text: Reisekostenabrechnung - Der Online-Steuerberater
  Zweckmäßige Aufzeichnungsmöglichkeiten
  Wenn Sie Verpflegungsmehraufwendungen ab 8 Stunden geltend machen bzw. die Kilometerpauschale ansetzen, müssen Sie den Reiseverlauf für jeden Gewerbetreibenden getrennt in einer Reisekostenabrechnung exakt festhalten.
  Bitte beachten Sie für den Ansatz der Pauschale Folgendes: Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden, ist der entsprechende Pauschalbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Bei der Abreise vom Ausland in das Inland ist der entsprechende Pauschalbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend. Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschalbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
  Reisebeginn und Reiseende müssen Sie mit Datum und Uhrzeit festhalten, die Gesamtstunden notieren, besuchte Personen (Kunden, Geschäftspartner etc.) mit Ort und Grund der Abwesenheit eintragen sowie den Übernachtungsort mit Kosten laut Beleg aufzeichnen. Dabei lassen sich folgende Aufzeichnungsmöglichkeiten zu Fahrzeug- und Reisekosten unterscheiden:
  Sofern Sie Ihr Fahrzeug mit der Kilometerpauschale ansetzen, sollten Sie nur das Formblatt der Reisekostenabrechnung verwenden. Würden Sie ein Fahrtenbuch führen, könnte daraus nämlich sofort eindeutig ersichtlich sein, dass Sie aufgrund einer geschäftlichen Nutzung des Fahrzeugs über 50 % nach den tatsächlichen Kosten abrechnen müssen.
  Wenn Sie tatsächliche KFZ-Kosten ansetzen und ein Fahrtenbuch führen, verwenden Sie nicht das Formblatt Fahrtenbuch und Reisekostenabrechnung (es dient nur als Beispiel, was aufgezeichnet werden sollte), da für die Akzeptanz des Fahrtenbuchs beim Finanzamt die o. g. Voraussetzungen zusätzlich eingehalten werden müssen (d. h. keine "Lose-Blatt-Sammlung" als Fahrtenbuch möglich). Kaufen Sie sich im Fachhandel ein geschlossenes Buch als Fahrtenbuch, in welchem Sie die Aufzeichnungen führen sollten.
  Im Fall der 1 %-Regelung müssen Sie die tatsächlichen KFZ-Kosten im Tagebuch aufzeichnen und das Formblatt der Reisekostenabrechnung nur verwenden, wenn Sie über 8 Stunden abwesend sind. Die gefahrenen Kilometer brauchen nicht aufgezeichnet zu werden. Dies ist sicherlich die einfachste Aufzeichnungsmöglichkeit. Allerdings ist es sehr sinnvoll für ca. 3 Monate das Formblatt Teilfahrtenbuch zu führen, um die über 50 % geschäftliche Nutzung (s. o.) für das Finanzamt auf Nachfrage plausibel machen zu können.
  Alle Fahrten, die sowohl betrieblichen als auch privaten Zwecken dienen, sollten sachgerecht, im Notfall mit einer eigenen Schätzung, aufgeteilt werden.