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CACEIS dispose désormais d’une plateforme unique de GED couplée à une solution d’archivage long terme
CACEIS dispose à présent d’une solution GED qui permet de répondre à des besoins :
D’import en masse de documents,
De gestion de documents via des IHM métiers développées avec Alfresco Share, D’intégration avec des applications métiers existantes.
Contexte et problématique CACEIS fait partie du groupe bancaire de Crédit Agricole S.A., spécialisé dans les services financiers aux investisseurs institutionnels, sociétés de gestion et grandes entreprises. Présent en Europe, en Amérique du nord et en Asie, CACEIS propose une gamme complète de produits et services : banque dépositaire — conservation, administration de fonds, solutions de Middle-Office, support à la distribution de fonds, services aux émetteurs. Avec 2260 Mds € d’actifs en conservation et 1040 Mds € d’actifs sous administration, CACEIS est l’un des leaders mondiaux de l’Asset Servicing, la première banque dépositaire et le premier administrateur de fonds en Europe (chiffres au 31 décembre 2011).
CACEIS a initié un premier projet avec Alfresco en 2006 pour une gestion du fichier central de ces clients dans le contexte de lutte contre le blanchiment d’argents.
L’un des principaux challenges techniques a été le scanning. Il a fallu résoudre les problèmes dus aux différences de formats des documents ou encore aux agrafes ou reliures présentes sur certains papiers afin d’obtenir la meilleure résolution possible. La valorisation des métadonnées des 800.000 pages scannées a représenté le second challenge car une fois le document importé dans la GED avec ses métadonnées, il peut être facilement recherché.
Solution mise en œuvre
En 2010, toujours accompagné par Alfresco, CACEIS a souhaité mettre en place une solution d’archivage à long terme. Il s’agissait de coupler la solution Alfresco avec la solution d’archivage EMC Centera. Une étroite collaboration entre les deux sociétés et CACEIS a été nécessaire pour définir comment cette « intégration » allait se faire et mettre ensuite en œuvre le projet. Outre le challenge d’intégrer Alfresco à une solution d’archivage de documents, CACEIS devait réussir la migration de ses documents de son actuel système d’archivage, trop obsolète, vers cette nouvelle plateforme technique. Pour ce faire, CACEIS a du étudier la manière dont ses documents étaient gérés dans son ancien système d’archivage afin de les extraire, les transformer, pour finalement les importer vers sa nouvelle plateforme d’archivage. La mise en production a été réalisée avec succès mi 2011.
Afin de permettre à n’importe quelle application métier CACEIS de communiquer facilement avec sa GED Alfresco, CACEIS a décidé de développer un connecteur en amont d’Alfresco. Ce connecteur permet alors à des applications développées en Java, .Net, SharePoint de facilement rechercher, downloader, uploader des documents dans une instance GED Alfresco.
Perspectives De nouvelles utilisations de la solution sont en cours de développement. Elles concernent des usages internes comme l’archivage de données techniques ou externes comme la mise à disposition à ses clients de tout le reporting généré quotidiennement, représentant à terme une volumétrie de 50 millions de documents. Le développement d’un process d’OCR est également en cours. Ce projet consiste à automatiser la gestion des fax via une phase de traitement OCR pour « lire » le fax et ensuite le traiter avec le maximum d’automatisation après un stockage dans une instance GED Alfresco.
L’objectif de CACEIS est « d’utiliser » Alfresco pour répondre à l’ensemble de ses différents besoins « métier » de gestion documentaire.
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Alfresco est une plateforme de collaboration et de gestion des contenus critiques de l'entreprise. Elle facilite la gestion des processus à gros volumes de documents et permet de collaborer en toute sécurité. Les entreprises peuvent ainsi répondre parfaitement aux besoins de leurs clients et s’adapter rapidement aux évolutions du marché. Chaque jour, près de 7 millions de professionnels dans plus de 180 pays utilisent Alfresco pour gérer 4 milliards de documents, fichiers et processus, derrière le pare-feu, dans le cloud ou encore sur leurs appareils mobiles. ResourcesEvents
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