text: Bestandteil der Lohn- und Gehaltsunterlagen, die jeder Betriebsprüfer einsehen darf, sind gemäß einer Arbeitshilfe des Verlags für die Deutsche Wirtschaft AG,www.personalverlag.de: die Personalstammdaten:
  Bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums: die Staatsangehörigkeit und Aufenthaltserlaubnis
  Angaben, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebend sind
  Auch die Vorlage von Betriebsvereinbarungen, der Arbeits- und Ausbildungsverträge oder der Gesellschaftsverträge kann der Betriebsprüfer von Ihnen verlangen.
  Zu den Arbeiten im Personalbüro gehört auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Fürjeden versicherungspflichtigen und versicherungsfreien Arbeitnehmer müssen Sie ein Lohn- und Gehaltskonto führen. Neben den Brutto-/Nettoabrechnungen müssen Sie ein Lohn- oder Gehaltskonto monatlich, aber nach Jahren getrennt, fortschreiben.
  Die Einzugsstelle (Krankenkasse des Arbeitnehmers bzw. Bundesknappschaft) für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
  Das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie nach dem Lohnsteuerrecht keine Aufzeichnungspflicht besteht
  Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung
  Der nach Beitragsgruppen getrennte, vom Beschäftigten zu tragende Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag
  Das gezahlte Kurzarbeiter- oder Winterausfallgeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen
  Das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung; besondere Aufzeichnungen über beitragspflichtige Arbeitsentgelte sind entbehrlich, soweit das Wertguthaben 250 Std. Freistellung von der Arbeitsleistung nicht überschreitet; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen.
  Zu den Lohn- und Gehaltsunterlagen zählen auch die Durchschriften der Meldungen zur Sozialversicherung oder bei automatisiertem Meldeverfahren die Meldebescheinigungen bzw. deren Daten. Damit kann der Prüfer auch die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer Meldepflicht prüfen.
  Erklärung eines geringfügig Beschäftigten, wenn er auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet
  Die Niederschrift über die Inhalte der Beschäftigung entsprechend den Regelungen des Nachweisgesetzes (in der Regel der Arbeitsvertrag)
  Kopien der Anträge oder der Entscheidungen zur Feststellung einer Beschäftigung (um den Verdacht der Scheinselbstständigkeit auszuräumen) mit den von der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte für die Entscheidung benötigten Unterlagen
  Aufzeichnungen über Wertguthaben bis 250 Stunden. Aufzeichnungen über die Freistellung von der Arbeitsleistung.
  Auch wenn die Lohnunterlagen maschinell mit einem PC oder einer größeren EDV-Anlage geführt werden, müssen Sie die oben aufgezeigten Mindestanforderungenim Hinblick auf jeden Mitarbeiter erfüllen. Mit welchem System Sie dabei arbeiten und wie Sie Ihren Betrieb organisieren, ist dem Prüfer gleich.
  Neben den die Arbeitnehmer und die Meldungen betreffenden Unterlagen müssen Sie die die Beitragsberechnung und Beitragsabführung betreffenden Unterlagen bereithalten.
  Zur Prüfung der Vollständigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Eintragungen im Beitragsnachweis müssen Sie für jeden Abrechungszeitraum alle Beschäftigten listenmäßig und nach Einzugsstellen getrennt zusammenfassen.
  Gezahltes Kurzarbeiter- oder Winterausfallgeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen sowie die hierauf entfallenden Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung.
  Diese Sachverhalte einer Beitragsrechnung müssen Sie in der Krankenkassenliste besonders herausstellen:
  In der Zeit vom 1.1. bis zum 31.3. einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, das dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahres zugeordnet wird.
  Die Beiträge sind nach Beitragsgruppen zu summieren; aus den Einzelsummen ist die Gesamtsumme aller Beiträge zu bilden.
  Die in den Krankenkassenlisten zusammengefassten Gesamtsozialversicherungsbeiträge werden monatlich in einem Beitragsnachweis getrennt nach Krankenkassen aufgelistet. Diese Beitragsnachweise müssen Sie nach Monaten und Krankenkassen sortiert dem Betriebsprüfer vorlegen können. Auch Abrechnungen für Winterausfall- und Kurzarbeitergeld können verlangt werden.