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Divulgation proactive Le gouvernement
Méthodologie d'évaluation :
macro-évaluation et analyse fonctionnelle
Partie A : concepts et théorie
Rédigé par Terry Cook, été 2000. Revu et corrigé par Richard Brown et Judith Roberts-Moore avec l'aide des membres du Comité d'examen du Programme de disposition des documents gouvernementaux : Angèle Alain, Catherine Bailey, Brian Beaven, Gabrielle Blais, Normand Fortier, Yvette Hackett, Andrew Horrall, Candace Loewen, Paul Marsden, Jean-Stéphen Piché, Sheila Powell et Paul Sabourin, été 2001
Approuvé par l'Archiviste nationale du Canada
De façon générale, ce document vise à fournir aux archivistes le fondement et la méthodologie nécessaires à l'évaluation des documents, en réaction aux demandes d'autorisation multimédias détaillées reçues par Bibliothèque et Archives du Canada en vertu du Plan pluriannuel pour disposer de documents (PPDD) et de l'approche proposée pour disposer des documents gouvernementaux. L'objectif principal est d'accroître la cohérence intellectuelle des décisions en matière de disposition des documents et la logique de son explication et de sa présentation dans les Rapports d'évaluation (RÉ).
Le point de mire de toute macro-évaluation doit être global. Par globalité, on entend un domaine fonctionnel ou une zone de programme considéré dans son ensemble (habituellement une direction ou un secteur) qui devrait comprendre tous les paliers de l'administration centrale, des services régionaux et des bureaux locaux, de même que l'ensemble de leurs séries, systèmes et collections de documents et de dossiers, sous quelque forme que ce soit. D'un point de vue idéal, pour les institutions de petite et de moyenne taille, une macro-évaluation globale doit inclure une considération de tous les documents de l'institution dans une même demande et, par conséquent, une même évaluation.
La Méthodologie d'évaluation : macro-évaluation et analyse fonctionnelle traite exclusivement de l'essence même de l'évaluation. C'est donc dire que le document ne s'attarde pas à expliquer les procédés opérationnels ou organisationnels connexes. La Méthodologie d'évaluation se présente en deux parties. La première (Partie A : concepts et théorie) traite de l'infrastructure intellectuelle qui appuie la stratégie de Bibliothèque et Archives du Canada en matière de macro-évaluation des documents gouvernementaux. La seconde (Partie B : lignes directrices en matière d'évaluation archivistique des documents gouvernementaux) fournit aux archivistes les différentes méthodologies à suivre pour amorcer et réaliser des projets d'évaluation.
Les principaux éléments de la Méthodologie d'évaluation comprennent :
une explication des objectifs stratégiques du programme pour disposer des documents gouvernementaux;
un énoncé des principes conceptuels et théoriques sous-jacents à ce programme qui appuient la macro-évaluation et l'analyse fonctionnelle au moment de répertorier les documents archivistiques;
une description des liens importants entre les fonctions opérationnelles et les structures administratives, et un recensement des Bureaux de premier intérêt (BPI) en tant que lieux principaux de conservation des documents archivistiques;
une explication de la pertinence de l'interaction entre les citoyens/groupes et le gouvernement du Canada (par le biais des différents BPI) aux fins de la détermination de séries de dossiers individuels destinés à la préservation archivistique, y compris l'acquisition de dossiers individuels pour leur valeur informative;
une clarification des liens entre la macro-évaluation des fonctions opérationnelles et des structures administratives et la micro-évaluation des documents courants, afin de confirmer les hypothèses d'évaluation;
un examen des exigences légales en matière de conservation des documents dans un contexte de macro-évaluation;
une liste des lectures de référence recommandées traitant des concepts et des aspects théoriques liés à la macro-évaluation (Partie A) et des études de cas connexes (Partie B), de même qu'un nombre limité d'autres ouvrages qui complètent ou ont inspiré l'approche mise en pratique par Bibliothèque et Archives du Canada (Partie A).
Il importe de faire remarquer que la Méthodologie d'évaluation, qui trace sommairement les grandes lignes de la stratégie et des processus de macro-évaluation de BAC, reflète également le raisonnement courant et le consensus institutionnel global en matière d'évaluation des documents gouvernementaux. Le document est destiné à être utilisé par les membres du personnel de BAC, tant comme ligne directrice opérationnelle qu'à titre d'instrument d'orientation en matière d'évaluation de documents. Il est également prévu d'accorder une importance croissante à ce document et d'assurer qu'il soit mis au point de façon à tenir compte des innovations et des expériences liées à l'évaluation des documents gardés sous la responsabilité des différentes institutions du gouvernement fédéral.
En outre, Bibliothèque et Archives du Canada doivent rendre compte à la population canadienne de leurs décisions en matière de préservation des documents archivistiques relatifs à notre histoire nationale et à notre mémoire collective, pour le bénéfice des générations à venir. Pour ces raisons, Bibliothèque et Archives du Canada diffusent leur Méthodologie d'évaluation dans le but d'offrir au grand public une explication de la façon dont elles choisissent les documents archivistiques aux fins de préservation.1
Théorie de l'évaluation archivistique et macro-évaluation
La théorie de l'évaluation explore, d'un point de vue philosophique, les différentes sources ou influences sur lesquelles s'appuient les archivistes lorsqu'ils prennent la décision d'accorder une « valeur » ou une « pertinence » ou une « importance » particulière aux documents. Avant de décider qu'un document donné a une certaine « valeur », l'archiviste doit d'abord soulever certaines questions essentielles : Pour qui le document possède-t-il une valeur archivistique? Quels critères ont été utilisés pour déterminer cette valeur? Pourquoi? Les stratégies et les méthodologies d'évaluation constituent des moyens à l'aide desquels de telles définitions théoriques ou philosophiques du terme « valeur » peuvent être précisées et mises en pratique dans un contexte réaliste de travail quotidien. La théorie prime sur tout. De façon successive, la stratégie, la méthodologie et la pratique en découlent. En l'absence d'une telle progression (théorie, stratégie, méthodologie, pratique), il n'existe aucun fondement logique ou valable aux décisions relatives à l'évaluation archivistique.
À Bibliothèque et Archives du Canada, la macro-évaluation demeure à tous égards indépendante du support des documents. Elle s'applique de façon explicite à tous les documents conservés par les institutions gouvernementales et visés par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, c.-à-d., les documents textuels en format papier, les données et les documents de programmes opérationnels créés et conservés dans un environnement électronique, les photographies, les plans, les cartes, les dessins, les enregistrements audio-visuels et sonores, l'art documentaire, etc. La théorie de macro-évaluation de Bibliothèque et Archives du Canada s'appuie sur l'hypothèse2 voulant que les valeurs sociétales devraient fournir le contexte nécessaire à la prise de décisions en matière d'évaluation de documents. Bien que personne ne puisse connaître ou énoncer de façon objective, avec une entière assurance, les éléments actuels ou antérieurs des valeurs sociétales d'une génération donnée, les archivistes peuvent élaborer des stratégies et des méthodologies d'évaluation qui donnent très probablement une mémoire documentaire globale fidèle à l'évolution de la société au fil du temps. À Bibliothèque et Archives du Canada, l'objectif premier est d'offrir aux Canadiens et aux Canadiennes un nombre suffisant de documents probants de la façon dont le gouvernement a élaboré ses politiques, pris ses décisions, traité ses affaires et délibéré ses questions, et interagi avec les citoyens et les citoyennes du Canada. De cette façon, les chercheurs et les autres utilisateurs ont pour tâche d'analyser et d'interpréter la signification des événements révélés par les documents archivistiques. Essentiellement, la macro-évaluation à BAC vise à documenter tant la fonctionnalité du gouvernement dans son rôle d'administrateur public que les répercussions de ses politiques, programmes et services sur la population dans un contexte élargi de gestion publique3. Évidemment, les décisions liées à l'évaluation de la valeur des documents créés par le secteur privé devrait servir de complément et de supplément à la préservation archivistique des documents du secteur public dans un cadre de travail s'appuyant sur le concept d'archives totales. Cet élément dépasse cependant la portée de la présente Méthodologie d'évaluation.
En plus du point de mire sociétal adopté de façon formelle par Bibliothèque et Archives du Canada en 1991, deux autres théories principales de détermination de la valeur archivistique ont été préconisées par différents groupes d'archivistes au cours du 20e siècle :
Une première théorie soutenait que la valeur archivistique devrait être déterminée de manière empirique et pragmatique en soupesant l'utilisation actuelle ou anticipée des documents aux fins de recherche. Plus un document est utilisé par les chercheurs, ou plus grande est la nécessité de le conserver aux fins de recherche, plus sa valeur archivistique augmente.
La deuxième théorie appuyait l'idée que le créateur d'un document donné demeure la seule personne en mesure d'en déterminer la valeur archivistique et, par conséquent, de préciser les documents qui pourraient être préservés à titre d'archives.
La macro-évaluation diffère des méthodes utilisées pour déterminer ou évaluer les taxonomies de valeur élaborées respectivement par T.R. Schellenberg et Sir Hilary Jenkinson, et leurs disciples.
La macro-évaluation embrasse certains aspects des approches préconisées par Schellenberg et Jenkinson, comme il sera expliqué plus à fond dans la Partie B. Elle rejette cependant hors de tout doute la position défendue par Jenkinson à l'effet que les archivistes ne devraient pas procéder à l'évaluation archivistique des documents, puisqu'une telle pratique risquerait de compromettre leur rôle de gardien ou de conservateur objectif et passif des reliquats documentaires laissés par un créateur. La