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Industrie Industrie
Pays Switzerland
Use Case Document Management
Getaz Miauton
Le service ressources humaines installé au siège de l’entreprise accède aux documents au même titre que les responsables des régions disséminés dans tout le pays.
La mise en place de la solution Alfresco a généré un changement important pour les utilisateurs : moins de manipulation de documents papier, des informations disponibles en temps réel, des accès sécurisés aux données (depuis le progiciel de gestion RH).
Contexte et problématique
Société d’origine suisse romande, Gétaz Miauton a été créée en 1910. L’entreprise propose un vaste assortiment de produits pour l’habitat. Bois, carrelages, matériaux de construction et aménagements extérieurs, salles de bains, cuisines et appareils ménagers, Gétaz Miauton est spécialisé dans tout ce qui est nécessaire à la construction, la rénovation ou l’aménagement de la maison.
Structure d’origine familiale, Gétaz Miauton est aujourd’hui intégrée au groupe CRH qui emploie 2 500 salariés et réalise 1,6 milliard de francs suisses de chiffre d’affaires.
En 2008, Gétaz Miauton décide de s’équiper d’une solution de Gestion Electronique de Documents pour archiver et gérer l’ensemble des documents « ressources humaines ». L’étude de marché qui est réalisée vise à étudier les offres qui permettent de résoudre les problèmes importants de stockage de documents. En effet, l’entreprise doit conserver non seulement les documents qui concernent les collaborateurs actuels mais également certains documents spécifiques aux collaborateurs qui ont quitté l’entreprise. Outre ce problème d’archivage, l’objectif est de pouvoir accéder facilement et rapidement à l’ensemble des documents et plus particulièrement à ceux qui sont confidentiels et qui sont rangés dans des armoires à accès protégé.
D’autre part, l’information doit être disponible depuis plusieurs endroits. En effet, outre le siège social, l’entreprise possède des agences dans tous les pays.
Les responsables de régions doivent pouvoir, au même titre que le service ressources humaines du siège, accéder aux documents des collaborateurs qu’ils ont à gérer.
Solution mise en œuvre
Dans le cadre de l’étude de marché, plusieurs solutions sont analysées. Celle d’Alfresco fait partie des solutions évaluées. Elle bénéficie d’un à priori positif dans la mesure où elle est déjà installée dans une des entités du groupe.
Après examen des différentes offres, Alfresco est retenue. Elle présente l’avantage d’être légère à mettre en œuvre, ce qui permet un déploiement rapide. Sa souplesse permet de développer si besoin sur mesure d’autres fonctionnalités. Enfin, même si cela ne constituait pas un des critères absolus de choix, elle permet de limiter les coûts d’exploitation, grâce à son modèle Open Source. Cet avantage concret a constitué un argument de poids pour Gétaz Miauton.
6 à 8 mois ont été nécessaires pour mettre le projet en œuvre.
Le volume courant des données à intégrer dans la solution Alfresco était assez modeste. En revanche, il y avait un historique important à reprendre. Le travail de numérisation des documents à réaliser était particulièrement conséquent. Il a été effectué avec le logiciel Kofax. En amont de cette numérisation, il a fallu classer les documents, déterminer les différentes catégories dans lesquelles ces documents allaient être regroupés. S’agissait-il de documents liés à la formation, aux congés, aux absences dues à un arrêt de travail…
Actuellement, l’accès aux documents se fait par onglet. Un onglet dédié à la formation, un autre dédié aux congés… L’accès à tel ou tel onglet est accordé aux collaborateurs du service des ressources humaines et aux responsables de régions en fonction des documents dont ils ont besoin et qui sont directement liés à leur fonction.
Par exemple, dans la mesure où ils sont considérés comme confidentiels, l’accès aux documents liés aux absences pour maladie est réservé au département ressources humaines. Par contre, les documents qui sont liés à tout ce qui touche à la formation des collaborateurs sont accessibles par le département ressources humaines mais également par les responsables de régions. Outre les responsables des régions et le service ressources humaines, tous les responsables d’équipe peuvent avoir accès à certains documents qui concernent les membres de leur équipe, comme par exemple les documents de formation, les contrats de travail, les certificats de travail, les conventions sur les objectifs ou encore le décompte des absences. Chaque collaborateur a également accès à un certain nombre de documents le concernant. Les documents sont visualisés depuis un outil Allegro, qui appelle Alfresco de manière transparente pour l’utilisateur.
Pour Getaz Miauton, la prochaine étape pourrait être d’ouvrir la plateforme Alfresco à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise afin qu’ils puissent accéder aux documents les concernant tels que leur fiche de paie, le décompte de leurs congés et absences.
Au final, la gestion des nouveaux collaborateurs est totalement assurée grâce à la plateforme Alfresco.
Download Printer-friendly PDF « Nous avions un volume très important de documents à intégrer dans la plateforme Alfresco. Le volume le plus conséquent était celui représenté par les documents archivés. Le volume des documents courants était moindre. »
— M. Yves Fauth, Chef de projet ERP, Gétaz Miauton A propos d'Alfresco