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Agile Gardener
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Posts Tagged ‘mêlée quotidienne’	Construire des règles d’équipe
AgileGardener	1 comment
Lors d’une rétrospective, que j’ai animé à la demande d’une équipe1 4 mois après l’avoir aidé à faire ses premiers pas en Scrum, j’ai proposé un atelier sur la gestion des attentes au sein de l’équipe.
Au cours des 4 mois j’ai entendu plusieurs fois des phrases telles que la suivante : « Certaines personnes parlent d’une façon que je trouve parfois déplacée. Je ne sais pas quoi faire avec ça. » Je demandais alors à la personne si elle avait parlé, aux membres de l’équipe, de cette attente concernant la façon de s’exprimer dans le groupe. Bien souvent la réponse était : « non! »
Cet exemple est loin d’être le seul, je le retrouve souvent en tant que coéquipier ou en tant qu’accompagnateur. Très souvent les membres d’un groupe souhaitent un comportement des autres membres sans jamais avoir exprimé l’attente de ce comportement. Habituellement chacun adopte le comportement qu’il pense être celui que le groupe attend ou bien celui que la personne à l’habitude d’avoir. On se rend compte que la responsabilité est partagée, on pourrait renversé la discussion et chacun pourrait demandé aux autres si tel ou tel comportement à un impact ‘négatif’ sur eux.
Le but de l’atelier était donc de permettre à chacun d’exprimer ses attentes. Je visais à les rendre explicites envers les autres membres du groupe et ultimement, j’espérais voir l’équipe se construire un espace d’attentes communes et parler des comportements respectifs dans différentes situations vécues ensemble.
La session de travail s’est très bien déroulée et au final, les attentes communes ont émergé. Elles sont mêmes devenues des règles d’équipes et des objectifs à atteindre en tant qu’équipe.
Satisfait du résultat de cet atelier, j’ai eu l’envie de le partager . En voici donc le déroulement tel qu’expérimenté.
L’atelier
Le matériel : des Post-it ou des cartes, des stylos, des murs ou des tables
L’agenda en trois parties tel que je l’ai proposé :
Mes attents (25 min)
Nos attentes (30 min)
Une équipe ! (30 min)
Remarque : Nous avons utilisé 1h30 pour effectuer cet atelier, mais il aurait mérité plus de temps, notamment les parties 2 et 3 parce que les échanges étaient riches et certaines sujets demandent du temps pour être pleinement exprimés.
Mes attentes
Résultat final de l'atelier de gestion des attentes - les régles d'équipe
J’avais réservé 25 minutes pour la première partie.
Dans cette phase chacun pose sur papier ses attentes personnelles, une par Post-it ou carte.
En tant qu’animateur lorsque j’ai présenté l’exercice, j’ai essayé de donner quelques exemples de situations, quelques exemples de comportements que moi j’attends, mais qui ne sont pas la façon de faire ou de réagir de tous.
L’exercice s’arrête à la fin de la période de 25 minutes. Si tout le monde semble avoir terminé avant, assurez vous tout de même de laisser quelques minutes pour une dernière idée.
Nos attentes
L’objectif de cette deuxième phase est d’établir les attentes communes à un sous-groupe.
Pour cela, j’ai séparé le groupe en 2. (Remarque : au delà de 5 personnes par équipe il est sans doute judicieux de faire 3 équipes pour maximiser les échanges et la participation de tous.)
Pendant la période, les membres de chaque sous-groupe, après les avoir affichées au mur, présentent leurs attentes aux autres. Ensuite le groupe essaie de créer un espace d’attentes communes. Pour matérialiser cet espace commun, j’ai demandé aux groupes de placer les Post-it en commun au centre d’une zone délimitée par les Post-it de leur attentes personnelles.
Dans ce cas, le groupe n’a pas gardé les attentes personnelles autour des attentes collectives, je suis curieux de voir ce que cela donnerait au final
Comme je l’ai mentionné plus tôt, cette période aurait mérité un peu plus de temps, mais c’est surtout la période suivante qui demande de réserver plus de temps du fait de la taille du groupe.
Une équipe!
Résultat final de l'atelier de gestion des attentes - les objectifs d'équipe
L’objectif de cette dernière partie est d’établir les attentes collectives de tout le groupe en rassemblant les attentes communes de chaque sous-groupe.
Pour cela, j’ai réuni tout le groupe et j’ai demandé aux participants de présenter les attentes de son groupe. Ensuite j’ai demandé de refaire le même exercice que précédemment, établir un espace des attentes communes tout en préservant les attentes personnelles en périphérie.
Comme lors de la précédente partie, la mise en commun a été le moment de discussion et de négociations très intéressantes et ouvertes des membres de l’équipe. Comme lors de la précédente partie, l’équipe n’a pas conservé les Post-it d’attentes personnelles autour de la zone commune.
Une fois la zone collective établie, j’ai demandé à l’équipe de regrouper ces attentes dans les 2 groupes suivants : les « règles d’équipe », les « objectifs d’équipe »
Du fait du nombre de personne et de la teneur des discussions, il faudrait prévoir plus de temps pour cette partie. Je pense que 45 minutes est un minimum.
Le résultat final est illustré par les deux photos ci-contre.
Pour conclure
L’équipe a beaucoup apprécié cet atelier. Malheureusement nous avons manqué de temps et certains ont du quitté avant la fin. Je réserverai 2h pour la prochaine fois et voici l’agenda que je compte utiliser :
Je suis cependant très content d’avoir expérimenté cet atelier avec l’équipe et surtout je suis très content de la participation de l’équipe et de son engagement pendant tout l’exercice.
Je serai curieux de l’impact de garder visibles, autour des règles et des objectifs communs, les attentes personnelles de chacun.
J’envisage maintenant d’utiliser cet atelier lors de la ‘construction’ d’une équipe lors du warm-up d’un projet.
Si vous avez déjà mis en œuvre un tel atelier ou que vous essayé celui-ci, n’hésitez pas à partager vos retours d’expérience, je suis avide d’idées nouvelles Il est intéressant pour une équipe que sa rétrospective soit animée, à l’occasion, par une autre personne que le ScrumMaster. Cela peut être un membre de l’équipe, le ScrumMaster d’une autre équipe ou bien une personne extérieure, un accompagnateur agile, ce qui était mon cas. Au delà de changer la dynamique, cela permet au ScrumMaster de participer pleinement à la rétrospective. ↩
Categories: Agile, Coaching	Tags: équipe colocalisée, coaching equipe scrum, collaboration, comportement equipe, equipe auto-organisee, gestion attente equipe, leadership, mêlée quotidienne, Pyxis, regle equipe scrum, retrospective, Scrum	Action = porteur + date
AgileGardener	2 comments
Pour qu’une action se réalise, il faut un porteur et une occasion identifiée dans le temps.
Pour qu'une action se réalise, il faut un porteur de l'action et une occasion identifiée dans le temps.
Dans le tableau Kanban, lorsqu’une carte est bloquée, l’équipe à tendance à dire : « Cette carte est bloquée! Elle dépend de X, il faut que je le rappelle [...] mais il n’est pas très disponible. »
Lorsque j’entends ceci, je parie : « dans deux jours, la carte sera toujours bloquée au même endroit! ». D’ailleurs pourqoui changerait-elle de place? Il y a deux jours, la carte était là et j’avais déjà entendu la même excuse phrase, il n’y a donc pas de raison que cela change. Même cause, même effet!
Alors l’équipe me regarde avec de grands yeux et nous entamons un dialogue qui ressemble au suivant :
- moi : « Ok, qui va le faire et quand? ».
- équipe : « Il faut rappeler X, mais il n’est pas très disponible. ».
- moi : « Qui subit l’impact de la carte bloquée? ».
- équipe : « C’est nous! ».
- moi : « Qui a intérêt à ce que la carte soit débloquée? ».
- moi : « Ok, qui va appeler et quand? ».
Certaine fois, je n’ai pas fini de poser la question qu’il y a un volontaire pour prendre la responsabilité de régler le problème dès la fin du daily. D’autre fois la réponse est : « Je n’ai pas le temps maintenant, je regarde mon horaire dès la fin de la rencontre et j’y place cette tâche ».
[Quelques semaines plus tard...]
L’équipe adresse chaque jour les points bloquants avec une action portée par une personne et identifiée dans le temps. Et les cartes bloquées se libèrent Êtes-vous toujours attentifs aux : « Il faut que? »
Categories: Coaching, Kanban	Tags: action, Agile, engagement, Kanban, leadership, Lean, mêlée quotidienne, Pyxis, retrospective, Scrum	Odeurs de mêlée quotidienne – Astuces pour progresser
AgileGardener	Comments off
Astuces d'équipe pour améliorer la mêlée quotidienne
Il y a quelques jours j’ai publié « Odeurs de mêlée quotidienne », article dans lequel j’évoquais des symptômes observés lors de mêlées quotidiennes.
Depuis, l’équipe a fait des progrès très intéressants que je souhaite partager.
Les symptômes présentés dans le premier billet sont répétés ci-dessous accompagnés des solutions ou bien des étapes des solutions mises en œuvre.
L’équipe ne répond pas aux 3 questions.
Afficher les 3 questions pour que l’équipe puisse les voir facilement chaque matin. Mais, comme on pouvait s’y attendre, le fait d’afficher les 3 questions, n’a pas eu l’effet attendu. Cette solution ne venait pas de l’équipe qui n’en a donc pas tenu compte. Pour que la mêlée quotidienne s’améliore, il faut aider l’équipe à se l’approprier.
Montrer l’exemple. Dans ce deuxième essai, à la fin de la mêlée, j’ai repris un comportement observé et je l’ai rejoué pour présenter un exemple de l’intervention attendue de chacun des membres de l’équipe. Il peut être bon de répéter le processus de temps en temps pour aider l’équipe à progresser.
L’équipe ne s’approprie pas la gestion du tableau et des graphiques de progression (burndowns).
Éloigner le ScrumMaster pendant un jour ou deux, ou bien, profiter de son absence. Pendant ce temps là, l’équipe continue à faire sa mêlée quotidienne.
Au retour du ScrumMaster, attendre la fin de la mêlée et poser la question suivante : « Êtes-vous confiant en votre engagement? [...] Quand je regarde le graphique, je ne suis pas en mesure de le savoir. » La conséquence directe de cette dernière question : une belle discussion, de très bonnes interrogations sur le fonctionnement et l’utilité des graphiques visuels et une prise en charge des graphiques par plusieurs membres de l’équipe.
Reposer ensuite la question de l’engagement à plusieurs reprises. L’équipe se la pose toute seule très rapidement.
L’équipe rapporte son occupation de la veille au tableau ou bien au ScrumMaster, sans regarder les coéquipiers avec pour effet de bord ‘d’autoriser’ des conversations parallèles.
Éloigner l’équipe du tableau. La première fois l’équipe est déstabilisée, mais les coéquipiers comprennent vite qu’il est préférable de se préparer avant la mêlée et forment un cercle pour se parler.
Proposer au ScrumMaster de sortir du cercle pendant quelques temps. En se positionnant en arrière il bénéficie d’un poste d’observation privilégié. N’étant plus visible des membres de l’équipe, ceux-ci ne peuvent plus lui parler directement et lui rapporter l’activité de la veille. Inviter le ScrumMaster à intervenir à la fin pour donner de l’information au besoin.
Le respect de la parole est régulé par l’utilisation d’un objet de parole que l’équipe s’approprie et se passe de main en main.
Les effets de ces petites astuces se sont très vite fait sentir dans l’équipe avec pour conséquences immédiates de ramener la mêlée à 10 minutes et à son utilité première, c’est-à-dire, un moment de synchronisation de l’équipe. Il reste alors 5 minutes pour des informations complémentaires, mettre à jour les graphiques d’avancement, ou bien retourner travailler plus vite sur les tâches de l’itération en cours.
Ces astuces ont permis de progresser rapidement vers une mêlée quotidienne beaucoup plus efficace, menée dans un temps plus court.
Un grand bravo à l’équipe pour ses apprentissages.
Et vous, quels sont vos ‘trucs’?
Categories: Agile, Coaching	Tags: Agile, agile coaching, agilité, burndown, mêlée quotidienne, Pyxis, Scrum	Odeurs de mêlée quotidienne
Photo de mêlée attribuée à http://www.flickr.com/photos/cdm/
Il y a quelques semaines de cela, après plusieurs jours sans intervenir auprès de l’équipe, j’ai pu observer, lors de mon retour, une mêlée quotidienne1 avec quelques dysfonctionnements.
Avertissement :
Ce que vous lirez n’est pas un jugement, ce que j’ai observé ne constitue pas à mes yeux des erreurs, mais démontre plutôt un apprentissage naissant de la mêlée quotidienne.
Contexte :
L’équipe a terminé une première itération et s’apprêtait à commencer la deuxième.
Finalement, elle stabilise pendant une semaine l’application pour une release annoncée très tard. Son passé l’a rattrapé et la date ne peut être manquée.
De façon autonome, l’équipe a gardé les nouvelles pratiques mises en place dans la première itération et n’est pas retombée dans le mode “panique livraison” du passé.
Je suis présent le jour de la mise en ligne et elle a lieu sans que l’équipe n’ai eu à faire de temps supplémentaire.
Symptômes observés :
La ScrumMaster(SM) donne la parole à tour de rôle : “c’est à toi Louis”, Louis fait le tour de la table pour venir parler.
Une personne fait du reporting face tableau ou tournée vers le ScrumMaster, et des conversations parallèles ont lieu.
Personne ne donne un statut sur le format des 3 questions2
Le tableau de l’équipe n’est pas à jour. Le statut des toutes les tâches est mis à jour en direct, le tableau ne reflète l’état d’avancement qu’après l’intervention. Cela fait perdre du temps et provoque des cassures de rythme dans la prise de parole.
Il y a par moment des personnes en retrait ce qui donne deux “épaisseurs” au groupe.
La ScrumMaster demande plusieurs fois ce que l’on fait de certaines tâches au tableau avant d’obtenir une réponse.
Un bureau gêne l’espace devant le tableau, personne ne le déplace.
Une personne est occupée pour la mise en ligne, elle n’intervient pas du tout et ne donne pas de statut aux autres membres de l’équipe.
Deux personnes sont assises.
Finalement, la mêlée dépasse de 5 minutes le temps imparti.
Debrief et plan d’action :
À la suite de la mêlée quotidienne, je prends quelques minutes avec la ScrumMaster pour lui demander comment elle a perçu cette mêlée, comment elle se sent. Ce que je trouve formidable c’est qu’en quelques secondes elle m’a donnée la plupart des observations ci-dessus assorties de commentaires pertinents : “c’est comme s’ils n’avaient pas encore pris la mesure le l’utilité de mettre à jour le tableau” par exemple.
S’en est suivi un dialogue ressemblant à celui ci-dessous :
SM : “Mais comment je peux faire pour changer le comportement de l’équipe pendant la mêlée ?”
Moi : “Quel est le comportement qui te dérange le plus ?”
SM : “Je dois dire aux personnes de venir quand c’est leur tour”.
Moi : “Que pourrais-tu faire le plus simple pour changer cela”
SM : ” Tu m’as déjà dis de ne pas intervenir, de laisser l’équipe faire son daily”
Moi : “Oui effectivement, peut-être pourrais-tu rappeler à l’équipe ce que tu attends pendant le daily : qu’ils fassent un statut vers l’équipe, en répondant aux 3 questions puis les laisser continuer sans intervenir, en laissant des blancs, des silences s’il y en a. Je t’inviterai à le faire rapidement sans forcement attendre une rétrospective.”
SM : “C’est vrai, je pourrais faire ça, mais ils ne répondent pas aux 3 questions”
Moi : “Les connaissent-ils, peut-être ont-ils besoins que quelqu’un rappellele ces questions”
SM : “Pour qu’ils les voient les questions ont pourrait les afficher”
Moi : “C’est une très bonne idée ça, avoir les trois questions affichées ça permet de se les mettre en tête à chaque mêlée”
Et nous avons continué la conversation encore quelques minutes.
Finalement, le bureau qui gêne devant le tableau va être poussé un peu, les questions vont être affichées, la SM va répéter le comportement attendu lors du daily et laisser l’équipe aller. Les résultats dans un prochain billet Dans vos organisations ou dans vos équipes, comment se passent vos mêlées quotidiennes, observez vous d’autres symptômes ?
Si vous êtes coach ou ScrumMaster, comment intervenez vous pour que l’équipe prenne conscience et règle ces symptômes ?
[Mise à jour]
Pour découvrir la suite voir le billet : « Odeurs de mêlée quotidienne – Astuces pour progresser »
Daily Scrum ↩
Qu’ai-je fait hier ? Que vais-je faire aujourd’hui ? Ai-je besoin d’aide ? ↩
Categories: Agile, Coaching	Tags: Agile, agile coaching, daily scrum, leadership, mêlée quotidienne, Pyxis, retrospective, Scrum	Une équipe Scrum peut-elle vivre sans ScrumMaster ‘officiel’ ?
Une équipe peut-elle vivre sans ScrumMaster 'officiel'?
L’été dernier j’ai rejoint un projet qui avait démarré 15 mois auparavant. L’équipe chargée du développement était répartie entre 3 sites (1 à Montréal, 2 à Bordeaux). Peu après mon arrivée, il y a eu réorganisation des équipes, et dans notre équipe, nous avons proposé de ne pas avoir de ScrumMaster ‘officiel’. La question suivante se posait donc pour nous :
Une équipe Scrum peut-elle vivre sans ScrumMaster ‘officiel’?
Je dois dire tout de suite que nous n’avons pas eu le loisir de pousser très loin l’expérimentation car le projet a été interrompu environ 6 semaines après la réorganisation. Nous avons tout de même travaillé avec ce modèle pendant 2 itérations1.
Cette équipe était composée de 3 personnes. Deux étaient présentes depuis longtemps : depuis le début pour l’un et depuis 10 mois pour l’autre. Puis il y avait moi, nouveau sur le projet. Le coéquipier leader naturel travaillait depuis plusieurs mois sur le module dont nous avions la charge. Il y avait une bonne cohésion, nous étions à l’aise avec Scrum et nous nous sentions en contrôle!
Nous tenions notre mêlée quotidienne2 sans difficultés. Nous allions à tour de rôle à la mêlée des mêlées3 — cette pratique était déjà en place bien avant la réorganisation. Nous faisions la maintenance du carnet de produit4 régulièrement avec le propriétaire de produit5. Nous aidions tous à l’organisation de l’équipe, même si une très grosse partie du travail était réalisée par le leader de l’équipe.
Voici les avantages obtenus lors de ce projet
Nous nous sentions vraiment autonomes. Nous organisions nous même nos rencontres importantes (mêlée quotidienne, maintenance du carnet de produit, réunion avec les intervenants extérieurs).
Nous étions beaucoup plus responsables. Lorsque quelque chose allait de travers, nous ne pouvions pas dire : «Le ScrumMaster ne fait pas son boulot ».
Nous avions une bonne flexibilité, mais ce point relève petut-être du fait que nous n’étions que trois.
Contrairement à ce que j’ai vu à maintes reprises, personne dans l’équipe n’était perçu comme ‘supérieur hiérarchique’.
Nous n’avons pas subi d’inconvénients, mais peut-être y en aurait-il eu à long terme.
Cependant je suis convaincu d’une chose : il y a un préalable. Cela peut fonctionner à la condition que l’équipe soit mature, tant sur le plan des personnes qui la compose que sur le plan de la maîtrise des outils, du processus Scrum et de la communication. Je vous invite à lire, sur un thème similaire, le retour d’expérience d’Isabelle Therrien, où elle fait mention des dérives qui peuvent se produire. Dans les commentaires notamment, il est question de prendre du recul, ce qui n’est pas toujours simple quand on a la tête dans le code pour livrer de la valeur à longueur de journée.
Résumé en quelques lignes, le choix de ne pas avoir de ScrumMaster ‘officiel’ peut paraître rapide ou évident, mais tout ceci ne s’est pas décidé en un jour. De fait, même une fois en place, les questionnements suivants revenaient de façon récurrente dans nos conversations :
S’il fait fonction de ScrumMaster, le leader doit-il prendre le titre et s’exposer?
Ce rôle peut il être partagé, et dans ce cas, est-ce efficace?
Pour conclure, je dois dire que j’ai aimé cette expérience. Même si cela n’a pas duré bien longtemps, j’ai vu les prémices de quelque chose que je voulais vérifier depuis longtemps : « le rôle de ScrumMaster est un rôle temporaire, il a pour objectif de rendre son équipe capable de se passer de sa présence, et cela peut fonctionner ».
Avez-vous des retours d’expérience similaires à partager ?
Itération : Sprint ↩
Mêlée quotidienne : Daily Scrum ↩
Mêlée des mêlées : Scrum of Scrums ↩
Carnet de produit : Product backlog ↩
Propriétaire de produit : Product Owner ↩
Categories: Agile	Tags: Agile, carnet de produit, chef de projet, expérience, leader, leadership, mêlée quotidienne, propriétaire de produit, Pyxis, Scrum, ScrumMaster	RSS
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