text: Weltweites Qualitäts- und Informationsmanagement bei AB Enzymes mit M-Files - iinews - Der mobile Newsdienstiinews – Der mobile Newsdienst
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  Dafür suchte das Unternehmen nach einem System zum Management von Dokumenten und Prozessen, das nicht nur die speziellen Bedürfnisse des Qualitätsmanagements abbildet, sondern auch als universelle Plattform für das Informationsmanagement des gesamten Unternehmens dienen kann. Alle Beteiligten der weltweiten Organisation ? ob in der Entwicklung in Darmstadt, in der Produktion in Finnland oder in einem der zahlreichen Vertriebsbüros weltweit ? sollten jederzeit auf alle relevanten Dokumente in der richtigen Version zugreifen können. Die erforderlichen Arbeits- und Abstimmprozesse sollten dabei eingehalten und dokumentiert werden. Die dafür klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sollte im System verwaltet werden können und für alle Nutzer transparent sein.
  Die Verwaltung von Produktinformationen ? speziell Spezifikationen und Rezepturen ? bildet den dritten Bereich. Als wichtige Unternehmensgeheimnisse bilden sie den Kern des Geschäftserfolgs von AB Enzymes. Diese Assets galt es besonders zu schützen. Ein wichtiges Instrument für die Bewältigung der umfangreichen Unterlagen ist die konsequente Nutzung von Metadaten. Jedem Dokument in M-Files wird eine Klasse zugewiesen, die nicht nur die Metadatenstruktur definiert, sondern auch zur Steuerung der Zugriffsrechte genutzt werden kann. Alle Informationen in SAP können mit Informationen in M-Files verknüpft werden.
  Für diese drei Bereiche wurden drei sogenannte Vaults ? eigenständige Datenbereiche in M-Files ? angelegt. System und Daten werden dabei innerhalb des Unternehmensnetzes on premises verarbeitet und verwaltet. Berechtigte Nutzer können die für sie relevanten Informationen auch unterwegs offline nutzen, was vor der Einführung von M-Files nicht möglich war.
  Das Projekt wurde nach verbindlicher Zieldefinition und gründlicher Planung mit modernen Methoden des Projektmanagements umgesetzt. Dazu gehörte die Aufteilung in drei Unterprojekte und die Nutzung von Sponsoren in der Organisation. Besonderes Augenmerk wurde auf die Umsetzung eines Ownership-Modells gelegt: Für jede Information und jeden Prozess ist ein Owner festgelegt, der den Umgang mit dieser Information ? von der Versionierung bis zur Vergabe von Zugriffsrechten ? steuert.
  ?M-Files wirkt wie ein Katalysator. Es triggert die Diskussion über den richtigen Umgang mit Dokumenten und Prozessen und hilft uns, einheitliche Regeln umzusetzen und zu kontrollieren?, erklärt Dr. Susanna Eerola, Product Service Manager bei AB Enzymes GmbH.
  ?Unser Informationsmanagement mit M-Files entwickelt sich jeden Tag weiter?, führt Dr. Eerola weiter aus. ?Wir bauen Metadatenstrukturen und Prozessumsetzungen kontinuierlich aus. M-Files macht uns das so einfach, dass wir die Nutzer eng einbinden und sie ihre Ideen oft auch eigenständig umsetzen können. So kommen wir immer wieder schnell zu deutlich spürbaren Verbesserungen. Diese Erfolgserlebnisse sind für das Change Management sehr positiv.?