Custodia electrónica
# Custodia electrónica

La custodia electrónica hace referencia a un proceso que procura "guardar con cuidado y vigilancia" los documentos electrónicos, tal define el diccionario de la lengua española el término "custodiar".

Está intrínsecamente ligado a la preservación digital y al uso de la firma electrónica avanzada, aspectos que derivan de la necesidad de validez a largo plazo de documentos electrónicos.

## Antecedentes y problemática

En la gestión documental del papel, el concepto de archivo y la función del archivero en diferentes ámbitos como por ejemplo en la custodia del protocolo notarial o en el archivo de historias clínicas, están ampliamente reconocidas, pero no así su equivalente electrónico.

Cuando los documentos tienen una consideración legal o determinados requisitos de seguridad, se vuelve necesario ofrecer ciertas garantías sobre los mismos, que permitan a quien lo necesite, tener confianza sobre su autenticidad y su disponibilidad futura.

Ante la aparición de los documentos electrónicos, aunque los objetivos son los mismos, el paradigma cambia y por tanto los mecanismos son muy diferentes. El principal problema viene derivado del uso de la firma digital como mecanismo para garantizar la autenticidad del documento.

La firma digital introduce una cadena de dependencias entre el documento y los elementos utilizados para generar la firma, que hace que si en el futuro alguno de estos elementos utilizados para producir la firma deja de ser válidos o pierde sus garantías, no se pueda validar el documento electrónico en sí sin medidas adicionales.

En papel esto implicaría que una firma manuscrita no se pudiera validar si se pierde el bolígrafo que se utilizó para producirla, algo que nos resultaría absurdo pero que sí ocurre con su equivalente electrónico, ya que la validez del documento electrónico depende entre otros, del tipo de firma, de la vigencia del certificado, de la fortaleza de los algoritmos criptográficos utilizados en el momento de firmar/validar, de la autoridad de certificación que emitió el certificado (si era reconocida en el momento en el que se firmó), de la consideración de dispositivo seguro de creación de firma, de la normativa vigente, ...

Aparte se encuentran otras dificultadas derivadas de que el soporte deja de ser físico, para ser electrónico. Por ejemplo, desaparece entre otros el concepto de original tal y como lo entendemos en papel, ya que una copia electrónica es idéntica a otra (de hecho lo que vemos en pantalla es una copia en memoria de lo que está almacenado). También ocurre en muchos casos que lo que se ve no se corresponde con el contenido real del documento, ya que se disocian formato y datos, por tanto un mismo documento electrónico puede tener distintas formas de representación, algo que no ocurre en papel.

Respecto del control de acceso y trazabilidad, a la hora de controlar el acceso a un documento electrónico, se dan situaciones como el fenómeno de la música por internet (mp3), donde tampoco son válidos los modelos convencionales utilizados en aplicaciones que pivotan sobre un usuario y su perfil, asumiendo que dicho usuario ha hecho login y es conocido por el sistema.

Generalmente el control de acceso pivota en torno al propio documento, ya que este puede ser distribuido a usuarios no conocidos previamente como un objeto digital en un formato estándar (p.e. PDF), sin que tenga por qué existir acceso a una aplicación centralizada como tal para leerlo. Es el propio documento quien puede contener sus políticas de acceso, cuya aplicación puede variar según el contexto y el tiempo (p.e. es un documento confidencial durante n años y público ante determinados sucesos como muerte, fin de un conflicto, etc..).

## Objetivos de la custodia electrónica

Los objetivos son similares a los de cualquier documento en papel que requiera de garantías futuras para que se considere válido en su ámbito de aplicación. Estos suelen ser:

* Garantizar su integridad, que impida cualquier cambio sobre el original
* Garantizar su autenticidad, permitiendo contrastar su origen y ofrecer certeza sobre su autoría
* Garantizar la posibilidad de localización, facilitando las búsquedas y sin depender de relaciones externas entre la referencia y el contenido
* Garantizar el control de acceso
* Garantizar la trazabilidad de los accesos y del ciclo de vida
* Garantizar su preservación a largo plazo, por ejemplo con mecanismos de restauración y mantenimiento de las condiciones ambientales

Los mecanismos tecnológicos para ofrecer estas garantías sobre los documentos (al igual que el papel timbrado o un pasaporte) complementan o apoyan las funciones que ofrece un tercero de confianza, un testigo o un notario, dado que en todo caso se utiliza un soporte documental de un hecho.

## Tecnologías relacionadas

### Integridad y autenticidad

Puede entenderse que la firma electrónica por sí sola es suficiente como tecnología para garantizar la integridad y autenticidad pero solo algunos de los objetivos de la custodia electrónica se consiguen con la firma electróncia.

Es importante destacar que la firma electrónica garantiza disponer de un mecanismo de verificación, pero si un documento es alterado la firma electrónica por sí sola no ofrece garantías para reponer el original.

Por eso los sistemas de custodia electrónica introducen mecanismos de tolerancia a fallos que permiten no solo detectar cambios sino recuperarlos. Estos sistemas pueden ir más allá de las tecnologías RAID, dado que pueden actuar de forma distribuida o en la nube, no solo verificando CRCs de sectores de información sino la firma de todo el documento.

### Control de Acceso

La firma electrónica no es un mecanismo de confidencialidad, que si lo es el cifrado por ejemplo usando clave pública y otros mecanismos de control de acceso implementados en la aplicación que gestiona el repositorio o mediante el uso de sistemas de Gestión de derechos digitales.

### Trazabilidad

Para trazar quién ha accedido o los diferentes eventos acontecidos a lo largo del ciclo de vida del documento, es necesario una combinación de firma, junto con un registro del evento y posiblemente un sellado de tiempo. Puede que esta traza se incorpore al documento, al igual que la gestión de cambios de un documento ofimático o sea un registro centralizado asociado al repositorio del documento como ocurre con la gestión de cambios de esta página Wiki. La firma solo deja rastro de quién fue el autor, revisor, etc... si es que alguno de estos firmó el documento y puede incluir información de tiempo sobre el momento de la firma, que no de posteriores accesos, validaciones, etc...

### Localización

La firma electrónica por sí sola no permite localizar un documento y garantizar que la referencia o enlace que se utiliza para identificarlo se corresponde univocamente a dicho documento.

Por tanto los sistemas de custodia electrónica implican más tecnologías como Content Address Storage, que generan un localizador basado en el contenido y por tanto indisociable al mismo (no se depende de una base de datos relacional que puede alterarse sin alterar la firma del documento y por tanto pensar que el contenido al que se hace referencia es otro aunque también esté correctamente firmado).

### Preservación

La garantía de preservación implica generalmente hacer un refirmado periódico con material actualizado en el momento actual, firmando una verificación de una firma pasada. Aunque el estándar XAdES identifica como incorporar este material es necesario un mecanismo activo de preservación que lo realice, considerando políticas de preservación (p.e. frecuencia).

Adicionalmente puede ser necesario garantizar la legibilidad del documento, ya que a muy largo plazo, existen dependencias en los estándares o aplicaciones utilizados para producir el documento que desaparezcan y por tanto convenga también preservar.

## Terminología

Es un término tan reciente como las tecnologías relacionadas y la aparición de los primeros problemas al validar documentos electrónicos generados hace unos años, por eso existen términos similares como Archivo seguro, custodia de documentos electrónicos o custodia de documentos firmados, si bien ya existen múltiples proveedores que ofrecen o incorporan productos y servicios de custodia electrónica.

En este mismo ámbito también se utiliza el término custodia para referirse a la responsabilidad del productor de una firma electrónica sobre los elementos utilizados para producirla, de forma que se garantice el no repudio.

Al referirse a la custodia de evidencias electrónicas, se incide en el concepto de cadena de custodia a la hora de obtener la evidencia y en como se preserva esta como medio de prueba.

El término custodia electrónica también se utiliza en la custodia de valores (finanzas).

Actualmente Google arroja 327.000 resultados para "custodia electrónica".

## Normativa relacionada

* ISO 10181-4:1997. Information technology – Open systems interconnexion– Security framework for open systems: Non repudiation framework.
* ISO 14721:2003. Space data and information transfer systems – Open archival information system – Reference model.
* ISO 15489-1:2001. Information and documentation – Records management – General.
* ISO 20652:2005. Space data and information transfer systems – Open archival information systems – Producer-Archive interface metholody abstract standard.
* ISO 23081. Information and documentation - Records management processes - Metadata for records -- Part 1: Principles
* ISO_27000-series Mejores prácticas recomendadas en Seguridad de la información y requisitos de los sistemas de gestión
* OAI-PMH – The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting. 2002.
* DoD 5015.2 - Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications
* ISAD
* NARA
* Dublin Core Metadata
* UK PRO
* ANSI/AIIM/ARMA TR48
* CAN/CGSB-72.34
* BS EN 82045-1:2001
* DLM Forum: MoReq
* REL –Rights Expression Language
* SAML – Security Assertion Language.
* XACML – XML Access Control Markup Language.
* XAdES W3C versión 1.1.1 de 2003 y ETSI TS 101 903 XAdES versión 1.4.1
* UneDocs
* XBRL
* PDF/A
