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Industry Public Administration & Government
Use Case Collaboration
Conseil général de Loire-Atlantique
Le CG 44 a retenu la solution Alfresco. Smile, 1er intégrateur européen open source, a réalisé l’application.
Une attention particulière a été portée à l’ergonomie de l’application : étant une application de gestion, tous les écrans devaient être simples et correspondre au métier attendu. C’est pourquoi l’application s’appuie sur une architecture REST et a été développée avec le framework Spring-Surf comme surcouche d’Alfresco.
Contexte et problématique
Le service des Ressources Humaines du Conseil général de Loire Atlantique gérait le dossier administratif de chaque agent sur format papier, avec des bannettes et des classeurs. Avec 5000 dossiers agents contenant environ une centaine de documents, soit environ 500 000 documents, cette gestion devenait complexe.
Le CG 44 souhaitait dématérialiser tous les documents RH d’un agent (lettre de promotion, arrêt maladie, fiche d’évaluation…), pour en faciliter la gestion au quotidien, notamment au niveau de la recherche (d’un dossier et d’un document).
Le périmètre de la première phase du projet comportait les fonctionnalités suivantes :
gestion des dossiers agents (création, modification)
gestion des documents (ajout, classement, modification et suppression)
gestion des interfaces de recherche poussées
gestion de la nomenclature (toute la nomenclature est paramétrable et modifiable)
gestion des utilisateurs et des habilitations
Solution mise en œuvre
Ont été mises en oeuvre techniquement :
la création d’une interface avec l’application RH (HRAccess)
la mise en place d’un outil d’OCR intégré à l’application. Dès qu’un document est ajouté, celui-ci est automatiquement envoyé à une solution OCR (Abbyy Software Recognition). Ainsi les utilisateurs peuvent effectuer des recherches sur le contenu des documents
la gestion des PDF/A pour des raisons de pérennité du format
Une interface d’importation de l’historique des dossiers, soit plusieurs dizaines de Go
La seconde phase du projet à permis aux agents de consulter directement leur dossier.
Download Printer-friendly PDF « Nous recherchions une application capable de gérer plusieurs milliers de documents. Smile nous a accompagnés dans le déploiement de cet outil afin de relever les divers challenges du projet : l’ergonomie, la technique et la volumétrie. Alfresco a répondu à nos attentes tant en terme de volumétrie que de facilité de prise en main de l’outil »	
— Philippe Cognée, chef du Service solutions et innovations numériques About Alfresco