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Les méthodes de l’Université d’Ottawa détaillent les mesures à prendre expressément ou expliquent la marche à suivre dans l’application des règlements pertinents.
Approvisionnements et services
Méthode 4-1 - Normes d'ameublements
Entrée en vigueur : 1971-11-10Autorisée par : Contrôleur, Ressources financièresNORMES D'AMEUBLEMENTSINTRODUCTION1. Les normes prescrites dans ce document s'appliquent à l'achat, au remplacement et à la réparation des meubles dans tous les bâtiments de l'Université. (Voir les règlements 38 et 54).APPLICATION DES NORMES2. Les normes servent surtout :a) lorsqu'il convient d'acheter selon les normes établies par le Service des approvisionnements (S.A.), des meubles pour lesquels un contrat a déjà été négocié.b) lorsqu'il convient de remplacer l'ensemble ou une partie des meubles dans un des bâtiments ou dans des nouveaux locaux; cette tâche est effectuée par le superviseur des remises à neuf, Service des bâtiments et terrains. À noter que les meubles existants sont évalués en fonction de la valeur courante de meubles semblables. Le coût des meubles existants et de nouveaux meubles ne doit pas dépasser le montant global précisé pour chacun des groupes (voir le paragraphe 13).Au besoin, on peut faire appel à un expert-conseil externe, recommandé par le Service des bâtiments et terrains.c) lorsqu'il faut réparer des meubles, ce travail aussi est fait par l'intermédiaire du Service des bâtiments et terrains.d) lorsqu'il revient aux architectes et au personnel intéressé de choisir les meubles pour un nouveau bâtiment.PLANTES3. L'Université n'achète pas de plantes naturelles pour usage intérieur, à cause de leurs coûts élevés d'entretien.TAPIS ET RIDEAUX4. L'achat et le remplacement des tapis et des rideaux sont effectués par le Service des bâtiments et terrains.TISSU5. a) Les chaises, fauteuils et sofas dans les emplacements suivants peuvent être recouverts de tissu :bureau des employéssalons des employésamphithéâtre, salles de conférence et bibliothèquechambres de résidence (sièges de chaises seulement).5. b) Ailleurs, par exemple dans les salles de cours, les salles de séminaires, les laboratoires et les salons des étudiants, les tissus à 100 pour 100 nylon ou les matériaux rigides, tels la fibre de verre, sont recommandés pour les sièges.MARCHE À SUIVRE POUR COMMANDER DES MEUBLES6. Si le mobilier à commander est identique à celui qui est déjà sur place, il convient d'acheminer au S.A. un bon de commande précisant les caractéristiques connues. Au besoin, l'acheteur responsable du mobilier aide dans l'accomplissement de cette tâche et peut aider à choisir la couleur du mobilier en métal et le tissu des chaises devant compléter un ensemble existant.Lorsqu'il s'agit du choix de couleur pour l'ensemble des meubles d'une nouvelle pièce, il faut consulter le Service des bâtiments et terrains.7. Pour les cas énoncés à l'article 6, le Service des bâtiments et terrains doit être consulté, qu'il s'agisse d'achats imputés au budget d'exploitation ou à une subvention spéciale.8. En conformité avec les normes en vigueur, le bon de commande remis au S.A. doit porter le nom et le niveau du poste de la personne pour qui on achète le mobilier.LIVRAISONS9. Il faut prévoir en moyenne un délai de livraison de dix à treize semaines.INSTALLATION10. Il est préférable d'obtenir des prix incluant le transport et l'installation, car en cas de dommages ou d'avaries la responsabilité incombe au fournisseur.Dans le cas de l'obtention d'un prix départ usine, la responsabilité en cas d'avaries relèverait de l'Université d'Ottawa, tâche difficile d'une durée interminable.Si le fournisseur refuse d'assumer la responsabilité du transport et de l'installation, il est souhaitable de faire livrer la marchandise aux soins d'une compagnie d'installation, qui la vérifiera d'abord et l'installera ensuite selon le choix de l'acheteur. Si la marchandise n'est pas en bon état, la compagnie d'installation émettra les réserves d'usage et retournera les articles endommagés pour qu'on en fasse l'échange ou la réparation. Dans ce cas l'usager doit payer les frais d'installation.Pour éviter des litiges lorsqu'il s'agit de déterminer les responsables de dommages causés pendant le transport, il est déconseillé de déballer, vérifier et installer soi-même la marchandise car le fournisseur ne peut être tenu responsable d'anomalies qui ne sont pas déclarées dès la réception; tous les frais de réparation engagés pour celles-ci seraient donc à la charge de l'usager.MEUBLES EXCÉDENTAIRES OU DÉSUETS11. Le S.A. se charge de faire enlever les meubles excédentaires ou désuets, conformément aux dispositions du règlement 65 et de la méthode 4-5.BESOINS12. La quantité et le genre de mobilier et d'équipement que l'on attribue aux groupes d'employés dans la liste ci-dessous représentent les exigences minimales généralement acceptées dans les bureaux. Ces normes peuvent être modifiées toutefois pour satisfaire à des besoins particuliers.DIVISION DU PERSONNEL PAR GROUPES13. L'on achète les meubles strictement en fonction des catégories énumérées ci-dessous :GROUPE 1 : Vice-recteurs adjoints et vice-recteures adjointes, doyens et doyennes, vice-doyennes et vice-doyens, doyennes et doyens associés, directeurs et directrices de services et directeurs et directrices de département dans le secteur de l'enseignement.Le mobilier que l'on achète pour l'une des autorités ci-dessus mentionnées et nommées pour un mandat précis doit demeurer sur place à l'expiration de son mandat, ce mobilier devant être utilisé par son successeur.LIGNES DIRECTRICES : ACHAT DE MOBILIER POUR LE GROUPE 1 :Le coût du mobilier de ce groupe ne doit pas dépasser 12 000 $, y compris les taxes, le transport et l'installation.Mobilier en boisSuggestion no. 11 bureau ministre double (36 po x 72 po x 29 po)1 meuble de rangement1 fauteuil pivotant/inclinable à dossier élevé4 fauteuils pour visiteurs2 bibliothèques1 classeur latéral1 table de travail1 canapé à trois places1 fauteuil "club"1 table à café1 table de coin1 lampeSuggestion no. 21 unité de travail pour ordinateur1 classeur latéral2 bibliothèques1 fauteuil pivotant/inclinable à dossier élevé4 fauteuils pour visiteurs1 table de travail1 canapé à trois places1 fauteuil "club"1 table à café1 table de coin1 lampeGROUPE 2 : Personnel enseignant, chefs de division ou l'équivalent, agents et agentes d'administration ou postes semblables de plus de 380 points.LIGNES DIRECTRICES : ACHAT DE MOBILIER POUR LE GROUPE 2 :Le coût global du mobilier de ce groupe ne doit pas dépasser 5 000 $, y compris les taxes, le transport et l'installation.Mobilier avec bâti en bois ou en acier, dessus en lamellé décoratifSuggestion no. 11 unité de travail pour micro-ordinateur1 fauteuil inclinable2 chaises (ou plus) pour visiteurs1 classeur (ou plus)1 table de travail1 étagère d'acier (ou plus)Suggestion no. 21 bureau ministre double (36 po x 72 po)1 meuble de rangement1 fauteuil pivotant et inclinable2 chaises pour visiteurs (ou plus)1 classeur (ou plus)1 table de travail1 étagère d'acier (ou plus)GROUPE 3 : Tout le personnel dont le poste ne dépasse pas 379 points.LIGNES DIRECTRICES : ACHAT DE MOBILIER POUR LE GROUPE 3 :Le coût du mobilier de ce groupe ne doit pas dépasser 3 000 $, y compris les taxes, le transport et l'installation.Mobilier avec bâti en bois ou en acier, dessus en lamellé décoratifSuggestion no. 1(Commis et secrétaires)1 unité de travail pour micro-ordinateur ou machine à écrire1 fauteuil ergonomique1 chaise pour visiteur1 étagère d'acier (ou plus)Suggestion no. 2(Commis et secrétaires)1 bureau de secrétaire1 fauteuil ergonomique ou de dactylo1 chaise pour visiteur1 étagère d'acier (ou plus)DESCRIPTION DU MOBILIER SELON LES NORMES : GROUPES 2 et 3Unité de travail ou bureauDimensions : selon les besoins et l'espaceDessus : en acier ou en bois, recouvert de lamellé décoratifCôtés : surface émail-acier ou en bois recouvert de lamellé décoratifCaissons : choix de tiroirs en boîte, de tiroirs à dossier et de tiroirs range-crayonsSerrures : comprisesCouleurs : gris pâle, beige pâle ou gris-beigeOptions : poignées encastrées ou poignées ordinairesClasseurs latérauxDimensions : 18 po de profond x 36 po de large2 tiroirs (hauteur 28 po)3 tiroirs (hauteur 40 po)4 tiroirs (hauteur 53 po)5 tiroirs (hauteur 65 po)Description : acierTiroirs : portes escamotables avec tablettes coulissantes, sauf le tiroir inférieur également coulissant, mais à devant fixeAccessoires : armature pour dossiers suspendus incluseSerrures : comprisesCouleurs : gris pâle, beige pâle ou gris-beigeOptions : poignées encastrées ou ordinairesArmoire à papeterie (avec quatre tablettes réglables)Dimensions 18 po (profondeur) x 36 po (largeur) x 77 po (hauteur)Description : acierSerrures : comprisesCouleurs : gris pâle, beige pâle ou gris-beigeClasseur vertical (quatre tiroirs)Dimensions : 18 po (largeur) x 28 po (profondeur) x 51 po (hauteur) (format ministre)15 po (largeur) x 28 po (profondeur) x 51 po (hauteur) (format lettre)Description : acierSerrures : comprisesOptions : compresseur ou armature pour dossiers suspendusCouleurs : gris pâle, beige pâle ou gris-beigeÉtagère d'acier fixée au murDescription : tablettes d'acier laqué avec pignons de chrome brillant(Se les procurer auprès du Service des bâtiments et terrains)Patère muraleFabrication : panneau de lamellé décoratif avec crochets (un ou plus); choix de couleurs. (Se les procurer auprès du Service des bâtiments et terrains.)Fauteuil (Groupes 2 et 3)Caractéristiques : pivotant et basculant, hauteur réglableBase : cinq branches, chrome brillantTissu : 100 pour 100 nylon ou polyesterRoulettes : nylon (pour moquettes), caoutchouc (pour revêtement dur)Fauteuil ergonomique (polyvalence)(Normes établies par Info Pro, division de Bell Canada.)Dossier : support lombaire (réglage multiple avant-arrière)Siège : - réglage pneumatique de la hauteur- coussinage minimisant les points de compression; certains peuvent basculer vers l'avantBase : cinq branches, chrome brillant, roulettes pour moquettes ou surfaces duresAccoudoirs : facultatifs, courts : confort maximum des coudesChaise pour visiteur (Groupes 2 et 3)Base : base-patins, chrome brillantAccoudoirs : chrome poli, capitonnés ou boisOptions : avec ou sans accoudoirsTissu : 100 pour 100 nylon ou polyesterChaise dactyloBase : cinq branches, chrome poli, hauteur réglableTissu : 100 pour 100 nylon ou polyesterRoulettes : nylon pour les moquettes, ou caoutchouc pour revêtement dur14. Aucune exception ne peut être faite à la présente méthode sans l'approbation écrite du contrôleur, Ressources financières.Révisé le 31 janvier 1990(Approvisonnements et services) Méthode 4-3 - Normes et méthodes régissant l’approvisionnement
Entrée en vigueur : 2011-11-23Autorisée par : Vice-recteur aux ressourcesNORMES ET MÉTHODES RÉGISSANT L’APPROVISIONNEMENTINTRODUCTION1. Les normes et méthodes énoncées dans le présent document se rapportent au :Règlement 36 : Approvisionnements en biens et servicesRèglement 38 : Principes d’ameublementRèglement 43 : Achat de meubles et de matériel imputables au compte capitalBUT, APPLICATION ET PORTÉE2. Le but du présent document est d’établir les procédures et les pratiques ayant trait à la fonction d’approvisionnement. Il porte donc sur la planification et l’exécution des activités de cette fonction et s’applique, par conséquent, à tous les achats centralisés et décentralisés des budgets de fonctionnement et de recherche. SECTION 1DIRECTIVES GÉNÉRALES D’APPROVISIONNEMENT DÉFINITIONS3. Aux fins de la présente méthode, les mots et expressions ci-dessous signifient :Achat centralisé : achat d’un bien ou d’un service dont le montant est supérieur à 5000 $CA avant taxes. Il peut aussi s’agir d’un achat restreint ou d’un achat qui concerne des articles exclus des achats décentralisés (voir le Règlement 36, la section K du Manuel des approvisionnements ou le Règlement 37).Achat décentralisé : achat d’un bien ou d’un service dont le montant ne dépasse pas 5000 $ CA avant taxes. L’achat est effectué par une personne dûment autorisée par le Service des approvisionnements (S.A.).Achat restreint : achat d’un bien dit « restreint », c’est-à-dire dangereux, contrôlé ou normalisé (voir le Règlement 37, le Règlement 54sur la gestion des risques, et le site du Bureau de la gestion du risque, au www.uottawa.ca/services/sesst/). Ce type d’achat est effectué par une unité administrative précise ou nécessite des autorisations spéciales du Bureau de la gestion du risque (voirle Règlement 37, qui sera modifié sous peu).Acheteur décentralisé : personne désignée par les autorités de son secteur pour recevoir du directeur du Service des approvisionnements une délégation de pouvoirs en vue de réaliser les achats décentralisés de son secteur. Les achats inférieurs à 5000 $CA (avant taxes) se font au moyen de la carte d’achat, tandis que les achats supérieurs à 5000 $ et les achats de produits restreints nécessitent la préparation d’une demande dans le programme FAST WebRequisition.Acheteur régional : personne désignée conjointement par les autorités compétentes de sa faculté ou de son service et le Service des approvisionnementsafin d’effectuer des achats de biens et de services dont la valeur totale ne dépasse pas 50 000 $CA. L’acheteur régional procède avec la carte d’achat, ou par inscription des demandes dans FAST WebRequisition pour les achats supérieurs à 5000 $ et les produits restreints. Cet acheteur doit au préalable avoir obtenu une formation duService des approvisionnements.Agent de contrat : personne désignée qui prépare, négocie et signe les contrats (entre 5000 $CA et 100 000 $CA) pour la fourniture de services : honoraires professionnels, fournisseurs de services ou experts-conseils.Approbateur :personne qui, sous l’autorisation de son doyen ou directeur, est chargé de gérer les budgets et d’approuver les dépenses de son secteur à l’aide de FAST WebRequisition, de FAST Pcard ou de Banner, selon le type d’achat. L’approbateur désigné par l’Université a pour tâche d’approuver des achats dans le cadre de ses fonctions et au nom de l’établissement, jusqu’à concurrence d’un montant maximal total préétabli et conforme aux textes législatifs en vigueur au moment de l’achat.Approvisionneur : agent chargé des approvisionnements au Service des approvisionnements. L’approvisionneur est chargé d’effectuer les achats centralisés d’un montant supérieur à 5000 $CA, de vérifier les contrats et d’émettre les bons de commande. Les approvisionneurs du Service des approvisionnements sont répartis dans deux secteurs : le secteur Exploitation et le secteur Recherche.Bon de commande : document (papier ou électronique) qui décrit le bien ou le service demandé, le prix et les modalités d’achat, et qui engage l’Université et les fonds de l’Université. Le bon de commande est un document qui lie l’Université et le fournisseur dans une obligation contractuelle. Le bon de commande a force de loi, et toute violation des obligations qui en découlent peut avoir des conséquences juridiques.Carte d’achat : mode d’achat et de paiement de factures approprié pour les achats décentralisés. Les limites des cartes d’achat peuvent varier selon le profil des besoins. L’émission des cartes d’achat est la responsabilité conjointe du Service des approvisionnements et du Service des finances (voir le Règlement 75 pour obtenir des précisions).Carte de voyage : mode de paiement approprié pour régler les frais de voyage. L’émission des cartes de voyage est la responsabilité conjointe du Service des approvisionnements et du Service des finances (voir le Règlement 21 pour obtenir des précisions).Certificat d’acceptation : certificat livré avec l’instrument scientifique acheté et remis au chercheur (ou à son délégué) lorsque l’entreprise a procédé à l’installation de l’instrument et à la vérification de son fonctionnement. Le chercheur ou son délégué signe le certificat pour signifier qu’il accepte l’instrument tel qu’il a été installé et testé. Le certificat atteste donc le transfert de propriété de l’instrument à l’Université d’Ottawa.Consultant: expert-en-la matière qui avise ou donne conseil basé sur son expertise sur des sujets stratégiques. Non-consultant serait un fournisseur de service.Contrat de service, consultation ou d’honoraires professionnels :c ontrat de service établi selon les facteurs de détermination du statut d’emploi définis par l’Agence du revenu du Canada. Les paiements relatifs à ce type de contrat sont faits selon un statut d'honoraires professionnels.Demande d’achat : document interne qui décrit l’article à acheter, le prix et les modalités d’achat. Ce document est rédigé et signé par l’usager et par le responsable d’un projet de recherche ou son délégué.Demande de dérogation : demande rédigée en prévision d’une transaction dérogatoire. Elle énonce les raisons motivant le non-respect des procédures habituelles.Demande électronique d’achat : document électronique entré dans FASTWebRequisition et nécessaire pour générer le bon de commande. Cette demande engage les fonds de l’Université. La demande électronique d’achat n’est pas un contrat et n’a pas force légale. Il n’y a aucune limite de montant pour l’inscription d’une demande au système financier.Détenteur de carte d’achat : personne désignée qui effectue l’achat de biens et de services de moins de 5000 $CA. Ces achats doivent être faits avec la carte d’achat, peu importe le mode de transaction commerciale utilisé (sites Web compris).Directeur : directeur du Service des approvisionnements ou son représentant.Directeur adjoint (Recherche) : gestionnaire du secteur Recherche, au Service des approvisionnements, responsable des achats payés à même les budgets de recherche de l’Université d’Ottawa.Directeur adjoint (Exploitation) : gestionnaire du secteur Exploitation, au Service des approvisionnements, responsable des achats payés à même les budgets d’exploitation de l’Université d’Ottawa.Facture : pièce comptable remise par un fournisseur pour un bien ou un service reçu. La facture comporte le nom et l’adresse de l’usager, la date de l’achat, la description du bien ou du service, le prix, les modalités de paiement et les taxes.Fournisseur de service : personne ou société qui exécute un travail, un mandat, une tâche ou crée un produit livrable. Pour la livraison de consultation voir 'consultant'.Gestionnaire : doyen, directeur ou toute autre personne ayant reçu une délégation de pouvoirs de ces derniers.Justification : document rédigé par l’usager dans une situation dite de fournisseur unique ou dans le cas où l’offre (coût du bien ou du service) du fournisseur retenu est plus élevée que les autres offres soumises.Mesure de contrôle :mesure de vérification mise en place pour évaluer si les étapes de la chaîne d’approvisionnement sont conformes aux normes et aux procédures établies.Offre de prix : document remis par un fournisseur et indiquant la valeur marchande d'un bien ou d’un service pour une période déterminée. Ce document n’équivaut pas à une facture. Il est strictement interdit de payer un achat à partir d’une offre de prix.Payeur : personne désignée par les autorités de son secteur, qui procède au paiement d’une facture à l’aide de la carte d’achat ou qui entre l’information de la facture dans Banner, en conformité avec les politiques et procédures de l’Université.Requérant : toute personne désignée par le gestionnaire d’une faculté ou d’un service pour inscrire au système financier les demandes à imputer au budget de fonctionnement ou de recherche. Le requérant doit préalablement obtenir un compte FAST WebRequisition lui permettant d'effectuer des demandes électroniques d'achat. Rappelons cependant que le requérant ne peut produire de bons de commande, cette responsabilité revenant exclusivement aux approvisionneurs.Note : Le requérant, l’approbateur, l’acheteur décentralisé et le gestionnaire ne peuvent exercer l’autorité leur ayant été déléguée qu’à l’intérieur de leur propre unité organisationnelle.Secteur Exploitation : secteur responsable des achats de biens et de services payés à même les budgets d’exploitation de l’Université d’Ottawa.Secteur Recherche : secteur responsable des achats de biens et de services payés à même les budgets de recherche de l’Université d’Ottawa.Système Sharepoint FCI :système de mise en commun des renseignements et des dossiers se rapportant aux projets de recherche subventionnés par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI).Transaction : toute entente qui engage l’Université d’Ottawa dans une obligation contractuelle pour un bien ou un service.Transgression : action d’effectuer, sans demander de dérogation, une transaction qui transgresse les procédures établies.Usager : membre du personnel de soutien, membre du personnel enseignant ou chercheur (ou encore son délégué) qui demande un bien ou un service déclaré admissible pour usage à l’Université d’Ottawa. RÔLES DU SERVICE DES APPROVISIONNEMENTS4. L'Université gère des fonds publics. Elle se doit donc d’entretenir des relations d'affaires avec des fournisseurs qui sont reconnus tant pour leurs capacités de respecter leurs obligations contractuelles que pour leur rendement, leur solvabilité et leur réputation.5. Le Service des approvisionnements est responsable de la chaîne d’approvisionnement et est le porte-parole officiel de l’Université dans toute transaction commerciale.6. Le Service des approvisionnements est chargé d’amorcer les processus d’achat et de gérer les processus d’appel d’offres selon les meilleures pratiques possible. Il voit à ce que la chaîne d’approvisionnement respecte les lois et les politiques provinciales.7. Le Service des approvisionnements est le principal négociateur pour les contrats de biens et de services, en plus d’être le seul responsable de l’émission des bons de commande pour des biens ou services dont la valeur est supérieure à 5000 $.8. Le Service des approvisionnements a la responsabilité d’agir en tant qu'expert-conseil pour effectuer des analyses de marché et pour chercher de nouveaux fournisseurs. Il fait des recherches sur les produits et sur leur valeur marchande.9. Le Service des approvisionnements est responsable des aspects transactionnels et contractuels des ententes, tels que les cautionnements de soumission et d’exécution, les assurances, etc.10. Le Service des approvisionnements promeut et souhaite l’amélioration des façons de faire, le recours à des pratiques exemplaires et l’éthique en approvisionnement auprès des gestionnaires, des acheteurs régionaux, des acheteurs et des chercheurs.11. Le Service des approvisionnements est responsable de la formation du personnel de l’Université en matière d’approvisionnement et, par des mesures de contrôle, assure des pratiques adéquates.12. Enfin, le Service des approvisionnements est responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs.ENVIRONNEMENT13. Les acheteurs et approvisionneurs prennent en considération le respect de l’environnement dans le cadre de tous les achats effectués pour l’Université, conformément aux politiques et aux principes* établis par l’établissement. L’équipe du Service des approvisionnements sensibilise les requérants des facultés et des services à la philosophie de l’Université en matière d’environnement, afin qu’ils l’appliquent dans leurs transactions.Produits restreints14. Par produit restreint, on entend :les produits dangereux (fusils, etc.)les produits contrôlés (virus, uranium, etc.)les produits normalisés (équipement audiovisuel, matériel informatique, meubles, etc.) 15. Le personnel de chaque faculté ou laboratoire conserve une liste des produits dangereux reçus, utilisés ou éliminés. Les achats de produits dangereux se font toujours avec l’autorisation du chef de la radiation et de la biosécurité. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, consultez un membre du Service des approvisionnements ou communiquez avec le Bureau de la gestion du risque, au 613‑562‑5892.*Voir le Règlement 72 (Protection environnementale)et le Règlement 91 (Gestion de l’environnement)pour de plus amples renseignements. SECTION 2PROCÉDURES D’APPROVISIONNEMENT SYSTÈME HYBRIDE D’APPROVISIONNEMENT DE L’UNIVERSITÉ16. L’Université dispose de deux (2) systèmes d’achats, à savoir : un système d’achats décentralisés : achats de biens ou de services dont le montant ne dépasse pas 5000 $CA (avant taxes). L’achat décentralisé est effectué par une personne autorisée par le Service des approvisionnements. Il se fait au moyen de la carte d’achat et conformément aux contrats négociés par le Service des approvisionnements. Il est strictement interdit de diviser un achat supérieur à 5000 $ en plusieurs petits achats.un système d’achats centralisés : achats de biens ou de services qui requièrent un bon de commande et dont la valeur est supérieure à 5000 $. Il peut aussi s’agir d’un achat restreint (voir le Règlement 37) ou d’un achat d’articles exclus des achats décentralisés (voir l’annexe B). L’achat centralisé se fait conformément aux contrats négociés par le Service des approvisionnements. Les achats sont effectués dans deux (2) secteurs : Exploitation et Recherche. Le diagramme ci-joint donne une vue d’ensemble de l’approvisionnement à l’Université. Les types d’achats à l’Université d’Ottawa Fonds d’exploitation Fonds de recherche (FCI et autres) RÉPERTOIRE DES FOURNISSEURS 17. Avant de nouer une relation d’affaires avec l’Université, chaque fournisseur remplit une fiche de données dont les éléments sont analysés par le Service des approvisionnements. Chaque fournisseur avec qui l’Université conclut une entente doit absolument adhérer au Protocole de relation d'affaires avec l'Université d'Ottawa. 18. Le Service des approvisionnements établit et gère un répertoire des fournisseurs monté à partir des fiches de données des fournisseurs et de toute autre information jugée pertinente. La fiche de données du fournisseur est mise à jour tous les cinq ans. FOURNISSEURS ET SOUMISSIONNAIRES PRÉQUALIFIÉS19. Conformément à l’article 18.1 du Règlement 36, les fournisseurs admissibles sont ceux qui :exercent leurs activités commerciales de façon permanente;jouissent d'une excellente réputation dans leur domaine de spécialité;jouissent d’une stabilité financière;disposent de moyens efficaces de production et/ou de distribution;peuvent fournir une garantie;assurent, dans les délais demandés, la livraison des biens ou l'exécution des services requis;possèdent d'excellentes références;démontrent leur volonté de nouer avec l’Université des relations d’affaires et de partenariat qui dépassent la simple notion de vente de produits et services, c’est-à-dire qui apportent une contribution pouvant prendre différentes formes : technique, technologique, financière, ou liée à la recherche et au développement, au recrutement d’étudiants ou aux programmes coopératifs de l’Université. 20. L’Université lancera un appel d’offres afin de préqualifier un certain nombre de fournisseurs-clés potentiels pendant une période déterminée, pour un produit ou un groupe de produits ou pour un service ou un groupe de services.21. Par la suite, l’Université se réserve le droit, en temps voulu et selon l’expression des besoins, de négocier avec l’une ou l’autre des entreprises préqualifiées et, à sa seule discrétion, d’octroyer un contrat d’achat ou de service.22. L’Université se réserve aussi le droit de mettre en concurrence les entreprises préqualifiées.23. Le Service des approvisionnements est chargé de déterminer, parfois avec la collaboration de l’usager, si un fournisseur ou un soumissionnaire est convenable selon les besoins. SECTION 3PROCÉDURE – ACHATS DÉCENTRALISÉSPROCÉDURE D’ACHAT24. Les procédures d’achat varient selon le type d’achat, le montant, le secteur pour lequel il est fait, etc. Il est donc primordial de se poser plusieurs questions avant de faire un achat. Le tableau ci-dessous offre une vue d’ensemble des questions pertinentes et des éléments de réponse qui s’y rattachent. Les paragraphes qui le suivent donnent toutes les précisions permettant de réaliser les transactions en conformité avec les procédures établies par l’Université.QUESTIONS À SE POSERQuestionDescription du bien ou du serviceQuoi consulter, que faire?L’achat est-il fait avec des fonds de recherche?Achat pour un projet de recherche subventionné par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) ou autre. Peu importe le montant.Lire la section 7 de la présente méthode pour connaître les procédures à suivre.Consulter l’équipe du S.A., secteur Recherche.La valeur de l’achat est-elle supérieure à 5000 $?OUI = Achat centralisé NON = Achat décentralisé Faire affaire avec le S.A.Préparer une demande électronique dans FAST WebRequisition. Un approvisionneur du S.A. émet le bon de commande et le transmet au fournisseur. Consulter la section 4 de la Méthode, p. 15.Utiliser les contrats négociés de l’Université et ceux de l’Association canadienne du personnel administratif universitaire. Commander avec la carte d’achat, dans la mesure du possible. [CS1]Passer la commande et payer le fournisseur avec la carte d’achat. Sinon entrer le paiement dans Banner.Voir les paragraphes 25 à 28 pour des instructions plus complètes.S’agit-il d’un bien restreint? Produits dangereux :substance ou produit interdit ou limité par la Loi sur les produits dangereux, L.R.C. (1985), ch. H‑3Produits radioactifs et autresOUProduits contrôlés :produits, matières ou substances qui sont réglementés par le SIMDUT (gaz comprimés, matières inflammables, etc.)Voir le Règlement 37pour obtenir la liste des articles. Ces articles nécessitent un bon de commande.Consulter les spécialistes de la gestion du risque. Remplir le formulaire indiqué pour ce type de produit et l’acheminer au chef de la radiation et de la biosécurité pour approbation et signature. Produits normalisés (selon les normes de l’Université) :Équipement audiovisuel > 1000 $;Appareil domestique > 500 $;Mobilier, autre que les chaises, classeurs et autres accessoires;Équipement informatique;Papeterie officielle de l’Université et papier.Voir le Règlement 37ou le Règlement 82, le Service des immeubles, le Service de l’informatique et des communications (SIC).S’agit-il d’un article exempté du Règlement 36?Frais de voyage, achat de livres, etc.Voir l’annexe C de la Méthode.S’agit-il d’honoraires professionnels ou de services de consultants? Un agent de contrat peut s’occuper des contrats de moins de 100 000 $. Moins de 5000 $ : pas besoin de contrat. Voir la section 5 de la Méthode. Rédiger un contrat à l’aide de l’outil en ligne Clauses professionnelleset transmettre une copie au S.A.Est-ce que je paie une facture?L’achat a déjà été fait.Voir le tableau figurant à la p. 13 de la Méthode. 25. Pour les achats d'une valeur inférieure à 5000 $, l'émission d'un bon de commande n'est pas nécessaire, sauf si le bon de commande est exigé par le fournisseur, et sauf s’il s’agit de produits radioactifs ou de certains produits dangereux dont la loi exige le contrôle (consultez l’annexe B et le Règlement 37 pour plus d’information à ce sujet).26. Avant de passer une commande, l’acheteur régional, l'acheteur décentralisé ou le gestionnaire vérifie si un contrat a déjà été négocié par le Service des approvisionnements : www.ressourcesfinancieres.uOttawa.ca/doc-ref/negociated-contracts-fr.php?stakeholder=employee.En achetant d’un des fournisseurs ayant un contrat avec l’Université, l’acheteur honore les engagements contractuels de l’établissement.27. Si aucun contrat négocié par le Service des approvisionnements n'existe, l’acheteur régional, l'acheteur décentralisé ou le gestionnaire vérifie sur Internet si des contrats ont déjà été négociés par le gouvernement de l'Ontario ou par l’Ontario University Purchasing Management Association (OUPMA). Le cas échéant, les acheteurs régionaux, les acheteurs décentralisés et les gestionnaires sont invités à en tirer avantage.28. Si aucun contrat négocié par le Service des approvisionnements ou par le gouvernement de l’Ontario n'existe déjà pour l’achat envisagé, l’acheteur régional, l'acheteur décentralisé ou le gestionnaire doit se reporter à la section suivante pour prendre connaissance de la procédure à suivre.CYCLE D’ACHAT DU SYSTÈME DÉCENTRALISÉCes achats sont réalisés par les acheteurs décentralisés des facultés et des services. DOCUMENTATION REQUISE29. Le tableau ci-dessous indique le nombre d’offres de prix requises selon la catégorie de transaction et le montant limite pour lancer un appel d’offres.Achats décentralisés Montant de la transactionMoyen permisDocumentation requise1 à 300 $Petite caisseCarte d’achatDemande interneReçu/factureReçu/factureReçu/facture301 à 5000 $Carte d’achatDemande interne1 offre de prix écrite recommandée Achats centralisés Montant de la transactionPersonne autoriséeDocumentation requise5001 à 10 000 $Acheteur régionalApprovisionneur du S.A.1 offre de prix écrite10 001 à 50 000 $Acheteur régionalApprovisionneur du S.A.2 offres de prix écrites50 001 à 100 000 $Approvisionneur du S.A.3 offres de prix écrites> 100 000 $Approvisionneur du S.A.MERX 30. Le Service des approvisionnements n'est pas tenu d'inviter, pour chaque demande d'offres de prix ou chaque appel d'offres, tous les fournisseurs préqualifiés figurant dans le fichier des fournisseurs. Le Service des approvisionnements doit inviter au minimum le nombre de fournisseurs qui est inscrit dans le tableau ci-dessus. Note : Une offre de prix écrite est obligatoire pour tout achat effectué dans le cadre d’une recherche subventionnée par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI), quel qu’en soit le montant.BORDEREAU DE LIVRAISON31. À la réception de la marchandise, notez sur le bordereau de livraison toute anomalie relative à l’état de la marchandise et aux quantités reçues. Par la suite, joignez le bordereau de livraison à la facture.FACTURE 32. Comme indiqué au site WEB du Service des finances, avant de procéder au paiement d’une facture, veuillez vous assurer que le bien a été reçu en bon état ou que le service a été rendu. 33. Sur la facture, vérifiez les renseignements suivants :la description du ou des biens/services reçus;la quantité;le numéro du bon de commande (pour un achat centralisé);le numéro de la carte d’achat et/ou de la demande (pour un achat décentralisé);la date et le numéro de la facture;le prix facturé à l’unité;le coût total;les taxes applicables;les modalités de paiement. 34. Il est important d’acquitter la facture selon les conditions de l’achat. Si tout est conforme, demandez alors les approbations et les signatures requises permettant d’effectuer le paiement.35. Le tableau ci-dessous indique quel guide de l’utilisateur consulter pour effectuer le paiement requis.Valeur de l’achatMéthode d’achatPaiement parSystèmeGuide de l’utilisateurAchat ≤ 5000 $DécentraliséDemande d’achatPayeur de la faculté ou du serviceBannerComptes à payerAchat ≤ 5000 $DécentraliséCarte d’achatRéconciliateurFASTPCardCarte d’achatAchat > 5000 $Demande électronique d’achatBon de commandeAgent financier du Service des finances (central)BannerAchats Pour les budgets d’exploitation36. Conservez au dossier de la commande l’offre de prix écrite, le bordereau de livraison, la facture originale, ainsi que tout autre document pertinent à la transaction (courriels, télécopies, etc.).37. Pour tout achat supérieur à 5000 $, conservez l’offre de prix et/ou la copie du contrat, une copie de la facture, le bordereau de livraison et le certificat d’acceptation. La facture originale est envoyée au Service des finances. Pour tous les budgets de recherche 38. Admissibilité du bien ou du produit : l’approvisionneur, préalablement à l’achat, vérifie avec le Service des finances si le bien ou le service est admissible compte tenu de l’objet de la subvention de recherche. Le Service des approvisionnements est chargé de verser une copie de ces documents dans le système Sharepoint FCI.39. Douane : quand un produit est acheté à l’extérieur du pays, l’acheteur vérifie si le formulaire de dédouanement concorde avec la valeur réelle du produit commandé.Note : La section 7 de la présente méthode contient tous les renseignements concernant les projets de recherche FCI et leur documentation.Transactions de plus de 100 000 $40. En conformité avec l’Accord sur le commerce intérieur (Canada), pour tout achat de biens ou de services d’une valeur de plus de 100 000 $ – occasions génératrices de revenus pour l’Université comprises –, le Service des approvisionnements affiche un appel d’offres en bonne et due forme sur le système électronique MERX (budget de fonctionnement ou budget de recherche).DÉROGATION41. Si l’acheteur ne peut obtenir le nombre minimal d’offres écrites par catégorie, il remplit le formulaire DF36, Demande de dérogation, donne les raisons de la dérogation, joint une copie à la demande et conserve une copie au dossier.TRANSGRESSIONS42. Le Service des approvisionnements analysera, à l'aide d'outils de contrôle, les transactions effectuées qui sont jugées non conformes aux règlements et méthodes de l'Université. Le Service des approvisionnements en informera les gestionnaires et les aidera à remédier à ce genre de transgressions.43. Les transgressions d'une valeur inférieure à 10 000 $ seront analysées et traitées par le directeur du Service des approvisionnements.44. Les transgressions d'une valeur supérieure à 10 000 $ et inférieure à 50 000 $ seront confiées, aux fins d’étude et d’approbation, au vice-recteur aux ressources.45. Une fois analysées par le directeur du Service des approvisionnements, les transgressions d’une valeur supérieure à 50 000 $ et inférieure à 500 000 $ seront confiées au Comité d’administration par le vice-recteur aux ressources.46. Le Comité d’administration fera suivre au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs toutes les transgressions d’une valeur supérieure à 500 000 $. 47. Un rapport semestriel des transgressions sera établi et acheminé, à titre d’information, au Comité de vérification du Bureau des gouverneurs de l’Université.URGENCES48. Une urgence est une situation particulière qui comporte un risque ou qui représente un coût additionnel pour l’Université, et qui nécessite qu’une transaction soit effectuée rapidement sans que l’usager puisse se conformer à toutes les dispositions prévues par les politiques d’achat. Cependant, l’usager rédige et verse, dans les dossiers du Service des approvisionnements, une explication décrivant les circonstances de la transaction. Pour un achat urgent d’une valeur supérieure à 5000 $, l’usager demande au directeur du Service des approvisionnements de traiter la demande. La valeur de la transaction urgente ne doit en aucun cas dépasser 100 000 $.49. Il faut ensuite entrer la demande électronique dans le système FAST WebRequisition comme d’habitude, et le Service des approvisionnements prépare le bon de commande en ajoutant la mention « confirmation »50. Dans le cas d'une transaction supérieure à 500 000 $ qu'un cadre supérieur ne peut approuver dans de brefs délais, le directeur du Service des approvisionnements peut assumer cette responsabilité. Celui-ci doit par la suite justifier sa décision auprès des autorités compétentes.CONFLIT D'INTÉRÊTs51. Il faut observer le paragraphe 5 du Règlement 70 au sujet des conflits d’intérêts : Tout contrat avec l'Université pour l'achat et la vente de marchandises ou de services ou pour la location en vertu duquel un membre du personnel peut recevoir un bénéfice directement ou indirectement ne peut être autorisé que par le vice-recteur aux études ou le vice-recteur aux ressources. SECTION 4PROCÉDURE – ACHATS CENTRALISÉSCycle d’achat du système centralisé > 5000 $ SOUMISSIONS CONCURRENTIELLES52. Le Service des approvisionnements est responsable de tous les services suivants : appels d’offres, demandes d’offres de prix, demandes de propositions, demandes d’information, demandes d’expressions d’intérêt.Appel d’offresObligatoire pour les contrats de biens ou de services d’une valeur égale ou supérieure à 100 000 $.Comprend une description détaillée (notamment les spécifications techniques) des biens ou services requis, de même qu’un ensemble de règles précises à suivre.Les fournisseurs doivent répondre au plus tard à la date et à l’heure indiquées.Peut être envoyé à des fournisseurs précis ou être ouvert aux entreprises en général.L’évaluation des offres reçues est effectuée en conformité avec les dispositions de l’appel d’offres et/ou des critères d’évaluation.L’approvisionneur affiche le résultat de l’appel d’offres sur MERX.Demande de propositionsUtilisée lorsque l’approvisionneur ne décrit pas en détail le bien ou le service, ni les spécifications requises, ni la méthode selon laquelle le bien ou le service doit être fourni.L’approvisionneur veut ainsi évaluer la créativité dont font preuve les fournisseurs dans l’approche proposée pour atteindre les résultats escomptés et la variété des produits ou des services offerts.Les fournisseurs jouissent d’une certaine flexibilité.Les propositions sont évaluées selon des critères d’évaluation préétablis.Les demandes de propositions sont assujetties aux mêmes règles et lois qui régissent les processus d’appel d’offres.Demande d’offres de prixUtilisée pour l’achat de biens ou de services d’une valeur inférieure à 100 000 $.Les fournisseurs se font concurrence dans un environnement où les règles sont connues d’avance (spécifications techniques ou autres).Si aucun critère d’évaluation n’est précisé à l’avance, c’est le prix qui sera l’élément déterminant, à moins qu’une clause n’ait préalablement stipulé que le prix le plus bas ne garantit pas automatiquement l’octroi du contrat.Ce processus constitue un moyen efficace pour obtenir les prix les plus compétitifs du marché.Demande d’informationUtilisée lorsque l’approvisionneur souhaite obtenir de l’information (avec ou sans prix) dans le but de connaître un marché particulier.Moyen efficace pour recueillir, auprès de fournisseurs potentiels, des renseignements sur l’évolution technologique, les marchés disponibles et la concurrence. Demande d’expressions d’intérêtUtilisée lorsque l’approvisionneur cherche des fournisseurs disposés à offrir un service spécialisé selon des paramètres préétablis.Aucun contrat ne découle de ce processus.Avis d’intention d’octroiUtilisé lorsqu’il existe un seul fournisseur acceptable qui peut fabriquer le bien requis ou offrir le service demandé.L’approvisionneur doit obtenir du fournisseur une attestation à cet égard, et l’usager, dans le cas de la fabrication d’un instrument, doit fournir à l’approvisionneur une justification écrite précisant la nécessité d’utiliser cet instrument plutôt qu’un autre. SOURCE UNIQUE D’APPROVISIONNEMENT53. À moins d’un monopole ou d’une situation monopolistique connue, quel que soit le type de bien ou de service à acquérir et quel que soit le mode de financement, la source unique d’approvisionnement doit être justifiée par une étude approfondie du marché et des sources d’approvisionnement. Cette étude doit, entre autres, comprendre la diffusion d’un appel d’offres, ou d’une demande d’offres de prix, ou d’une demande d’information, ou d’une expression d’intérêt, ou encore d’un avis d’intention d’octroi sur le système électronique d’appels d’offres MERX.54. Il arrive, exceptionnellement, qu’une seule source d’approvisionnement puisse répondre adéquatement aux besoins précis de l’Université. C’est parfois le cas en recherche. Ces circonstances sont rares, et elles doivent être justifiées et documentées. Pour les achats de plus de 100 000 $, un avis d’intention d’octroi doit être affiché sur MERX pour une période d’au moins 15 jours civils.LIMITES D’AUTORISATION55. Voici les limites qui s’appliquent aux acheteurs décentralisés, aux approvisionneurs centralisés ou régionaux et aux agents de contrat. Appels d’offresApprobation des bons de commande ou des contratsAcheteurs décentralisésSans objet5000 $Acheteurs régionaux50 000 $50 000 $Agents de contrat ≥100 000 $Approvisionneurs200 000 $100 000 $Approvisionneurs principaux300 000 $200 000 $Directeurs adjoints des secteurs Exploitation et Recherche500 000 $300 000 $DirecteurAucune limite500 000 $Vice-recteur aux ressourcesSans objet> 500 000 $ PRINCIPAUX ÉLÉMENTS QUI COMPOSENT UN APPEL D’OFFRES, UNE DEMANDE DE PROPOSITIONS, UNE DEMANDE D'OFFRES DE PRIX OU DEMAÉNDE D'INFORMATION Conditions générales de l’Université d’Ottawa;Conditions particulières de l’Université d’Ottawa, s’il y a lieu;Spécifications techniques des biens ou des services requis;Principaux critères d’évaluation;Quantité requise;Date de livraison;Prix;Conditions d’achat;Assurances, s’il y a lieu;Cautionnement de soumission, s’il y a lieu;Point FOB (ou INCOTERMS CCI 2000);Moyens de transport;Transport inclus ou non;Taxes (TPS, TVP);Date de la fermeture de l’appel d’offres, de la demande de propositions, de la demande d’offres de prix ou de la demande d’information.56. L’équipe du Service des approvisionnements indique clairement, dans le processus d’appel d’offres, les personnes-ressources de l’Université pour des sujets précis (questions techniques, renseignements généraux, etc.).SOUMISSIONS57. Pour favoriser la saine concurrence et obtenir les meilleures offres et les meilleurs contrats possibles, il faut respecter le procédé d’appel d’offres mis en place.ResponsabilitÉ58. Il faut en tout temps réaliser les transactions selon les normes de la présente méthode. Toutefois, s’il est impossible d’inviter le nombre minimum prescrit de soumissionnaires dans une catégorie particulière, on doit garder dans les dossiers de soumission une note donnant les raisons de la dérogation (formulaire DF36 – Demande de dérogation).59. Lorsqu’une ouverture publique est prévue, au moins deux représentants du Service des approvisionnements doivent être présents. Les soumissionnaires qui ont déposé une offre en bonne et due forme et l’usager qui a fait la demande peuvent assister à la séance.60. Dans la mesure où c’est utile, les prix sont divulgués lors de l’ouverture des soumissions.61. Les soumissionnaires ne peuvent modifier leur offre après le dépouillement.62. Les offres qui ne respectent pas les conditions décrites dans l’appel d’offres ou qui sont incomplètes peuvent être rejetées.ANALYSE DES SOUMISSIONS63. Au moment de préparer un appel d’offres, une demande d’offres de prix ou une demande de propositions, l’approvisionneur détermine, avec l’aide de l’usager, les critères d’évaluation. Pour analyser les soumissions reçues, l’approvisionneur prépare un tableau à l’aide d’un chiffrier électronique. Il y consigne tous les points d’évaluation quantitative en répertoriant les quantités, les prix unitaires et les totaux pour chacune des configurations demandées, ou en adaptant le tableau s’il s’agit d’un achat de services. Ce tableau comprend toutes les données fournies par les soumissionnaires.64. En plus des données quantitatives, l’approvisionneur répertorie les données qualitatives : la garantie, l’échéance des paiements, le service après-vente, le respect des dates de livraison prévues, etc.RECOMMANDATION65. Une fois le tableau terminé, l’approvisionneur recommande un fournisseur et fait approuver son choix par son superviseur. Par la suite, l’approvisionneur transmet à l’usager la recommandation du Service des approvisionnements.66. Si l’usager n’accepte pas la recommandation, il donne les motifs de son désaccord par écrit. En cas de désaccord, le vice-recteur aux ressources agit comme arbitre.67. Le contrat est généralement accordé au soumissionnaire s’étant conformé aux clauses de l’appel d’offres et ayant présenté la meilleure soumission selon les critères d’évaluation énoncés dans l’appel d’offres.68. Dans les cas où les critères d’évaluation n’ont pas été établis au préalable, la soumission offrant le meilleur rapport qualité-prix sera sélectionnée.69. Dans le cas où la recommandation est d’accorder le contrat à un soumissionnaire autre que celui ayant offert le meilleur rapport qualité-prix, l’approvisionneur justifie le choix proposé.70. La recommandation fait état de l'objet de l'appel d'offres et de tous les éléments déterminants. SECTION 5CONTRATS DE CONSULTATION OU D’HONORAIRES PROFESSIONNELS71. En ce qui concerne l’attribution de contrats de consultation ou d’honoraires professionnels, il faut d’abord consulter les règles de détermination du statut d’emploi établies par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et les appliquer (voir les directives RC4110 dans le site Web de l’ARC). À l’Université, les personnes considérées comme employées sont normalement des personnes que l’on paye par suite d’une demande de rémunération ou pour lesquelles un formulaire SPAF est utilisé. Pour plus d’information, consultez le www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/LISEZ-MOI.html.Définitions72. Les honoraires sont des rétributions contractuelles accordées en échange de services fournis par des personnes auxquelles s’appliquent les conditions de l’Agence du revenu du Canada.73. Parmi les professions visées par le paiement d’honoraires professionnels, on trouve les médecins, les dentistes, les pharmaciens, les infirmiers, les vétérinaires, les avocats, les notaires, les comptables, les arpenteurs, les ingénieurs et les architectes, à condition que ces personnes ne soient pas considérées comme des employés au sens de la définition établie par l’ARC.74. Les contrats de consultation ou d’honoraires professionnels (qu’ils soient octroyés à des particuliers ou à des personnes morales) sont des contrats d’achat et de service et, par conséquent, ils sont assujettis à l’application du Règlement 36.Exclusions75. L’enseignement des cours régis par les conventions collectives, c’est-à-dire les cours comportant des crédits d’enseignement et les cours de langues de l’Institut des langues officielles et du bilinguisme, est rémunéré par salaire, tel que le précise le Règlement 5.76. Sont aussi exclus : les avocats recrutés pour les besoins du conseiller juridique de l’Université; les ingénieurs, architectes et professionnels de la construction embauchés par le Service des immeubles (Règlement 113du Service des immeubles); les honoraires professionnels payés par voie de demande de rémunération au Service des ressources humaines; ainsi que les contrats de recherche.Ententes de moins de 5000 $77. Les ententes de moins de 5000 $ ne requièrent aucune demande d’offres de prix ou signature de contrat. L’acheteur peut simplement demander au consultant une offre de prix et une description du service, et lui octroyer le travail à effectuer. La documentation doit, bien entendu, être conservée.Contrats de consultation ou d’honoraires professionnels d’une valeur supérieure à 5000 $ et inférieure à 100 000 $78. L’octroi d’un contrat de consultation dont la valeur est supérieure à 5000 $ mais inférieure à 100 000 $ se fait à la suite d’une demande d’offres de prix. Le tableau des achats centralisés dans la section « Documentation requise », p. 11, indique le nombre minimum d’offres à obtenir selon la valeur estimée du contrat.79. Les demandes d’offres de prix peuvent être faites par le personnel du Service des approvisionnements. Cependant, une personne de la faculté ou du service concerné qui a reçu une délégation de pouvoirs du Service des approvisionnements peut demander tous les renseignements (offres de prix, description des services, etc.) nécessaires à l’établissement d’un contrat. La documentation doit être conservée localement.80. Une copie du contrat doit être acheminée au Service des approvisionnements, qui l’étudie et propose, s’il y a lieu, les modifications jugées nécessaires.Contrats de consultation ou d’honoraires professionnels d’une valeur supérieure à 100 000 $81. En conformité avec l’Accord sur le commerce intérieur, tous les appels d’offres d’une valeur supérieure à 100 000 $ doivent être affichés sur le système électronique MERX de façon à être accessibles à toutes les entreprises canadiennes, quel que soit leur emplacement.82. L’Université utilise le système électronique d’affichage des appels d’offres publics « MERX ».83. Pour ce genre de contrat de consultation, une demande documentée doit être adressée au Service des approvisionnements, qui se chargera de rédiger et de diffuser l’appel d’offres préparé conjointement avec la faculté ou le service qui en fait la demande. Le Service des approvisionnements analyse les offres reçues et présente, à la faculté ou au service en question, une recommandation d’octroi de contrat justifiée et documentée. Conformément au règlement de l’Université sur l’approvisionnement en biens et services, et une fois toutes les approbations réglementaires obtenues, le contrat est signé par le personnel du Service des approvisionnements.Contrats de consultation ou d’honoraires professionnels SECTION 6CONTRATS ET ATTRIBUTIONSÉTABLIR LA VALEUR D’UN CONTRAT84. La valeur globale d'un contrat à transactions multiples se calcule en additionnant les valeurs des transactions effectuées durant la période du contrat, y compris, s'il y a lieu, la période de prolongation. C’est la valeur globale qui est communiquée au Comité d’administration aux fins d’approbation. La valeur d’un contrat se calcule en additionnant les valeurs annuelles des transactions, taxes comprises, excluant la période de prolongation.AVIS D’ATTRIBUTION DU CONTRAT85. Les soumissionnaires dont l’offre n’est pas retenue sont avisés de l’adjudication du contrat.86. Lorsque la valeur du contrat est de 100 000 $ ou plus, le Service des approvisionnements doit diffuser sur MERX le nom du ou des fournisseurs retenus. L’avis d’attribution du contrat ne doit être publié qu’une fois l’entente établie entre le fournisseur et l’Université. Il doit comprendre les dates de début et de clôture de l’entente ainsi que toutes les options relatives à sa prolongation et sa valeur totale.87. À la suite d'un appel d’offres, d'une demande d’offres de pr