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Manager une équipe pour la première fois : les erreurs à éviter
70 % de l'image d'une personne se construit dès les premiers jours.
Se faire des alliés plutôt que d'opter pour un rapport de force.
L'écoute et l'humilité restent des qualités indispensables pour bien entamer sa nouvelle mission.
Il importe d'exposer clairement les objectifs, apaiser les esprits et surtout taire
les rumeurs. «Je me souviens d’un cadre qui a mal vécu sa première expérience de manager d’équipe. Il a été promu au sein de son groupe pour prendre en charge l’une des filiales. Malgré ses nombreuses qualités, il n’a pas pu s’imposer, se faire respecter par ses anciens collègues parce qu’il avait du mal à communiquer sur les enjeux, à définir les priorités... Résultat des courses, le groupe a fini par s’en séparer», raconte un DRH. Cette histoire n’est pas isolée. Il s’en passe beaucoup dans les entreprises, mais toutes ne finissent pas par une séparation. Toujours est-il qu’elle illustre parfaitement les difficultés auxquelles peut être confronté un manager qui en et à sa première expérience. Et le fait qu’il ait été promu ou recruté de l’extérieur ne change rien à ces difficultés. Pourtant, certaines entreprises confient des responsabilités à des cadres novices dans la gestion des hommes, sans réfléchir à l’accompagnement, oubliant que les compétences techniques ne sont pas suffisantes pour une telle charge. «La transition n’a pas été de tout repos pour ma première prise de fonction. Il fallait apprendre à gérer le groupe, gérer les conflits et maintenir l’esprit d’équipe autour de projets fédérateurs. Heureusement que j’ai été coaché par un superviseur avec qui je traitais des situations réelles», confie Abdesslam Omari, Dg de Soft Key Technologies.
Il convient de souligner à ce propos qu’un nouveau manager, surtout s’il vient de l’extérieur, n’est pas forcément accueilli par tous avec un tapis rouge. Et pour cause, en raison d’une situation interne difficile, des souvenirs laissés par un prédécesseur charismatique ou d’une nouvelle stratégie en vue, on attendra beaucoup de lui. Dès lors, on ne lui pardonnera rien. Les spécialistes RH rappellent d’ailleurs que 70% de l’image de la personne se construit dès les premiers jours de l’intégration. Autant dire que la personne doit agir avec précaution. «Se montrant méprisant et arrogant envers ses collaborateurs, un nouveau manager n’a pas fait long feu dans la société. Et pour cause, les employés avaient vivement protesté pour qu’il change de comportement», raconte un cadre.
Il ne faut pas oublier qu’un mauvais départ compromet inévitablement les relations de travail par la suite parce qu’il sera difficile d’asseoir l’autorité. Ce faisant, le nouveau manager -s’il est recruté de l’extérieur- doit bien connaître les raisons de son recrutement, l’état d’esprit de sa prochaine équipe, la culture de l’entreprise, les causes du départ de son prédécesseur... L’entreprise doit, pour sa part, faire un effort pour l’accueillir dans de bonnes conditions. On ne doit pas attendre la dernière minute pour lui aménager son bureau, lui trouver son assistante ou encore attendre quelques jours pour lui amener son nouvel ordinateur. Un manager tuteur n’est pas également de trop.
Programmer des entretiens individuels pour connaître chaque membre de l’équipe
Comme dans toute entreprise qui se respecte, une intégration se prépare. Annonce de l’arrivée prochaine du nouveau membre, présentation devant les collègues le premier jour, réunion avec les plus proches collaborateurs sont autant d’étapes à respecter. Le supérieur hiérarchique doit aussi briefer le nouveau sur la vie de l’entreprise (s’il vient de l’extérieur), son mode de fonctionnement, sur ses produits et services et bien évidemment sur ce qu’on attend de lui.
Une fois sur place, il ne doit pas rester cloîtré dans son bureau, mais faire preuve de curiosité. Et la première réunion de travail est souvent déterminante. A cette occasion, il importe d’exposer clairement les objectifs, apaiser les esprits et surtout faire taire les rumeurs, s’il y en a, car les collaborateurs ont besoin d’être rassurés. «On doit clarifier les choses dès le départ. Donner un sens à cette équipe, construire une vision commune et redéfinir des missions pour chacun sont primordiaux», explique Patrick Barrau, coach professionnel et Dg du cabinet Maroc Devenir. Des entretiens individuels sont également importants pour découvrir progressivement les nouveaux collaborateurs.
Sachez que les premiers rapports sont souvent essentiels pour voir ce qui est bon dans l’organisation mais aussi pour rectifier le tir en cas de dysfonctionnements. Des relations musclées dès le départ ne feront que compliquer la mission. L’idéal, c’est d’arriver à un dosage entre management directif et management participatif
Pour beaucoup de managers, l’écoute et l’humilité restent des qualités indispensables pour bien entamer leur nouvelle mission. «Je me souviens avoir été le plus jeune chef de vente de l’entreprise avec des commerciaux expérimentés et plus âgés à gérer. Ça n’a pas été toujours facile mais j’en ai tiré comme enseignement que la crédibilité se gagne sur le terrain avec le temps», souligne Laurent Boleau, Dg du portail de l’immobilier Selektimmo. Si on hérite d’une équipe difficile, qui manifeste des réticences au changement, s’englue dans les rivalités personnelles ou se trouve en état de démotivation, il faudra chercher à se faire des alliés plutôt que d’opter pour un rapport de force. L’idéal, c’est d’arriver à un bon dosage entre un management directif et un management participatif. Il s’agit de tracer aux collaborateurs le chemin à prendre et de leur montrer comment y parvenir sans avoir peur d’imposer une solution ou une idée lorsqu’il s’agit de résoudre un problème.
Grâce à une écoute attentive qui permet de cerner les besoins et attentes des collaborateurs, le manager peut aussi agir progressivement pour briser les résistances. «Une meilleure intégration d’un nouveau manager dépend aussi de sa disponibilité. Une porte ouverte est le gage d’une bonne relation de travail», poursuit M. Barrau.
En définitive, le bon manager est celui qui aura réussi à mettre en place un système efficace de fonctionnement pour ses collaborateurs, qui laissera des repères, lorsqu’il quittera son poste, et aussi un excellent souvenir pour ses qualités professionnelles et comportementales.
Lecture Apprendre à gérer une équipe
Les premiers pas d'un manager ne sont jamais faciles. Pour ceux qui gèrent une équipe pour la première fois, cet ouvrage leur permettra de découvrir de nouvelles facettes de management. Il aide à : w désacraliser le rôle de manager pour mieux l'exercer ;
w s'adapter aux situations et au stade de développement de votre équipe et de chacun de ses membres pour mieux l'encadrer ;
w Mobiliser toutes les ressources de la communication efficace.
Les managers pourront se rendre compte que pour y parvenir,
une connaissance approfondie
de soi est nécessaire : elle permettra
de mieux s'affirmer, d'apprendre
à mobiliser son réseau
et de développer son intelligence émotionnelle.
«Manager pour la première fois», de Frédéric Crépin,
Editions d'organisation (juin 2004).
Questions à Abdesslam Omari, DG de Soft Key Technologies «Il faut éviter d'imposer une méthode par la contrainte»
Comment avez-vous abordé votre première prise de fonction d'une équipe ?
Prendre en charge une équipe est une étape stimulante dans la vie et la carrière d'un manager. Elle est synonyme de plus de responsabilité. Ma première prise en main d'une équipe s'est faite au Canada où j'ai commencé ma carrière de consultant en systèmes d'information. J'ai gravi les échelons au sein d'une équipe jusqu'à en devenir le superviseur. La transition n'a pas été de tout repos. Il fallait apprendre à gérer le groupe, à en gérer les conflits et à maintenir l'esprit d'équipe autour de projets fédérateurs. Heureusement que j'ai été coaché par un superviseur avec qui je traitais des situations réelles.
Ma prise en main d'une équipe au Maroc a été un exercice totalement différent de celui que j'ai opéré au Canada. On peut dire qu'au Maroc j'ai vécu ma deuxième "première" expérience. L'accessibilité de la technologie, le niveau d'expertise et l'état d'esprit général des ressources humaines m'ont amené à adapter mon approche de la gestion d'équipe. Il fallait non seulement cimenter les compétences mais également pallier le manque de formation pour favoriser l'émergence d'un groupe au service de son entreprise et de ses clients. Une fois l'équipe formée, il a fallu organiser des séances de travail pour que chacun ajuste son comportement et sa façon de faire par rapport au groupe ; j'ai moi-même dû m'adapter et adapter ma façon de faire.
Quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées à vos débuts ?
Comme je l'ai dit, j'ai fait mes premières armes au Canada, un pays où la culture du travail d'équipe est très importante. Chacun est responsabilisé par rapport à ses tâches qui s'insèrent toujours dans un ou plusieurs objectifs/projets, sans manquer à ses performances et résultats. Au Maroc, la réactivité et l'obligation de produire des livrables pour justifier l'état d'avancement des projets ne font pas encore partie des mœurs. En effet, il faut reconnaître aux compétences marocaines leur technicité hors pair. Mais l'efficacité d'une équipe se juge sur le fond et sur la forme. Elle doit être en mesure de gérer des projets et le faire dans le confort et la transparence totale avec le client. C'est un challenge de tous les jours que je mène avec mon équipe constituée aussi bien de salariés que de consultants indépendants. Quelles sont les erreurs à éviter?
L'erreur principale à éviter est d'essayer d'imposer une méthode par la contrainte. Il faut essayer de comprendre la dynamique d'un groupe pour l'intégrer et non pas pour le chapeauter.
avis de manager Laurent Boleau, DG de Selektimmo, portail de limmobilier «La crédibilité se gagne sur le terrain avec le temps»
J'ai abordé ma première expérience de manager en tentant de rester moi-même autant que possible. Je me souviens avoir été le plus jeune chef de vente de l'entreprise avec des commerciaux expérimentés et plus âgés à gérer. La crédibilité se gagne sur le terrain avec le temps.
Autre souvenir, une prise de fonction à Toronto (région anglophone : ndlr), au Canada, où, durant les premiers mois, j'avais un réel handicap linguistique. J'avais besoin de préparer mes interventions tant sur le fond que sur la forme : adieu humour et spontanéité, au moins pour quelques mois ! J'ajouterais aussi que l'humilité est la première qualité à avoir. On ne fait pas table rase du passé parce que ce qui a été fait avait certainement une valeur. Il faut donc savoir écouter, par exemple en rencontrant individuellement tous les membres de son équipe avant de faire une réunion générale, pour prendre la température, sans pour autant démissionner de sa mission. Il faut suivre en douceur sa direction sans forcément nier celle du prédécesseur. Je dirais qu'il est essentiel de donner un peu de temps au temps et de ne pas se mettre en mode action immédiatement. Cela permet d'analyser et de comprendre la situation pour mieux agir.
Il faut être porteur d'une vision et la faire partager à ses collaborateurs.
Pour ce qui est des erreurs à éviter, je pense qu'il faut d'abord être irréprochable. Si je demande que la réunion commence à 8 h, je suis à l'heure dans la salle. Rigueur et organisation sont deux éléments indispensables auxquels il faut ajouter de l'écoute pour pouvoir décider en connaissance de cause. Le but n'est pas d'être sympa mais factuel et concret pour être vu comme le manager dont l'entreprise et les hommes ont besoin.
avis de manager Aziz Taib, DRH dans un groupe industriel «Mon mot d'ordre : c'est communiquer»
Ma première expérience, en tant que manager, n'a pas été de tout repos. J'ai été appelé à gérer une dizaine de collaborateurs plus âgés que moi, dont la moyenne d'âge avoisinait les 45 ans. C'était difficile parce qu'il fallait déterminer la façon de travailler avec différentes personnalités. De plus, je devais m'adapter à la culture de l'entreprise puisque je venais de débarquer.
En tant que nouveau, je ne pouvais ni sanctionner ni réprimander quelqu'un dès les premières semaines. Dans ces conditions, la seule solution sur le plan comportemental, c'est de garder son sang-froid. Parallèlement, je me suis employé à les sensibiliser et à les former à différents aspects de la gestion pour les amener à partager les mêmes visions sur le plan du travail. Mon mot d'ordre était : communiquer. C'est un moyen très important pour pouvoir se rapprocher de ses collaborateurs.
Brahim Habrichewww.lavieeco.com 2009-07-20
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