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Ententes de communication de renseignements personnels
En vertu de l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Commission d’accès à l’information doit donner un avis sur une entente écrite de communication de renseignements personnels visée par l’article 68 ou le deuxième alinéa de l’article 68.1 de la Loi.
Les modifications aux ententes existantes visées par les dispositions mentionnées ci-dessus doivent également être déposées à la Commission pour avis. Le cas, échéant, l’organisme doit préciser les changements apportés, les raisons qui motivent les modifications souhaitées ainsi que le sort réservé à l’entente précédente ainsi qu’aux renseignements personnels communiqués en vertu de celle-ci.
Pour déposer une entente à la Commission
L’organisme public qui présente un projet d’entente à la Commission pour avis doit :
déposer l’entente en prenant soin d’y indiquer le contenu prescrit par l’article 68 de la Loi;
soumettre un document explicatif dans lequel les parties :
situent le contexte de l’entente;
précisent la nécessité de communiquer chaque renseignement personnel contenu à l’entente;
précisent le nombre de personnes potentiellement visées par la communication de renseignements personnels sans consentement;
justifient l’impossibilité ou les obstacles majeurs qui motivent une communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées;
mentionnent toutes autres informations pertinentes en relation avec cette entente.
Contenu d’une entente
Les paragraphes 1 à 7 de l’article 68 alinéa 2 de la Loi énoncent de façon précise ce que doit contenir une entente :
l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué;
la nature du renseignement communiqué;
le mode de communication utilisé;
les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel;
la périodicité de la communication;
la durée de l’entente.
La Loi sur l’accès ne précise pas ce que doit contenir une entente conclue en vertu de l’article 68.1 de la loi. La Commission recommande de se référer au contenu obligatoire d’une entente prévu par l’article 68.
Éléments que la Commission doit prendre en considération pour rendre un avis
Pour rendre son avis, la Commission doit, conformément à l’article 70 de la Loi, prendre en considération les éléments suivants :
la conformité de l’entente aux conditions visées aux articles 68 et 68.1;
le cas échéant, l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée de la personne concernée, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
Communication hors Québec
Dans le cas d’une communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et tel que le prévoit l’article 70.1 de la Loi, l’organisme public devra démontrer à la Commission qu’il s’est assuré qu’ils bénéficieront d’une protection équivalente à celle prévue par la Loi.
Inscription au registre
Comme le stipule l’article 67.3 de la Loi, un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visées aux articles 68 et 68.1.
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