text: Nutzen von Cocuun bei Geschäftsprozessoptimierung und Team Collaboration | Cocuun
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  Moderne Büroarbeit besteht vor allem aus Organisation und Kommunikation. Dort wo die Organisation nach klar definierten Prozessen vorgegeben ist, wird zwar eine hohe Prozess-Sicherheit erreicht, jedoch oftmals mit mangelnder Flexibilität erkauft. Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden nehmen solche Organisationen meist als bürokratisch wahr.
  Mit Cocuun wird Ihre Organisation agiler und dynamischer, denn Cocuun bietet dafür die wichtigste Voraussetzung: alle Beteiligten verfügen über den gleich hohen Informationsstand zum jeweiligen Auftrag, der Aufgabe, zum Projekt oder zum einzelnen Vorgang. Mit dem Einsatz von Cocuun greifen alle Beteiligten auf die gleichen Dokumente zu und tauschen innerhalb der jeweiligen Vorgänge einfach, unbürokratisch und transparent Informationen aus. So können Anzahl und Dauer von Meetings reduziert werden. Die zeitraubende Bearbeitung von E-Mails und die redundante Verwaltung von E-Mail-Anhängen entfallen.
  Mit Cocuun erledigen alle Beteiligten ihre gemeinsamen Aufgaben agil, dynamisch, effizient und unbürokratisch.
  Alle Informationen und Vorgänge von überall
  und jederzeit online verfügbar
  Wo immer Sie oder ihre Teammitglieder sich gerade befinden, mit Cocuun sind alle Beteiligten stets "auf Ballhöhe" der Information – und zwar ohne, dass aktiv nervige E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten versendet werden müssen. Neue Aktivitäten innerhalb der Vorgänge signalisiert Cocuun durch Push-Nachrichten. So stehen allen Beteiligten überall und jederzeit alle Informationen und Dokumente zur Verfügung. Auch die Bearbeitung kann von unterwegs aus erfolgen.
  Cocuun macht unabhängig. Ob auf der Baustelle, beim Kunden, in der Bahn, im Homeoffice oder auf einem Seminar – mit Cocuun haben Sie Zugriff auf all Ihre Vorgänge innerhalb Ihres Verantwortungsbereichs, auf einzelne Bereiche oder auf alles – je nach Ihrer Funktion. Alle Zugangsberechtigungen werden über ein sicheres und einfaches Rollen- und Rechtesystem* geregelt.
  Cocuun ist überall verfügbar, wo es eine Verbindung zum Internet gibt. Auch offline sind die in Cocuun lokal gespeicherten Informationen abrufbar.
  Die alltägliche Kommunikation hat sich im Büroalltag zu einem kaum noch beherrschbaren "Produktivitätskiller" entwickelt – vor allem ausgelöst durch die steigende E-Mail-Flut. Insbesondere werden die E-Mail-Anhänge von jedem Empfänger auf individuelle Weise abgelegt und verwaltet. Die fatale Folge sind ein redundantes Dokumentenmanagement, Verlust von wertvoller Arbeitszeit und unklare oder nicht vorhandene Zuordnung zu den Vorgängen.
  Die Lösung heißt Cocuun. Mit Cocuun werden sowohl die Dokumente als auch jegliche fallbezogene Kommunikationselemente, ob Chat, Kommentar oder Beitrag, direkt dem richtigen Vorgang zugeordnet - und zwar ohne jeglichen Mehraufwand. So wird aus der meist unstrukturierten E-Mail-Kommunikation und der dezentralen Dokumentenablage ein strukturierter Vorgang, der alle Mitglieder des Teams auf ein gleich hohes Informationsniveau hebt. Auch im Nachhinein kann jeder Vorgang exakt nachvollzogen werden.
  Cocuun macht aus dem oftmals unstrukturierten E-Mailverkehr ohne Mehraufwand strukturierte, nachvollziehbare und vollständige Vorgänge.
  Cocuun passt sich den Strukturen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen Ihrer Organisation an. Dazu gehört, dass Sie bestimmen, wer Einblick in welche Dokumente und Vorgänge hat. Da dies jedoch oftmals nicht generell geregelt werden kann, bietet Cocuun ein sicheres, fallbezogenes Rollen- und Rechtesystem. Mit wenigen Mouse Klicks vergibt der verantwortliche Organisator abgestufte Rechte für einzelne Ordner und Themen. Auch Externe können einen vollständigen oder eingeschränkten Zugang zu Ordnern oder Themen erhalten.
  Spätestens bei einer Reklamation, bei Mehrleistungen innerhalb eines Auftrags oder einer Unstimmigkeit innerhalb eines laufenden Projekts beginnt die zeitaufwändige Suche nach "erleuchtenden" Informationen. Der komplette E-Mailverkehr muss gesichtet und zusammen mit den anhängenden Dokumenten ausgewertet werden. Dies alles erspart Ihnen Cocuun. Denn alle Vorgänge sind von Anfang bis Ende transparent, weil Dokumente und die dazugehörige Kommunikation stets in Ordnern und Themen organisiert und automatisch dokumentiert werden. Auch alle abgeschlossenen Projekte oder Vorgänge lassen sich zu jeder Zeit wieder aktivieren und sichten.