{"partition": "head_middle", "source_domain": "www.collectionscanada.gc.ca", "digest": "sha1:T7FP64K73DJDMREQVMS352TBFWHS2XGJ", "path": "/lustre/fsn1/projects/rech/qgz/uzq54wg/processed_redpajama/base_processing/output/fr/2014-15/000_00020.parquet"}
Page d'accueil > Le gouvernement Liens institutionnels
Méthodologie en tenue de documents (TD)
Services pour les bibliothèques fédérales
Vocabulaires contrôlés
Liens d�intérêt
Portail GI
Le gouvernement
Précédent | Table des matières | Suivant
Lignes directrices pour la gestion des courriels - Feuille de route
4. Les institutions doivent veiller à ce que l'utilisation du courriel contribue à la réalisation d'activités correspondant à leurs objectifs organisationnels
L'utilisation du courriel devrait être réservée à des usages appropriés et non à la transmission d'informations sensibles, protégées ou secrètes. Les journaux d'exploitation permettent de suivre à la trace l'utilisation des courriels et de préparer des rapports en conséquence, ceci afin de documenter le respect des politiques et procédures en vigueur, tant au niveau individuel que collectif. Le courriel est devenu une des formes de preuve les plus fréquemment utilisées par les tribunaux; les institutions doivent donc, en tout temps, être en mesure de communiquer des preuves sous forme de courriel. La gestion des courriels doit permettre aux utilisateurs un accès pratique et au moment opportun à des informations contenues dans les courriels, conformément aux exigences légales et règlementaires. Il pourrait être instructif d'utiliser des cas réels ou fictifs pour éprouver et analyser la capacité de l'organisme à repérer et à produire des courriels en preuve, de manière fiable et économique, lorsqu'ils sont requis par un tribunal, lors d'un audit ou d'une demande d'accès à l'information en vertu de l'AIPRP.
Résultats attendus
Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants :
Les utilisateurs auront accès, de manière pratique et en temps opportun, aux informations qu'ils sont autorisés à voir ou à utiliser, et sauront comment procéder.
Les cas réels exigeant le repérage de courriels à des fins juridiques, d'audit ou de demande d'information en vertu de l'AIPRP seront surveillés et analysés de manière régulière, afin d'établir des critères de performance, d'évaluer les risques et d'identifier les améliorations à apporter à la gestion des courriels.
Des « exercices de découverte » à partir de cas fictifs seront conçus et menés occasionnellement afin de diagnostiquer de manière contrôlée la capacité de l'organisme à repérer et à produire des courriels.
Les leçons apprises au cours de ces exercices seront partagées et mises en pratique.
4.1. Ne pas utiliser le courriel pour traiter de sujets sensibles, personnels, protégés ou secrets, sauf dans les cas autorisés et en respectant les normes de sécurité en vigueur Il faut éviter d'utiliser le courriel pour transmettre des informations confidentielles, sensibles, protégées ou secrètes, sauf s'il existe une raison opérationnelle précise de le faire et s'il est possible de recourir à des systèmes sécurisés ou au chiffrement des données. Le cas échéant, les utilisateurs doivent se conformer aux politiques et lignes directrices institutionnelles et gouvernementales en la matière (voir aussi 5.1.5). Partie ou parties responsables de la mise en �uvre ou de l'application de la recommandation
Une fois qu'un courriel a été transmis, son auteur en perd le contrôle. À moins que le message n'ait été chiffré, et même là, l'auteur ne peut pas savoir à qui ce courriel a été réexpédié, ni si une personne non autorisée a pu le lire à l'écran du destinataire, ni si quelqu'un a pu en prendre connaissance à sa sortie d'une imprimante. Exemple d'énoncé de politique
Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique qui suit.
Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.
(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : le courriel non sécurisé ne devrait pas être utilisé pour transmettre des informations sensibles, personnelles, protégées ou secrètes. La plupart des documents gouvernementaux peuvent être divulgués au public dans le cours des opérations régulières du gouvernement, à l'occasion de transactions diverses, de collaborations dans différents dossiers ou projets, etc. Normalement, ces informations sont partagées avec nos clients et nos partenaires. Une grande partie de cette information est aussi accessible au public grâce à la loi sur l'accès à l'information. Cependant, certains types de documents ou d'informations sont de nature sensible et peuvent être classés « protégés » ou « secrets ». En raison de la perte inévitable de contrôle sur les courriels à partir du moment où ils sont expédiés, il est fortement conseillé de ne pas transmettre les informations suivantes par courriel :
Renseignements personnels contenus dans les dossiers de ressources humaines
Renseignements personnels contenus dans les dossiers de santé
Secrets commerciaux
Informations pouvant violer les droits à la protection de la vie privée
Les utilisateurs sont avisés, par la présente, qu'il est interdit d'utiliser un courriel non sécurisé pour transmettre les informations suivantes :
Mots de passe et codes d'accès
Documents à l'intention du cabinet
Documents classés « protégés » ou « secrets »
Informations pouvant représenter un risque à la sécurité publique si elles étaient vues par des personnes non autorisées
Ce type d'information peut tout de même être transmis par courriel, mais seulement dans certaines circonstances, par des personnes autorisées, et à condition d'employer une technologie de chiffrement et de l'équipement spécialisé. Ces autorisations doivent être obtenues auprès de (responsable de la sécurité). Si les autorisations en question sont accordées, l'administrateur de système devra c