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Viele kommunale Fachverfahren, wie Ratsinformationssysteme und Gewerberegister, enthalten archivrelevante Unterlagen. Aus diesen Fachverfahren sollen über standardisierte Schnittstellen automatisiert Aussonderungen für die Einlieferung in digitale Langzeitarchivsysteme wie DiPS.kommunal vorgenommen werden können.In den letzten Jahren konnte das DiPS.kommunal-Team in Zusammenarbeit mit engagierten Kollegen und Kolleginnen aus dem DiPS.kommunal-Anwenderkreis schon einige Schnittstellen zu verschiedenen Fachverfahren realisieren. Bei der Fülle kommunaler Fachverfahren, die auf dem Markt sind, wird es auch in Zukunft notwendig sein, weitere Schnittstellen zu erarbeiten.&#160;DiPS.kommunal-Kunden profitieren einerseits von dem Know-how, das innerhalb des Anwenderkreises stetig weiter ausgebaut wird, andererseits aber auch von den bereits entwickelten Schnittstellen, die in der Regel für alle weiteren Kunden nachnutzbar sind.&#160;Trotzdem bleibt die Erarbeitung von Schnittstellen ein komplexer Prozess, der die Fachkenntnisse von Archivaren, den jeweiligen Fachabteilungen und Herstellerfirmen benötigt. Gemeinsam müssen Fragen zur allgemeinen Bewertung eines Fachverfahrens und zu den enthaltenen möglicherweise archivwürdigen Unterlagen, zu Aussonderungsabläufen und –rhythmen, zu Umfang und Struktur von Lieferungen, Dateiformaten usw. beantwortet werden.&#160;Zur Erarbeitung von Schnittstellen zwischen DiPS.kommunal und kommunalen Fachverfahren hat sich daher die Bildung von Arbeitsgruppen bewährt.Der ideale Ablauf für die Anbindung von Fachverfahren wird im Folgenden dargestellt.&#160;Kunden von DiPS.kommunal melden ihren Bedarf an einer Schnittstelle zu einem Fachverfahren an das DiPS.kommunal-Team. Alternativ spricht auch das DiPS.kommunal-Team mehrere Kunden an, die ein bestimmtes Fachverfahren im Einsatz haben, und bittet um die Mitarbeit in einer Arbeitsgruppe. Die Bildung und Begleitung des Arbeitskreises übernimmt das DiPS.kommunal-Team. Idealerweise sollten auch Mitarbeiter der Fachabteilungen, die das Fachverfahren betreuen, sowie die Herstellerfirma an der Arbeitsgruppe beteiligt sein. Eine frühzeitige Information aller Beteiligten ist dabei ebenso wichtig wie ein steter, deutlicher und umfassender Austausch zwischen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe. Die Herstellerfirma kann auch erst im späteren Verlauf der konzeptionellen Arbeit hinzugezogen werden. Allerdings sollte sie frühzeitig über die Pläne der Arbeitsgruppe informiert und zur Mitarbeit angeregt werden.&#160;Die Mitglieder der Arbeitsgruppe überprüfen nun das Fachverfahren und die darin enthaltenen Unterlagen und Metadaten auf ihre Archivwürdigkeit. Dabei ist es notwendig, sich einen tiefen Einblick in die Unterlagen, die Arbeitsweisen der Sachbearbeiter und die Funktionsweise des Fachverfahrens zu verschaffen. In der Regel können die Fachverfahrensbetreuer hier Auskunft geben. Auch die Sachbearbeiter selbst können natürlich zu Rate gezogen werden.In einem Lastenheft wird die Aussonderung der Unterlagen und die dafür erforderlichen technischen Strukturen beschrieben. Hier kann das DiPS.kommunal-Team ggf. ein Muster zur Verfügung stellen.Die Herstellerfirma prüft nun anhand des Lastenhefts die Machbarkeit der Schnittstelle und erstellt ein Angebot. Bisherige Erfahrungen zeigen, dass gerade diese Schritte mit vielen Nachfragen von beiden Seiten, Nachbesserungen und weiteren Ausarbeitungen des Lastenhefts verbunden sind.&#160;Hat die Herstellerfirma ein Angebot für die Entwicklung einer Schnittstelle erstellt, können hier ebenfalls weitere Gespräche zwischen den Beteiligten notwendig werden. Am Schluss sollte die Beauftragung der Schnittstelle durch die beteiligten Archive stehen. Die Herstellerfirma wird dann beginnen, die Schnittstelle zu programmieren. Auch während dieses Prozesses können immer wieder Fragen oder Probleme auftauchen, die besprochen und geklärt werden müssen.&#160;Ist die Programmierung der Schnittstelle abgeschlossen, beginnen die Tests. Dabei sind vor allem die Archive in Zusammenarbeit mit ihren Fachverfahrensbetreuern gefragt. Da der LWL das Fachverfahren in der Regel nicht selbst einsetzt und über keine Installation verfügt, können Tests vom DiPS.kommunal-Team weder durchgeführt noch beaufsichtigt werden. Das Team unterstützt jedoch gern bei der Planung der Tests und Erstellung von Testdokumentationen. Arbeiten mehrere Archive in einer Arbeitsgruppe mit, ist es auch möglich, die Tests aufzuteilen oder die Ergebnisse untereinander abzugleichen.&#160;Werden während der Tests Probleme oder Fehler der Schnittstelle deutlich, müssen diese durch die Herstellerfirma beseitigt werden. Nach einer Fehlerbehebung müssen Teile der Tests durch die an der Arbeitsgruppe beteiligten Archive wiederholt werden.&#160;Schlussendlich erfolgt die Abnahme der Schnittstelle durch den Auftraggeber und die Inbetriebnahme der Schnittstelle bei den Mitgliedern des Arbeitskreises.&#160;&#160;&#160;&#160;&#160;&#160;&#160;[Abb.01]Weitere Kunden von DiPS.kommunal, die dasselbe Fachverfahren einsetzen, können nun ebenfalls die Schnittstelle bei der Herstellerfirma erwerben. Dabei ist zu beachten, dass in den vom LWL geleiteten Arbeitsgruppen i.d.R. standardisierte Schnittstellen erarbeitet werden, die auf den Konfigurationen beruhen, die die beteiligten Archive in die Arbeitsgruppe eingebracht haben. Es kann also durchaus sein, dass andere Kunden von DiPS.kommunal dem in der Arbeitsgruppe erarbeiteten Standard nicht zur Gänze zustimmen. Individuelle Wünsche müssen diese Archive bei den Herstellerfirmen dann selbst beauftragen. Auch ist es möglich, dass verschiedene Kommunen zwar dieselbe Fachanwendung nutzen, sie diese aber im Hinblick auf die eigenen Anforderungen haben anpassen lassen. Auch dann kann es notwendig sein, dass ein interessierter Kunde bei der Schnittstelle noch einmal nachsteuert. Hier unterstützt das DiPS.kommunal-Team gerne. Es ist jedoch nicht möglich, denselben Aufwand, der in der Arbeitsgruppe angefallen ist, auch für einzelne Kunden zu leisten.&#160;Wir bitten unsere Kunden sich in unseren Arbeitsgruppen zu engagieren, da so alle DiPS.kommunal-Kunden von den erarbeiteten Schnittstellen und den gemachten Erfahrungen profitieren können. Die erarbeiteten Konzepte können auch Grundlage für die Schnittstellen zu weiteren Fachverfahren derselben Gruppe sein, so dass folgende Arbeitsgruppen jeweils auf dem Erfahrungsschatz ihrer Vorgänger aufbauen können. Auch das Portfolio von DiPS.kommunal wird so stetig erweitert.&#160;Wir freuen uns auf Ihre Mitarbeit! Bitte sprechen Sie uns an!&#160;Ihr DiPS.kommunal-Support Team&#160;Antonia Maria Bertulies M.A.und Hannah Ruff M.A.Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)LWL-Archivamt für WestfalenJahnstraße 2648147 MünsterTel.: 0251 591-3888Fax: 0251 591-269dips.support@lwl.org&#160;&#160;