Isipokuwa ripoti ni kizuizi na sheria au kanuni, wakaguzi wanapaswa kuhakikisha kwamba nakala ni zinazotolewa kwa ajili ya uchunguzi wa umma.
Nakala kwa ajili ya ukaguzi wa umma inapaswa kuhakikisha na wakaguzi.
Chini ya hali yoyote wakaguzi wanapaswa kamwe kuhakikisha kwamba nakala zitapatikana.