text: Getting Things Done – für Freunde kurz GTD – ist ein verbreitetes Selbstmanagement-System. Seit 2001 organisieren Menschen sich nach David Allens Workflow, mit dem man „Die Dinge geregelt“ bekommt. Du arbeitest mit Listen und nach einem schematischen Ablauf, mit dem du deine ToDos erfasst, bewertest, zuordnest und schließlich abarbeitest.
  Wie und wo du diese Listen führst, ist im Prinzip egal: Excel, Trello, Evernote oder andere Tools. Und natürlich auch auf Papier. Hauptsache, sie sind immer und überall greifbar. In der letzten Zeit hat sich Notion als Datenbank-System für viele Zwecke positioniert. Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Notizen erfassen – mit Notion lassen sich unterschiedlichste Workflows abbilden. Wie GTD auf Notion geht? Ganz einfach!
  Inhalt
  Kleiner GTD-Auffrischungskurs
  Phase 1: Erfassen
  Die Inbox als Notion-Seite
  Arbeiten mit der Masterliste
  GTD Schritt 2-3: Durcharbeiten und dabei organiseren
  Kann oder muss ich hier etwas tun?
  So richtest du deine Listen ein
  Vielleicht / Irgendwann
  Materialien
  Termine
  Projekte
  Wartet
  Next Actions
  Die Notion-Views für GTD auswerten
  GTD und Notion – ein schönes Paar!
  Ein paar Extra-Tipps zu Notion
  Kleiner GTD-Auffrischungskurs
  Mit GTD sammelst du alle deine ToDos, Ideen und Projekte und schleust sie von der ersten Erfassung durch diese 5 Stufen:
  Erfassen
  Durcharbeiten
  Organisieren
  Durchsehen
  Durchführen
  Wenn du mehr über GTD wissen willst, schau doch hier hinein.
  Phase 1: Erfassen
  Wenn du mit GTD startest, nimmst du dir etwas Zeit, alles, was dir an potenziellen Aufgaben durch den Kopf geht, auch zu Papier zu bringen. Oder eben in die Notion-App. Warum? So sorgst du dafür, dass dir einerseits nichts verloren geht, und zur Belohnung bekommst du den Kopf frei. Also egal, worum es sich handelt:
  Weihnachtsgeschenk für die Freundin kaufen
  Neues Screencast-Tool testen
  Kunde XY wegen Angebot anrufen
  Mantel zur Reinigung bringen
  Buch schreiben
  …
  Alles wird zuerst an einer Stelle erfasst. In deiner Masterliste, der Inbox. Diese baust du dir einfach in Notion.
  Die Inbox als Notion-Seite
  Alles, was du bei deiner ersten Sitzung (und später täglich) notierst, landet in einer einzigen großen Tabelle. So hast du die Gewähr, dass du nicht viel schreiben musst, noch nichts bewerten musst und auch nichts verloren geht.
  Damit diese Masterliste (in Notion ist es eine Seite mit einer Tabelle darin) auch für die nächsten Schritte bereit ist, baust du sie so auf:
  Masterliste
  Wähle dafür diese Properties ( das sind die Datenbankfelder)
  ToDo (der Name des Eintrags, ein Pflichtfeld): Das einzige Feld, das du beim sammel deiner ToDos befüllen musst.
  Typ: Ein Select-Feld, das du später mit Optionen füllst, um deine Einträge nach ihrer Verwendung zu unterscheiden.
  Erledigt: Eine Checkbox, die du anhaken kannst, wenn du mit der Aufgabe fertig bist.
  Bis wann? Ein Date-Feld, in dem du für einen Termin Tag und Uhrzeit verzeichnest.
  Zeitaufwand: Ein Number-Feld, in dem du den Zeitaufwand für eine Aufgabe schätzt.
  Kontext: Wieder ein Select-Feld. Du legst hier die Information ab, wo und in welchem Kontext du etwas erledigen kannst: Zuhause, im Büro, unterwegs …
  Projekt: Verbindung zu einem Projekt. Hier verknüpfst du Aufgaben mit einem Projekt.
  Zugehörige Aufgaben: Hier erscheinen Aufgaben, die du einem Projekt zuweist. Dazu später mehr.
  Themen: Ein Multiselect-Feld. Du brauchst es für Einträge, die keine Aufgaben, sondern Materialien sind. Auch dazu später mehr.
  Arbeiten mit der Masterliste
  Diese Masterliste ist dein immer präsentes Notizbuch. Hier trägst du alles ein, was dir im Laufe des Tages begegnet. Und was du bei regelmäßigen Brain Dumps aufnimmst. Zuerst steht da nur der Name des Eintrag. Alles andere geschieht im GTD-Schritt 2.
  Notion-Expertinnen haben an dem blauen Link „Filter“ sicher schon gesehen, dass meine Inbox nicht alle existierenden Einträge umfasst. Auf der Liste liegt ein Filter, der alle erledigten Aufgaben und alle, die noch keine Typzuweisung haben (geschieht in Schritt 2), ausfiltert. So siehst du hier nur alles, was noch bearbeitet und zugewiesen werden soll.
  Inbox Filter auf unerledigte, nicht zugewiesene Einträge
  GTD Schritt 2-3: Durcharbeiten und dabei organiseren
  Jetzt hast du eine undifferenzierte Liste all deine Ideen, ToDos, Termine und was dir sonst noch so einfällt. In einem zweiten Schritt gehst du sie (später regelmäßig täglich oder wöchentlich) durch und organisierst die neuen Einträge.
  GTD differenziert hier nächsten Schritt zwischen verschiedenen Einträgen, die später unterschiedlich bearbeitet werden.
  Next Steps: Aufgaben, die zur Umsetzung anstehen
  Vielleicht / Irgendwann: Ideen, die du nicht in nächster Zeit angehen willst. Wie Spanisch lernen, den Zaun ausbessern usw. Dinge, die später mal aktiv werden können, aber jetzt nicht.
  Materialien: Bookmarks, die du lesen willst, eine Packliste für Reisen, eine Gebrauchsanleitung. Alles, was du bei Bedarf nachschlagen möchtest
  Termine
  Projekte: Alles, was mehr als einen Aktionsschritt umfasst
  Ob Idee für später, Projekt oder Termin: Durch die Zuordnung zu einem „Typ“ verschieben sie sich automatisch in die richtige Liste, die du vorher durch eine View definiert hast. Auch dazu kommt gleich noch eine genaue Beschreibung, wie du diese Views filterst. Bei jedem Eintrag fragst du dich zuerst:
  Kann oder muss ich hier etwas tun?
  Wenn die Antwort „nein“ lautet, unterscheidest du:
  ist die Sache unwichtig oder inzwischen obsolet? => lösch den Eintrag
  Könnte er später mal wichtig werden (hier landen alle deine guten Ideen und Pläne, die noch nicht aktuell sind) => wähle bei „Typ“ „später“ aus. Dann landet alles in der Ansicht „Vielleicht / Irgendwann“ und verschwindet automatisch aus der Inbox.
  Bei Material, das du bei Gelegenheit brauchen könntest (Bookmarks, Anleitungen, Infoseiten) vergibst du passende Tags in der Spalte „Themen“. Zu welchen Thmen könntest du diese Information nutzen wollen? Dann trägst du bei „Typ“ „Material“ ein. So verschiebt sich auch dieser Eintrag aus der Inbox in die Liste „Materialien„.
  Wenn mit dem ToDo etwas getan werden kann oder muss, gibt es ebenfalls mehrere Möglichkeiten.
  Du fragst zuerst, was der nächste Schritt in dieser Sache ist, den du tun kannst:
  Wenn der nächste Schritt nicht eindeutig ist, weil der Eintrag eigentlich mehrere Handlungen umfasst, ist es ein Projekt. => Wähle als Typ „Projekt“ aus.
  Ist es eine kleine einzelne Aufgabe, die unter 2 Minuten erledigt werden kann (Arzttermin ausmachen, Kontoauszüge ablegen …), machst du es gleich und hakst es ab. Erledigt! Denn eine weitere Organisation dieses Eintrags wäre ineffizient.
  dauert die Aufgabe länger als etwa 2 Minuten, checkst du zuerst, ob du sie an jemanden delegieren kannst. Wähle dann als Typ aus „Wartet„
  Alle anderen Aufgaben bleiben jetzt für dich übrig. Wenn es sich um einen echten Termin handelt („Präsentation bei Kunde XY, Zahnarzt), trägst du Datum und Uhrzeit in der Spalte „Wann?“ ein und als Typ „Termin„.
  Für alles, was du demnächst erledigen musst, trägst du dies ein:
  den geschätzten Zeitaufwand.
  eventuell den Kontext: Zuhause, im Büro, unterwegs, morgens in der Primetime …?
  Das hilft dir dabei, bei der Auswahl deiner täglichen Aufgaben deine Zeit nach dem Ort oder der Verfassung, in der du dich befindest, zu planen.
  Dann wählst du den Typ „Aufgabe„, und der Eintrag verschiebt sich in die Liste „Next Steps“. Das ist die Liste, in der du täglich deine möglichen Aufgaben findest.
  So richtest du deine Listen ein
  Wie du schon gesehen hast, verschwinden Einträge aus deiner Inbox, wenn du sie mit einem Typ kennzeichnest. Hier greifen die Filter für deine Listen, in Notion als Views bekannt. Gehen wir sie einmal durch:
  Vielleicht / Irgendwann
  View Vielleicht / Irgendwann
  Der Filter wählt Einträge vom Typ „Später“ aus, die nicht als erledigt gekennzeichnet sind.
  Für mehr Übersichtlichkeit werden hier nur die Properties ToDo, Typ, Erledigt und (geschätzter) Zeitaufwand angezeigt.
  Materialien
  View Materialien
  Der Filter wählt Einträge vom Typ „Materialien“ aus. Da es sich hier nicht um zu erledigende ToDos, sondern um dauerhaft gespeicherte Einträge handelt, wird kein weiterer Filter benötigt
  Für mehr Übersichtlichkeit werden hier nur die Properties ToDo (= der Titel des Eintrags), Themen und Typ angezeigt.
  Termine
  View Termine
  Der Filter wählt Einträge vom Typ „Termin“ aus, die noch nicht erledigt sind.
  Bisher haben wir als View-Typ immer „Table“, also Tabellenansicht, genommen. Hier ist es die Kalender-Ansicht.
  Bei den Properties wird nur die Spalte ToDo angezeigt, weil die Kalenderansicht Datum und Uhrzeit automatisch darstellt.
  Projekte
  View Projekte
  Der Filter wählt Einträge vom Typ „Projekt“ aus, die noch nicht erledigt sind.
  Die Properties bestehen aus ToDo, Typ, Erledigt und zugehörigen Aufgaben.
  Wartet
  View Wartet
  Der Filter wählt Einträge vom Typ „Wartet“ aus, die noch nicht erledigt sind.
  Die Properties bestehen aus ToDo, Typ, Erledigt, Wann? und Projekt.
  Wann?: Es ist empfehlenswert, hier einen Termin für die Wiedervorlage einzutragen, wenn man Aufgaben delegiert hat.
  Projekt: Wenn die Aufgabe einem Projekt zugeordnet ist, kann man es hier gleich sehen.
  Next Actions
  View Next Actions
  Der Filter wählt Einträge vom Typ „Wartet“ aus, die noch nicht erledigt sind.
  Die Properties bestehen aus ToDo, Typ, Erledigt, Zeitaufwand und Projekt
  Die Notion-Views für GTD auswerten
  Jetzt hast du deine Einträge (wieder einmal, hoffentlich regelmäßig) aus der Inbox in die Liste verschoben, wo sie hingehören. Sieh diese Listen ebenfalls regelmäßig durch, um herauszufinden,
  welche Next Actions heute erledigt werden können, weil sie in den verfügbren Zeitrahmen passen oder du am passenden Ort bist (Einkäufe erledigt man am Stück unterwegs).
  welche Termine heute anstehen.
  welche Einträge eventuell ihren Status ändern: Eine Aufgabe, die du delegiert hast, ist erledigt worden. Eine aus der Liste Next Action ebenfalls. Also hake sie ab und sie verschwinden aus der Liste. Auch fertige Projekte können abgehakt werden.
  Und dann erledige sie, einen nach dem anderen! Durch die Filter, die auf den Views liegen, verschieben sich die Aufgaben automatisch dahin, wo sie nach ihrem Status sein sollen.
  GTD und Notion – ein schönes Paar!
  GTD ist ein komplexes, aber narrensicheres System, seine Projekte, Termine und Aufgaben zu verwalten. Wenn es einmal eingerichtet ist! Wenn du eine Software suchst, die dir das Copy and Paste von einer Tabelle in die nächste erspart, ist Notion einfach wunderbar. Durch die Properties, Filter und Views schaffst du eine Umgebung, in der Einträge einfach in der Inbox gesammelt und dann durch Typ- und Erledigt-Kennzeichnung weiter verschoben werden können. Es lohnt sich also, etwas Zeit in die Einrichtung zu verwenden. Du bekommst sie bei der täglichen Arbeit doppelt und dreifach zurück.
  Diese Anleitung hat dir gezeigt, wie du ein erstes GTD-System mit Notion einrichtest. Da geht noch mehr:
  richte eine Extra-Tabelle für Projekte ein, um mit einem einzigen Schritt mehr größere Übersicht zu bekommen.
  richte Templates für Materialien ein, in denen du Texte, Links und Bilder erfassen kannst.
  und lösche regelmäßig erledigte Aufgaben, um die Übersicht zu behalten.
  Ein paar Extra-Tipps zu Notion
  Wenn du Notion noch nicht benutzt hast – hier ein paar Extra-Tipps:
  Notion ist leider nicht auf Deutsch erhältlich. Deshalb verwende ich hier die englischen Begriffe.
  Wer sich mit Datenbanken auskennt, hat gewisse Vorteile beim Verständnis. Das ist aber nicht unbedingt nötig.
  Notion ist für die meisten Anwendungen, die du allein damit planst, kostenlos.
  Du kannst es auf dem Desktop im Browser, aber auch fast überall mit einer App verwenden (leider nicht unter Linux).
  Views, Properties, Filter und mehr: Hier kannst du dich einarbeiten.
  Bild: Darkmoon_Art
  Schlagworte: gtd, Notion, Selbstmanagement, Zeitmanagement
  https://produktiv-sein.de/wp-content/uploads/2021/12/timetable-gf7574562c_1920.jpg 1357 1920 Susanna https://produktiv-sein.de/wp-content/uploads/2019/10/Element-1@4x-100-300x49.jpg Susanna2021-12-07 09:14:102022-06-06 10:53:31GTD mit Notion – Schritt für Schritt
  Willst Du keinen Artikel mehr verpassen und noch mehr bekommen?
  Alle 14 Tage schicke ich dir Informationen und sofort umsetzbare Tipps für deinen produktiven Arbeitstag. Versprochen, kein Spam, denn der wäre nicht wirklich produktiv :)
  Hol dir als Willkommensgeschenk mein E-Book "Die 9 Säulen deiner Produktivität", mit dem du erfährst, wie du deine Zeit effektiv nutzt und deine Ziele sicher erreichst.
  Dein Vorname
  Deine E-Mail*
  Anmelden
  www.CleverReach.de
  Das könnte Dich auch interessieren
  Organisiere dich mit Notion – Teil 2: Templates
  Organisiere dich mit Notion – Teil 1
  Mach es gleich – und gleich richtig!
  Planungsfehlschluss: Projekte realistisch kalkulieren
  Aufgabe, Projekt, Prozess: Warum es lebenswichtig ist, die Unterschiede zu kennen
  Notion-Datenbanken verknüpfen – ganz einfach!
  2 Kommentare
  Sophia sagte:
  3. Mai 2022 um 22:58
  Danke für diese interessante Vorstellung der Idee! Ich habe mir darauf aufbauend gerade eine Notion-Tabelle gebastelt, Ich bin ein bisschen verwirrt, was der Unterschied zwischen dem View „Vielleicht/Irgendwann“ und dem View „Später“ ist. Und beim View „Später“ steht, dass er Punkte auswählt, die warten und nicht erledigt sind, im Screenshot sieht man aber als Filter-Bedingung „Aufgabe“? Ich werde mal sehen, wie ich das für mich gut nutze – eine tolle Idee.
  Antworten
  Susanna sagte:
  4. Mai 2022 um 14:23
  Hallo, Sophia,
  danke für Deine Nachricht. Und hier meine Antwort:
  „Später“ ist kein View, sondern ein Tag zum Sortieren. WAs damit getaddt wird, landet im Views „Vielleicht/Irgendwann“. Du kannst auch Tag und View gleich benennen, Hauptsache, Du weißt, was gemeint ist.
  Ich hoffe, ich konnte Dir helfen. Viel Spaß mit GTD und Notion!
  Antworten
  Hinterlasse einen Kommentar
  An der Diskussion beteiligen?
  Hinterlasse uns deinen Kommentar!
  Schreibe einen Kommentar Antworten abbrechen
  Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert
  Name *
  E-Mail *
  Website
  Meinen Namen, meine E-Mail-Adresse und meine Website in diesem Browser speichern, bis ich wieder kommentiere.
  Kommentar *
  Die 9 Säulen deiner Produktivität
  Abonniere unseren Newsletter und hol Dir als Willkommensgeschenk das E-Book „Die 9 Säulen deiner Produktivität“
  Wer bloggt hier?
  Hallo, ich bin Susanna Künzl. Ich unterstütze Dich dabei, die Ziele zu erkennen, die Dir wirklich gut tun, und begleite Dich auf einem stressfreien Weg dahin durch die Methoden, die gerade Dir zur Produktivität verhelfen.
  susanna@produktiv-sein.de
  Neu im Blog
  Notion-Datenbanken verknüpfen – ganz einfach!16. Oktober 2022 - 11:43
  Ziele setzen – Ziele erreichen mit dem SMART-Framework5. Oktober 2022 - 8:45
  Aufgaben geschickt bündeln mit dem Thementag-System20. September 2022 - 11:39
  Tags
  aufräumen
  Aufschieben
  Bloggen
  Büro
  Checkliste
  E-Mail
  Entscheidungen
  Gewohnheit
  gtd
  Habit
  Homeoffice
  kaizen
  Kanban
  kleidung
  Laufen
  Lesestof
  Lifehacks
  Listen
  Methoden
  Minimalismus
  myKaizen
  Neujahr
  Notion
  Notizen
  Ordnung
  Perfektionismus
  Planung
  Produktivität
  Projektmanagement
  Prokrastinieren
  Routine
  Schlaf
  Selbstfürsorge
  Selbstmanagement
  tagesplanung
  Tipps
  ToDo
  Tools
  Trello
  WordPress
  workflow
  Zeit
  Zeiterfassung
  Zeitmanagement
  zen
  Blogroll
  CSS-Manufaktur
  DoSchu
  Christa Goede
  Irene Gronegger
  50 Millisekunden
  Freitagsinput
  kratzdistel 3D
  winter-acomite
  Social Media International
  Neu im Lexikon
  Bullet Journal
  Eat the frog
  Kanban
  Mindmap
  43 Ordner Methode
  Vision Board
  Datenschutzerklärung
  Impressum
  Kontakt
  Newsletter
  Me Time – 50 Tipps für die Zeit, die du dir regelmäßig nehmen solltest
  Mach es gleich – und gleich richtig!
  Nach oben scrollen
  Frische Tipps für dein Selbstmanagement!
  Hol dir hier den kostenlosen Produktivitäts-Newsletter und als Bonus mein E-Book „Die 9 Säulen deiner Produktivität“.
  Dein Vorname
  Deine E-Mail*
  Jetzt abonnieren!
  www.CleverReach.de
  ×
  Wir nutzen Cookies auf unserer Website. Einige von ihnen sind essenziell, während andere uns helfen, diese Website und Ihre Erfahrung zu verbessern. Wenn Sie unter 16 Jahre alt sind und Ihre Zustimmung zu freiwilligen Diensten geben möchten, müssen Sie Ihre Erziehungsberechtigten um Erlaubnis bitten. Wir verwenden Cookies und andere Technologien auf unserer Website. Einige von ihnen sind essenziell, während andere uns helfen, diese Website und Ihre Erfahrung zu verbessern. Personenbezogene Daten können verarbeitet werden (z. B. IP-Adressen), z. B. für personalisierte Anzeigen und Inhalte oder Anzeigen- und Inhaltsmessung. Weitere Informationen über die Verwendung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Sie können Ihre Auswahl jederzeit unter Einstellungen widerrufen oder anpassen.
  Datenschutzeinstellungen
  Essenziell
  Statistiken
  Marketing
  Alle akzeptieren
  Speichern
  Individuelle Datenschutzeinstellungen
  Cookie-Details
  Datenschutzeinstellungen
  Wenn Sie unter 16 Jahre alt sind und Ihre Zustimmung zu freiwilligen Diensten geben möchten, müssen Sie Ihre Erziehungsberechtigten um Erlaubnis bitten. Wir verwenden Cookies und andere Technologien auf unserer Website. Einige von ihnen sind essenziell, während andere uns helfen, diese Website und Ihre Erfahrung zu verbessern. Personenbezogene Daten können verarbeitet werden (z. B. IP-Adressen), z. B. für personalisierte Anzeigen und Inhalte oder Anzeigen- und Inhaltsmessung. Weitere Informationen über die Verwendung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Hier finden Sie eine Übersicht über alle verwendeten Cookies. Sie können Ihre Einwilligung zu ganzen Kategorien geben oder sich weitere Informationen anzeigen lassen und so nur bestimmte Cookies auswählen.
  Alle akzeptieren Speichern
  Zurück
  Datenschutzeinstellungen
  Essenziell (1)
  Essenzielle Cookies ermöglichen grundlegende Funktionen und sind für die einwandfreie Funktion der Website erforderlich.
  Cookie-Informationen anzeigen Cookie-Informationen ausblenden
  Name
  Borlabs Cookie
  Anbieter
  Eigentümer dieser Website
  Zweck
  Speichert die Einstellungen der Besucher, die in der Cookie Box von Borlabs Cookie ausgewählt wurden.
  Cookie Name
  borlabs-cookie
  Cookie Laufzeit
  1 Jahr
  Statistiken (1)
  Statistiken
  Statistik Cookies erfassen Informationen anonym. Diese Informationen helfen uns zu verstehen, wie unsere Besucher unsere Website nutzen.
  Cookie-Informationen anzeigen Cookie-Informationen ausblenden
  Akzeptieren
  Matomo
  Name
  Matomo
  Anbieter
  Produktiv sein
  Zweck
  Cookie von Matomo für Website-Analysen. Erzeugt anonymisierte statistische Daten darüber, wie der Besucher die Website nutzt.
  Host(s)
  www.ambranet.de
  Cookie Name
  _pk_*.*
  Cookie Laufzeit
  13 Monate
  Marketing (1)
  Marketing
  Marketing-Cookies werden von Drittanbietern oder Publishern verwendet, um personalisierte Werbung anzuzeigen. Sie tun dies, indem sie Besucher über Websites hinweg verfolgen.