text: Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihr geliebtes Auto austauschen, das Ihnen viele Jahre so gut gedient hat. Würden Sie das identische Modell wieder nehmen? Zumindest würden Sie sich über neuere Modelle und Funktionalitäten informieren und sich für das Auto entscheiden, dass Ihren aktuellen Vorstellungen am besten entspricht. Was genau hat Ihr Autokauf aber mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zu tun?
  Wie beim Kauf eines Autos müssen Sie auch bei der Einstellung eines Mitarbeiters eine Entscheidung treffen: Welche Qualifikation muss der Bewerber mitbringen, welcher Bewerber passt am besten ins Team usw. In der Recruiting-Praxis passiert aber leider häufig etwas anderes. Denn viele Personalentscheider versuchen, Mitarbeiter “eins-zu-eins” zu ersetzen, wenn diese das Unternehmen verlassen. Insbesondere auch dann, wenn die Mitarbeiter einen hervorragenden Job gemacht haben.
  Das kann hin und wieder ganz gut funktionieren. In der Regel stellen Personaler mit dieser Strategie aber nicht den richtigen Mitarbeiter ein. Sie missachten ein paar wichtige Schritte im Definieren ihres Personalbedarfs und in der Vorbereitung ihrer Personalsuche. Wir stellen die wichtigsten fünf Schritte hier vor.
  In den meisten Unternehmen liegt zu bestimmten Jahreszeiten besonders viel oder besonders dringende Arbeit an. In der Finanz- und Rechnungswesenabteilung ist das beispielsweise der Zeitraum um den Jahresabschluss. Unternehmen, die hauptsächlich vom Weihnachtsgeschäft leben, werden zum Jahreswechsel hohe Arbeitsspitzen haben.
  Die täglichen und die künftigen Anforderungen in Ihrer Abteilung sollten Sie daher, auch wenn Sie aktuell nicht auf Mitarbeitersuche sind, im Blick haben.
  Wappnen Sie sich mit einem Notfallplan für den Fall, dass in diesem Zeitraum einer Ihrer Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie setzen Zeitarbeitskräfte ein, um genügend Zeit zu haben, den richtigen Mitarbeiter einzustellen. Oder Sie bauen sich sukzessive eine Bewerberpipeline auf, um schnell auf möglichen Personalbedarf reagieren zu können.
  Suchen Sie nicht wie selbstverständlich nach einem exakten Ersatz für einen Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt. Gerade wenn Mitarbeiter schon länger im Unternehmen beschäftigt sind, weicht der aktuelle Aufgabenbereich immer von der ursprünglichen Stellenbeschreibung ab.
  Überprüfen Sie, inwiefern sich die Anforderungen an die Stelle und Strukturen im Team mittlerweile verändert haben. Vielleicht hilft ein Mitarbeiter mit anderen Qualifikationen Ihrem Unternehmen in der aktuellen Lage besser weiter. Befragen Sie Ihr Team. Welche wichtigen Aufgaben bleiben liegen und welche neue Ideen können nicht umgesetzt werden, weil das Know-how fehlt?
  Dass Geld motiviert, ist unbestritten. Dennoch wechseln Top-Mitarbeiter hauptsächlich aufgrund besserer Karriereperspektiven ihren Job (Quelle: Arbeitsmarktstudie 2015 von Robert Half). Was wäre also, wenn Sie einem anderen Mitarbeiter aus Ihrem Team die offene Stelle und damit eine Weiterentwicklungsmöglichkeit anbieten? Der Mitarbeiter wird Ihnen für diese Anerkennung mit sehr großer Wahrscheinlichkeit mit hoher Motivation und Loyalität danken.
  Wichtig ist, dass Sie diese Übung für alle Mitarbeiter durchführen. Sind diese in Ihrem Job möglicherweise unterfordert? Oder hat einer Ihrer Mitarbeiter eine Weiterbildung absolviert, so dass er einen neuen Bereich oder sogar erste Führungsverantwortung übernehmen kann?
  Erst wenn Ihre neue ideale Teamstruktur steht, können Sie abschätzen, wie viele Mitarbeiter Sie tatsächlich in naher Zukunft benötigen und welches Profil die richtigen Mitarbeiter ausmacht.
  Ein Mitarbeiter, der kündigt, hinterlässt immer eine Lücke. Die liegengebliebene Arbeit müssen die ohnehin schon voll ausgelasteten Kollegen mittragen und Ihre Personalsuche gerät noch mehr unter Zeitdruck. Doch nicht immer muss dem Druck mit einer unmittelbaren Festanstellung begegnet werden.
  Lässt sich der aktuelle Workload auch mit Zeitarbeitern auffangen? Das verschafft Ihnen für das Recruiting mehr Zeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, auf lange Sicht den richtigen Mitarbeiter einzustellen. Oder Sie finden heraus, dass der Zeitarbeitnehmer der richtige Mitarbeiter für den Job ist.
  Damit Sie den richtigen Mitarbeiter einstellen können, müssen Sie nicht nur die kurzfristigen, sondern auch die langfristigen Anforderungen beachten. Welche Qualifikationen werden Sie in Ihrem Team benötigen, um künftige Anforderungen zu meistern? Wird sich der Arbeitsaufwand in den nächsten Jahren stark erhöhen, weil wichtige neue Projekte anstehen? Vermeiden Sie, freie Stellen vorschnell zu besetzen. Nehmen Sie sich Zeit, die Anforderungen an die Stelle auch mit Blick auf die Zukunft zu definieren.
  Bei der Einschätzung des Personalbedarfs und auch bei der Personalsuche ist es wichtig, die veränderten Marktbedingungen und aktuelle Entwicklungen in Betracht zu ziehen. Dazu gehört es, die gewohnten Pfade zu verlassen und neue Ansätze auszuprobieren. Am besten gelingt Ihnen das, wenn Sie sich bei der Personalsuche folgende Fragen stellen:
  Vermeiden Sie hastige Entscheidungen: Welche Lösung hilft Ihrem Unternehmen sowohl kurz- als auch langfristig weiter?
  Können Sie Zeitarbeiter in besonders arbeitsreichen Zeiten als Unterstützung einsetzen? Das reduziert den Stress Ihrer aktuellen Mitarbeitern, ohne dass Sie sofort einen Ersatz einstellen müssen.
  Wie werden Sie das Tagesgeschäft abwickeln, wenn Ihrer Abteilung nach einer Kündigung weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen?
  Analysieren Sie das Tagesgeschäft und Arbeitspensum in Ihrer Abteilung während der letzten Jahre: Gibt es wiederkehrende Hoch- oder Tiefphasen?
  Genauso, wie Sie bei anderen (Kauf)Entscheidungen viele Faktoren einbeziehen und auch prüfen, ob Ihr zukünftiger Bedarf damit auch gedeckt wird, sollten Sie bei der Personalsuche vorgehen. Am besten, Sie beantworten die acht Fragen für sich, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Das könnte Sie davor abhalten, jemanden einzustellen, der dem Team nur auf den ersten Blick nutzt.
  Weitere Tipps finden Sie übrigens in unserer kostenlosen Broschüre "Gute Wahl! Wie Sie das Risiko einer Fehlbesetzung minimieren".
  Der Arbeitsmarkt bietet derzeit beste Aussichten für Arbeitnehmer verschiedenster Branchen. Die aktuelle Arbeitsmarktstudie des spezialisierten Personaldienstleisters Robert Half zeigt jedoch, dass fast zwei Drittel der Bewerber (62 %) schon einmal auf ihren Traumjob verzichtet und nur dem nächstbesten Angebot zugesagt, weil sie zu lange auf eine Antwort vom Wunscharbeitgeber warten mussten.
  Der Arbeitsmarkt bietet derzeit beste Aussichten für Arbeitnehmer verschiedenster Branchen. Dennoch haben fast zwei Drittel der Bewerber (62 %) schon einmal auf ihren Traumjob verzichtet und nur dem nächstbesten Angebot zugesagt, weil sie zu lange auf eine Antwort vom Wunscharbeitgeber warten mussten. Das ergibt die aktuelle Arbeitsmarktstudie des spezialisierten Personaldienstleisters Robert Half, für die 1.000 Büromitarbeiter in Deutschland befragt wurden.
  Viele Unternehmen benötigen für den Bewerbungsprozess aus Sicht der Kandidaten zu viel Zeit. Das hat zur Folge, dass sich Top-Mitarbeiter oft für andere Angebote entscheiden – selbst wenn sie dafür auf ihren Traumjob verzichten müssen. Über ein Drittel (42,7 %) der Kandidaten ist nicht bereit, länger als zwei Wochen nach dem Zeitpunkt ihrer Bewerbung auf ein Angebot zu warten. Nur rund 26 % der Bewerber würden sich bis zu einem Monat gedulden. Gerade in größeren Unternehmen kann dies jedoch auch länger dauern, je nach dem wie viele Personen und Abteilungen am Einstellungsprozess beteiligt sind, wie hoch die Arbeitsbelastung der HR-Abteilung ist und wie schnell für alle potenziellen Kandidaten Gespräche terminiert werden können.
  Dennoch haben Bewerber Möglichkeiten, auf dem Weg zum Traumjob etwas nachzuhelfen und dann langfristig bei der Arbeit zufrieden zu sein: Eine naheliegende Option ist der telefonische Nachfass. Laut der Arbeitsmarktstudie von Robert Half empfinden 92 % der HR-Manager es als durchaus üblich, wenn Jobsuchende sich nach dem Stand ihrer Bewerbung erkundigen.
  „Bewerber sollten sich vorher genau überlegen, was sie sagen und fragen möchten, um ihre eventuell guten Chancen nicht durch unnötigen Druck oder zu frühe Nachfragen zu beeinträchtigen“, erklärt Christian Umbs, Managing Director bei Robert Half.
  „Vielen Bewerbern ist nicht bewusst, wie lang ein Bewerbungsprozess gerade in internationalen Großunternehmen dauern kann. Wenn es ihnen trotzdem zu langsam geht, können Sie jedoch guten Gewissens nach einer Frist von zehn bis 14 Tagen beim Personalverantwortlichen nachhaken, in kleinen bis mittelständischen Unternehmen auch ruhig nach einer Woche schon“, so Christian Umbs.
  „Auch kann ein Personalberater den Prozess vereinfachen, indem er für den Kandidaten Gespräche vereinbart und den gesamten Bewerbungsprozess begleitet. Zudem bekommt er durch bestehende Kontakte häufig schneller eine Rückmeldung zum Stand des Einstellungsprozesses.“
  Achten Sie darauf, den Anruf an einem ruhigen Ort zu tätigen, und nicht beispielsweise in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit.
  Wenden Sie sich an die in der Stellenanzeige genannte Person. Waren Sie bereits bei einem Vorstellungsgespräch, melden Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner aus der Personal- oder Fachabteilung.
  Halten Sie die Stellenanzeige sowie Ihre Bewerbungsunterlagen bereit, um bei Bedarf zielgerichtet noch einmal Ihr Interesse an der zu besetzenden Position unterstreichen zu können.
  Gerade in großen Unternehmen oder wenn Sie noch nicht bei einem Vorstellungsgespräch waren, ist es wichtig, sich erst einmal eindeutig zu identifizieren. Leiten Sie das Gespräch mit einigen Sätzen zu sich und Ihrer Bewerbung ein, damit Ihr Gesprächspartner Sie einordnen kann.
  Generell gilt: Fassen Sie sich kurz und bekräftigen Sie Ihr Interesse an der Position. Wenn es keine neuen Informationen gibt, vereinbaren Sie gleich einen Zeitpunkt, zu dem Sie das nächste Mal nachhaken können.
  Sollten Sie bereits für einen anderen Job eine Zusage haben, die Sie kurzfristig bestätigen müssen, erwähnen Sie dies ruhig. Betonen Sie aber auch hier, dass Sie primär an dem Job und dem Unternehmen, bei dem Sie nachfragen, interessiert sind.
  Sie sind an einem Job als Kaufmännischer Leiter interessiert oder haben in Ihrem Unternehmen eine Kaufmännischer-Leiter-Stelle zu besetzen?
  Der kaufmännische Leiter übernimmt in einem Unternehmen verschiedene repräsentative Aufgaben aber überwiegend Leitungsaufgaben. Er muss sich in den Bereichen Planung und Steuerung von Unternehmen auskennen sowie Fragen zu zentralen rechtlichen Themen beantworten können. Außerdem benötigt er Führungskompetenz, da er seine Mitarbeiter gezielt führen und weiterentwickeln sollte.
  Eingesetzt wird der kaufmännische Leiter in fast allen Wirtschaftsbereichen. Sein Zuständigkeitsbereich reicht von dem ganz bestimmten Teilbereich, in dem er eingesetzt ist (z.B. Finance), bis hin zur gesamten kaufmännischen Leitung eines Unternehmens. Somit berichtet der kaufmännische Leiter nicht selten direkt an die Geschäftsführung.
  Für diesen Beruf ist in der Regel ein entsprechendes betriebswirtschaftliches Studium die Mindestvoraussetzung plus in der Regel mindestens 5-8 Jahre Berufserfahrung.
  Er beaufsichtigt Mitarbeiter und erledigt verschiedene Verwaltungsaufgaben. Zudem kann er für die Bestellung der Betriebsmittel verantwortlich sein, Dienstpläne aufstellen und die Stundennachweise der Angestellten prüfen. Bezugnehmend auf die Finanz- und Investitionsplanung obliegt dem kaufmännischen Leiter die Qualitätsüberwachung. Um selbst qualitativ hochwertige Arbeit abliefern zu können, muss er regelmäßig Marktanalysen durchführen und Kunden, Partner und Wettbewerber gleichermaßen auf ihre Wirtschaftlichkeit überprüfen.
  Viele Unternehmen setzen den kaufmännischen Leiter zudem als Ansprechpartner für die Bereiche Kalkulation, Controlling und Budgetierung ein. Bestenfalls besitzt der kaufmännische Leiter umfassende Kenntnisse der nationalen und internationalen Rechnungslegungsvorschriften, wie HGB/BilMoG, IFRS und US-GAAP.