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Évaluations et vérifications
Étude PréliminaireD'Un Système En Voie D'Élaboration Audit De L'Initiative Catalytique AMICAN Version finale approuvée par le comité de vérification et d'évaluation
Portée
Approche et Méthodologie
Résultats et Conclusions
Conclusions Générales
Résumé des Conclusions
Annexe A: Matrice de Risques AMICAN / DNF [PDF 712 KB]
Annexe B: Modèle de Risques [PDF 46 KB]
Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est issu de la fusion de deux institutions : la Bibliothèque nationale du Canada et les Archives nationales du Canada. Cette nouvelle institution a pour mission de gérer et de promouvoir le patrimoine documentaire du Canada, sous toutes ses formes. Une équipe de transformation a été mise sur pied en 2003, avec pour mandat de surveiller et d'orienter le processus de fusion des deux anciennes institutions. On lui confia également la responsabilité d'élaborer une vision et une nouvelle structure organisationnelle pour BAC. Plusieurs groupes de travail ont été constitués pour seconder l'équipe dans cette tâche. Ces divers groupes de travail sur la transformation ont exprimé à maintes reprises, au cours du printemps et de l'automne 2003, la nécessité de concevoir un système qui regrouperait les informations contenues dans les bases de données existantes, afin de créer une interface publique intégrée, continue et adaptable. Un projet a donc été mis sur pied pour concevoir AMICAN, un système permettant de soutenir la gestion intellectuelle et matérielle des fonds et collections de BAC et d'en faciliter l'accès, un système basé sur l'actuelle architecture en technologie de l'information (TI) et sur les technologies en émergence. Ce projet agira aussi comme catalyseur pour la transformation et l'application de processus opérationnels clés, pour l'architecture de l'information, l'architecture en TI d'une manière générale, et pour l'ensemble des services à la clientèle de BAC. À l'origine, le coût du projet AMICAN était estimé à environ 4,5 M$; le projet devait se dérouler entre septembre 2004 et septembre 2007. Comme le projet AMICAN, le projet Infrastructure de conservation numérique, appelé maintenant Dépôt numérique fiable (DNF), a émergé du projet de transformation. Compte tenu de l'étroite relation entre ces deux projets (AMICAN et DNF), une structure de gouvernance commune a été adoptée et une seule demande de financement a été soumise au Conseil du trésor. Dans cette demande, les prévisions de coûts pour l'option 3 recommandée sont de 22,8 M$ provenant de sources externes, et de 6,9 M$ additionnels provenant des budgets internes de BAC, sur une période de quatre ans se terminant en 2010. Le projet AMICAN/DNF représente donc un investissement majeur, sur plusieurs années, exigeant du flair politique, une bonne planification, un solide financement et un engagement considérable de la part du personnel.
AMICAN/DNF est aussi un projet d'envergure en technologie de l'information et, en tant que tel, comporte des risques importants. Le taux de réussite de tels projets est généralement très faible, comme en témoignent plusieurs études internes, ainsi que des audits réalisés par le Bureau du vérificateur général et le Secrétariat du Conseil du trésor. Par réussite, on entend que le projet a été terminé à l'intérieur du cadre budgétaire et des échéances prévues, et a répondu aux attentes initiales des utilisateurs. Parce que le projet AMICAN/DNF en est à différentes étapes d'élaboration et de mise en �uvre, une étude préliminaire a été prévue afin d'identifier les risques actuels et d'évaluer la probabilité de réussite du projet. Objectif
Cet audit avait pour objectif de réaliser une étude préliminaire du système en voie d'élaboration (SUD) de l'Initiative catalytique AMICAN à Bibliothèque et Archives Canada. L'étude devait porter principalement sur les risques, les mesures d'atténuation possibles et les probabilités de succès de l'ensemble du projet AMICAN.
L'appel d'offres pour cet audit stipulait que l'étude devait porter sur « tous les aspects de l'Initiative catalytique AMICAN, incluant les processus de planification, l'organisation du projet, les mécanismes de contrôle du projet, notamment les comités, les processus de gestion du risque, les mécanismes de reddition de comptes, les contrôles financiers, la sécurité et la production de rapports ». Aux fins de cet audit, l'examen de l'Initiative catalytique AMICAN devait inclure également les sous-projets directement reliés à ce qui est maintenant connu sous le nom de Groupe de projets AMICAN. Compte tenu de l'interdépendance de plus en plus é