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Lignes directrices pour la gestion des courriels - Feuille de route
1. Les institutions doivent se doter d'un plan pour gérer les courriels
Depuis une dizaine d'années, la gestion des courriels constitue l'un des plus importants défis à relever en gestion de l'information. Les organisations devront concevoir des plans d'ensemble détaillés, afin d'arriver à maîtriser la croissance phénoménale de ce moyen de communication électronique, avec sa gamme de plus en plus large d'utilisations, de caractéristiques et de fonctionnalités. Le plan doit incorporer plusieurs composantes de la gestion des courriels, notamment :
l'élaboration de politiques et procédures relatives à la gestion des courriels, en lien avec les activités de l'institution;
une gestion intégrée des avantages et inconvénients du courriel, qui accordera une égale importance aux messages électroniques, à leurs métadonnées et pièces jointes, et permettra l'utilisation d'infrastructures communes et l'interopérabilité des systèmes de courriel et de gestion de l'information;
la prise en compte, dès le départ, des exigences propres à la gestion des courriels lors de l'élaboration de nouveaux programmes, politiques, services et systèmes fondés sur la technologie;
la mise en place de structures de gouvernance et de responsabilisation pour la gestion de l'information en général, et des courriels en particulier;
des programmes de sensibilisation et de formation sous diverses formes.
Résultats attendus
Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants.
Un plan détaillé de gestion des courriels sera appuyé et adéquatement financé par la haute direction.
Le plan de gestion des courriels indiquera de quelle manière les Lignes directrices pour la gestion des courriels au gouvernement du Canada seront respectées.
Chacune des recommandations relatives à la gestion des courriels sera considérée attentivement.
Si recommandation est adoptée, il en sera fait mention.
Si une recommandation doit être interprétée à la lumière du mandat de l'institution ou de son champ d'activités, cette interprétation sera fournie.
Si une recommandation doit être adaptée au mandat de l'institution ou à son champ d'activités, la nature de cette adaptation sera indiquée.
Si une recommandation ne s'applique pas, on en donnera la raison ou on proposera une autre recommandation.
1.1.Gérer les programmes et les systèmes de courriel de manière intégrée
Tous les programmes de courriel utilisés par les institutions, et les systèmes qui leur sont associés, devraient être financés adéquatement par la direction; ils devraient aussi être conçus et configurés de façon à leur permettre de saisir, stocker et gérer efficacement les courriels reçus et expédiés, avec leurs métadonnées et leurs pièces jointes. Une sélection de courriels contenant des informations et des documents gouvernementaux devrait être extraite du reste des documents moins pertinents et conservée pendant une durée de temps appropriée, conformément au cycle de vie de la gestion de l'information recommandé dans la Politique sur la gestion de l'information. Note : Le tableau ci-dessous illustre le partage des responsabilités entre les divers intervenants, dans la mise en oeuvre des présentes les Lignes directrices pour la gestion des courriels et des recommandations associées.
Partie ou parties responsables de la mise en �uvre ou de l'application de la recommandation
Gestionnaires des opérations
Un programme de gestion des courriels est bien plus qu'un ensemble de logiciels et d'équipements informatiques. Il suppose l'utilisation d'une infrastructure technologique, les efforts conjugués de nombreuses personnes, l'accès à des documents de référence et de formation, et le développement de savoirs et de compétences. Tous ces éléments doivent s'articuler efficacement, afin de bien identifier et saisir l'information et les documents gouvernementaux, et veiller à ce qu'ils soient préservés.
Une des prémisses à la base de tout système intégré de gestion des courriels est que le nombre de copies de courriels soit réduit au minimum. Cela simplifie considérablement les opérations de classement, de stockage, de récupération et de disposition. Mais il y a d'autres avantages. Par exemple, en vertu de la Loi sur la protection des renseign