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  So erhöhen Sie die Akzeptanz Ihrer Projektmanagement-Software
  13. Oktober 2014 /5 Kommentare/in Projektmanagement /von Michael Schenkel
  Die Ursachen für mangelnde Akzeptanz Ihrer Projektmanagement-Software
  Möglichkeiten Ihre Investition zu schützen oder es beim nächsten Mal besser zu machen
  Projekte sind häufig vielschichtig und unübersichtlich. Die Aufgabenstellung an sich kann schwierig sein und die Zahl der beteiligten Mitarbeiter, Rollen und Abteilungen groß. Gut, wenn Sie eine Projektmanagement-Software nutzen, die Ihnen bei der Arbeit in Ihren Projekten hilft. Schlecht, wenn diese Software von den Beteiligten nicht akzeptiert wird. Was können Sie tun, um die Akzeptanz Ihrer Projektmanagement-Software zu erhöhen, um so Ihre Projektziele leichter zu erreichen?
  Welche Ziele verbinden Sie mit der Nutzung Ihrer Projektmanagement-Software? Und welche Ziele haben Ihre Anwender?
  Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Projektmanagement-Software eingeführt und mit wenigen Ausnahmen benutzt kein Mitarbeiter das Tool. Dabei hatten Sie einen umfassenden Anforderungskatalog erstellt, Long- und später Shortlists definiert und schließlich Ihre Entscheidung getroffen. Eine Entscheidung für die mutmaßlich beste Software. Klar, Sie wissen, dass Softwareeinführungen scheitern und dass die Funktionsvielfalt vieler Tools eher zu einer Überforderung als zu einer Entlastung der Mitarbeiter führt. Dass aber auch bei Ihnen die gewünschten Vorteile nicht eintreten, überrascht Sie nun doch. Zumal Sie viele Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen mit in die Auswahl eingebunden hatten. Sie sind nicht alleine. So geht es leider vielen Firmen. Bevor Sie sich nun fragen, was Sie gegen diesen Missstand tun können, sollten Sie sich fragen, was denn in Ihrer Firma die Ursachen für die mangelnde Akzeptanz sind.
  Die effiziente Abwicklung von Projekten ist für viele Unternehmen ein wichtiges Ziel. Für ein einzelnes Teammitglied ist diese Aussicht jedoch oft zu abstrakt. Eine Projektmanagement-Software, die lediglich dem abstrakten Ziel folgt und wenig persönlichen Nutzen schafft, kann somit vom Anwender gar nicht akzeptiert werden. Die Arbeit mit der Software wird deshalb sehr schnell als lästige Zusatzpflicht verstanden. Haben die Anwender wenig Erfahrung im Projektmanagement und im Umgang mit entsprechender Projektmanagement-Software, wird die Ablehnung verstärkt. In Einzelfällen führt ein persönlich wahrgenommener Statusverlust oder die Sorge vor zusätzlicher Transparenz sogar zu totaler Ablehnung.
  Welche Faktoren sollten also im Gegenzug unterstützt werden, um eine höhere Akzeptanz zu erreichen?
  Die Beschleunigung der eigenen Arbeit,
  die Aktualität der Inhalte und Ergebnisse,
  das Customizing der Abläufe und dabei die Anpassung an die Organisation und nicht die Anpassung der Organisation an die Software,
  die Integration von angrenzenden Bereichen wie Anforderungen, Änderungen, Test, Risiken, etc. über Schnittstellen,
  die intuitive Bedienung und Navigation (je länger mit der Software gearbeitet wird, desto mehr tritt dieser Punkt in den Hintergrund, gerade zu Beginn der Nutzung ist dieser Punkt aber wichtig),
  die interne Hilfe bei Fragen zur Software und
  der schnelle Support durch den Hersteller bei Fragen und Problemen – idealerweise in derselben Sprache und Zeitzone.
  Im Tagesgeschäft ist es schwierig, jeden Mitarbeiter einzeln anzusprechen, um dessen persönliche Bedürfnisse zu ermitteln. Es bietet sich eher an Vertreter für Rollen, Sprecher für Bereiche oder Meinungsführer anzusprechen, um so den jeweiligen Einzelnutzen zu identifizieren. Das macht viel Aufwand. Aber was wäre die Alternative? Sie haben bereits Geld für eine Projektmanagement-Software ausgegeben und die gewünschten Ziele nicht erreicht. Oder Sie werden Geld ausgeben und können eine dauerhafte Zielerreichung bei fehlender Unterstützung nach der Einführung auch nicht garantieren. Direkt gesagt: es gibt keine Alternative. Nur wenn Sie Ihre Mitarbeiter durch die Software unterstützen und nicht belasten, können Sie die gewünschte Akzeptanz und Ihre Ziele erreichen.
  Wie können Sie nun Ihre Mitarbeiter unterstützen? Eventuell machen Schulungen oder Auffrischungen bei bereits eingeführten Lösungen Sinn – natürlich abgestimmt auf die Vorkenntnisse und individuellen Aufgabenstellungen der Anwender. Idealerweise mit unternehmensspezifischen Fallbeispielen. Haben Sie bereits Key User ausgebildet? Und haben diese auch Zeit, ihr Wissen regelmäßig zu vermitteln und gegebenenfalls auch selbst zu vertiefen? Wollen Sie solche Maßnahmen einleiten, dann kosten diese natürlich auch wieder Zeit und Geld. Und was wäre hier die Alternative? Sie sparen sich diesen Aufwand und schreiben als Unternehmen die Investition in Ihre Projektmanagement-Software ab.
  Als Unternehmen können Sie die Akzeptanz Ihrer Projektmanagement-Software leicht erhöhen, wenn Sie die Frage nach dem Nutzen der Software aus der Perspektive der Anwender beantworten. Über Rollen, Abteilungen und Bereiche hinweg. Und das nicht nur einmal während der Beschaffungsphase, sondern wiederholt. Somit schützen Sie bereits getätigte Investionen oder erreichen bei der Einführung einer neuen Projektmanagement-Software die damit verbundenen Ziele dauerhaft.
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  13. Oktober 2014 at 17:52
  Genau so funktionierts bei mir in der Praxis.
  Ein Aspekt fehlt mir allerdings in dem Artikel:
  Die Software muss die nötige Flexibilität mitbringen um beim Customizing nicht nur das Pflichtprogramm mit Einschränkungen erfüllen zu können, sondern auch den ein oder anderen Begeisterungsfaktor zu wecken.
  Mit in-Step Blue gelingt mir das als Berater und Admin mittlerweile ziemlich oft :-)
  15. Oktober 2014 at 15:45
  danke für Dein Feedback. Unabhängig von der beschafften Software möchte ich eigentlich darauf hinaus, dass der Mitarbeiter und sein individueller Vorteil im Vordergrund steht. Viele Unternehmen versuchen bei der Einführung von neuen Tools Geld zu sparen, aber wenn ich keinen Vorteil von der neuen Lösung habe, werde ich sie früher oder später nicht mehr nutzen. Und das ist für das Unternehmen natürlich nicht gut. Eine ehrliche Bestandsaufnahme hilft – und vermutlich machst Du das als Berater und Admin genau so …
  Manfred Reinhold says:
  9. November 2014 at 10:51
  Sehr interessanter Artikel, der die wesentlichen Erfolgsfaktoren auf den Punkt bringt.
  Ergänzen möchte ich noch, dass der fortlaufende Kontakt zu den Key Usern beständig aufrechterhalten werden muss und man diese am besten auch in den CIP / KVP – Prozess mit einbinden sollte.
  10. November 2014 at 14:46
  klingt sehr vernünftig, aber wie lässt sich der laufende Kontakt zu den Key Usern beständig aufrecht erhalten, wenn die Hektik des Projektgeschäfts zuschlägt?
  ganz einfach, indem man beizeiten (also noch vor Projektabschluss) die Übergabe in den Regelbetrieb organisiert.
  Nachdem die SW implementiert wurde und das Projekt somit abgeschlossen ist, braucht es ja weiterhin einen Kümmerer – hier hat sich die Schaffung der Rolle Tool-Owner bewährt.
  Dieser Tool-Owner sollte den Kontakt zu den Key Usern aufrechterhalten. Insbesondere vor größeren Upgrades der SW kann dann die Zusammenarbeit wieder forciert werden.
  Ist in der Organisation ein KVP-Prozess implementiert (am besten auch noch mittels eines Tools unterstützt), können die Key User hier neue Erkenntnisse, Bugs, Work arounds, Tipps oder auch neue Change Requests einstellen, die dann der Tool Owner wiederum kanalisieren, clustern und bewerten kann.