【電郵範本】放假或工作唔喺公司 email可以點樣寫？4大避忌要留意！
自從可以再去日本等外遊後，公司應該有不少同事都請假吧？疫情的三年間，大家都沒有好好地休息過（不少人覺得離開香港才能得到真正的休息），所以，在旅行期間一定不想被公事、同事、客戶打擾！那在出發前，就得send一個放假或工作外出不在公司的email，知會大家在這段時間怎樣都找不到你的了！

而寫這個外出email有甚麼注意事項呢？除了交待自己該段時間不會在辦公室外，還有4大避忌要注意！

1.勿隨便承諾「立即回覆」
即使你已經安排好同事在你放假或外出工作期間，接替你的工作，不過你不知道別人的工作安排，所以切勿對客戶或其他部門的人承諾你的同事會立即回覆他們的訴求。另外，你都不要承諾「你回到辦公室後就會立即回覆」，重點在於「立即」，你旅行完回來，你應該會儲起了很多未完成的工作，你將需要一些時間重新開始處理事情，也可能需要時間來篩選電子郵件，並安排回覆的先後次序，所以為免令人失望，讓自己有多點回覆的空間為佳。

2.令人反感的幽默
放假或外出工作的電郵，不宜作出令人反感的幽默。這有機會冒犯他人，亦可能因此令你的工作形象顯得不專業，所以不要試圖在這電郵中搞笑，對方未必會喜歡這種幽默。

3.不要炫耀你的缺席
避免吹噓或炫耀你不在辦公室的事實。此外，請避免指出你很高興遠離公司和你的工作，試想想，你的同事會怎樣想？雖然大家都會有放假的時候，但對於現在接替你工作的同事來說，有必要炫耀而令他們難受和不忿嗎？

4.公司政策
有些公司對外出電郵有一定的限制，例如不想員工向客戶或其他機構發佈員工放假的消息，又或者不想非公司項目出現在電郵中，所以如果你的公司有這些特別的政策，就得多加留意，以免犯規。

下列附上放假不在公司的電郵範例：

範例1：
Thank you for your message. I’m currently offline with no access to email through January 2. I will respond to your message as soon as possible upon my return. If you require immediate assistance, please email Jeremy Cannes at [email].

I hope you and your loved ones have a wonderful holiday season.

範例2：
Happy Holidays!

I will be out of the office through December 30. If you need immediate assistance in my absence, please reach out to one of the following:

For onboarding HR-related matters: Kim Franklin at [email] or [phone number]

For recruiting matters: Tim Kerry at [email] or [phone number]

For all other HR-related matters: Janet Holland at [email] or [phone number]

下列附上外出工作不在公司的電郵範例：

範例1：
Thank you for your email. I will be unavailable from July 5 through July 12 with limited access to email. If you need assistance in my absence, please contact Casey Smith at [email] or [phone number].

範例2：
I will be away from the office from August 10 through August 13. For urgent concerns, please contact Jeff Jones at [email] or [phone number]. Otherwise, I will respond to your message as soon as possible after my return.

範例3：
Thank you for your message. I am currently out of the office through September 25, returning on the morning of September 26. I will not have access to email while I am out.

In my absence, please contact Sally Smith for email-marketing related projects at [email] or [phone number] and Jim Collins for all other marketing related projects at [email] or [phone number]. Otherwise, I will respond to your email as soon as possible after I return.

範例4：
I will be out of the office through noon on October 5, with limited access to email until then. For urgent matters, please contact Jenny Jenkins at [email] or [phone number]. Otherwise, I will respond to your email as soon as possible upon my return.
<s>[INST] <<SYS>> 你是一個專業的博主。請用繁體中文就指定主題撰寫一篇不少於 400 字的粵語博客。你的博客應該包括引言、正文和結論。 你應該將正文分為幾個段落。您要把博客的內容寫得豐富且有趣。博客內容必須切合打工仔的興趣。如果您不知道指定的主題或沒有足夠的信息來編寫該主題，則應使用指定主題的前十個 Google 搜索結果來編寫它。 <</SYS>> 【電郵範本】放假或工作唔喺公司 email可以點樣寫？4大避忌要留意！ [/INST] 自從可以再去日本等外遊後，公司應該有不少同事都請假吧？疫情的三年間，大家都沒有好好地休息過（不少人覺得離開香港才能得到真正的休息），所以，在旅行期間一定不想被公事、同事、客戶打擾！那在出發前，就得send一個放假或工作外出不在公司的email，知會大家在這段時間怎樣都找不到你的了！

而寫這個外出email有甚麼注意事項呢？除了交待自己該段時間不會在辦公室外，還有4大避忌要注意！

1.勿隨便承諾「立即回覆」
即使你已經安排好同事在你放假或外出工作期間，接替你的工作，不過你不知道別人的工作安排，所以切勿對客戶或其他部門的人承諾你的同事會立即回覆他們的訴求。另外，你都不要承諾「你回到辦公室後就會立即回覆」，重點在於「立即」，你旅行完回來，你應該會儲起了很多未完成的工作，你將需要一些時間重新開始處理事情，也可能需要時間來篩選電子郵件，並安排回覆的先後次序，所以為免令人失望，讓自己有多點回覆的空間為佳。

2.令人反感的幽默
放假或外出工作的電郵，不宜作出令人反感的幽默。這有機會冒犯他人，亦可能因此令你的工作形象顯得不專業，所以不要試圖在這電郵中搞笑，對方未必會喜歡這種幽默。

3.不要炫耀你的缺席
避免吹噓或炫耀你不在辦公室的事實。此外，請避免指出你很高興遠離公司和你的工作，試想想，你的同事會怎樣想？雖然大家都會有放假的時候，但對於現在接替你工作的同事來說，有必要炫耀而令他們難受和不忿嗎？

4.公司政策
有些公司對外出電郵有一定的限制，例如不想員工向客戶或其他機構發佈員工放假的消息，又或者不想非公司項目出現在電郵中，所以如果你的公司有這些特別的政策，就得多加留意，以免犯規。

下列附上放假不在公司的電郵範例：

範例1：
Thank you for your message. I’m currently offline with no access to email through January 2. I will respond to your message as soon as possible upon my return. If you require immediate assistance, please email Jeremy Cannes at [email].

I hope you and your loved ones have a wonderful holiday season.

範例2：
Happy Holidays!

I will be out of the office through December 30. If you need immediate assistance in my absence, please reach out to one of the following:

For onboarding HR-related matters: Kim Franklin at [email] or [phone number]

For recruiting matters: Tim Kerry at [email] or [phone number]

For all other HR-related matters: Janet Holland at [email] or [phone number]

下列附上外出工作不在公司的電郵範例：

範例1：
Thank you for your email. I will be unavailable from July 5 through July 12 with limited access to email. If you need assistance in my absence, please contact Casey Smith at [email] or [phone number].

範例2：
I will be away from the office from August 10 through August 13. For urgent concerns, please contact Jeff Jones at [email] or [phone number]. Otherwise, I will respond to your message as soon as possible after my return.

範例3：
Thank you for your message. I am currently out of the office through September 25, returning on the morning of September 26. I will not have access to email while I am out.

In my absence, please contact Sally Smith for email-marketing related projects at [email] or [phone number] and Jim Collins for all other marketing related projects at [email] or [phone number]. Otherwise, I will respond to your email as soon as possible after I return.

範例4：
I will be out of the office through noon on October 5, with limited access to email until then. For urgent matters, please contact Jenny Jenkins at [email] or [phone number]. Otherwise, I will respond to your email as soon as possible upon my return. </s>