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Par Jean-Philippe Bonilli[caption id="attachment_878" align="alignleft" width="300"] Magasins du service des archives du Centre Pompidou. Photographie : Jean-Philippe Bonilli[/caption]Quelles sont les missions du pôle archives au sein du Centre Pompidou ?Le pôle archives est en charge de la collecte, du traitement, de l’indexation, de la conservation et de la communication des archives produites par les agents du Centre dans le cadre de leur activité. Qu’est-ce que les archives produites par les agents du Centre Pompidou dans le cadre de leur activité ?Selon le livre II du code du patrimoine « Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments, quels que soient leur date, leur forme et leur sup­port maté­riel, pro­duits ou reçus par toute per­sonne phy­si­que ou morale, et par tout ser­vice ou orga­nisme public ou privé dans l’exer­cice de leur acti­vité ».Ce qui signifie qu’un document est archive dès sa création ou sa réception dans un dossier. L’archivage concerne donc les dossiers papier, les photographies, les films, les bandes sonores, les plans, les calques, les affiches, mais aussi les méls, les bases de données, les données bureautiques, et le web.Dans ce cadre, le pôle archives conserve donc des dossiers de fonctionnement général de l’établissement, de préparation des manifestations (dont les expositions), de gestion des collections etc. Quel est le statut de ces archives ?Le Centre Pompidou étant un établissement public, ce sont des archives publiques. Ce qui signifie qu’elles sont imprescriptibles et inaliénables, qu’elles font partie du domaine public mobilier de l’Etat et qu’elles ne peuvent en aucun cas être détruites sans autorisation. Tant qu’elles ne sont pas versées, elles sont sous la responsabilité de la personne qui les a produites mais ne lui appartiennent pas. Etant producteurs d’archives publiques, les agents du Centre sont responsables de la gestion à long terme de leurs dossiers.L’ensemble des agents du Centre Pompidou est concerné par l’archivage quels que soient le Département, la direction, le poste et le niveau dans la hiérarchie.Quel est le cadre légal dans lequel s’inscrivent ces archives ?Les archives publiques sont régies par le Livre II du Code du patrimoine, par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives et par la circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'Etat.Pourquoi les agents du Centre Pompidou sont-ils dans l’obligation d’archiver leurs dossiers ?Pour la sauvegarde et la mise en valeur de la mémoire historique du Centre. En effet, après plus de trente ans d’activité, le Centre Pompidou a sa propre histoire et un nombre croissant de chercheurs et d’étudiants demandent à consulter ses archives. La valeur patrimoniale des archives et, au travers leurs travaux, la mise en valeur de l'image du Centre, représentent un véritable enjeu identitaire dans la société de l'information. Ainsi, les archives produites par le Mnam-Cci et le Département du développement culturel ont une valeur patrimoniale incontournable. Il en va de même pour certains dossiers produits par les autres Directions.Pour des raisons légales,  car c’est la valeur probante des archives qui justifie en premier lieu l'existence d'une politique d'archivage au sein d’une organisation. Il est donc essentiel de conserver en tant que preuve, tous les documents contractuels originaux.Pour capitaliser les informations produites par les services en versant régulièrement les dossiers clos. Ces dossiers étant indexés et identifiés sur une base de données gérée par le pôle archives, l’institution évite une perte d’informations qui peuvent lui être utiles.Qu’est ce que le principe de respect des fonds et en quoi est-il fondamental ?Le respect des fonds est l'un des principes fondamentaux de l'archivistique. Il conjugue le respect de provenance d'un fonds d'archives avec le classement cohérent des documents qui le composent (sous-fonds, dossiers, etc., ayant eux-mêmes une cohérence interne). Ce principe implique de respecter l'intégrité matérielle et intellectuelle de chaque fonds sans tenter de séparer les documents les uns des autres et sans les répartir dans des catégories artificielles en fonction de leur sujet. Il interdit aussi d'extraire d'un fonds des documents qui semblent ne pas avoir de lien avec le reste du fonds.Classement et instruments de recherche (répertoire, inventaires, bases de données, etc.) doivent permettre au chercheur de ne pas perdre de vue le lien organique unissant chaque document à l'entité qui l'a produit et, partant, d'appréhender plus justement l'ensemble des activités du producteur d'archives.Il s'oppose ainsi à la collection d'archives, qui est un mélange de documents collectés arbitrairement par le collectionneur selon ses goûts et ses centres d'intérêt.Le principe de provenance des documents d'un fonds d'archives est prioritaire sur toute autre méthode de classement d'archives. Ce qui est pris en compte, c'est la provenance des archives en fonction du producteur déposant ou versant ses archives à un dépôt d'archives institutionnel (archives nationales ou territoriales) ou privé (archives d'entreprise, tiers archiveur). À l'intérieur d'un fonds versé, il peut exister des sous-fonds d'origines multiples mais généralement en lien hiérarchique ou historique avec le dernier détenteur. Cela apporte une information qui peut être utile au chercheur. De même, un fonds d'archives peut contenir des dossiers presque semblables, compte tenu de l'histoire du fonds final. C'est le classement du fonds qui doit éclaircir la cohérence de l'ensemble, tout en préservant le principe de non-mélange.Où sont conservées les archives de l’institution et en quelle quantité ?Les locaux de conservation se composent de 6 salles représentant 2 500 mètres linéaires d’archives (25 000 boites archives) et se situent sous la Piazza. Les archives sont stockées sur des rayonnages spécifiques et les conditions de conservation dans les salles sont étudiées en fonction des règles de sécurité obligatoires. L’emplacement et le contenu des boîtes sont gérés par informatique. L’accès à ces salles est sécurisé et strictement réservé aux membres du service des archives dont le devoir de confidentialité est souligné dans le code du patrimoine.Pour des questions pratiques la communication des documents se fait sur place dans le bureau de l’assistant-archiviste qui fait office de salle de consultation. Trois personnes peuvent consulter simultanément.