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- Légale
Objet de cette politique
Cette politique, qui a été élaborée par l’ACY, entrera en vigueur à compter du 15 juin 2005. La présente politique décrit la façon dont l’ACY recueille, utilise, conserve, protège, divulgue et supprime les renseignements personnels concernant les membres potentiels, les membres et d’autres parties, notamment les athlètes, les entraîneurs, les arbitres et les bénévoles. La politique explique comment l’ACY respectera l’ensemble des prescriptions des lois fédérales et provinciales pertinentes concernant les renseignements personnels. Cette politique fait suite aux dix (10) principes de l’Association canadienne de normalisation (ACNOR) identifiés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). La politique décrit tous les principes et toutes les procédures. L’ACY s’efforcera de respecter et de dépasser toutes les prescriptions des lois, et s’assurera de maintenir sa politique à jour en fonction des nouvelles technologies et des nouvelles lois. Tous les changements seront affichés immédiatement sur le site Web de l’ACY. Aucun élément de la politique de confidentialité de l’ACY ne doit être interprété de façon à empêcher l’ACY de recueillir et de conserver de l’information aux fins de maintien des archives de l’organisation. Les renseignements à cet effet comprennent, notamment, le nom et les réalisations des membres de l’équipe canadienne de voile, des membres des équipes olympiques et paralympiques, le nom et le poste des bénévoles, des membres du conseil d’administration, des membres de l’exécutif, etc. En plus des importants renseignements contenus dans les archives, aucun élément de cette politique ne doit être interprété dans le but d’empêcher l’ACY de recueillir et de conserver des renseignements personnels aux fins de collecte et de maintien des statistiques nécessaires afin de satisfaire aux exigences gouvernementales en matière de participation dans le sport, et de soutien financier.. L’information à cet effet comprend, notamment, les renseignements sur les participants au programme d’apprentissage de la voile recueillis par les provinces ou autrement, etc. Cette dernière précision reconnaît la nécessité pour l’ACY de recueillir et de conserver certains renseignements afin de maintenir et d’augmenter le financement reçu du gouvernement.
a) Loi – Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques
b) Activité commerciale – Tout acte, transaction ou conduite qui a un caractère commercial
c) Organisation – Comprend les associations, les partenariats, les personnes, les associations non constituées en société, les fiducies, les organismes à but non lucratif, les syndicats et les sociétés
d) Renseignements personnels – Toute information portant sur une personne pouvant être identifiée, autre que le nom, le titre, l’adresse d’affaires ou le numéro de téléphone d’affaires d’un employé
e) Renseignements personnels sur la santé – Tout renseignement portant sur la santé d’une personne identifiable
f) Représentants – Directeurs, dirigeants, employés, comités, membres, bénévoles, entraîneurs, entrepreneurs et autres décideurs de l’ACY Obligations statutaires
ACY est régie par la LPRPDE pour tout ce qui a trait à la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
Obligations supplémentaires
En plus de respecter toutes les exigences requises par la Loi, l’ACY et ses représentants respecteront également les obligations supplémentaires qui sont élaborées dans cette politique. Les représentants de l’ACY ne doivent pas :
a) divulguer des renseignements personnels à une tierce partie, lors d’une transaction d’affaires ou commerciale, à moins que cette divulgation ne fasse l’objet d’un consentement en bonne et due forme obtenu en vertu des présentes;
b) se placer volontairement dans une position qui les oblige à divulguer des renseignements personnels à une autre personne;
c) divulguer des renseignements personnels à qui que ce soit sans raison valable;
d) tirer un avantage personnel à partir d’un renseignement personnel obtenu auprès de l’ACY; et
e) accepter un cadeau ou une faveur lorsque cet acte risque d’être interprété comme une acceptation en vue ou en reconnaissance de la divulgation de renseignements personnels. Décisions liées à la politique
Outre ce qui est prévu dans la Loi, le conseil d’administration de l’ACY est autorisé à interpréter toute disposition contradictoire, ambiguë ou nébuleuse de cette politique.
1. Responsabilité
1.1 L’ACY doit nommer un employé (« agent de protection de la vie privée ») qui a pour mandat d’appliquer et de surveiller la politique de confidentialité de l’ACY. Cette personne a la responsabilité de répondre aux demandes d’accès conformément à la présente politique. L’agent de protection de la vie privée relève du président. La responsabilité ultime concernant tout ce qui a trait à la confidentialité incombe au conseil d’administration de l’ACY. L’agent de protection de la vie privée peut demander l’assistance d’autres personnes au sein de l’organisation. Le cas échéant, cette assistance ne doit en rien affecter ses responsabilités en matière de confidentialité.
1.2 Le conseil d’administration de l’ACY a confié la responsabilité d’agent de protection de la vie privée au directeur administratif. En l’absence du directeur administratif, le président nommera un agent de protection de la vie privée par intérim.
1.3 Tout contrat conclu avec un tiers ayant accès à des renseignements personnels conservés par l’ACY doit inclure une clause qui empêche le tiers d’enfreindre la politique de confidentialité de l’ACY. 2. Identification de la raison afin de recueillir des renseignements personnels
2.1 L’ACY ne recueille que l’information raisonnablement nécessaire à la prestation de ses programmes.
2.2 L’ACY recueille des renseignements personnels auprès de membres éventuels, de membres, d’entraîneurs, d’officiels, de juges, d’athlètes, de directeurs et e bénévoles afin d’assurer la prestation de ses programmes.
2.3 L’ACY doit préciser ses raisons afin de recueillir des données auprès des personnes visées, avant ou après la collecte de l’information. Les raisons peuvent être précisées verbalement ou par écrit.
2.4 L’ACY doit s’efforcer de faire en sorte que toutes les personnes qui recueillent des données connaissent l’utilisation possible qui sera faite de ces renseignements personnels. Tous les renseignements recueillis sont conservés dans les bureaux de l’ACY ou sous le contrôle de ses représentants.
2.5 L’ACY doit demander des permissions individuelles afin d’utiliser des renseignements personnels recueillis sans rapport avec ce qui précède, à moins d’être autorisée à le faire en vertu de la Loi.
2.6 L’information recueillie sur le site Web de l’ACY peut comprendre des renseignements tels que précisés au paragraphe 2.2. Toute l’information est traitée selon les mêmes paramètres que tous les autres renseignements recueillis par l’ACY. Les renseignements demandés dans certains champs sont facultatifs et le fait de les fournir ou non peut empêcher d’avoir un libre accès à l’ensemble du contenu du site. Le site de l’ACY permet aussi de recueillir des renseignements non identifiables sur les utilisateurs, comme par exemple l’adresse IP, les sections du site visitées et l’information téléchargée. L’ACY peut utiliser cette information non identifiable et la divulguer à ses fournisseurs de services aux fins d’administration du système et d’amélioration du site Web. 3. Consentement
3.1 L’ACY n’utilise les renseignements personnels que pour les fins précisées à l’article 2 ci-dessus et aux paragraphes 3.2 et 3.3 ci-dessous, et de façon plus générale, pour les fins précisées dans la section « Objet » ci-dessus. En acceptant de fournir les renseignements demandés à l’ACY, vous consentez à ce que l’ACY utilise cette information.
3.2 Si vous désirez retirer votre consentement qui permet d’utiliser l’information, il vous suffit de communiquer avec l’ACY. L’ACY fera de son mieux pour répondre à votre demande dans les meilleurs délais. Elle vous expliquera alors les conséquences de votre retrait sur les services qu’elle vous offre.
3.4 Le consentement n’est pas sollicité auprès de personnes d’âge mineur, gravement malades ou mentalement incapables. Il est obtenu auprès de parents, de tuteurs ou de personnes agissant par procuration. 4. Limites de la collecte d’informations
4.1 Toute l’information est recueillie de façon juste et légale, selon les critères établis dans la politique de confidentialité de l’ACY.
4.2 L’ACY ne recueille pas l’information sans discernement. La quantité et la nature de l’information recueillie se limitent aux renseignements nécessaires afin de répondre aux besoins connus de l’ACY.
4.3 L’ACY n’utilise aucune forme illicite afin de recueillir des renseignements personnels auprès de ses membres. 5. Limites de l’utilisation, de la divulgation et du maintien
5.1 L’ACY limite l’utilisation des renseignements personnels qu’elle recueille aux fins établies à l’article 2 et au paragraphe 3,2, et de façon plus générale, aux raisons établies dans la section Objet, ci-dessus, selon les lois en vigueur.
5.2 L’ACY conserve les documents et les renseignements durant une certaine période de temps, selon le besoin.
5.3 Certains documents doivent être conservés pour des périodes établies par les lois fédérales et provinciales, lesquelles sont respectées en tout temps par l’ACY.
6. Précision
6.1 L’ACY s’efforce de faire en sorte que l’information qui lui est confiée est conservée comme il se doit. Elle s’assure que les décisions concernant une personne ne soient pas prises à partir de renseignements erronés.
6.2 L’ACY met ses dossiers à jour lors d’un renouvellement, d’une inscription et/ou d’une demande de mise à jour.
6.3 L’ACY s’efforce de faire en sorte que les renseignements personnels utilisés de façon régulière soient exacts et à jour, à moins que des limites particulières quant à l’exactitude n’aient été imposées. 7. Mesures de protection
7.1 Des mécanismes de sécurité ont été mis sur pied afin d’assurer la protection des renseignements personnels contre le vol et l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification.
7.2 Le niveau de protection assuré par ces mécanismes est directement proportionnel au caractère sensible de l’information recueillie. Plus l’information est sensible, plus le niveau de sécurité est élevé.
7.3 La protection est assurée au moyen de classeurs, de bureaux et d’espaces d’entreposages verrouillés, d’un accès justifié et par des mesures technologiques telles qu’entre autres, l’utilisation de mots de passe et le cryptage. 8. Transparence
8.1 L’ACY divulgue publiquement les méthodes utilisées pour traiter les renseignements personnels dans sa politique de confidentialité, sur son site Web ainsi que sur demande, en communiquant avec l’ACY. 9. Accès individuel
9.1 L’ACY peut laisser savoir si elle possède ou non des renseignements personnels sur une personne sur demande et selon les lois en vigueur. L’ACY divulgue la source de ces renseignements sur demande et fournit une liste des tierces parties auxquelles ces renseignements auraient été divulgués.
9.2 L’ACY peut demander des renseignements afin de confirmer l’identité du demandeur avant de lui transmettre les renseignements personnels à son sujet.
9.3 Une personne peut se voir refuser l’accès aux renseignements personnels la concernant. Le cas échéant, l’ACY informe la personne des raisons du refus et des dispositions connexes de la LPRPDE. 10. Contestation du respect
10.1 Une personne peut contester par écrit le respect de cette politique et de la LPRPDE.
10.2 L’ACY possède des procédures pour régler les différends concernant la gestion de sa politique de confidentialité.
10.3 Sur réception d’une plainte, l’ACY veille à enclencher la procédure de plainte, une procédure facile et simple d’accès.
10.4 L’ACY enquête sur toutes les plaintes. Si la plainte est justifiée, l’ACY prend les mesures nécessaires afin d’en assurer la conformité et modifie ses politiques afin d’en assurer le respect futur.
10.5 Toutes les plaintes sont confiées à l’agent de protection de la vie privée de l’ACY. Politique de confidentialité interne
11. L’ACY maintient en vigueur une politique de confidentialité interne plus détaillée afin de fournir aux employés des lignes directrices particulières concernant les politiques internes sur la gestion de tout renseignement protégé par la loi.
Ce site Web appartient à l’ACY. Tous les logos et toutes les marques de l’ACY ainsi que tout autre matériel exclusif mentionné dans les présentes appartiennent à l’ACY et ne peuvent être reproduits sans le consentement écrit préalable de l’ACY. © ACY. Tous droits réservés.
Politiques pour les particuliers
L’information transmise peut être utilisée aux fins de commercialisation et de promotion, et peut être communiquée à des organismes affiliés, des entreprises ou de nouveaux partenaires, avec la permission de l’utilisateur. Toute personne qui désire se soustraire à cette utilisation, peut le faire en envoyant une demande à cet effet par courrier électronique.
Adresse IP
L’ACY recueille l’adresse IP aux fins de gestion du système et afin de communiquer de l’information globale à ses annonceurs. Une adresse IP est un numéro affecté automatiquement à votre ordinateur lorsque vous vous connectez à Internet. Les serveurs Internet identifient automatiquement votre ordinateur grâce à son adresse IP. Notre fournisseur de service Internet prend note de l’adresse IP de toute personne qui demande de consulter des pages sur le site Web de l’ACY. L’ACY n’associe pas les adresses IP à un élément qui pourrait permettre d’identifier la personne. L’utilisateur peut ouvrir une session mais il demeure anonyme.
Liens aux autres sites
Les utilisateurs doivent savoir qu’ils peuvent être dirigés vers d’autres sites Web lorsqu’ils se trouvent sur le site de l’ACY, notamment vers les sites d’annonceurs, de commanditaires et de partenaires. Les politiques de ceux-ci peuvent être différentes des politiques de l’ACY. L’ACY s’efforce de protéger les renseignements personnels et la confidentialité de ses utilisateurs mais elle ne peut garantir la sécurité de l’information que vous divulguez à d’autres sur Internet. Toute divulgation de ce genre est faite à vos propres risques.
Politique en matière de sécurité
Tout employé qui enfreint notre politique de confidentialité et/ou de sécurité est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement et jusqu’à des poursuites civiles et/ou criminelles.
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Lois en vigueur
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Dernière mise à jour : le 6 juin 2005
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