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Méthodologie d’archivageElisabeth BELLON, responsable du service des archives de la Maison René-GinouvèsElisabeth Bellon commence par présenter la définition des archives selon le Code du patrimoine, livre II, article L211-1.Pour appréhender la notion d’archives correctement, elle présente trois éléments essentiels : le producteur est une entité physique ou morale qui produit durant son activité professionnelle des documents qui constituent son fonds d’archives, et cela de façon « organique ». L’intégralité des documents constitue le fonds, même si un tri pourra être effectué a posteriori.L’archivage se base sur le principe de respect des fonds, ce qui signifie que le traitement des documents par les archivistes respectera leur provenance, que le fonds sera traité dans son intégrité et que l’ordre originel de classement des documents sera préservé.La « chaîne archivistique », c’est-à-dire l’ensemble des activités de l’archiviste, depuis la collecte jusqu’à la communication éventuelle des documents, en passant par le traitement physique et intellectuel des documents, est la même quelle que soit le statut juridique des documents, public ou privé.Pour traiter les documents de manière optimale, les archivistes mettent en place des outils comme les plans de classement et les tableaux de gestion. Un tableau de gestion est établi avec l’aide et l’accord du producteur ; il détermine le sort final des documents (conservation définitive, conservation après tri, ou encore élimination). Les producteurs peuvent utiliser le tableau de gestion pour gérer leurs documents courants et ainsi suivre les préconisations en matière de tri.Eric Brian intervient pour signaler que la dématérialisation du travail de publication de revues complique la démarche de confier ses archives à des professionnels de l’archivage, car il faut que ceux-ci possèdent des serveurs informatiques.Elisabeth Bellon et Aurélie Montagne-Bôrras répondent que cela serait souhaitable en effet mais qu’il faut des moyens humains et financiers.Dominique Michelet s’inquiète quant à lui des problèmes qu’il pourrait avoir avec les auteurs d’articles si les documents étaient confiés à un service d’archives. Les commentaires des lecteurs lui semblent aussi être une typologie problématique.Elisabeth Bellon rappelle alors que les documents, une fois archivés, ne sont pas nécessairement communicables immédiatement : les règles de communicabilité prescrites par le code du patrimoine ainsi que le droit d’auteur délimitent strictement les types de documents qui peuvent être consultés.Marie-Christine Hellmann évoque le fait que le statut juridique de la revue et son fonctionnement peuvent être une entrave à la gestion de ses archives : la Revue archéologique est en effet totalement indépendante de toute institution, et elle appartient juridiquement à ses directeurs. Aussi, hormis une armoire, la majeure partie des archives de la revue est disséminée chez ces derniers ou leurs familles. Par exemple, les documents produits par la revue sous la direction de Salomon Reinach sont détenus par ses descendants. Marie-Christine Hellmann a consulté le comité de rédaction de la revue sur l’éventualité de confier le fonds de la revue au service des archives de la Maison René-Ginouvès, mais celui-ci a pour l’instant refusé en raison de la présence de documents tels que les rapports d’expertise qui leur semblent difficilement communicables, et aussi parce qu’ils souhaitent continuer à travailler en ayant les documents sous la main.Concernant cet aspect pratique, Elisabeth Bellon précise qu’on distingue « trois âges » en archivistique, ce qui permet de ne confier aux services d’archives que les documents dont on n’a plus d’utilité fréquente.