【一文睇清計糧方案】SME應該要外判出糧服務還是運用HRMS System？
在香港，中小企業是指聘用少於100名員工的製造業公司和聘用少於50名員工的非製造業公司。直至2020年6月香港的中小企超過34萬家，可見中小企的管理也是一大學問。其中，payroll管理一直都是SME頭痕的問題，既沒有足夠的資源招聘人才，又缺乏人手建立有效的HR系統。其中payroll問題，一直都有兩方面的持份者持續辯論，有一方認爲中小企應該選用人力資源管理的系統（Human Resource Management）來幫忙減輕HR的工作，另一方則認爲應該直接選用Payroll Outsourcing策略，到底中小企適合哪一個payroll解決方案？

其實計payroll相信是每一間公司都會經歷的過程，不論公司大小，根據勞工法例都要計算員工的payroll而且需要保存相關的記錄，正常一位員工的payroll計算包括基本薪金、獎金、花紅、病假、無薪假等等，僱主可以選擇：

如果選用人手計算的話，計算人員需要有相關計算經驗，而且一般計算50人以上的payroll需時1-2天以上，因爲除了計算外，還需要核對員工的attendance、timesheet等，過程重複而且費神，浪費時間成本外，還大大降低了工作效率，所以大部分公司都不會選擇人手計算，反而會傾向選擇payroll system或payroll service outsourcing來節省時間和提升效率，到底這兩者有何分別和利弊？

Payroll Service Outsourcing 中文是薪酬管理外判，指專業人士根據員工休假及考勤記錄和你提供的獎金制度去代為計算員工的薪酬，並在公司指定的工資發放日前計算好薪酬，準備好銀行出糧檔案並交由公司作最後的核實，最後經專業人士的賬戶代發薪金至僱員指定的工資賬戶上，而一般「出糧過程」泛指包括計算及處理強積金供款MPF。另外，薪酬管理亦包括假期管理﹑糧單發放﹑文件記錄及稅務文件安排（亦即經常聽到的IR56B﹑IR56E﹑IR56F﹑IR56G等）。

看似細小事項的「計糧」，其實背後都隱藏很多涉及勞工法例的專業知識，例如「713條例」、「418條例」等，這些條例若有抵觸，引伸下去的就要花大量時間和心力處理僱員的查﹑翻查薪酬記錄及勞工處的調解過程等等，更重要的是亦會帶給運作上的影響及有損士氣。如果HR或中小企老闆缺乏相關法律基礎和知識，可能導致公司和員工要承受一定的勞資風險，但如果將payroll外判，將員工的薪酬交由專業的咨詢團隊計算，可以保障雙方的權益，減低時間成本和對公司的負面影響。

Payroll Outsourcing可以節省中小企老闆或HR在行政工作上的時間，因爲計算payroll的過程如引子提到既繁複又涉及大量記錄和文件管理。雖然單一出糧記錄看似簡單，但當要處理數以十計的員工記錄，既要確保所有數字精準，又要處理特殊假期薪酬或要計算大量part-time、臨時工、合約工的payroll，什至涉及花紅、營業獎金的計算，對本來就工作量多的中小企HR來說是一大噩耗。但如果將payroll外判，HR可以減少每月重複和耗時的工序，節省時間成本，HR的資源便可參與更多對業務有正面效果的工作。

很多中小企的員工人數只有幾十個，但前線員工流動性大的行業，例如飲食、零售、保險等，要處理這些非固定薪酬的員工並非一兩名人手可做到。何況有些中小企更加沒有正式地設立HR部門，只有行政admin「一脚踢」，除了容易出錯外，更可能會因爲缺乏法律基礎惹上勞資糾紛的問題。Payroll Outsourcing可以節省聘請專業HR的煩惱，直接將繁複的payroll交由專業的人士負責，而公司的人手又可以繼續專注在與業務發展有關或人材管理的工作範疇内，可以減少因不熟悉工序而帶來的工作壓力。

Payroll system中文是薪酬管理或出糧系統，是人力資源系統 (HRMS) 的其中一部份。）除了外判薪酬管理，中小企企業也可使用人力資源系統 (HRMS) 來幫忙減輕HR的工作，確保記錄的一致性並易於統一處理。中小企並不適合花過大投資去應用複雜而需軟件開發的系統來處理薪酬事宜，而市面上已有多種「罐頭」計糧系統，以月費形式「即租即用」。

HRM系統可以根據你公司的業務性質及營運方式，量身定制屬於你的HRM系統内容。你可根據公司政策滿足各項的要求，例如薪酬可以定日薪、月薪、甚至每週發放，亦可以自定福利、獎金的薪酬結構，高靈活性方便你因應不同的職位進行調整，而且HRM通常附上員工登入版面 (staff portal)，方便員工隨時隨地查閲員工資料、糧單、稅單、申請年假病假等，節省HR的行政工作。

如果靠HR人手計算薪酬，依賴人手輸入數據，將很大機會出現難以避免的人為錯誤，儘管再細心也難以確保沒有漏網之魚，例如病假入少一日、工作時數入多一個位等，數字的落差都足以為公司帶來損失。而HRM系統自動化，能提供一致性的算式計算，又可以有每月支糧報表總結，方便HR作最後核實，降低錯誤率的發生。

根據僱傭條例，僱主應保留前僱員的個人資料以維護勞資權益，例如須在僱員離職後6個月內繼續保存其工資記錄，如沒有保存相關記錄最高可罰款1萬元。試想像一下，若公司將全體員工從入職前的履歷表、證書、面試紀錄，到入職後的工資記錄、出勤、缺勤假期紀錄、升職或調職紀錄等文件全部儲起，不單霸佔了辦公室大量的空間，亦增加翻查記錄的困難。但HRM系統就可以電子數碼化地將相關記錄儲起，不但方便管理及整合所有資料，也可以減少紙張的浪費，實現無紙化。
<s>[INST] <<SYS>> 你是一個專業的博主。請用繁體中文就指定主題撰寫一篇不少於 400 字的粵語博客。你的博客應該包括引言、正文和結論。 你應該將正文分為幾個段落。您要把博客的內容寫得豐富且有趣。博客內容必須切合打工仔的興趣。如果您不知道指定的主題或沒有足夠的信息來編寫該主題，則應使用指定主題的前十個 Google 搜索結果來編寫它。 <</SYS>> 【一文睇清計糧方案】SME應該要外判出糧服務還是運用HRMS System？ [/INST] 在香港，中小企業是指聘用少於100名員工的製造業公司和聘用少於50名員工的非製造業公司。直至2020年6月香港的中小企超過34萬家，可見中小企的管理也是一大學問。其中，payroll管理一直都是SME頭痕的問題，既沒有足夠的資源招聘人才，又缺乏人手建立有效的HR系統。其中payroll問題，一直都有兩方面的持份者持續辯論，有一方認爲中小企應該選用人力資源管理的系統（Human Resource Management）來幫忙減輕HR的工作，另一方則認爲應該直接選用Payroll Outsourcing策略，到底中小企適合哪一個payroll解決方案？

其實計payroll相信是每一間公司都會經歷的過程，不論公司大小，根據勞工法例都要計算員工的payroll而且需要保存相關的記錄，正常一位員工的payroll計算包括基本薪金、獎金、花紅、病假、無薪假等等，僱主可以選擇：

如果選用人手計算的話，計算人員需要有相關計算經驗，而且一般計算50人以上的payroll需時1-2天以上，因爲除了計算外，還需要核對員工的attendance、timesheet等，過程重複而且費神，浪費時間成本外，還大大降低了工作效率，所以大部分公司都不會選擇人手計算，反而會傾向選擇payroll system或payroll service outsourcing來節省時間和提升效率，到底這兩者有何分別和利弊？

Payroll Service Outsourcing 中文是薪酬管理外判，指專業人士根據員工休假及考勤記錄和你提供的獎金制度去代為計算員工的薪酬，並在公司指定的工資發放日前計算好薪酬，準備好銀行出糧檔案並交由公司作最後的核實，最後經專業人士的賬戶代發薪金至僱員指定的工資賬戶上，而一般「出糧過程」泛指包括計算及處理強積金供款MPF。另外，薪酬管理亦包括假期管理﹑糧單發放﹑文件記錄及稅務文件安排（亦即經常聽到的IR56B﹑IR56E﹑IR56F﹑IR56G等）。

看似細小事項的「計糧」，其實背後都隱藏很多涉及勞工法例的專業知識，例如「713條例」、「418條例」等，這些條例若有抵觸，引伸下去的就要花大量時間和心力處理僱員的查﹑翻查薪酬記錄及勞工處的調解過程等等，更重要的是亦會帶給運作上的影響及有損士氣。如果HR或中小企老闆缺乏相關法律基礎和知識，可能導致公司和員工要承受一定的勞資風險，但如果將payroll外判，將員工的薪酬交由專業的咨詢團隊計算，可以保障雙方的權益，減低時間成本和對公司的負面影響。

Payroll Outsourcing可以節省中小企老闆或HR在行政工作上的時間，因爲計算payroll的過程如引子提到既繁複又涉及大量記錄和文件管理。雖然單一出糧記錄看似簡單，但當要處理數以十計的員工記錄，既要確保所有數字精準，又要處理特殊假期薪酬或要計算大量part-time、臨時工、合約工的payroll，什至涉及花紅、營業獎金的計算，對本來就工作量多的中小企HR來說是一大噩耗。但如果將payroll外判，HR可以減少每月重複和耗時的工序，節省時間成本，HR的資源便可參與更多對業務有正面效果的工作。

很多中小企的員工人數只有幾十個，但前線員工流動性大的行業，例如飲食、零售、保險等，要處理這些非固定薪酬的員工並非一兩名人手可做到。何況有些中小企更加沒有正式地設立HR部門，只有行政admin「一脚踢」，除了容易出錯外，更可能會因爲缺乏法律基礎惹上勞資糾紛的問題。Payroll Outsourcing可以節省聘請專業HR的煩惱，直接將繁複的payroll交由專業的人士負責，而公司的人手又可以繼續專注在與業務發展有關或人材管理的工作範疇内，可以減少因不熟悉工序而帶來的工作壓力。

Payroll system中文是薪酬管理或出糧系統，是人力資源系統 (HRMS) 的其中一部份。）除了外判薪酬管理，中小企企業也可使用人力資源系統 (HRMS) 來幫忙減輕HR的工作，確保記錄的一致性並易於統一處理。中小企並不適合花過大投資去應用複雜而需軟件開發的系統來處理薪酬事宜，而市面上已有多種「罐頭」計糧系統，以月費形式「即租即用」。

HRM系統可以根據你公司的業務性質及營運方式，量身定制屬於你的HRM系統内容。你可根據公司政策滿足各項的要求，例如薪酬可以定日薪、月薪、甚至每週發放，亦可以自定福利、獎金的薪酬結構，高靈活性方便你因應不同的職位進行調整，而且HRM通常附上員工登入版面 (staff portal)，方便員工隨時隨地查閲員工資料、糧單、稅單、申請年假病假等，節省HR的行政工作。

如果靠HR人手計算薪酬，依賴人手輸入數據，將很大機會出現難以避免的人為錯誤，儘管再細心也難以確保沒有漏網之魚，例如病假入少一日、工作時數入多一個位等，數字的落差都足以為公司帶來損失。而HRM系統自動化，能提供一致性的算式計算，又可以有每月支糧報表總結，方便HR作最後核實，降低錯誤率的發生。

根據僱傭條例，僱主應保留前僱員的個人資料以維護勞資權益，例如須在僱員離職後6個月內繼續保存其工資記錄，如沒有保存相關記錄最高可罰款1萬元。試想像一下，若公司將全體員工從入職前的履歷表、證書、面試紀錄，到入職後的工資記錄、出勤、缺勤假期紀錄、升職或調職紀錄等文件全部儲起，不單霸佔了辦公室大量的空間，亦增加翻查記錄的困難。但HRM系統就可以電子數碼化地將相關記錄儲起，不但方便管理及整合所有資料，也可以減少紙張的浪費，實現無紙化。 </s>