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L'annuaire constitue un fichier de données à caractère personnel, peu importe que la création de ce fichier soit le résultat d'un traitement automatisé ou manuel. ?Les annuaires font en tant que fichiers, l'objet d'une protection juridique particulière par la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.Régime Tout annuaire doit faire l'objet d'une déclaration à la CNIL au moment de sa constitution. La déclaration faite à la CNIL précise, comme pour n'importe quel fichier, la destination de l'annuaire. La mise en ligne d’un annuaire??Beaucoup d'annuaires de membres d’une association, d'abonnés, d'élèves, de personnels, déjà édités sur d'autres supports, papiers ou télématiques, peuvent être numérisés puis éventuellement diffusés sur internet. ?La mise en ligne d'annuaires professionnels est autorisée par la CNIL (V. Définition) depuis 1995. Cette dernière impose certaines conditions :- Si ce changement de destination (exemple diffusion sur internet d'un annuaire existant déjà) n'était pas prévue dans la déclaration d'origine, une nouvelle déclaration sera nécessaire.?- Si lors de la 1ère déclaration de ce fichier, cette utilisation était envisagée, il n'est pas nécessaire de procéder à une nouvelle déclaration auprès de la CNIL.Dans les deux cas, la CNIL fixe prévoit des conditions strictes à la mise en ligne des données figurant sur les annuaires. Un certain nombre d'obligations vont au-delà de la loi :
- informer les personnes fichées,- obtenir l'accord des personnes fichées,?- permettre aux personnes fichées, à tout moment et gratuitement de ne plus figurer dans l'annuaire et de s'opposer à ce que tout ou partie des informations les concernant soient publiées,- attirer l'attention des personnes fichées sur les risques inhérents à internet par une information claire et préalable sur les caractéristiques du réseau Internet.Attention : lors des formalités de déclaration préalables auprès de la CNIL, le responsable d'un traitement doit indiquer clairement les finalités de l'annuaire. ?L'utilisation à d'autres fins que celles qui ont été déclarées lors des formalités préalables constitue un détournement de finalité pénalement sanctionné ( art. 226-21 du code pénal).A noter l'existence d'une procédure simplifiée pour les associations loi de 1901. Les associations peuvent constituer des annuaires de leurs membres en recourant à la procédure simplifiée de la CNIL du 21 juillet 1981 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatives à la gestion des membres des associations de la loi de 1901.?Cette procédure simplifiée peut être utilisée si le traitement a pour finalité la constitution d'annuaires de membres, à l'exception des annuaires mis à la disposition du public sur le réseau Internet.? L'association doit informer les personnes, lors de leur adhésion, du caractère obligatoire ou facultatif des informations demandées, des conséquences d'un défaut de réponse, des catégories de destinataires des informations et du lieu où s'exerce le droit d'accès et de rectification. Lorsque les informations figurent dans un annuaire appelé à être diffusé, les adhérents doivent en être préalablement informés et doivent être mis en mesure de s'opposer à ce que tout ou partie des informations les concernant soient publiées.Exemples de constitution de annuaires/ fichiers de données à caractère personnel :- constitution d'un annuaire du personnel, mis en ligne sur l'Intranet?- recueil des noms et adresse et/ou des adresses électroniques des personnes qui écrivent à l'adresse mail qui permet de contacter un site Web (les adresses électroniques sont considérées comme des données à caractère personnel car elles permettent d'identifier des personnes)?- constitution d'une liste des étudiants inscrits.Loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertésSite de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)
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