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Vous souhaitez brosser un tableau complet de votre événement ? L'une de vos réunions est déjà allée à vau-l'eau ? Que vous planifiez un webinaire, un gala, un cours, un barbecue ou un mariage, vous devez vous assurer que les moindres détails soient réglés afin que vos participants (et vous-même) tirent le meilleur parti possible de votre événement. Grâce à des enquêtes de planification de réunions, d'événements et de fêtes, vous pouvez gérer les contacts, envoyer les invitations, percevoir les paiements, obtenir des rapports en temps réel et bénéficier de commentaires précieux.
Créez une enquête de planification de réunion, d'événement ou de fête en quelques minutes à peine, à tout moment
Avant, pendant et après votre événement, vous pouvez obtenir des renseignements précieux qui permettront d'assurer la réussite de ce dernier.
Le sondage préalable à l'événement. Prenez connaissance des attentes, jaugez la participation, identifiez les préférences des intervenants, de restauration, de programmes, de musique, de thèmes, etc. Identifiez les besoins ou formules de voyage, ainsi que la meilleure méthode pour rester en contact avec vos participants si vous devez modifier l'événement. Tout cela vous permettra de simplifier la planification et d'en savoir plus sur vos participants pour réussir à coup sûr votre événement.
Des confirmations de participation en toute simplicité : Maintenant que vous disposez des résultats de votre sondage préalable à l'événement, vous devez savoir qui va réellement venir. Grâce aux formulaires Wufoo, vous pouvez intégrer votre demande de confirmation de participation (R.S.V.P.) directement sur votre site Web, être averti lorsqu'une personne répond, percevoir les paiements (via PayPal, Authorize.net et Google Checkout) et créer des rapports pour les personnes en charge de la planification de votre événement (DJ, traiteur, etc.).
Obtenez des commentaires en temps réel pendant l'événement pour apporter des petites corrections et régler de possibles problèmes. Une partie de l'auditorium n'entend peut-être pas le discours d'ouverture. Des commentaires sur l'événement vous permettront d'intervenir dans les meilleurs délais.
Commentaires après l'événement. Découvrez ce que les participants ont pensé de votre réunion ou événement et servez-vous des commentaires pour encore mieux réussir le prochain. Le groupe détient peut-être des idées pour renforcer la participation ou souhaiterait proposer d'autres lieux.
Comment utiliser les sondages de planification d'événements
Conférences de vente : découvrez ce que les participants ont pensé du contenu, du lieu, de l'hôtel et des repas lors de la conférence. Les présentations étaient-elles intéressantes ou barbantes ? Le centre de congrès était-il facile à trouver, et les séminaires étaient-ils dignes d'intérêt ?
Mariages : ah, les joies de l'amour... de nombreuses futures mariées (et de nombreux futurs mariés) ont fait appel aux sondages pour planifier leur grand jour du début à la fin. Faites-vous une idée des formules de voyage et d'hébergement, des activités, des besoins en termes de garde d'enfants, des commandes des mets, des invitations, etc. Demandez l'avis de vos amis et proches pour savoir où vous devriez aller pour votre lune de miel. Paris ou Venise ? Les Bahamas ou la Barbade ? Le Mexique ou l'Égypte ?
Enterrement de vie de célibataire : en parlant de mariage, vous allez devoir réfléchir à votre dernière soirée en tant que célibataire. Faites-en sorte que celle-ci soit réussie en sondant vos témoins et amis les plus proches. Lieu de l'événement : vous avez une idée géniale concernant un événement, mais ne savez pas où l'organiser ? Envoyez un sondage en ligne et demandez aux invités où ils préfèrent se rendre. Dans quel type d'hôtel souhaiteraient-ils passer la nuit ? Posez des questions concernant la soirée, les activités et les intérêts de chacun.
Événements et rencontres : des adeptes du speed dating aux férus de technologie en passant par les fans de bandes dessinées, de nombreuses personnes se rencontrent autour d'intérêts communs. Assurez-vous que les moindres détails soient pris en compte pour répondre à leurs besoins en envoyant un sondage de planification d'événements.
L'heure de la fête a sonné : en dehors des fêtes de fin d'année où le gui, le champagne et les chants de Noël sont de mise, utilisez des sondages en ligne pour rassembler vos amis et vos proches lors de soirées à thème. Vous avez des doutes concernant l'organisation de votre prochain flash mob ? Faites donc appel à un sondage de planification d'événements, afin de garantir le succès de votre soirée. Restauration événementielle : repas végétarien, végétalien, sans gluten, cacher, halal... au vu du nombre sans cesse croissant de préférences nutritionnelles, il est préférable de connaître à l'avance ce que chacun peut ou ne peut pas manger.
Voisinage et communauté : entre les fêtes de quartier, les vide-greniers, les brocantes et autres, tous les voisins s'amusent lorsque les membres de votre communauté s'associent pour les bonnes causes et le divertissement. Assurez-vous de demander l'avis de vos voisins afin d'obtenir des commentaires.
Musique, rythme et son : vos invités seront-ils plus sensibles à Pavarotti ou aux Beatles ? Vont-ils aimer ou détester vos morceaux de rap des années 90 ? Qu'il s'agisse de Michael Jackson ou des Rolling Stones, il vaut mieux connaître les préférences musicales de vos invités avant de dépoussiérer ces vieux CD ou de télécharger ces MP3.
Trois conseils pour un événement parfait
Identifiez votre objectif. Cela peut être évident si vous organisez un mariage, mais pour d'autres événements, vous devez bien cibler votre objectif. Lancez-vous un nouveau produit, élisez-vous les prochains membres de votre association de participation citoyenne, ou souhaitez-vous que la conférence de cette année soit meilleure que celle de l'an passé ?
Identifiez votre budget. Après avoir déterminé vos objectifs, calculez à combien se chiffre leur concrétisation. Sachez exactement quel montant vous pouvez dépenser, et combien les participants sont-ils prêts à débourser. Commencez par établir une liste, en tarifant chaque élément, en dissociant les éléments indispensables de ceux plus facultatifs, et essayez de calculer un tarif global approximatif.
Déterminez le calendrier. La planification de tous les éléments du début à la fin peut être une tâche titanesque... voire décourageante. Laissez-vous suffisamment de temps pour chercher des idées, créer votre sondage de planification d'événements, recueillir des commentaires, envoyer les invitations et recevoir les confirmations de participation. La règle d'or : envoyez les invitations trois semaines avant la date de l'événement, cela vous laissera suffisamment de temps pour gérer les imprévus de dernière minute.
Qui a dit « vous ne pouvez pas faire plaisir à tout le monde tout le temps » ne connaissait manifestement pas de bon organisateur. Les meilleurs organisateurs d'événements ne s'arrêtent pas tant qu'ils n'ont pas fait tout ce qui est en leur pouvoir pour satisfaire chacun de leurs participants, sponsors et fournisseurs. SurveyMonkey vous permet de créer des enquêtes de planification de réunions, d'événements et de fêtes en toute simplicité, pour vous aider à rassembler une pléthore d'informations.
Toutes les questions des modèles d'enquêtes de planification de réunions, d'événements et de fêtes sont des exemples de questions qui peuvent être personnalisés selon vos besoins.
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« SurveyMonkey est le logiciel le plus souple et le plus efficace que je connaisse pour réaliser des enquêtes en ligne. Un large panel de couleurs et de graphismes. Questionnaires faciles à concevoir et à utiliser par tous, et analyse intégrée des réponses très complète. Excellente idée de le traduire en Français, son utilisation deviendra encore plus aisée. »
Jacques BerchonUniversité d'Evry « Nous utilisons essentiellement SurveyMonkey pour gérer notre questionnaire de satisfaction en ligne. Nos clients peuvent en quelques clics et quelques mots s'ils le souhaitent, nous indiquer leur niveau de satisfaction relatif à chaque prestation réalisée pour eux. Efficace et simple ! »
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