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838e réunion – 30 avril 2003
Annexe 8(Point 11.1)
Extrait des Règlements financiers
Chapitre 2 - Comité du Budget
Article 29*
1. Il est institué un Comité du Budget composé de onze experts (( aux compétences reconnues en matière d'administration et de finance, désignés par le Comité des Ministres pour un mandat de trois ans renouvelable.
Cinq experts sont désignés sur présentation des gouvernements des cinq Etats membres payant les plus fortes contributions au budget général de l'Organisation.
Six autres experts sont désignés sur présentation des gouvernements des autres Etats membres. Onze membres suppléants sont désignés par le Comité des Ministres, dans les mêmes conditions, au titre de chacun des Etats dont un candidat est désigné membre titulaire(((.
Les membres du Comité du Budget agissent en qualité d'experts indépendants et de conseillers du Comité des Ministres.
2. Le Comité du Budget a pour mission de donner au Comité des Ministres des avis sur les questions financières et administratives du Conseil de l'Europe, y compris : a. le projet de budget annuel, les projets de crédits supplémentaires et, d'une manière générale, les projets entraînant des dépenses nouvelles ; b. les problèmes relatifs au Fonds de roulement ;
c. les virements de Titre à Titre visés à l'article 31 du présent Règlement ;
ainsi que sur tous autres problèmes, de caractère administratif ou financier, dont il est saisi par le Comité des Ministres ou le Secrétaire Général.
3. Les avis du Comité du Budget sont consignés dans un rapport. Si le Comité n'est pas unanime sur une question, le rapport indique les différents avis exprimés.
4. Le Secrétaire Général fournit au Comité du Budget toute l'aide et la documentation dont celui-ci peut avoir besoin à temps pour lui faciliter l'accomplissement de sa tâche. En particulier, il lui communique pour information les comptes de l'exercice écoulé ainsi que le rapport correspondant de l'Auditeur externe instituée par l'article 78 du présent Règlement.
5. Un règlement d'ordre intérieur, approuvé par le Comité des Ministres, détermine les règles de fonctionnement du Comité du Budget.
Si le Trésorier constate une irrégularité dans l'ordre de paiement, il en réfère à l'ordonnateur avant tout paiement. Si l'ordonnateur maintient l'ordre de paiement contre l'avis du Trésorier, la décision relève du Secrétaire général. Dans le cas où le Secrétaire Général autorise malgré tout le paiement, cet ordre devient exécutoire pour le Trésorier et l'attention de l'Auditeur externe est attirée sur le dossier lors de la vérification annuelle des comptes généraux de l'Organisation. TITRE V - REDDITION, VERIFICATION ET APPROBATION DES COMPTES
Chapitre 1 - Reddition des comptes
Article 74 Les comptes de l'Organisation se composent pour chaque année financière : a. d'un compte de gestion budgétaire par lequel le Secrétaire Général rend compte du recouvrement des recettes et de l'utilisation des crédits qui lui ont été accordés ; b. un bilan de l'Organisation. Ces comptes sont mis à la disposition l'Auditeur externe prévue par l'article 78 ci-après, avant le 10 mai de l'année qui suit l'année financière. Ils sont accompagnés d'un document récapitulatif intitulé budget rectifié donnant l'état des crédits définitifs tels qu'ils résultent du budget initial et des modifications intervenues par crédits supplémentaires, virements de crédits et reports éventuels, ainsi que les modifications intervenues dans les prévisions de recettes. Chapitre 2 - Vérification et approbation des comptes Article 78 Les comptes établis en application des articles 74 à 77 sont soumis à l'Auditeur externe et organisé dans les conditions fixées au Titre VI ci-après. Article 79
Après examen du rapport de l'Auditeur externe et des observations éventuelles du Secrétaire Général, le Comité des Ministres donne, avant le 31 décembre de l'année suivante, décharge au Secrétaire Général de sa gestion pour l'exercice en cause. Il statue en même temps sur l'affectation du résultat budgétaire. TITRE VI - AUDITEUR EXTERNE
L'Auditeur externe est le Chef de l'Institution supérieure de contrôle des finances publiques d'un Etat membre. Il est désigné par le Comité des Ministres pour une période de cinq ans, non renouvelable.
Seul le Comité des Ministres peut démettre l'Auditeur externe de ses fonctions au cours de son mandat. Pour mener un examen local ou spécial, l'Auditeur externe peut engager les services de l'Institution supérieure de contrôle des finances publiques d'un autre Etat membre.
L'Auditeur externe est complètement indépendant et seul responsable de la conduite de l'audit.
L'Organisation met à la disposition de l'Auditeur externe l'aide et l'assistance techniques dont celui-ci estime avoir besoin dans l'accomplissement de sa mission.
L'audit est réalisé conformément aux normes internationales d'audit généralement acceptées.
L'audit est réalisé au siège de l'Organisation ou en tous autres locaux de l'Organisation, en tant que de besoin.
Sont mis à la disposition de l'Auditeur externe toutes les pièces justificatives et les registres, documents et dossiers dont il estime nécessaire d'avoir connaissance pour effectuer son contrôle. Il peut demander aux fonctionnaires de l'Organisation toutes les informations dont il estime avoir besoin. L'Auditeur externe et ses collaborateurs doivent respecter la nature confidentielle de toute information dont ils ont eu connaissance et n'en faire usage qu'en relation directe avec la conduite de l'audit. L'Auditeur externe peut attirer l'attention du Comité des Ministres si des informations dont il estime avoir besoin aux fins de l'audit lui ont été refusées.
L'Auditeur externe a pour mission de s'assurer que les états financiers donnent une image fiable et sincère de la situation financière et des opérations de l'Organisation et ont été préparés conformément au Règlement financier, de s'assurer de la régularité de toutes les transactions financières, du caractère économique de la gestion et du bon fonctionnement du contrôle interne. L'Auditeur externe peut faire des observations concernant l'aspect économique, l'efficience et l'efficacité des procédures financières, du système comptable et de l'administration et gestion de l'Organisation.
A cette fin, il vérifie notamment :
- que les états financiers sont conformes aux livres et registres comptables de l'Organisation;
- que la comptabilité et les états financiers comprennent toutes les opérations financières effectuées par l'Organisation au cours de l'année ;
- que la régularité de toutes les opérations au regard des prescriptions du Règlement financier, de toutes autres règles établies par le Comité des Ministres et de toutes autres directives applicables ;
- que toutes les dépenses budgétaires ont été effectuées conformément à la destination des crédits et sont restées dans la limite de ces derniers tels qu'ils apparaissent au budget, rectifié en tant que de besoin ;
- que la gestion des Fonds spéciaux éventuellement créés et des recettes affectées éventuellement perçues, en application de l'article 4, 2e et 3e alinéas, a été effectuée conformément aux dispositions qui les régissent ;
- que toutes les opérations sont appuyées par des pièces justificatives appropriées ;
- que les fonds et titres en dépôt font périodiquement l'objet d'attestations délivrées par les dépositaires et, pour les avoirs en numéraire, de procès-verbaux de caisse ;
- que les inventaires sont tenus de façon régulière et font l'objet de contrôles appropriés ;
- que les contrôles internes, y compris l'audit interne, sont adéquats et fiables ;
- que la gestion financière est saine et assurée de manière économique.
Au plus tard le 30 juin suivant l'exercice objet de l'audit, l'Auditeur externe formule une attestation sur les états financiers qui :
- identifie les états financiers examinés ; - décrit la portée et l'étendue de la procédure d'audit ; et- atteste, selon le cas :a) que les états financiers donnent une représentation fiable de la position financière du Conseil de l'Europe à la fin de l'exercice et des résultats de ses opérations au cours de l'exercice considéré ;b) que les états financiers ont été établis conformément au Règlement financier et aux principes comptables énoncés ;c) que la cohérence de l'application des principes comptables a été préservée d'un exercice à l'autre ;d) que les transactions étaient conformes au Règlement financier et aux autorisations budgétaires.
L'Auditeur externe établit, pour le 30 juin au plus tard, un rapport à l'intention du Comité des ministres dans lequel il consigne, après en avoir préalablement discuté avec les services intéressés, ses appréciations ou observations sur les états financiers et tout autre point visé aux Articles 81 et 82 ci-dessus. Le rapport mentionne :
a) la portée et la nature de la vérification de l'Auditeur externe et de tous changements dans la portée et la nature de cette vérification, et précise notamment s'il a obtenu toutes les informations et explications demandées ;
b) les éléments affectant la complétude et l'exactitude des comptes, par exemple :- toute recette ou tout montant à recevoir qui n'a pas été correctement comptabilisé(e) ;- les dépenses qui ne sont pas convenablement justifiées ;
c) d'autres points devant être portés à l'attention du Comité des Ministres, par exemple :- des fraudes avérées ou présumées ;- le gaspillage ou l'utilisation indue d'actifs financiers ou autres de l'Organisation (quand bien même la comptabilisation des transactions serait correcte) ;- des dépenses susceptibles d'entraîner des dépenses supplémentaires à grande échelle pour l'Organisation ;- tout dysfonctionnement dans le système général ou les réglementations détaillées régissant le contrôle des recettes et des dépenses, ou des fournitures, équipement et matériel de l'Organisation ou dont l'Organisation est responsable ;- des dépenses non conformes à l'objectif des crédits budgétaires concernés, après avoir tenu compte des transferts dûment autorisés entre crédits budgétaires ;- des dépenses excédant les crédits alloués, tels que modifiés par des transferts dûment autorisés.
d) l'exactitude ou non, telle que déterminée par inventaire et examen, des enregistrements comptables appropriés relatifs aux fournitures, équipement et matériel de l'Organisation ou dont l'Organisation est responsable ; et
e) les transactions comptabilisées dans un exercice précédent pour lesquelles un complément d'information a été obtenu, ou celles qui seront comptabilisées dans un exercice ultérieur et dont il est estimé souhaitable que le Comité des Ministres soit informé par avance.
L'Auditeur externe ne formule aucune observation dans le rapport d'audit sans avoir au préalable donné au Secrétaire Général la possibilité de fournir des explications sur le point objet d'une observation. Les commentaires d'audit concernant tout point au cours de l'examen des comptes sont immédiatement communiqués au Secrétaire Général et au Trésorier.
Le rapport de l'Auditeur externe, accompagné des états financiers ayant fait l'objet de l'audit, est transmis au Comité des Ministres.
L'Auditeur externe ou son adjoint présentent le rapport d'audit externe au Comité des Ministres.
Note (( Amendement fait par Résolution (79) 12 du 13 juin 1979 (applicable à partir du 1er janvier 1981)
Note ((( Amendement fait par Résolution (71) 24 du 22 septembre 1971 modifié par Résolution (79) 12 du 13 juin 1979 a pris effet
Note au le 1 janvier 1981
838 réunion des Délégués des Ministres / 30 avril 2003 Documents connexes
CM/Del/Dec(2003)838/11.1F / 5 mai 2003 CM/Del/Dec(2003)838/11.1/annexe9F / 5 mai 2003 Activities