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Chaque année, ENthèSe propose une réunion d’information sur la mobilité internationale en doctorat. Les échanges entre doctorants partis et devant partir ont mis au jour des astuces et impératifs incontournables de la préparation d’un séjour à l’étranger. Ce billet en reprend les éléments les plus récurrents, sous forme de questions-réponses.Ce billet fera l’objet d’une réactualisation annuelle en fonction des éléments apportés par les doctorants lors des réunions.Dernière mise à jour : septembre 2016Partir à l’étranger en doctorat : quelles sources de financements ?Un séjour bref (colloque ou congrès) est pris en charge par le laboratoire et/ou l’Ecole doctorale d’appartenance du doctorant. Pour un séjour plus long, il existe de multiples autres sources de financements possibles dont la liste apparait difficile à établir.Hors des programmes les plus cités (PALSE, Explo’Ra Doc, voir le billet Partir à l’étranger en doctorat), il est impératif de rechercher les programmes de bourse existants. Il faut d’abord s’intéresser aux  bourses nationales attribuées par les pays d’accueil et portées par les ministères, instituts de recherche, etc. Il ne faut pas non plus négliger les bourses octroyées par des groupes privés (Toyota, L’Oréal...) ou des institutions publiques (musées, bibliothèques), bien que peu de doctorants y aient effectivement recours. Différents programmes ont ainsi été mobilisés par les doctorants présents aux réunions d'ENthèSe : Pour une mobilité dans les pays de la francophonie, L’AUF – agence universitaire de la francophonie. Une bourse, ici pour une durée de 3 à 6 mois, est attribuée selon le niveau de vie et couvre jusqu’aux billets d’avion et l'assurance. Pour une mobilité scientifique vers le Brésil, le programme REFEB – Réseau Français d’Etudes Brésiliennes propose des aides financières pour des séjours de 3 à 6 mois.  Les bourses attribuées sont importantes, il est possible d’y candidater plusieurs fois. Pour le Québec, le FQRSC – Fonds de Recherche Société et Culture. Pour le Japon, la Japan Foundation. Pour l’Allemagne, le DAAD - Office allemand d'échanges universitaires et le CIERA - Centre interdisciplinaire d’études et de recherches sur l’Allemagne. Il y a aussi les bourses de l'AFFDU - Association pour les Femmes Françaises Diplômées des Universités. Certains établissements proposent à leurs doctorants des aides financières pour des séjours de recherche de courte durée (de 3 à 12 semaines) à l’étranger. C’est le cas de la bourse « Aires culturelles », qui existe à l’université Jean Moulin Lyon 3 et à l’université Lumière Lyon 2. (se renseigner auprès de son établissement d’inscription pour les dates de candidature et les modalités pratiques). D’autres institutions proposent des aides financières pour des recherches à l’étranger. L’Institut des Amériques octroie par exemple une bourse pour un séjour de terrain ou des recherches en archives (en priorité pour les doctorants inscrits en 2e année). Il est aussi parfois possible de bénéficier d’une aide financière pour un séjour de courte durée à l’étranger si le doctorant participe à un projet de recherche international plus large, dirigé par des chercheurs confirmés. Plusieurs doctorants ont ainsi pu aller au Brésil dans le cadre d’un projet CAPES-COFECUB (prise en charge des billets d’avion et per diem sur place).Il en existe bien d’autres… Autre cas, des doctorants effectuent parfois des séjours à l’étranger sans avoir obtenu de sources de financement, ce qui les obligent alors à recourir aux petits jobs annexes, très faciles d’accès par exemple au Québec.Quelles précautions faut-il prendre pour pouvoir mener des entretiens/enquêtes à l’étranger ?Les pays où un étranger peut poser des questions et prendre des photographies tout à fait librement sont malheureusement assez rares. Un tel comportement peut en effet paraître suspect, le doctorant risquant d’être pris pour un espion ou un policier étranger. Certains pays imposent des certificats éthiques qui valident au préalable les questions à poser. Le doctorant doit ensuite faire signer ce certificat éthique à chaque personne interrogée.Etre accueilli dans une université d’accueil étrangère : pourquoi ?L’accueil dans une université étrangère concerne notamment les doctorants en cotutelle. Leur mobilité est alors prise en charge par l’université d’accueil. La cotutelle, souvent construite au cours de la première année de doctorat, assure sur place un véritable ancrage et un soutien très avantageux. Le montage de la cotutelle peut être difficile : le doctorant est souvent la seule personne à maitriser la langue de destination et d’origine et se retrouve seul intermédiaire dans la rédaction d’une convention de cotutelle. Celle-ci n’a rien d’un contrat standard mais fait l’objet parfois d’une très forte négociation, paragraphe par paragraphe (obligations de formations, conditions de financements, de soutenance…) : un mois peut être nécessaire pour cette phase de traduction et négociation, parfois plus. Les délais de renvoi du document peuvent être très longs. La convention est in fine très valorisée, notamment par le CNU et assure l’obtention d’un double diplôme, au sein des deux universités signataires. Pour les masterants, la présentation d’une cotutelle augmente les chances d’obtenir un financement.Attention, certaines universités obligent le doctorant à payer les frais d’inscription tous les ans pour que la cotutelle soit reconnue (c’est le cas au Royaume-Uni, aux États-Unis, à l’université de Toronto.).Nombre de doctorants sont également admis par une université d’accueil étrangère pour effectuer des séjours de recherche en laboratoire ou en bibliothèque. Hors du cadre d’une cotutelle, il reste ainsi souvent nécessaire d’obtenir un statut officiel dans l’université implantée sur son terrain, à proximité de ses archives, quitte  à envisager le financement du statut de « visiting student » par le paiement de frais d’inscription.  Notamment pratiqué dans les universités canadiennes, il permet de disposer du statut étudiant, de bénéficier des services de l’université, sans obligation de suivre des cours.La codirection est une solution très efficace et moins contraignante que le montage d’une cotutelle pour s’inscrire dans une équipe de recherche, dans le pays de destination. Il faut enfin penser à l’existence d’Instituts Français de Recherche à l’Etranger et éventuellement s’en rapprocher.Souvent, les doctorants sont à l’initiative de collaborations internationales avec des chercheurs étrangers. Une fois que l’on a identifié des chercheurs, il ne faut pas hésiter à les contacter par mail. Les chercheurs sont souvent assez flattés lorsqu’ils sont contactés par un doctorant étranger.De façon générale, tous les doctorants partis s’accordent sur l’importance de se rapprocher d’une université partenaire, quelle que soit la nature de son séjour à l’étranger. Une doctorante en histoire, partie pendant six mois aux Etats-Unis pour exploiter des archives, grâce à l’obtention d’une bourse PALSE, s'est retrouvée confrontée à des problèmes d’organisation liés à l’absence de réseau universitaire sur place : elle n’était pas intégrée dans un laboratoire ou une School. Se rendre d’un fonds d’archives à un autre est compliqué aux Etats-Unis. Comment trouver un logement pour deux ou trois semaines dans une ville puis une autre ? Un doctorant en sciences politiques rappelle en réponse la nécessité de rechercher une université partenaire, dès le début de sa préparation de séjour (anticipée pour lui plus d’un an à l’avance), y compris pour répondre aux aspects les plus pragmatiques du voyage. Son université d’accueil au Japon lui a notamment permis d’obtenir un logement. Une autre doctorante partie près d’un an sur son terrain de recherche au Brésil ne parlait pas portugais à l’origine. Elle a rapidement cherché à suivre des cours dans une université, car la maitrise de la langue apparaissait indispensable à sa sociabilité.La recherche d’un organisme d’accueil suppose de se renseigner précisément sur les frais universitaires et les conditions d’admission. Une université canadienne ne peut accueillir un doctorant non financé. Selon l’université d’accueil, les besoins de financement diffèrent parfois fortement. L’université d’Ottawa finance inscription, frais scolaires, frais de vie (mais pas les billets d’avion). L’université de Montréal n’a pas la même politique : les frais d’inscription, plutôt bas il y a quelques années, ne sont pas pris en charge. Ils ont atteint en 2015 environ 1300 euros pas semestre. Il est donc nécessaire d’anticiper fortement la couverture de ce type de dépenses.Quelles solutions de financement en 4e année de doctorat ?Lorsque l’université signataire d’une cotutelle requiert, pour la maintenir, un financement d’au moins 1000 euros par mois (1300 euros/mois à Lyon 1 par exemple), la question devient urgente pour le doctorant. Les attestations familiales de financement ne semblent pas constituer des documents suffisants auprès des universités. Il est nécessaire de rechercher les bourses de mobilité existantes, françaises à l’exemple de la bourse Thiers ou étrangères. Une solution passe par le cumul de plusieurs bourses de financements.Les doctorants SHS en CIFRE peuvent-ils recourir aux bourses de mobilité ?Les exemples sont plutôt rares, un contrat CIFRE supposant que le doctorant effectue l’entièreté de son contrat dans les locaux de son entreprise d’accueil. Pour que l’entreprise d’accueil envisage un séjour prolongé à l’étranger pour son doctorant, il faut qu’elle soit elle-même implantée à l’international et/ou ait un intérêt fort à cette mobilité, en termes de production de connaissance. Une doctorante en aménagement en contrat CIFRE a ainsi pu envisager sa mobilité à travers la construction de son sujet de thèse (dans l’optique d’une comparaison voire un transfert de pratiques). Les questions de mobilité ont été discutées lors de la rédaction du contrat. Les séjours à l’étranger sont ensuite dans ce cas financés en partie par l’entreprise d’accueil et en partie par l’établissement universitaire. La recherche de financements complémentaires demeure une nécessité.Les démarches administratives (documents, assurances…) : quelles astuces ? Le visa n’est pas toujours nécessaire, il faut se renseigner sur le site de l’Ambassade. Il n’est par exemple pas requis pour un séjour de moins de 6 mois au Canada ou de moins de 3 mois au Japon et au Brésil. Les catégories de visa sont complexes, notamment aux Etats-Unis : si l’on effectue un séjour de recherche, il ne faut pas demander un visa touriste (la qualification du séjour compte). Même si l’on ne suit pas de cours ou séminaires, le fait de mener des recherches (accès aux bibliothèques) impose le statut étudiant. Un questionnaire très précis est requis pour justifier de son séjour, dans lequel il vaut mieux insister sur son salaire (en joignant un document signé de la banque) afin de signifier que l’on ne vient pas rechercher un travail sur place. Des permis de séjours sont parfois demandés, une fois sur place (en Suisse à demander à la mairie). Des doctorants partis vers des destinations « sensibles » témoignent du bricolage lié à l’obtention du visa. L’un parti au Rwanda, à l’époque où il n’existait pas de relations diplomatiques avec la France, a réussi à organiser son séjour uniquement grâce à des discussions individuelles par internet. Des permis de recherche étaient demandés sur place en fonction des zones. Une autre doctorante partie au Kirghizistan n’a pas pu obtenir d’ordre de mission clair. Une doctorante a contacté directement l’ambassadeur de France en Zambie, qui a pu l’informer et lui donner des contacts dans le pays. Avant de partir à l’étranger, il est fortement recommandé de s’informer sur les risques identifiés pour le pays de destination. Le CNRS et le Ministère des Affaires Étrangères donnent des conseils et des renseignements sur les zones dangereuses. De même, l’inscription sur ARIANE permet de se signaler auprès du Ministère des Affaires Étrangères et d’être informé sur la situation du pays concerné. Quels documents sont nécessaires pour être rejoint par son conjoint ? Selon la destination, il est parfois difficile d’envisager une mobilité à deux, par exemple être rejoint par son conjoint pour un long séjour. Ce type de besoin doit être fortement anticipé. Il est nécessaire de rappeler que le PACS français n’est pas reconnu à l’étranger, il est donc préférable d’obtenir en mairie une Déclaration d’Union de fait pour pouvoir être déclarés conjoints à l’étranger. À quelle assurance souscrire ? Les doctorants partis rappellent la nécessité d’être très attentifs à la clause d’exclusion (souvent longue) des cas de couverture pour le rapatriement ou d’hospitalisation. Attention, dans certains pays, les frais de santé sont extrêmement élevés. Pour les courts séjours (moins de 3 mois), il peut être utile de vérifier si l’on dispose déjà d’une assurance voyage liée à une carte bancaire. Selon le pays d'accueil, il peut être imposé par le pays ou par l'université de souscrire à une assurance maladie locale. Il reste souvent nécessaire de la cumuler avec une assurance française. Une doctorante explique s’être concrètement servie de son assurance locale au cours de son séjour : celle-ci était plus simple pour obtenir les remboursements. Une assurance française avec option international lui assurait par ailleurs une couverture intégrale en cas de problème grave. À quelle mutuelle souscrire ? Des organismes couvrent certaines destinations (le Japon pour la LMDE par exemple), mais il faut faire attention au taux de remboursement proposé (par exemple environ 1, 5 fois la valeur des frais en France, ce qui est très inférieur aux frais de prise en charge demandés au Japon ou aux Etats Unis par exemple). Certaines destinations requièrent des vaccins spécifiques, non remboursés et très chers. Ce sont là encore des frais à anticiper. Il est fortement conseillé d’emmener avec soi des médicaments  de base, ça peut toujours servir ! Quel type de compte bancaire ouvrir ? Une doctorante en séjour en Ontario raconte en anecdote sa façon de retirer de l’argent dans une banque partenaire d’une banque française (afin d’éviter les frais de change) pour le déposer dans une autre banque proposant des comptes gratuits pour les étudiants. Une autre doctorante, ayant également séjourné au Canada, a été dans l’obligation d’ouvrir un compte dans une banque canadienne pour y percevoir sa bourse,  car les bourses nationales sont souvent remises sous forme de chèque ou de virement local. Un autre, ayant fait un long séjour au Japon, a préféré ne pas recevoir sa bourse par virement mais directement sur un compte ouvert à Tokyo pour éviter les frais induits par les taux de change. Les stratégies pour réduire le coût des frais bancaires sont multiples et nécessitent de se renseigner sur le détail les dispositifs bancaires. Certaines banques sont très présentes à l’internationale (la BNP est par exemple bien implantée au Canada, HSBC en Amérique du Sud) : ouvrir un compte dans l’une de ces banques peut permettre de simplifier les démarches sur place. La Caisse d’épargne permet des retraits gratuits chaque mois, la BNP-Paribas autorise les retraits sans frais dans les banques partenaires. Autre solution possible : les transferts Western Union ou les chèques de voyage American Express. C’est un moyen d’utiliser de l’argent à l’étranger sans avoir à emporter sur soi trop de sommes en liquide. Le coût de ces services est à prendre en compte dans la réflexion, et suivant le pays où l’on va, les distances entre les banques ou les comptoirs Western Union peuvent être assez grandes, ce qui risque de compliquer les retraits une fois sur place. Concernant la déclaration d’impôt, il peut être utile de déclarer les bourses de mobilité obtenues en cumul d’un contrat de financement en frais professionnels.Quelques sites ressources :&#160; CampusFrance CampusBourse Instituts Français de Recherche à l’Étranger (IFRE) Guide des financements de l’Andès&#160;Nos autres billets sur le même sujet :&#160;– Partir à l’étranger en doctorat – Compte-rendu de la réunion du 12.03.14– Compte rendu de la réunion sur la mobilité des doctorants (2012)Et le dossier « Partir à l’étranger » sur le Pearltrees d’ENthèSe !&#160;