtenir de l'information sur la gestion des photographies, veuillez consulter le guide intitulé La gestion des documents photographiques au gouvernement du Canada, publié par les Bibliothèque et Archives Canada est (maintenant BAC) en 1993.
Des documents de géomatique sont créés et utilisés pour la production de cartes topographiques et hydrographiques ainsi que celle d'autres cartes du Canada. Les systèmes géomatiques, les disques, les cédéroms et les autres documents cartographiques consignés sur format électronique sont considérés comme des documents de géomatique.
Cette catégorie de documents, produits par les bureaux opérationnels, se retrouve dans tous les ministères et organismes fédéraux, mais surtout dans ceux qui s'occupent de questions de transport ainsi que de l'acquisition, l'administration et la vente de terres fédérales, des droits de passage sur ces terres, des eaux territoriales nationales, des recensements, etc.
On retrouve surtout ce type de documents dans les institutions et programmes reliés à la construction de bâtiments, de ponts, de canaux et de voies navigables, de phares, de quais, d'aéroports, de bases militaires, de chemins de fer, de navires, et aussi à la fabrication d'équipement, de machinerie et d'armements.
Une fois que les documents cartographiques, architecturaux et techniques ont été localisés au sein d'un ministère ou organisme, il faut les intégrer dans le système de gestion des documents de l'établissement ou dans son inventaire de fonds de renseignements. Pour chaque groupe de documents, on inscrira des données telles que : ministère/ direction/ division responsables
nom et objet du groupe
contenu général, sujets couverts
créateur/ producteur ou source des documents
lieu d'entreposage
formats des supports
existence de copies
système de classification utilisé
documents ou documentation reliés
délai de conservation Numérotation
L'ordre dans lequel sont entreposés les documents cartographiques, architecturaux et techniques peut être déterminé en fonction de plusieurs critères. Pour assurer le contrôle le plus efficace des groupes de documents cartographiques, architecturaux et techniques, on attribuera à chaque document ou bloc de documents un numéro unique, souvent appelé « cote topographique », qui dictera l'ordre matériel dans lequel les documents sont classés et facilitera le repérage du document et de toute documentation reliée à l'intérieur du système de classification. Dans le cas de nombreux index informatisés et instruments de repérage, il sera essentiel d'attribuer aux documents cartographiques, architecturaux et techniques des numéros au niveau de la pièce.
Dans un dossier chronologique séquentiel, on attribue tout simplement les numéros 1, 2, 3, etc. aux documents, et ce, selon l'ordre dans lequel ils sont créés ou acquis. Puisqu'il permet d'ajouter des documents nouveaux selon le besoin, ce système se prête bien aux collections qui croissent continuellement. Si les dossiers sont classés en ordre chronologique, il faudra dresser et garder à jour une liste de contrôle sur laquelle seront inscrits, à côté de chaque numéro de dossier, des renseignements de base au sujet de chaque document ou bloc de documents (p. ex. la source, la date, le sujet, le format). Il faudra aussi établir des index par sujet et créer des renvois croisés afin de pouvoir repérer les documents en utilisant des critères de recherche autres que leur ordre chronologique. On peut aussi varier quelque peu la numérotation séquentielle en combinant l'année civile ou l'année financière avec des numéros séquentiels. (Exemples : dans le numéro 989-713, les chiffres 989 représentent l'année financière 1998-1999; dans le numéro 990-713, les chiffres 990 représentent l'année financière 1999-2000; dans le numéro 001-713, les chiffres 001 représentent l'année financière 2000-2001; 713 est le numéro séquentiel.)
L'intégration de dates au système de numérotation est utile puisque les dates identifieront automatiquement les documents les plus anciens, facilitant ainsi le processus de disposition. On pourra avoir recours à des codes mnémoniques, composés de chiffres, de lettres ou de combinaisons alphanumériques, pour signaler de l'information jugée importante, telle que le programme, le sujet (p. ex. topographie, géologie, pétrole, etc.), l'emplacement géographique, le format, la source ou le créateur du document. Étant donné qu'il est essentiel de réduire le codage à sa forme la plus simple, on utilisera les codes mnémoniques uniquement lorsqu'il est vraiment nécessaire d'entreposer les documents cartographiques, architecturaux et techniques dans un ordre bien particulier.
Il faudra parfois séparer les groupes de documents cartographiques, architecturaux et techniques en sous-groupes, par exemple, si une partie des documents sont classés dans de grandes chemises, qu'une autre est constituée de documents roulés placés dans des grandes boîtes ou de cartes pliées rangées dans des petites boîtes, et puis qu'une autre partie est composée d'atlas et de liasses de cartes reliées, etc. On pourra entreposer les documents de chacun des sous-groupes à des endroits différents, mais il faudra les relier par un numéro commun.
À l'intérieur des groupes et sous-groupes, il sera peut-être utile de numéroter chacun des documents. Certains, de par leur nature, exigeront un système de classification bien précis; par exemple, presque toutes les cartes imprimées par le gouvernement font partie d'un quadrillage et chaque feuille porte son propre numéro. En pareil cas, il suffira donc de classer les feuilles d'une même série ensemble, par numéro de feuille et de date (il peut y avoir plusieurs éditions d'une même feuille). Les groupes de documents cartographiques non publiés peuvent être classés ensemble par programme ou par projet et, à l'intérieur de chaque groupe, géographiquement, par numéro de feuille, le cas échéant, ou sinon, par pays, province, territoire, région, ville, etc., et par date à l'intérieur de chacune de ces catégories. On attribuera ensuite un numéro collectif à chaque groupe de documents cartographiques.
Les documents architecturaux sont généralement regroupés par projet, c'est-à-dire par bâtiment. On verra habituellement sur chaque dessin un cartouche 4 indiquant le nom du projet et le numéro du dessin, le nom de l'architecte et des dessinateurs, du ministère responsable, etc., éléments d'information qui peuvent être intégrés au système de numérotation de l'institution. En l'absence de numérotation, on pourra classer les dessins, pour chaque projet, en allant du plus simple au plus détaillé. On regroupera les projets par pays, province, région et ville, pour classer ensuite les documents architecturaux en ordre chronologique à l'intérieur de chacun des projets.
Une approche très semblable peut s'appliquer aux dessins techniques. On les regroupera par projet (une structure fixe comme un pont ou un canal, ou des objets, de la machinerie, des véhicules, de l'équipement, etc.) et on suivra, s'il y a lieu, la numérotation existante. Sinon, on pourra regrouper les dessins en allant du général au particulier à l'intérieur de chaque projet, et en suivant l'ordre chronologique, s'il est connu.
Le cartouche de ce dessin architectural, un plan de situation, est placé en bas, à droite. RG11M, Archives du ministère des Travaux publics, NMC 121869
La numérotation par code à barres est une autre pratique populaire, surtout pour les grandes collections de documents cartographiques, architecturaux et techniques. Même si les lecteurs de codes à barres entraînent une dépense supplémentaire, les codes à barres ont l'avantage additionnel de pouvoir servir d'étiquettes de sécurité. Une fois doté de son propre code à barres distinct, un document cartographique, architectural ou technique pourra être identifié rapidement et sans risque d'erreur. L'information associée à chaque code à barres fournira une description plus complète du document, de son format, de la documentation reliée, de son emplacement géographique, de son lien avec le bloc documentaire d'origine, etc.
Les documents cartographiques, architecturaux et techniques, ainsi que leurs contenants, doivent être étiquetés de façon permanente avec la cote topographique, le titre, le contenu et d'autres renseignements essentiels. Pour l'étiquetage des contenants, les fournisseurs de produits archivistiques vendent des marqueurs dont l'encre résiste à la lumière et ne s'estompe pas, ainsi que des étiquettes adhésives qui ne se décolleront pas avec le temps. Si vous créez des étiquettes à l'aide d'un ordinateur personnel, souvenez-vous que l'encre utilisée dans la plupart des imprimantes par points peut s'estomper en quelques années.
Il faudrait étiqueter chaque boîte, chemise, tube et liasse, puis, si le temps le permet et le degré d'utilisation l'exige, étiqueter chaque document placé à l'intérieur. Il n'est sûrement pas nécessaire d'étiqueter chaque document, mais si on doit le faire, on pourra utiliser, sur le verso seulement (jamais sur le recto), un crayon 2HB. On ne doit pas appuyer fermement sur le crayon quand on étiquette les documents, car une pression trop forte ou une pointe effilée peuvent laisser des marques indélébiles. On écrit les données à la main, au verso, en bas à droite ou à un autre endroit qui ne compromettra pas la valeur du document. Dans le cas d'un atlas, on peut étiqueter sur la troisième page de couverture.
Pour les globes et les documents tridimensionnels, il est préférable d'attacher à l'objet une petite étiquette portant les données voulues.
Description La création de descriptions, dans lesquelles seront consignés des détails précis sur le contenu du document, est très utile, car elle augmente la facilité d'utilisation et l'éventuelle valeur de recherche du document. Dans les ministères et organismes, il faudrait s'efforcer de voir à ce que tous les documents ou groupes de documents (généralement, les groupes de documents plutôt que les documents individuels) fassent l'objet d'une bonne description de base, rédigée soit par les créateurs, soit par les employés qui connaissent le mieux la documentation. Naturellement, tous les documents n'exigent pas le même niveau de description; avant de déterminer le niveau requis, on doit tenir compte de la nature des documents, des besoins des utilisateurs et des ressources disponibles. Tandis que certaines pièces feront l'objet d'une description au niveau de la pièce.
(p. ex. des atlas, des globes, certaines cartes sur une seule feuille ou certains dessins de présentation particulièrement beaux), d'autres exigeront une description collective pour faire connaître le contenu nécessaire. (p. ex. des cartes nationales, des groupes de cartes reliées à un projet particulier, des groupes de dessins rattachés à un seul bâtiment ou à un projet technique).
De vastes quantités de documents cartographiques, architecturaux et techniques se prêtent bien à une description générale par bloc. Pour raffiner la description à l'intérieur de chaque groupe, on pourra faire ressortir les principales composantes de ce groupe (p. ex. une liste des provinces et villes représentées par les documents, une liste des principaux bâtiments, une liste des plans de navire ou des autres grandes catégories représentées). On pourra décrire au niveau de la pièce certains globes, atlas ou documents qui revêtent une importance particulière à l'intérieur des groupes. Il est important de se rappeler que, dépourvus d'une description, les documents cartographiques, architecturaux et techniques risquent avec le temps de perdre leur contexte, c'est-à-dire l'élément indispensable expliquant la raison pour laquelle ils ont été créés et la façon dont ils ont été utilisés. Le risque de cette disparition est accru si aucune documentation reliée n'existe ou s'il n'y a pas de renvois à la documentation reliée. Privés de contexte, les documents cartographiques, architecturaux et techniques risquent d'avoir peu de valeur, voire aucune, pour l'institution et pour les futurs chercheurs.
Normes et pratiques régissant la description Les établissements d'archives et les bibliothèques ont élaboré diverses normes, lignes directrices et méthodes s'appliquant à la description des documents cartographiques, architecturaux et techniques; les personnes qui ont la garde de ces documents dans les ministères et organismes trouveront sûrement ces publications utiles. Au Canada, le Conseil canadien des archives a publié les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA). Le chapitre 5 des RDDA est intitulé « Documents cartographiques » et le chapitre 6 est consacré aux « Dessins d'architecture et dessins techniques ». BAC a adopté les RDDA comme normes institutionnelles.
Ainsi, la règle 5.1B1c du chapitre 5 des RDDA se lit comme suit : Lorsque l'unité archivistique à décrire porte à la fois un titre collectif et les titres de chaque partie qui la compose, on retiendra comme titre officiel propre le titre collectif Exemple : Plans soumis par W. E. Baker Elektrik Enr., pour l'installation des feux de circulation à diverses intersections de la ville de Québec (Titre collectif pour sept plans sur sept feuilles)
Selon la règle 5.5C5, « Illustrations, nombre de cartes, » On signale: La présence d'illustrations et on donne le nombre de cartes composant un atlas.
Exemple : 1 atlas (60 p.): ill., 33 cartes
Au chapitre 6, la règle 6.1E1 se lit comme suit:
Au niveau de la série, du dossier et de la pièce, on transcrit les compléments du titre Exemple : Presbytère Sainte-Hélène, Montréal [Indication générale du genre de document] : transformations et surélévations Toujours dans le chapitre 6, la règle 6.5C5, intitulée « Matériau », se lit comme suit:
On indique le matériau de l'unité archivistique à décrire si l'on juge ce renseignement important (p. ex., s'il s'agit d'un matériau autre que le papier opaque).
Exemple : 53 dessins d'architecture : 38 à l'encre et au crayon sur papier calque (1 en coul.), 8 diazocopies brunes (5 en coul., 3 sur carton, 5 montées à sec), 6 diazocopies noires et 1 mylar Les Règles de catalogage anglo-américaines (RCAAR2) 5 sont aussi très souvent appliquées à la description de plusieurs types de documents. Le manuel d'interprétation des RCAAR2 pour les documents cartographiques est intitulé Cartographic Materials: A Manual of Interpretation for AACR2 6.
Dans une description collective, aussi appelée description au niveau du groupe, les principaux éléments de description sont la cote topographique, le titre du groupe (que l'on compose s'il n'y en a pas), les dates extrêmes (date du plus ancien document du groupe, suivie de la date du plus récent), le nom du programme créateur et de l'institution, les caractéristiques techniques (p. ex. les composantes du groupe, c'est-à-dire des cartes s