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In ihrem Beitrag "Löschung und Vernichtung von Akten. Ordnungsgemäße Aktenführung im Spannungsfeld zum Datenschutz" kommen eine Referatsleiterin bei der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit und ein Referent im Bundesministerium des Innern übel ins Grübeln, wie ihr "Fazit" zeigt (Grundmann/Greve, NVwZ 2015, 1726ff., hier 1730):Das Rechtsstaatsprinzip verpflichtet die Verwaltung, ihre Akten ordnungsgemäß und rechtskonform zu führen, aufzubewahren und zu löschen. Dabei muss sie die datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte beachten, die ihrerseits durch das grundrechtlich verbürgte Recht auf informationelle Selbstbestimmung determiniert sind. Insbesondere die Bundesverwaltung wird hier in den nächsten Jahren besonders gefordert sein, eine praktikable und rechtskonforme Lösung dafür zu finden, wie sie ihre Akten elektronisch führen will. Denn der als Soll-Vorschrift ausgestaltete § 6 E-Government-Gesetz verpflichtet sie im Regelfall, ihre Akten elektronisch zu führen. In der Praxis zeigt sich aber, dass der Umgang mit elektronischen Akten noch nicht hinreichend klar festgelegt ist, wie das Urteil des VG Wiesbaden vom 20.1.2015 zeigt. Wie werden Originale einzuscannen sein? Ein Einscannen als PDF-Dokument und danach gegebenenfalls deren Ausdruck zur Vorlage bei Gericht ist keine Aktenvorlage iSd § 99 Absatz I VwGO. Wie wird sichergestellt, dass die in die elektronische Akte eingespeisten Papierdokumente, die danach in der Regel innerhalb kürzester Zeit vernichtet werden, die Urkundeneigenschaft behalten? Wie aufwändig ist der Prozess des Einscannens zu gestalten, wenn das eingescannte Dokument einer qualifizierten Signatur durch den Mitarbeiter, der einscannt, bedarf? Wie wird sichergestellt, dass das eingescannte Dokument tatsächlich dem Original eins zu eins entspricht und das Original nicht durch Technikfehler verfälscht wird, dh dass Buchstaben oder Zahlen vertauscht werden? Welche Speicherfristen sollen gelten? Wie geht die Verwaltung mit dem Haltbarkeitsdatum der Speichermedien um, das teilweise deutlich unter der Haltbarkeitsdauer von Papier, Leder oder Papyrus liegt? Wie werden Medienbrüche vermieden, so dass achivierungswürdige Dokumente auch noch in Jahrzehnten gelesen werden können? Hier stellen sich noch zahlreiche Fragen, die es kurzfristig zu klären gilt.