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Lignes directrices pour la gestion des courriels - Feuille de route
Annexe B - Respect des lignes directrices pour la gestion des courriels et plan de mise en oeuvre Importance des retombées (types de retombées ou secteurs touchés)
Meilleure capacité de se conformer aux exigences légales Prévient la modification ou la perte de document Prévient une exposition inutile de l'institution à des actions en justice
Réduction du nombre d'exemplaires d'un courriel
Simplifie la récupération des fichiers lors d'un audit, d'une action en justice ou d'une demande d'accès à l'information
Simplifie l'élimination des documents en réduisant le nombre d'exemplaires
Documentation et conservation de la documentation La documentation des systèmes de gestion des courriels devra être très détaillée (probablement encore plus qu'elle ne l'est actuellement).
La documentation devra être conservée à long terme dans l'éventualité où elle pourrait être requise pour établir la fiabilité et l'intégrité du système aux fins d'un audit ou d'une action en justice.
Les institutions sont tenues de garantir que les courriels demeurent lisibles pendant toute la durée de leur délai de conservation. À cette fin, elles doivent veiller à conserver les logiciels et les systèmes capables de lire les courriels, ou à faire migrer les courriels vers un format lisible par les technologies les plus récentes, ou encore à s'assurer que toute technologie acquise possède une compatibilité ascendante.
Temps alloué par les utilisateurs à la gestion des courriels Une partie du temps de travail des utilisateurs devra être consacrée à la gestion des courriels - et il se peut que cette partie soit plus importante qu'elle ne l'est actuellement.
Élimination au moment opportun
Une gestion efficace et efficiente des courriels facilitera le repérage des documents et de l'information, et leur élimination au moment opportun, à l'expiration de leur délai de conservation.
De nouveaux programmes de formation améliorés seront mis en place, dont certains s'adresseront à l'ensemble des utilisateurs. Ces programmes nécessiteront la conception d'outils pédagogiques sur différents supports, ceci afin de servir d'aide-mémoire et d'offrir aux participants la possibilité de choisir le mode d'apprentissage qui leur convient le mieux. Comme les exigences organisationnelles varient d'une institution à l'autre, les formations devront probablement être adaptées dans une certaine mesure. Cette adaptation demandera temps et effort de la part des concepteurs, des formateurs et des participants.
Des formations plus spécialisées devront être conçues à l'intention des dirigeants, des spécialistes en gestion de l'information, des administrateurs de systèmes et des gestionnaires des opérations. Cela exigera une fois de plus des efforts particuliers de la part des spécialistes tels que les concepteurs et les formateurs, et de la disponibilité de la part des participants.
Temps consacré à la gestion (gestionnaire des opérations)
Le gestionnaire devra consacrer une partie de son temps à identifier les besoins en matière de formation, à guider le personnel et à veiller au respect des règles. Stockage
Il faudra sauvegarder les courriels, métadonnées et pièces jointes qui sont considérés comme de l'information ou des documents officiels.
Il faudra mettre en place une infrastructure pour stocker les courriels qui sont considérés comme de l'information ou des documents officiels.
Il faudra organiser le stockage afin de permettre une récupération et une utilisation efficaces et efficientes des courriels qui sont considérés comme de l'information ou des documents officiels et d'en faciliter plus tard l'élimination.
Coût
La gestion des courriels engendrera des coûts à tous les niveaux et dans tous les secteurs de l'institution. Secteurs où l'on peut prévoir une augmentation des coûts Ressources humaines
La gestion des courriels exigera un effort particulier de la part de tous les employés, contractuels et autres utilisateurs du courriel dans chacun des ministères et organismes gouvernementaux.
Les utilisateurs devront consacrer du temps à gérer leurs courriels. Ils auront à identifier les courriels qui ne constituent pas des documents gouvernementaux et les supprimer. Ils devront décider comment classifier leurs courriels et les ranger, avec les métadonnées et pièces jointes dans des zones de stockage désignées et approuvées par l'organisation.
Les administrateurs de systèmes et de réseaux devront consacrer du temps et des efforts à concevoir, opérer et tenir à jour l'infrastructure technique nécessaire à la gestion des courriels.
En plus de leurs tâches habituelles, les gestionnaires des opérations devront réserver du temps pour identifier les besoins des employés en matière de formation à la gestion des courriels, et veiller à ce que ces besoins soient satisfaits. Les gestionnaires devront également veiller à ce que les employés respectent les présentes lignes directrices et les politiques associées, afin qu'ils utilisent des modes de classification et de stockage appropriés aux courriels. De plus, les gestionnaires devront voir à l'application de bons délais de conservation aux courriels.
Les spécialistes en gestion de l'information peuvent s'attendre à devoir consacrer du temps à l'élaboration de plans de classification et à conseiller les gestionnaires sur la manière de concevoir un système de classement pour le stockage des courriels et de leurs pièces jointes. Ils auront aussi à collaborer avec les administrateurs de systèmes à la conception de l'infrastructure pour la gestion des courriels.
Les dirigeants devront aussi consacrer des énergies à la gestion des courriels. Leur rôle consistera à établir des orientations stratégiques en ce domaine, et à guider l'élaboration et l'adoption d'une politique relative à la gestion des courriels. Les dirigeants devront également revoir les budgets et accorder un financement adéquat aux programmes et systèmes de gestion des courriels, et veiller à ce que des formations de qualité soient préparées et offertes aux employés en matière de gestion des courriels.
Les spécialistes en formation devront concevoir des documents pédagogiques appropriés et offrir des programmes de formation en soutien à la gestion des courriels.
Une gestion efficace des courriels exigera peut-être une certaine adaptation de l'infrastructure actuelle ou la mise en place d'une nouvelle infrastructure. Le développement et la maintenance de cette infrastructure engendreront probablement des coûts supplémentaires. De plus, il faudra se procurer des logiciels, des équipements et des installations de stockage spécialisés.
Domaines où il sera possible d'économiser ou d'éviter des coûts
C'est surtout en matière de respect des lois qu'il sera possible d'éviter des coûts. En effet, la capacité de stocker, de conserver et de récupérer les courriels et l'information associée, de manière fiable et efficiente, permettra de réduire substantiellement les coûts de recherche lors d'une action en justice, d'un audit ou d'une demande d'accès à l'information.
Les risques associés à la fiabilité de la preuve légale seront également réduits grâce à la capacité d'éliminer les courriels et l'information associée, de manière efficace et efficiente, au moment opportun, parfois à l'expiration d'un délai obligatoire.
Une gestion efficace des courriels apportera aussi des bénéfices immatériels en procurant un accès continu à la mémoire institutionnelle, en évitant de refaire les mêmes tâches et en offrant la possibilité de réutiliser l'information. Portée - secteurs d'activités touchés
Pratiquement toutes les activités du gouvernement canadien seront touchées par ce projet.
Lois nécessitant ces lignes directrices Les lois listées ci-dessous ne prescrivent pas expressément une norme ou des lignes directrices particulières en matière de gestion des courriels; elles établissent toutefois certaines responsabilités et obligations légales relatives à la divulgation (et à la non-divulgation), et à l'élimination de l'information, incluant l'information électronique. Cette dernière comprend ou peut être interprétée comme comprenant les courriels, leurs métadonnées et pièces jointes. Les courriels font partie des informations les plus fréquemment demandées lors d'une action en justice, d'un audit ou d'une demande d'accès à l'information.
Les institutions du gouvernement canadien ne sont pas tenues de documenter leur processus décisionnel ou leurs actions, à l'exception des transactions financières. Cependant, si de telles informations sont recueillies par une institution, celle-ci doit en assurer la conservation durant une période de temps appropriée.
Les présentes lignes directrices sont conçues pour faciliter le respect des obligations et responsabilités imposées en vertu des lois suivantes (on trouvera à l'annexe C la description de ces lois et les adresses Internet où on peut les trouver).
Accès à l'information, Loi sur l'
Bibliothèque et les Archives du Canada, Loi sur la
Charte canadienne des droits et libertés
Crédits, Lois de
Droit d'auteur, Loi sur le
Emploi dans la fonction publique, Loi sur l'
Gestion des finances publiques, Loi sur la
Langues officielles, Loi sur les
Preuve au Canada, Loi sur la
Protection civile, Loi sur la
Protection de l'information, Loi sur la
Protection des renseignements personnels et les documents électroniques, Loi sur la
Protection des renseignements personnels et règlements afférents, Loi sur la
Responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif, Loi sur la
Service canadien de renseignement de sécurité, Loi sur le
Statistique, Loi sur la
Vérificateur général, Loi sur le
Politiques fédérales nécessitant ces lignes directrices
Politique sur la gestion de l'information L'objectif de la présente Politique est d'assurer une gestion de l'information efficace à l'appui de la mise en �uvre des programmes et des services; d'assurer des processus décisionnels efficaces; de faciliter la reddition des comptes, la transparence et la collaboration; de préserver l'information et de veiller à l'accès à l'information et aux documents pour le bienfait de la génération actuelle et des générations à veni