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Projet WMSPar l’achat d’un WMS commence une relation à long terme entre l’utilisateur et le fournisseur. Plus des trois quarts des vendeurs de WMS prétendent que la durée moyenne d’utilisation de leur produit est de dix ans ou plus. Ainsi, le projet de « Sélection et mise en œuvre d’un WMS » est d’une importance stratégique.En plus de la sélection du WMS qui offre le meilleur support fonctionnel pour les processus opérationnels et l’architecture nécessaire à l’intégration dans l’environnement informatique existant, le défi consiste aussi à prendre en compte les besoins futurs de l’utilisateur WMS en ce qui concerne les concepts de contrôle opérationnel et les processus d’affaires. Même les décisions prises par rapport à la maintenance et à la licence peuvent avoir un impact important sur l’investissement et les coûts d’exploitation. « L’alchimie » entre l’utilisateur de WMS et le fournisseur WMS est également d’une importance capitale lors de la sélection d’un WMS, compte tenu de la durée moyenne de la relation commerciale entre les deux. La sélection minutieuse d’un fournisseur de WMS est l’étape la plus importante vers une relation commerciale à long terme et un degré élevé de satisfaction de la clientèle. Cycle de vie du projetLorsque l’objectif d’un projet est de mettre en œuvre un WMS, la longue durée de vie d’un WMS rend nécessaire d’accorder une attention particulière à toutes les phases du projet qui vont mener à la sélection d’un fournisseur WMS. Ce sont dans ces phases que les dés sont jetés en ce qui concerne le bon fonctionnement à long terme et un soutien optimal des processus logistiques pour le WMS.Une gestion de projet ciblée et globale est essentielle à la réussite du projet. Les processus logistiques doivent être soigneusement planifiés à l’avance, et le fournisseur WMS le plus approprié, dont le produit fournit le meilleur support pour les processus actuels et futurs, doit être sélectionné. « Agir sans réfléchir » se traduit généralement par des retards dans le projet et des coûts élevés.L’expérience a montré qu’il est logique de faire appel à des experts externes de WMS pour aider à la sélection et à la mise en œuvre d’un WMS, afin d’éviter les écueils qui se produisent habituellement au début d’un projet. L’Institut Fraunhofer IML propose son expertise pour aider aussi bien les utilisateurs que les fournisseurs de WMS avec des projets WMS. Les différentes phases du projet1. Démarrage du projet WMSLe point de départ du projet WMS est une réunion de lancement pour déterminer les membres de l’équipe projet et se mettre d’accord sur les étapes, le calendrier de mise en œuvre, les objectifs du projet, ainsi que les formalités requises.2. Définition du besoinLa définition du besoin commence par une analyse de la situation actuelle et est suivie par une analyse des points faibles. Les résultats de ces deux analyses sont utilisés comme base pour la création du concept-objectif.3. Création de l’appel d’offreLe concept-objectif est formellement rédigé, en conformité avec toutes les normes applicables, les directives, les lois et les règlements internes. Les exigences relatives au futur WMS sont résumées à travers la définition des indicateurs clés de performance et la création de la spécification des exigences. Les spécifications des exigences définissent ce que la fonctionnalité du WMS doit fournir.4. Sélection du fournisseurAvant qu’un contrat puisse être attribué, les documents d’appel d’offres doivent être envoyés aux fournisseurs dont les systèmes WMS satisfont aux exigences minimales ou aux critères K.O. - le fameux « envoi des documents de l’appel d’offres ». Le service de sélection en ligne de WMS offert par l’Institut Fraunhofer IML peut être utilisé pour sélectionner à l’avance les fournisseurs qui répondent au mieux aux exigences spécifiées. En plus de cette fonctionnalité, d’autres facteurs doivent également être pris en considération, tels que la structure de l’entreprise d’un fournisseur de WMS.Étant donné que la relation commerciale entre un utilisateur et un fournisseur WMS est généralement longue, il doit y avoir une bonne « alchimie » entre eux.Une fois que les documents d’appel d’offres ont été envoyés, les vendeurs WMS qui participent au processus ont souvent l’occasion de visiter au moins un des entrepôts du client. Il en résulte généralement une préparation précise, rapide et de haute qualité de l’offre par le vendeur WMS. Cette visite de l’entrepôt donne aussi l’occasion au client et au vendeur de faire connaissance.Après l’envoi des appels d’offres, la prochaine étape consiste à les comparer les uns avec les autres d’une manière structurée. Dans la dernière étape de cette phase du projet, la somme des impressions, des expériences, des évaluations qualitatives, et, « last but not least », des résultats de négociations de prix conduisent à la sélection d’un fournisseur WMS dont le progiciel sera mis en œuvre dans la prochaine phase du projet.5. Démarrage de la collaborationAprès la sélection d’un fournisseur, la phase suivante du projet est la phase de « Mise en œuvre du WMS », qui implique la création des spécifications fonctionnelles et la mise en œuvre du système. Les spécifications fonctionnelles précisent comment les exigences doivent être mises en œuvre. Elles sont la base pour toutes les tâches effectuées pendant la phase de mise en œuvre et font partie intégrante du contrat entre le client et l’entrepreneur.6. Mise en service du WMSLa phase du projet « Mise en service » est divisée en travaux et formation en laboratoire, qui ont lieu tous les deux en même temps. Le travail en laboratoire consiste à faire la transition de l’ancien WMS au nouveau en effectuant des essais dans des conditions de laboratoire, mais en utilisant des données réelles. Le passage de l’ancien WMS au nouveau peut s’effectuer en autorisant les deux systèmes à opérer en même temps, ou bien en faisant un passage direct de l’un à l’autre.7. Finalisation : tests complémentairesDans la phase finale du projet, la performance, l’acceptation et la disponibilité des tests sont utilisés pour contrôler la fonctionnalité décrite dans les spécifications des exigences et des fonctions, les temps de réponse ainsi que les pannes sont simulées, et les stratégies d’urgence sont examinées.Le WMS entre en fonction quand toutes les fonctionnalités garanties ont été testées, quand les phases du projet ont atteint les objectifs, quand le rapport d’acceptation ne contient aucune erreur ou lacune et que les deux partenaires l’ont signé.
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"Pour nous, il est très important de participer à la base de donnée WMS. Nous avons remarqué que la décision du client dépend fortement de la présence ou pas du fournisseur WMS dans la base de donnée."Sonja Lucca, Stöcklin Software AG
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