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Société mathématique du Canada
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Planification: l'avenir de la SMC
Énoncé d'intention
Groupes de travail créés
Groupe de travail n° 1 : Comité spécial du budget
et de la politique
- rapport
Comité spécial des Services électroniques et de Camel
- réponse du Comité des services
électroniques
Groupe de travail n° 2 : Comité spécial de la
représentation au Conseil - rapport
Groupe de travail n° 3 : Fonds de dotation de
la SMC - rapport
Groupe de travail n° 4 : Publications - rapport
Comité spécial des options de publications de la SMC - rapport
Groupe de travail n° 5 : Finances et collecte de fonds
Groupe de travail n° 6 : Soutien à la communauté mathématique
Groupe de travail n° 7 : Communications (Dissous)
Groupe de travail n° 8 : Stratégies administratives - rapport
Groupe de travail n° 9 : Comité exécutif: Administration et direction - rapport
DESTINATAIRES : Membres de la Société
mathématique du Canada
EXPÉDITRICE : Katherine Heinrich, présidente
DATE : le 30 mars 1998
OBJET : Planifions l'avenir de la SMC
Comme en font foi nos états de service, la Société
est une association professionnelle qui connaît beaucoup de succès
depuis les 50 dernières années. Au cours des quelques dernières
années, en particulier, nous avons profité d'une croissance
considérable : de nouvelles initiatives ont vu le jour, et la Société
est devenue de plus en plus complexe à tous les niveaux. Naturellement,
cette expansion a occasionné des frais supplémentaires (impôts,
besoins accrus en bénévoles et en travail rémunéré).
Il est maintenant temps de prendre un recul, d'examiner ce que nous faisons
et de planifier les années à venir. Il est temps de planifier
l'avenir de la Société en adoptant une attitude proactive.
En collaboration avec les membres du Comité exécutif,
les présidents de comité et d'autres personnes qui nous ont
fait part de leurs commentaires, je travaille depuis plusieurs mois à
l'élaboration d'un processus qui permettra à la SMC de passer
l'ensemble de ses opérations et de ses activités en revue.
Ainsi, nous vous présentons le document qui suit afin de susciter
la discussion et d'obtenir vos commentaires. Nous modifierons le document
en fonction des réponses obtenues et demanderons au Conseil d'approuver
le document final à la Réunion de juin 1998, qui sera tenue
à Saint-Jean, au Nouveau-Brunswick.
Puisque le document n'est encore qu'une ébauche, il est, pour
l'instant, offert en anglais seulement. Toutefois, la proposition finale,
telle qu'approuvée par le Conseil, sera offerte en versions française
et anglaise. J'espère que cette situation ne causera aucun inconvénient.
Le document se divise en trois parties. La première se veut une
nouvelle version de notre énoncé de mission actuel. Elle
comprend l'objectif de la société et un «énoncé
d'intention», contenant quatre points importants qui définissent
la Société et ses activités. La deuxième est
une description de trois groupes de travail qui, même si leur création
n'était pas liée à ce processus de planification,
seront fort utiles à la Société dans son ensemble.
Quant à la troisième, il s'agit d'une proposition portant
sur la création de cinq autres groupes de travail. Les rapports
de chaque groupe seront présentés au Comité exécutif
qui, à partir de ces documents, aura la délicate tâche
de rédiger le plan d'action de la Société. Nous ferons
ensuite approuver ce plan par le Conseil en décembre 2000.
La composition des groupes de travail se fera de manière à
assurer une vaste représentation de nos membres . En outre, chaque
groupe comptera des personnes connaissant à fond le sujet dont sera
chargé le groupe de travail. Pendant les travaux des différents
groupes, les activités des comités et de la Société
poursuivront leur cours normal.
Nous devrons probablement attribuer des ressources à chacun des
groupes de travail. Ces fonds permettront aux membres de se réunir
au moins deux fois pendant leur mandat et d'organiser des conférences
téléphoniques. Pour réduire leurs dépenses
le plus possible, les groupes de travail seront appelés à
tenir leurs réunions à l'occasion des Réunions
de la SMC ou des réunions du Comité exécutif, qui
se tiennent à Toronto en avril et en octobre.
Les membres de la SMC seront consultés à toutes les étapes
du processus. Nous avons particulièrement besoin de votre opinion
en ce moment même et vous encourageons fortement à nous en
faire part.
Veuillez faire parvenir vos commentaires à l'un des membres du
Comité exécutif d'ici le 8 mai 1998. Par ailleurs, si vous
êtes intéressé à faire partie de l'un des groupes
de travail, faites-nous le savoir.
Comité exécutif : Lynn Batten (Manitoba), Eddy Campbell
(Queens), Katherine Heinrich (SFU), Jacques Hurtubise (Montréal),
Richard Kane (Western), Arthur Sherk (Toronto), Richard Wood (Dalhousie),
Graham Wright (Ottawa - Bureau administratif de la SMC)
La Société mathématique du Canada s'est
donnée pour objectif de promouvoir et de favoriser la
découverte et l'apprentissage des mathématiques, et les
applications qui en découlent.
1. Regrouper et appuyer les mathématiciens canadiens en favorisant la
communication et l'adhésion à grande échelle, en commanditant diverses
activités et en établissant des partenariats avec des associations
professionnelles semblables à la nôtre.
2. Encourager la recherche mathématique en diffusant les résultats de
recherches en cours aux spécialistes et aux non-spécialistes, en faisant
reconnaître publiquement les travaux de chercheurs et en collaborant avec les
instituts de recherche, les organismes subventionnaires et les utilisateurs de
mathématiques.
3. Favoriser l'apprentissage des mathématiques en réalisant des projets avec
des professeurs de mathématiques de tous les niveaux, en faisant connaître
les progrès dans l'enseignement et en établissant des partenariats avec les
ministères de l'éducation provinciaux et les organismes voués à
l'apprentissage des mathématiques.
4. Défendre les mathématiques en créant des initiatives visant à expliquer, à
promouvoir et à mieux faire connaître la discipline, en organisant des activités
parascolaires et en encourageant les partenariats avec les sociétés privées,
les gouvernements et les organismes à but non lucratif.
GROUPE DE TRAVAIL n° 1: Comité spécial du budget et de la politique
Membres :
Arthur Sherk, trésorier de la SMC et président du comité (Toronto)
Richard Kane, président du Comité des finances (Western)
Joan Geramita, membre du Conseil (Queens)
Michael Lamoureux, membre du Conseil (Calgary)
Graham Wright, directeur administratif de la SMC - personne-ressource
Dresser la liste des politiques, directives et pratiques de la SMC ayant une incidence
directe sur le budget.
Déterminer la portion du budget nécessaire à ces politiques, directives et pratiques.
Évaluer la pertinence de ces politiques, directives et pratiques. Déterminer quel prix nous
sommes prêts à payer pour conserver celles qui le sont et comment éliminer
progressivement celles qui ne le sont pas.
Déterminer dans quelle mesure les sources de revenus et les dépenses pourraient
changer, afin d'évaluer comment le budget pourrait influencer la politique à l'avenir.
Proposer des modifications aux façons de procéder de la Société de manière à ce que les
personnes qui prendront des décisions relatives à la politique comprennent très bien
l'incidence de leurs décisions sur le budget.
Échéancier :
Création du comité : 1er septembre 1997 Rapport au Comité exécutif : 1er mars 1998
GROUPE DE TRAVAIL n° 2 : Comité spécial de la représentation au Conseil
Jon Thompson (Nouveau-Brunswick), président
Paul Gauthier (Montréal)
Dan Britten (Windsor)
Peter Borwein (SFU)
Examiner :
la taille du Conseil actuel; la représentation relative de chacune des quatre régions au Conseil et au Comité exécutif.
Contexte : Tenir compte de la situation financière de la SMC et du coût qu'entraînerait l'ajout de
membres au Conseil ou au Comité exécutif.
Tenir compte du rapport du comité spécial qui avait recommandé la représentation
géographique actuelle du Conseil et du Comité exécutif, représentation entrée en vigueur
autour de 1989.
- Création du comité : septembre 1997
- Rapport au Comité exécutif : juin 1998
GROUPE DE TRAVAIL n° 3 : Fonds de dotation de la SMC
Le fonds de dotation de la SMC s'élève à environ 1,35 million de dollars. Nous nous
sommes engagés à commencer à utiliser les revenus d'intérêts du fonds une fois que le
capital aurait atteint 1,5 million. Il est maintenant nécessaire d'établir des directives quant à
l'emploi de cet argent et d'élaborer une stratégie qui nous assurera un revenu constant. Le
Comité spécial du fonds de dotation de la SMC se chargera de la première de ces tâches,
et le Comité des finances, de la seconde.
Comité spécial du fonds de dotation de la SMC
Eddy Campbell, président, v.-p. pour l'Ontario (Queens)
Jennifer Hyndman, membre du Conseil (UNBC)
Tom Salisbury, président sortant, Publications (York)
Bob Rosebrugh, président, Services électroniques (Mt. Allison)
Gordon Mason, président, Finances (UNB)
Georg Schmidt, membre du Conseil (McGill)
Après avoir consulté l'ensemble des membres de la SMC, recommander au Comité exécutif
une politique administrative concernant l'utilisation des profits tirés du fonds de dotation. Le
Comité examinera, entre autres :
la composition de l'entité gestionnaire et la sélection de ses membres;
le mandat de l'entité gestionnaire;
les règles concernant la sélection des projets et les dépenses.
Avant de faire sa recommandation, le Comité devra se poser les questions suivantes :
Quelle démarche faudra-t-il suivre pour demander des fonds et comment l'argent sera-t-il
distribué? Des prix pourront-ils s'échelonner sur plusieurs années (par ex. : x $ par an
pendant trois ans)? Qui pourra faire une demande? Comment fera-t-on une demande?
Comment procédera-t-on? Quel format prendront les demandes? Quel sera l'échéancier?
Quelles restrictions pourraient s'appliquer aux montants demandés? Quel rôle jouera le
favoritisme? (Favorisera-t-on les demandes de candidats ayant déjà reçu des fonds d'une
autre source?) Quels seront les critères de sélection des projets? Quels types de projets
seront financés? Comment cette décision s'inscrira-t-elle dans le cadre du plan stratégique
de la SMC? Les fonds pourront-ils servir aux dépenses de fonctionnement?
Décembre 97 - le Comité exécutif crée le comité et approuve son mandat.
Février 98 - choix des membres du comité.
Avril 98 - rencontre du comité à Toronto.
Juin 98 - le comité consulte le Conseil, le groupe consultatif et l'assemblée générale.
Octobre 98 - le comité présente sa proposition au Comité exécutif.
Décembre 98 - le Comité exécutif présente la proposition au Conseil.
Rôle du Comité des finances
En octobre 1998, le Comité des finances devra présenter des recommandations au Comité
exécutif sur les questions suivantes. Le président du Comité spécial prendra part aux
discussions à ce sujet, aux réunions du Comité des finances.
Quelle proportion du fonds de dotation de la SMC devrait servir à générer un revenu
annuel et quelle proportion devrait être réinvestie pour assurer la croissance à long terme
du fonds? Quelle proportion des revenus devrait-on utiliser chaque année, et quelle proportion
devrait-on réinvestir pour protéger le capital de l'inflation?
Comment le revenu stable à long terme tiré du fonds de dotation sera-t-il garanti?
La gestion devrait-elle être assurée par un comité de la SMC ou une fondation
autonome? Dans le second cas, faudrait-il doter la fondation d'un mandat?
Échéancier : Juin 98 - le comité discute de l'ébauche de proposition avec le Comité exécutif.
Octobre 98 - le comité présente la proposition finale au Comité exécutif.
La création des cinq groupes de travail suivants sera proposée à la réunion du Conseil de
juin 1998. On a fixé les dates de création et de présentation de rapports et défini la
structure hiérarchique de ces groupes de manière à permettre à ces derniers de
communiquer efficacement entre eux.
Les membres de chaque groupe de travail seront choisis en fonction de leur connaissance
collective de la SMC et du domaine, et de leur volonté de remettre en question nos façons
de penser actuelles. Les membres seront nommés par le Comité exécutif.
Les groupes de travail consulteront la communauté dans son ensemble, en particulier les
personnes possédant des connaissances dans les dossiers à l'étude et celles que les
recommandations pourraient toucher. On encouragera les présidents des groupes de travail
à discuter entre eux.
Tous les groupes de travail présenteront un rapport au Comité exécutif. Tout rapport
déposé sera publié sur Camel. Les commentaires de la communauté mathématique seront
alors transmis au Comité exécutif.
Lorsqu'il aura reçu les rapports de tous les groupes de travail, le Comité exécutif élaborera
une structure et une stratégie globales pour la SMC, à partir des recommandations reçues.
Cette structure et cette stratégie devront nous permettre de planifier clairement, de créer de
nouvelles initiatives, de rationaliser nos activités et d'élaborer une politique financière
complète.
GROUPE DE TRAVAIL n° 4 : Publications
Membres Président
3 membres
Directeur administratif (ou autre) comme personne-ressource
Viabilité des publications : Passer en revue le statut des publications de la SMC en
examinant leur qualité, le succès qu'elles remportent, leur coût total, leur viabilité
électronique, leur efficacité de fonctionnement et leur aptitude à produire des revenus.
Élaborer une stratégie pour régler les problèmes cernés et assurer la viabilité à long terme
de nos publications (gestion, marketing, etc.). Envisager la possibilité de produire d'autres
publications, peut-être en collaboration avec d'autres organismes.
Centre de rédaction TEX : Passer en revue les activités du centre de rédaction TEX et
proposer des moyens d'assurer son utilisation optimale (y compris la possibilité de lui
accorder un plus grand rôle) et sa survie à long terme.
Collaboration avec les instituts : Les publications mathématiques (en particulier au niveau
de la recherche) sont désormais réalisées par les bureaux de la SMC et des instituts.
Étudier les possibilités d'une collaboration et d'un soutien accrus.
Le comité consultera les rédacteurs en chef des publications, le centre de rédaction TEX,
certains membres (anciens et actuels) des comités des services électroniques et des
publications, ainsi que les comités de rédaction et les instituts.
Échéancier
Création : octobre 1998
Rapport : octobre 1999
Président 3 membres Trésorier de la SMC comme personne-ressource
Processus d'approbation : Élaborer un processus d'examen pour l'approbation de
nouvelles activités et veiller à ce que les propositions contiennent des prévisions
budgétaires précises (y compris les coûts de gestion et les frais généraux); des détails sur
la durée des activités; une stratégie de marketing, s'il y a lieu, et un processus d'examen et
d'évaluation.
Collecte de fonds : Examiner le coût et le succès des collectes de fonds actuelles et
recommander une stratégie à long terme (qui pourrait comprendre l'attribution de
ressources supplémentaires à la collecte de fonds). Étudier la possibilité de lancer une
vaste campagne à durée fixe et, le cas échéant, en tracer les grandes lignes.
Publicité : Passer en revue les ententes actuelles concernant la publicité et la distribution
de produits pour d'autres organismes. Établir une politique qui régirait ces contrats de
distribution. Élaborer une stratégie visant à accroître les revenus de publicité découlant de
toutes les activités de la SMC (particulièrement la commandite de pages Web).
«Achat de temps» : Définir une ligne de conduite concernant l'«achat de temps», auprès
des universités, pour le travail effectué par les professeurs, pour le compte de la SMC. Où
s'arrête le bénévolat et où commence le «travail» proprement dit?
Le groupe de travail consultera certains membres (anciens et actuels) du Comité des
finances et du Comité de la collecte de fonds, le directeur administratif de la SMC, le
directeur de Camel et les rédacteurs en chef des publications. Les travaux du groupe de
travail n° 1 (comité spécial du budget et de la politique) influenceront grandement les
activités du présent groupe de travail, tout comme le rapport du groupe de travail n° 3
(fonds de dotation).
3 autres personnes Directeur administratif (ou autre) comme personne-ressource
Soutien aux membres : Passer en revue et évaluer toutes les activités de soutien aux
membres. Définir des stratégies pour veiller à ce que ces activités soient conformes aux
objectifs de la SMC (il pourrait être nécessaire d'en éliminer, d'en modifier ou d'en ajouter).
Tirons-nous le maximum de nos Réunions? Offrons-nous les séances appropriées aux
endroits appropriés? La formule des séances convient-elle toujours? Les conférences
plénières sont-elles accessibles? Avons-nous recours aux talents locaux le plus souvent
possible? Nos activités sont-elles rentables? La promotion et la publicité entourant les
Réunions sont-elles efficaces? Y a-t-il place à un plus grand nombre d'activités
interdisciplinaires et d'activités publiques pour promouvoir la recherche et les activités
éducatives? La formule des prix convient-elle toujours et correspond-elle encore aux
activités et aux réalisations des mathématiciens canadiens? La SMC appuie-t-elle
suffisamment ses membres, des étudiants aux retraités? Les membres soutiennent-ils
suffisamment la SMC?
Soutien aux étudiants : Examiner et évaluer toutes nos activités de soutien aux étudiants
(élèves du secondaire, étudiants universitaires, de premier cycle et diplômés) et aux
enseignants. Définir des stratégies pour veiller à ce que ces activités soient conformes aux
objectifs de la SMC (il pourrait être nécessaire d'en éliminer, d'en modifier ou d'en ajouter),
en prêtant particulièrement attention aux aspects promotion, marketing et gestion globale
des activités. Définir un processus d'examen périodique, notamment limiter la durée des
projets et veiller à ce qu'il y ait toujours place à l'innovation et à la souplesse lorsque nous
répondons à de nouveaux besoins.
Représentation : Examiner la représentation actuelle (selon la région de provenance, la
discipline mathématique, le sexe, l'appartenance à une minorité visible et le type et la taille
de l'établissement d'affiliation) des membres et de ceux et celles qui participent à nos
activités. S'il y a lieu, élaborer une stratégie qui nous permettrait d'assurer une meilleure
représentation.
Instituts : Examiner les ententes actuelles entre la SMC et les instituts, particulièrement
en ce qui a trait aux activités conjointes, au partage d'information et, dans certains cas, aux
ressources (pas nécessairement financières, mais certainement humaines - bénévolat et
expertise). Faire des recommandations quant aux projets à venir.
Le groupe de travail consultera certains membres (anciens et actuels) des comités de la
recherche, des olympiades, des femmes en mathématiques et d'éducation, le directeur de
Camel et les rédacteurs en chef des publications. Les travaux du groupe de travail n° 3
(fonds de dotation) influenceront grandement les activités du présent groupe de travail, tout
comme le rapport du groupe de travail n° 2 (Représentation au Conseil).
GROUPE DE TRAVAIL n° 7 : Communications
Président 3 autres personnes Directeur administratif (ou autre) comme personne-ressource
Communications externes : Passer en revue les activités relatives aux communications
(lobbying, Notes de la SMC, Camel, affichage aux Réunions, communiqués de presse, etc.)
concernant les activités commanditées de la SMC, la promotion des mathématiques et la
sensibilisation à la SMC et aux mathématiques en général. Évaluer leur efficacité et
déterminer si elles atteignent les cibles visées (rehausser l'image des mathématiques aux
yeux du grand public, appuyer les étudiants, etc.). Déterminer s'il y a lieu de mettre
davantage l'accent sur les communications ou d'apporter des modifications, et élaborer une
stratégie de communication à long terme, pour un résultat optimal. Envisager la possibilité
de doter la SMC d'un plan de communication.
Communications internes : Examiner les voies de communication actuelles entre les
comités, le Comité exécutif, le bureau administratif, le directeur administratif, le Conseil et
l'ensemble des membres. Faire des recommandations s'il y a lieu d'améliorer quoi que ce
Le groupe de travail consultera certains présidents de comités de la SMC (anciens et
actuels), le directeur de Camel, les employés de la Société, les rédacteurs des Notes et
l'ensemble des membres.
GROUPE DE TRAVAIL n° 8 : Stratégies administratives
Membres Président de la SMC, président
Trésorier de la SMC Directeur administratif de la SMC
2 autres personnes Coordonnatrice administrative de la SMC comme personne-ressource
Mandat 1. Charge de travail : Passer en revue les procédures actuelles afin d'évaluer la charge de
travail du personnel administratif. Examiner la répartition des tâches entre les divers
bureaux et la pertinence de cette répartition. Trouver des moyens qui permettraient de
répondre aux besoins accrus en soutien administratif pour les activités de la SMC.
Tâches des employés : Revoir les descriptions de tâches des employés en tenant
compte des responsabilités administratives actuelles et à venir, et faire des
recommandations.
Administration des Réunions : Définir un processus d'examen de la gestion et du coût
des Réunions et, le cas échéant, préciser des moyens d'apporter les changements
nécessaires.
Rationalisation : Passer en revue toutes les activités du bureau en cernant les tâches à
rationaliser, à éliminer ou à modifier dans l'optique d'une efficacité accrue.
Diffusion des connaissances : Élaborer un plan visant à assurer la transmission des
connaissances des activités de la SMC, pour éviter que seules une ou deux personnes
soient au courant de ce qui se passe - manuel(s) de politique, plan de communications
détaillé, etc.
Camel : Revoir le fonctionnement de Camel et la répartition des responsabilités.
Le groupe de travail consultera des employés et certains membres de la SMC qui ont
travaillé de près avec le bureau, l'ensemble des membres ainsi que les autres membres de
la communauté mathématique avec lesquels le bureau traite.
Création : avril 1999
Rapport : avril 2000
COMITÉ EXÉCUTIF : Administration et direction
Membres Comité exécutif de la SMC Mandat
Doter la SMC d'une structure et d'une stratégie globales pour les années à venir. Comités et Conseil : En collaboration avec les comités et le Conseil, revoir les activités
de ces entités du point de vue de leur efficacité, de leur efficience, de leur taille et de leur
constitution, de même que la pertinence de leur mandat. Recommander l'élimination, la
fusion ou la création de comités, recommander de nouveaux mandats ainsi que des
stratégies permettant l'établissement d'objectifs à court terme. Clarifier les rapports entre le
Conseil, les comités et les bureaux de la SMC.
Structure administrative : Revoir la structure administrative des bureaux de la SMC, en
portant une attention particulière aux rôles rattachés aux postes de directeur administratif,
de rédacteur administratif, d'assistant administratif, de responsable du centre de rédaction
TEX, de responsable de Camel, et au rôle des autres bureaux où nous fournissons des
bénévoles. En particulier, revoir les responsabilités et le coût du poste de directeur
administratif à partir de juin 2002 et faire des recommandations sur l'avenir de ce poste.
Partenariats : Revoir les partenariats qui existent actuellement entre la SMC et d'autres
organismes et définir, pour ces ententes et tout autre partenariat, une stratégie à long terme
qui serait profitable à la SMC et l'aiderait à atteindre ses objectifs. On pourrait notamment
élaborer un plan qui favoriserait un rapprochement entre les disciplines et les associations
de chercheurs qui dépendent de la recherche mathématique. Examiner les ententes en
vigueur entre la SMC et les instituts de recherche, les conseils subventionnaires et autres
entités semblables, et trouver des façons d'améliorer nos rapports avec eux, s'il y a lieu.
Membres de la SMC : Proposer des moyens d'accroître le nombre de nos membres
(anciens participants aux OIM, étudiants diplômés, professeurs de collèges et sociétés
privées), de conserver nos membres et de les appuyer tout au long de leur carrière.
Envisager la possibilité de réorganiser les catégories de membres. En particulier, examiner
les rapports que nous entretenons avec les départements membres, les avantages du
statut de membre, les besoins des départements (le sondage mené auprès des
départements est-il toujours pertinent?, etc.) et comment les départements pourraient
appuyer davantage la SMC et ses activités.
Groupes de travail : Étudier les rapports des huit groupes de travail et, au besoin, faire
des recommandations précises au Conseil sur des sujets non abordés aux points
précédents.
Les rapports des huit groupes de travail, les comités de la SMC et l'ensemble des
Création : juin 1999
Ébauche de rapport présenté au Conseil et aux membres : août 2000
Rapport final au Conseil : décembre 2000.
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