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L'archivage électronique simplifié avec Alfresco
Seule solution open source de Records Management (RM) certifiée par le DoD, Alfresco favorise une conformité intégrée et automatisée
San Mateo, Californie - 14 octobre 2013 - Face à des exigences réglementaires, légales et organisationnelles toujours plus strictes en matière de gestion et d'archivage des données, les entreprises peinent encore à contrôler leurs contenus. Pour répondre à ces exigences et offrir aux utilisateurs et Records Managers une solution adaptée, Alfresco annonce aujourd'hui la sortie de son nouveau module Records Management (v2.1) intégré à la dernière version d'Alfresco One (v4.2). Selon un rapport du cabinet d'études Forrester Research, Inc.* d'octobre 2012, 40 % des décideurs en matière de stratégies et de technologies admettent qu'utiliser une solution de Records Management pour améliorer la conformité demeure un enjeu crucial. Pour répondre à cette attente, Alfresco One 4.2 intègre de manière transparente l'archivage électronique au cycle de vie du contenu, en garantissant automatiquement la conformité et la sécurité des données à long terme. Du point de vue de Cheryl McKinnon, Analyste principal chez Forrester Research, « l'adoption des applications de Records Management constitue un défi majeur ». « Très peu de fournisseurs ont jusqu'ici proposé des innovations en termes d'expérience utilisateur. Du point de vue des Records Managers, l'adoption et l'utilisation des systèmes de RM restent limitées. »** Pourtant, l'utilisation de ces systèmes est cruciale pour garantir la réussite des programmes de Records Management. Les nouvelles fonctionnalités de Records Management d'Alfresco favorisent le respect des politiques de conservation des données. Alfresco facilite l'archivage électronique des données, sans qu'il soit nécessaire de transférer les fichiers vers un autre site ou de les extraire des workflows. Les archives sont automatiquement intégrées à des plans de classement spécifiques, évitant ainsi à l'utilisateur de naviguer au sein de structures de classement complexes. Alfresco propose aux Records Managers de nouvelles fonctionnalités pour créer automatiquement des plans de classement basés sur des règles prédéfinies. Elles permettent de créer automatiquement des répertoires dynamiques et d'adapter le plan de classement au fil du temps, tout au long du cycle de vie du contenu. Grâce à une plateforme unique, Alfresco gère n'importe quel type de fichier électronique (contenu social, collaboratif et documents multimédias). Unique en son genre, la plateforme ECM hybride d'Alfresco facilite la collaboration à l'échelle de l'entreprise, tout en garantissant la sécurité et la conformité des données. La nouvelle version d'Alfresco One intègre parfaitement les workflows hybrides des processus métier qui nécessitent des « allers-retours » entre le cloud et les environnements sur site.
À l'heure actuelle, Alfresco Records Management est la seule solution open source du marché certifiée par le Département de la Défense aux Etats-Unis (DoD5015.02). Alfresco aide les entreprises à respecter les normes en matière de sécurité et de contrôle des données, telles que la loi Sarbanes-Oxley et le Dodd-Frank Act. Seule solution qui associe un système ECM performant à des workflows simplifiés, Alfresco One 4.2 et Records Management 2.1 réconcilient collaboration et conformité.
« Au-delà de l'environnement ECM actuel, une certitude demeure : la conformité ne cessera jamais de constituer un défi, d'autant plus que le taux de production de nouveaux contenus augmente constamment », explique John Newton, Directeur technique d'Alfresco. « La solution ECM hybride unique d'Alfresco favorise l'adoption des programmes de Records Management en mettant à la disposition des utilisateurs une plateforme sans équivalent qui garantit la conformité de manière transparente. » Plateforme ECM simple à utiliser, Alfresco permet de créer, rechercher et partager tout type de contenu électronique et de collaborer de manière sécurisée. La plateforme ECM hybride permet de collaborer au-delà du pare-feu et le nouveau module Records Management garantit à l'entreprise une totale conformité avec un minimum d'impact sur l'utilisateur final. Plus de 80 entreprises à travers le monde utilisent le module Records Management d'Alfresco pour l'archivage électronique de leurs données et pour garantir la conformité avec les normes en vigueur. Alfresco One 4.2 et Records Management 2.1 seront disponibles le 29 octobre dans les différentes langues prises en charge par Alfresco. Références complémentaires :● Résultats de l'enquête sur l'entreprise connectée● L'archivage électronique (Records Management) simplifié● Records Management - Prochains événements avec ARMA, Las Vegas – 28-30 octobre
À propos d'AlfrescoAlfresco permet aux professionnels de partager, enregistrer et gérer du contenu sur une plateforme unique, dans le cloud, sur site et en déplacement. Près de 7 millions de personnes dans plus de 180 pays utilisent Alfresco pour collaborer et gérer 4 milliards de documents. Au bureau comme en déplacement, Alfresco donne un avantage compétitif aux entreprises du classement Fortune 500. Alfresco a été fondé en 2005. Son siège aux États-Unis est situé à San Mateo (Californie). En Europe, le siège de l'entreprise se trouve à Maidenhead, au Royaume-Uni. *« Evaluer votre programme de Records Management », étude en ligne de Forrester Research et ARMA International sur le Records Management, T3 2012, 18 octobre 2012
**« Les besoins des entreprises, les budgets et la technologie doivent être les 3 priorités des Records Managers », étude en ligne de Forrester Research et ARMA International sur le Records Management, T3 2013. 18 septembre 2013. Par Cheryl McKinnon, Leslie Owens, Emily Jedinak.