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Ich fand es wichtig, auf der IÖG-Jahrestagung zu betonen, dass zeitgeschichtliche Akten häufig nicht aus sich selbst heraus verständlich sind. Sie müssen durch Wissen um die Organisation und Arbeitsweise der Institution, bei der sie geführt wurden, zum Sprechen gebracht werden. Die Lektüre verwaltungsinterner Regulative ist Aktenkundlers täglich trocken Brot. Hier ein Beispiel, das zu alt war für die Zeitstellung der Wiener Tagung: Bismarcks Zeichnungsordnung für das preußische Ministerium der Auswärtigen Angelegenheiten von 1862. Sie zeigt auch die Grenzen einer rein formal ausgerichteten Aktenkunde auf.Die Zeichnung ist ein zentraler Begriff der Genetischen Aktenkunde. Gemeint ist die abschließende Genehmigung einer Papier gewordenen Entscheidung einer Institution durch einen dazu befugten Funktionsträger: auf Ausfertigungen durch die Unterschrift, auf Entwürfen durch Paraphen. Facetten dieses Problems wurden hier schon anhand von Namensstempeln und Farbstiften besprochen.Es ist einsichtig, dass ein verwaltungsinternes Normativ, wer was genehmigen kann, eine wertvolle aktenkundliche Quelle ist. Aus dem Vergleich mit den tatsächlichen gezeichneten Schriftstücken im Archivbestand sollte sich die Arbeitsweise der Institution erkennen lassen.Wie stellt sich das im konkreten Fall dar? Bismarck verfügt:Mit Ausnahme der zu meiner Zeichnung in Conzept [sic!] und Mundo gelangenden Sachen, als z. B. der Immediat-Berichte, Kabinetts-Ordres, wichtige politische Depeschen und Verfügungen resp [ektive ] Schreiben von sonstiger Wichtigkeit, welche unter der Firma: „Namens seiner Exzellenz“ ausgefertigt werden und sämtlich von dem Herrn Unterstaatssekretär vorher im Konzepte gezeichnet werden [...]Alles klar? Bismarck zeichnet abschließend Berichte an den König und übernimmt die (1848 eingeführte) Gegenzeichnung von Erlassen, die der König zeichnet, übernimmt die Verantwortung für grundsätzliche Weisungen innerhalb des Geschäftsbereichs, die sein Apparat vorbereitet hat und die deshalb bereits vom (Unter-)Staatssekretär als dem leitenden Beamten gezeichnet wurden.Abzüglich des Königs hat sich daran seit 1862 wenig geändert. Der Minister trägt die politische Verantwortung und behält sich die Genehmigung von Schriftstücken vor, die diese berühren.Unterhalb dieser politischen Ebene genehmigt der Unterstaatssekretär abschließend alle Schreiben der Politischen Abteilung (Abteilung I), diejenigen der anderen beiden Abteilungen (II: Handel und III: Recht), die grundsätzliche Bedeutung haben, vor allem, wenn sie in den politischen Bereich hineinspielen oder auf Anfragen der ausländischen Missionschefs in Berlin zurückgehen, logischerweise auch den gesamten diplomatischen Schriftverkehr mit diesen Missionen und Kassenanweisungen.Was dann an Routinesachen bleibt, darf der Abteilungsdirigent zeichnen. Da gibt es keine Verwirrung durch Korreferenten, geschweige denn Stabseinheiten oder gar Parlamentarische Staatssekretäre, die — in den Vorlageweg eingeschaltet — zum aktenkundlichen Problem werden.Also ein Beispiel für eine lückenlos durchregulierte, klischeehaft preußische, reibungslos schnurrende Behördenmaschine, in der sich Vorgänge systemtheoretisch-autopoetisch selbst steuern (vgl. Menne-Haritz 1997)?Bismarck schreibt auch:„Ich hege hierbei das Vertrauen, daß ein fortwährender geschäftlicher Wechselverkehr zwischen dem Herrn Unterstaatssekretär und dem Herrn Abteilungsdirigenten resp[ektive] in einzelnen zweifelhaften Fällen eine Verständigung zwischen denselben stattfinden und dadurch die einheitliche Behandlung der Geschäfte gewahrt wird.“Das heißt aber im Klartext: „Redet miteinander!“, und ist das genaue Gegenteil der übersteigerten Interpretation von Verwaltungsregulativen hinsichtlich ihrer tatsächlichen Wirkung für den Geschäftsgang.Sehen wir uns den Aufbau des preußischen Ministeriums der auswärtigen Angelegenheiten nach dem Staatshandbuch für 1862/63 (S. 101–103) an: Unter dem „Chef“ — Bismarck — steht der Unterstaatssekretär, unter diesem der Abteilungsdirigent, und unter diesem ein Kollegium von gerade einmal sieben Vortragenden Räten ohne festgelegte Zuständigkeiten. Keine Spur von den Abteilungen I, II oder III! Die abgegrenzten Funktionseinheiten, die das Staatshandbuch kennt, sind technischer Art: Dort wird chiffriert, registriert, archiviert usw.Eine Personalstärke und ein Organisationsgrad, mit der heute kein kommunales Grünflächenamt mehr betrieben wird.Es ist klar, dass nicht nur der Minister und die beiden Spitzenbeamten, sondern der gesamte höhere Dienst in ständigem mündlichen Austausch war. Aufgaben wurden Personen statt Funktionseinheiten zugewiesen, die Herren verabscheuten wohl auch damals jede Formalisierung ihrer Tätigkeit so, wie Diplomaten das nun einmal tun. Man arbeitete Tür an Tür, sprach miteinander und trug vor, bevor die förmlichen Verfahren eingeleitet wurden.Wer also nach dem Regulativ von 1862 gezeichnet hat, sagt wenig über die Entscheidungsfindung innerhalb der kleinen Schar preußischer Diplomaten in der Wilhelmstraße aus. Es erklärt die Produkte des Geschäftsgangs, aber das kann nur der erste Schritte auf dem Weg zu historischer Urteilsbildung sein. Zum selbstreferentiellen Formalismus darf die aktenkundliche Betrachtung nicht werden.Die QuelleDie Regelung von 1862 trug das Registraturaktenzeichen IV Geschäftsgang 11 Bd. 3. Wegen des Stichdatums 1. Januar 1867 für die Bestandsabgrenzung zwischen dem Politischen Archiv des Auswärtigen Amts und dem Geheimen Staatsarchiv/PK liegen diese Akten bei letzterem, vermutlich unter III. HA MdA ZB Nr. 18. Ich habe nach einer Abschrift im Nachlass von Johannes Sass zitiert, PA AA, NL Sass, Bd. 3/1, und deshalb auch auf ein Faksimile verzichtet.Sass (1867–1951) leitete in den 1920ern die Bibliothek des Auswärtigen Amts und zeitweilig auch das Politische Archiv (Isphording, Keiper und Kröger 2012, S. 18 f.).[cite]LiteraturIsphording, Bernd, Keiper, Gerhard und Kröger, Martin (2012): Biographisches Handbuch des deutschen Auswärtigen Dienstes 1871–1945, Bd. 4, Paderborn usw.: Schöningh 2012.Menne-Haritz, Angelika (1997): „Schriftlichkeit im Entscheidungsprozeß der Verwaltung: Die Geschäftsordnung der preußischen Regierung Kassel von 1867“. In: Jahrbuch für europäische Verwaltungsgeschichte. 9, S. 83–96.