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Anticiper la rédaction du procès-verbal d'une campagne de récolement informatisé	Nous le savons tous, la procédure de récolement décennal peut être informatisée de A à
Z, de l'organisation de la campagne à la rédaction du procès-verbal. L'administration (DRAC, service des musées de France) se tourne régulièrement vers les musées territoriaux ou
nationaux pour recueillir des données chiffrées du récolement. Rien de plus simple à retrouver lorsque le récolement est informatisé, mais encore faut-il avoir pensé à collecter toutes les
informations nécessaires. Faisons le point avec le concours du bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels.
Lors du récolement lui-même, la qualité du recueil des informations est assurée par une charte de saisie et la définition d'un profil de fiche de récolement. C'est là que tout se joue.
La structure de cette fiche de récolement doit impérativement permettre de recueillir pour chaque objet ou lot d'objets :
- les données d'identification essentielles,
- les données obligatoires du récolement exigées par l'article 11 de l'arrêté du 25 mai 2004 (présence du bien dans les collections ; sa localisation ; son
état ; son marquage ; la conformité de l'inscription à l'inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d'oeuvres,
catalogues),
- les données indispensables à la rédaction du procès-verbal de la campagne et à la communication des données chiffrées, pour certaines sous forme de
listes.
En outre, la saisie fine des suites à donner permet d'organiser le post-récolement en exploitant les listes des biens à inventorier, à marquer, à
photographier, à traiter, à localiser, à radier, plainte à déposer, et plus selon les besoins. Il faut donc prévoir dans la base de données un espace réservé à la gestion de ces suites à donner
afin de pouvoir indiquer si, et quand, l'intervention requise a bel et bien été menée.
Concentrons-nous sur le procès-verbal.
Les recommandations relatives aux
modalités de restitution des données statistiques et des extraits du procès-verbal de récolement des collections des musées de France et le modèle de procès-verbal des campagnes de
récolement des collections nationales précisent les différentes composantes de ce document.
Penchons-nous sur les listes à annexer au procès-verbal de chaque campagne de récolement :
- objets non vus : ils sont "égarés", il s'agit des biens non localisés lors de la campagne, pour lesquels le musée doit mener des recherches ; il faut les
distinguer des biens en déplacement provisoirement justifié (prêt, restauration) dont les vérifications sont de ce fait ajournées.
- objets manquants : ils so