text: Wenn du denkst "Ich kann nicht mehr", muss jetzt eine Veränderung her | Büro-Kaizen
  Denken Sie in letzter Zeit oft "Ich kann nicht mehr"? Quellen Ihr Schreibtisch, Ihr Terminkalender und der Posteingang über von unerledigten Aufgaben und Sie fürchten, die Übersicht zu verlieren? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine nachhaltige Veränderung.
  Das Gefühl: "Ich kann nicht mehr", zeigt an, dass Veränderung notwendig ist.
  Von "Ich kann nicht mehr" zu "Ich habe alles im Griff"
  In allen beruflichen Bereichen wachsen die Anforderungen durch das Fortschreiten der Globalisierung und den Konkurrenzdruck. Wer hier bestehen will, muss die Produktivität seines Unternehmens steigern. Für Produktion und Fertigung ist dies längst selbstverständlich. Im Büro allerdings liegen noch viele Ressourcen, die entdeckt und genutzt werden wollen.
  Denn es geht nicht darum, dass Sie noch mehr arbeiten, sondern darum, dass die Abläufe effizienter und zeitsparender gestaltet werden. Im Ergebnis dieser Veränderung arbeiten Sie ruhiger, entspannter und trotzdem produktiver als vorher. Und das Gefühl "Ich kann nicht ", gehört der Vergangenheit an.
  Dabei erzielen schon kleine Veränderungen messbare Einsparungen von Zeit und Geld. Die dafür investierte Zeit zahlt sich umgehend aus. Mit meinen praxiserprobten Tipps gebe ich Ihnen Möglichkeiten an die Hand, die Sie direkt umsetzen oder als Anregung nutzen können. Lesen Sie hier, wie aus dem "Ich kann nicht mehr" ein "Ich habe alles im Griff" wird.
  Wenige Veränderungen führen von "Ich kann nicht mehr" zu "Ich habe alles im Griff." Klick um zu Tweeten
  Ich kann nicht mehr den Schreibtisch überblicken
  Aus zwei Ablageschalen sind zehn geworden, Stifte, Telefonverzeichnisse, Infomaterial und jede Menge Post-its mit Notizen und Gedächtnisstützen bedecken Ihre Arbeitsfläche.
  "Ich kann nicht mehr" – Ein vollgepackter Schreibtisch hemmt die Konzentration.
  An so einem Arbeitsplatz fällt die Konzentration schwer und viel Zeit geht mit dem Suchen von Arbeitsmaterialien verloren. In vier Schritten stellen Sie hier dauerhafte Ordnung her:
  1. Überflüssiges entsorgen
  Alles, was Sie nicht benötigen, entsorgen Sie. Gehen Sie dabei systematisch vor: Zuerst die Tischplatte, dann die Schubladen und zuletzt die Fläche unter dem Schreibtisch. Sortieren Sie frei gewordene Ablageschalen aus. Werfen Sie defekte Stifte und andere Büroutensilien weg. Trenne Sie sich von allem, was Sie nicht für Ihre Arbeit benötigen.
  Stellen Sie ausreichend große Behälter für Altpapier und Restmüll bereit.
  Tipp: Wenn Sie sich bei manchen Materialien unsicher sind, praktizieren Sie Wegwerfen auf Probe. Wie das geht, beschreibe ich in diesem Artikel.
  2. Jedes Ding hat seinen Platz
  Vielleicht haben Sie schon oft aussortiert und aufgeräumt und denken "Ich kann nicht mehr aufräumen, das hält ja sowieso nicht lange vor". Das vermeiden Sie, wenn Sie jedem Ding seinen Platz geben:
  Auf der Schreibtischfläche: Telefon, Computer, Sichtmappe, Lieblingsstift, Notizbuch, Posteingangsschale – mehr benötigen Sie hier nicht. In den Schubladen: Griffbereit liegen Telefonverzeichnis, Vertretungsplan und andere Materialien. Stifte, Locher und andere Bürowerkzeuge erhalten eine gesonderte Schublade. Idealerweise ist diese so unterteilt, dass nichts verrutschen kann.
  "Ich kann nichts mehr finden", gehört der Vergangenheit an, wenn jedes Ding seinen Platz hat.
  Mehr Tipps für einen dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch finden Sie in meinem Artikel "Werden Sie zum Leertischler!".
  3. Den Posteingang organisieren
  Hier ein Schreiben, dort eine Rechnung – schnell stapelt sich die Post und aus einem Ablagekorb werden drei, vier oder fünf. "Ich kann nicht mehr, wie soll ich das noch schaffen", denken Sie beim Anblick der Stapel und versuchen mit einer weiteren Ablageschale die Übersicht herzustellen. Mein Vorschlag geht in eine andere Richtung:
  Platzieren Sie eine einzige Posteingangsschale auf Ihrem Schreibtisch. Versehen Sie diese mit einem Schild, das Kollegen auf einen Blick zeigt, dass hier der Platz für die Post ist.
  Tipp: Laden Sie sich die Vorlage zum Posteingangsschild im Downloadcenter herunter.
  "Ich kann nicht mehr den Posteingang bewältigen" – Das ändert sich mit einer Posteingangsschale.
  Und so organisieren Sie täglich Ihren Posteingang – Entscheiden Sie bei jedem Schriftstück, wohin es gehört:
  Unwichtig: Papierkorb
  Nicht Ihre Aufgabe: Weiterleiten an den zuständigen Mitarbeiter
  Ablage: Gleich am richtigen Platz ablegen.
  Kurze Bearbeitungszeit: Alle Schriftstücke, die Sie in fünf Minuten erledigen können, bearbeiten Sie sofort.
  Lange Bearbeitungszeit: Alle Aufgaben mit längeren Bearbeitungszeiten terminieren Sie in Ihrem Zeitmanagement-System. Die Schriftstücke ordnen Sie entsprechend in Ihre Wiedervorlage ein. Wie das geht, beschreibe ich in meinem Blogartikel zur Wiedervorlage.
  Tipp: Richten Sie für die Bearbeitung der Eingangspost einen oder mehrere Zeitblöcke täglich ein. Am Ende des Arbeitstages ist Ihre Posteingangsschale leer.
  Extratipp: Auch für den digitalen Posteingang gibt es wirksame Strategien. Lesen Sie hier "Vier erprobte Tipps gegen die E-Mail-Flut".
  4. Alle Informationen bündeln
  Eine bunte Mischung aus Post-its sammelt sich rund um Ihren Monitor, auf der Schreibtischunterlage, an der Pinwand? Und manchmal ist gerade die Notiz verschwunden, die Sie dringend benötigen? Sie denken oft: "Ich kann nicht mehr alles im Kopf behalten, ich brauche eine praktische Gedächtnisstütze". Die gute Nachricht ist: Die Gedächtnisstütze, mit der Sie nichts mehr vergessen, gibt es schon. Sie heißt: Foliensichtbuch. Es ist einfach einzurichten und praktisch zu handhaben:
  1. Besorgen Sie eine Folienmappe. Das ist eine Mappe oder ein Ordner mit fest verschweißten Einsteckfolien.
  "Ich kann nicht mehr alles im Kopf behalten" – In einem Sichtbuch mit Inhaltsverzeichnis sind alle wichtigen Informationen in Rekordzeit zu finden.
  2. Reservieren Sie die erste Folie für das Inhaltsverzeichnis.
  3. Stellen Sie je eine Liste mit Informationen zusammen:
  Geschäftliche Telefonnummern und Ansprechpartner
  Ihrer Steuernummer, Versicherungsnummer und Bankverbindungen
  Ihre Kundennummern bei Lieferanten und Shops
  Ihre Preiskalkulation, so sind Sie jederzeit auskunftsfähig
  4. Jede Folie erhält eine Seitennummer.
  5. Ordnen Sie die Listen in die Folien ein und schreiben Sie ein aussagekräftiges Inhaltsverzeichnis.
  Ich kann nicht mehr – das war einmal
  Die beschriebenen Tipps bringen Ihnen gleich mehrere Verbesserungen:
  1. An einem aufgeräumten Schreibtisch arbeiten Sie konzentriert und effizient.
  2. Da jedes Ding seinen Platz hat, sparen Sie Zeit und Stress für das Suchen.
  3. Mit der Posteingangsschale haben Sie die Eingangspost zeitnah im Griff.
  4. Im Foliensichtbuch haben Sie alle Informationen griffbereit.
  So gehört Ihr "Ich kann nicht mehr" schon bald der Vergangenheit an.
  Meine kostenlose 12-teilige E-Mail-Serie "Endlich frei" enthält noch mehr praxiserprobte Strategien, wie Sie erfolgreich und gelassen arbeiten. Melden Sie sich gleich dafür an.
  Und Sie? – Wie wird bei Ihnen aus "Ich kann nicht mehr" ein "Ich habe alles im Griff?"
  Wie ist es bei Ihnen mit dem Gefühl von "Ich kann nicht mehr?" Mit welchen Veränderungen sind Sie wieder zu einer gelassenen, effizienten Arbeitsweise gekommen? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Erfahrungen!