text: AtourO Gruppenreisen: Infos für Multiplikatoren
  Sie sind gesellschaftlich aktiv? Sie lieben es, mit Menschen umzugehen?
  Sie gelten als zuverlässig und andere folgen gerne Ihrem Rat?
  Dann sind Sie als Leiter einer Gruppenreise geradezu prädestiniert. Wenn Sie nun noch in Ihrem privaten oder beruflichen Umfeld viel mit Menschen zu tun haben, ist es für Sie auch kein Problem, genügend Teilnehmer für eine tolle Reise zu begeistern.
  Was gibt es aber zu beachten?
  Auswahl eines zuverlässigen Reiseveranstalter
  Nichts ist schlimmer, als wenn Ihre Reise ausfällt, weil der Veranstalter pleite ist. Die Insolvenzversicherung schützt Ihre Reisegäste zwar vor finanziellen Einbußen, aber die Reise platzt. Dabei ist es heute für jedermann ganz einfach, sich über die Finanzkraft und Solidität des Reiseveranstalters zu informieren. Alle Gesellschaften gesetzlich verpflichtet, den Jahresabschluss im Elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Unter www.bundesanzeiger.de sind diese öffentlich zugänglich.
  Informationen über Gewinn und Verlust, Gewinn- und Verlustvortrag aus früheren Jahren, die Höhe von Eigenkapital, Kassenbestand, Forderungen und Verbindlichkeiten geben ein klares Bild. Natürlich möchten Sie für Ihre Reise den besten Preis. Aber seien Sie auf der Hut, dass der Veranstalter Ihren Auftrag nicht um jeden Preis haben will und alle anderen Anbieter unterbietet, weil er Ihr Geld braucht, um alte Rechnungen zu bezahlen.
  Sichern Sie sich gegen diese Schwarzen Schafe ab! Wir empfehlen Ihnen, das zu tun, damit Sie Ihren Reisegästen guten Gewissens versichern können, den Reiseveranstalter sorgfältig ausgesucht zu haben.
  Schon ab 20 Personen lässt sich eine schöne Gruppenreise organisieren. Es geht auch mit weniger Reisegästen, da aber verschiedene Kosten von der Gruppengröße unabhängig sind (z.B. Rundfahrten-Bus, Reiseleitung), werden sie auf die Teilnehmer verteilt. Je kleiner eine Gruppe also ist, umso teurer wird die Reise pro Person.
  Selbstverständlich ist es unser Bestreben, auch bei Unterschreiten der vereinbarten Mindestteilnehmerzahl keine Reise abzusagen. Nach dem Grundsatz "weniger verdient ist besser als nichts verdient" versuchen wir jede Reise durchzuführen. Nichts wäre schließlich schlimmer, als wenn Sie Ihre Reise absagen müssten, denn bei der nächsten Reise würde es dadurch schwer, die Mindestteilnehmerzahl zu erreichen.
  Wenn Sie unsicher sind, ob Sie die Mindestteilnehmerzahl erreichen können, empfehlen wir Ihnen zwei Vorgehensweisen: Zum einen können Sie eine unserer Zubucher-Reisen mit garantierter Durchführung anbieten. Wenn Sie bei einer solchen Reise die meisten Teilnehmer buchen, bekommen Sie einen Freiplatz (also auch bei weniger als 30 Personen). Eine andere Möglichkeit ist die Wahl einer Reise mit möglichst niedrigen Fixkosten. Dies könnte z.B. eine Reise mit Standorthotel sein. Wenn die Ausflüge zudem denen gleichen, die von den örtlichen Agenturen in den Hotels angeboten werden, könnten fremde Urlauber an Ihren Ausflügen teilnehmen. Auf diese Weise könnte Ihre Reise unabhängig vom Erreichen einer Mindestteilnehmerzahl angeboten werden.
  Die Beratung und Buchungsannahme für eine Gruppenreise fordert von Ihnen ein großes Engagement. Außerdem fühlen sich Ihre Reisegäste natürlich sicherer, wenn Sie selbst an der Reise teilnehmen. Während der Reise werden sich die Teilnehmer schließlich mit organisatorischen Fragen eher an Sie, statt an den dafür zuständigen örtlichen Reiseleiter wenden. Als Gegenleistung für Ihr Engagement gewähren wir Ihnen als Gruppenleiter daher bei Erreichen der vereinbarten Mindestteilnehmerzahl einen Freiplatz.
  Bei Bedarf können auch mehrere Freiplätze vereinbart werden, z.B. wenn Thema oder Art Ihrer Reise eine zusätzliche Begleitung erfordert. Bedenken Sie aber, dass Freiplätze wie Fixkosten behandelt werden und die Kosten durch Umlage auf die Reisegäste einen höheren Reisepreis zur Folge haben. Bitte glauben Sie uns, dass kein Veranstalter etwas zu verschenken hat. Lockangebote mit großzügigen Freiplatzregelungen haben meist einen Haken: Entweder wurde der Reisepreis erhöht oder an den Leistungen gespart.
  Werbeunterstützung / Preisgestaltung
  Im Rahmen unseres Service-Konzeptes bieten wir Ihnen umfangreiche Unterstützungsleistungen, wie z.B. Werbehilfen, einen Informationsabend, Erstellung und Versand von Reisebestätigungen, Rechnungen, Reiseunterlagen, Inkassoleistungen u.v.m. Wenn Sie wollen, brauchen Sie Ihre Reise nur noch auszuwählen und dann zu begleiten. Auf jeden Fall muss der Umfang unserer Serviceleistungen vorab festgelegt werden, damit die Kosten in der Kalkulation berücksichtigt werden können. Wenn Sie wollen, drucken wir für Sie farbige Prospekte oder machen ein Werbe-Mailing in Ihrer Zielgruppe.
  Für Ihre eigenen Bemühungen zur Bewerbung und Vorbereitung Ihrer Gruppenreise brauchen Sie natürlich einen Ersatz Ihrer Aufwendungen. In unseren Reisepreisen können wir daher einen angemessenen Werbekostenzuschuss vorsehen.
  Programmgestaltung - ein offenes Wort
  Die meisten unserer Reisevorschläge wurden so gestaltet, dass Programmanpassung an individuelle Vorstellungen problemlos und ohne hohe Mehrkosten realisierbar sind. So kann aus einem normalen Ausflugsprogramm ein landwirtschaftliches Fachprogramm werden, denn die Kosten für Bus und Reiseleitung sind im Grundpreis ja bereits berücksichtigt.
  Selbstverständlich ist es aber auch möglich, Ihre ganz individuelle Reise "maßzuschneidern". Gestatten Sie uns dazu ein offenes Wort: unsere Angebote sind generell durchdacht und detailliert recherchiert. Unseren Partnern und uns entstehen dadurch erhebliche Kosten. Wir rechnen im Durchschnitt mit ca. 400,- Euro pro individuellem Angebot. Sehr häufig erleben wir aber, dass Kunden in Unkenntnis dieser Kosten eine Anfrage an eine Vielzahl von Reiseveranstaltern richten. Unsere Chancen sind entsprechend gering, die Kosten verloren und die Zeit hätten wir sehr viel besser für die Betreuung anderer Kunden verwenden können. Es ist natürlich legitim Preise zu vergleichen oder auch einmal zu prüfen, was ein anderer Veranstalter anzubieten hat. Insgesamt sollte man für eine maßgeschneiderte Reise also nur eine sehr begrenzte Anzahl von Angeboten einholen. Denn bedenken Sie, wie Sie es beim Kauf eines Maß-Anzuges machen würden: Sie suchen sich zuerst einen Schneider aus, von dem Sie sich dann Ihren Anzug fertigen lassen, anstatt mehrere Schneider arbeiten zu lassen und sich dann den schönsten Anzug auszusuchen.
  Sicherheit für Sie und Ihre Reisegäste
  Ihre Reisegäste buchen Ihre Gruppenreise, weil Sie im Schutz der Gruppe eine fremde/fremdsprachliche Kultur kennen lernen wollen. Sie buchen bei Ihnen, weil Sie von Ihnen erwarten, dass Sie Ihre Gäste nicht enttäuschen werden. Für Sie ist daher ganz besonders wichtig, dass Sie den richtigen Partner und die richtigen Leistungen für Ihre Gruppenreise auswählen.
  Für ein Mindestmaß an Sicherheit sorgt die gewissenhafte Auswahl aller Leistungsträger: der Fluggesellschaft, des Hotels, der Agentur vor Ort. AtourO bietet Ihnen zusätzlich finanzielle Sicherheit. Wir verlangen von Ihnen keine Buchungsgebühr und auch keine Anzahlung. Wenn wir Ihre Reise wegen Nichterreichens der vereinbarten Mindestteilnehmerzahl tatsächlich einmal absagen müssen, so ist dies für Sie grundsätzlich kostenlos. Für Sie gibt es also keinerlei Risiko.
  Etwa vier Wochen vor Abreise wird der Reisepreis fällig. Zuvor haben Sie mit der Rechnung unseren Sicherungsschein erhalten, der Ihren Reisegästen dokumentiert, dass die gezahlten Reisepreise entsprechend der gesetzlichen Insolvenzversicherung abgesichert sind.
  Schließlich gibt der persönliche Kontakt das Gefühl der Sicherheit. Lernen Sie uns persönlich kennen! Gelegenheiten dazu gibt es viele: bei einem Informationsabend für die Interessenten Ihrer Reisen oder bei einem Treffen bei Ihnen oder in unserem Büro.
  Ihre Gesundheit ist uns wichtig. Bitte informieren Sie sich deshalb rechtzeitig über Infektions- und Impfschutz- sowie andere Prophylaxe-Maßnahmen; ggf. sollte ärztlicher Rat eingeholt werden. Auf allgemeine Informationen, insbesondere bei den Gesundheitsämtern, reisemedizinisch erfahrenen Ärzten, Tropenmedizinern, reisemedizinischen Informationsdiensten oder der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung, wird verwiesen.
  Für Detail-Informationen zu Ihrem Reiseziel klicken Sie unter Travelmed
  Der Gesetzrahmen stellt sicher, dass Pauschalreiseteilnehmer ein Höchstmaß an Sicherheit genießen. Reiseveranstalter haften heute sogar für Dinge, die sie nicht beeinflussen können, z.B. für Flugverspätungen, Busunfälle oder Feuer im Hotel. Selbstverständlich verfügt AtourO über Haftpflichtversicherungen und die gesetzliche Insolvenzversicherung, damit Ihnen und Ihren Reisegästen kein finanzieller Schaden entsteht. Davon können Sie sich im Reiseveranstalter-Branchenregister überzeugen.
  Wichtig erscheint uns aber daneben der Hinweis, dass die gesetzlichen Vorschriften jeden treffen, der als Reiseveranstalter auftritt. Dabei ist es unerheblich, ob dieser sich selbst als Veranstalter begreift. Veranstalter ist, wer dem Reisegast gegenüber diesen Anschein erweckt und wer mindestens zwei Reiseleistungen zu einem Paket bündelt und zu einem Pauschalpreis anbietet. Wer vor dem Gesetz als Veranstalter gilt, muss Vorauszahlungen auf den Reisepreis gegen die eigene Insolvenz versichern und dies durch die Übergabe eines Sicherungsscheines dokumentieren. Er haftet zudem für das Verschulden seiner Leistungsträger/Lieferanten, wie für sein eigenes Verschulden. Die Veranstaltung von Flugreisen gilt generell als gewerbliche Betätigung, so dass ein (steuerpflichtiges) Gewerbeanmeldungen vorzunehmen ist. Gemeinnützige Veranstalter laufen Gefahr, körperschaftssteuerpflichtig zu werden und den Status der Gemeinnützigkeit zu verlieren.
  Viele Anbieter sind sich dabei nicht im Klaren über ihren Veranstalter-Status und die rechtlichen Konsequenzen, wie z.B. zahlreiche Pfarrer oder Dozenten von Volkshochschulen. Diese organisieren ihre Gruppenreisen ohne jeden Versicherungsschutz selbst, damit die Reise billiger wird. Nicht auszudenken aber, wenn auf einer solchen Reise etwas passiert: Dann ist nicht nur der Reisegast finanziell geschädigt. Vor allem der nicht versicherte Gruppenleiter ist unter Umständen mit immensen Schadensersatzforderungen konfrontiert. Die Betätigung im Bereich der sogenannten 'Schwarz-Touristik' gilt zudem als Steuerhinterziehung ähnlich wie die Schwarz-Arbeit. Sicherheit und Rechtssicherheit sind nicht kostenlos. Vertrauen Sie also einem professionellen Reiseveranstalter und akzeptieren Sie einen etwas höheren Reisepreis, damit Sie weiterhin ruhig schlafen können.
  Ist ein Gruppenleiter-Freiplatz als geldwerter Vorteil einkommensteuerpflichtig? Das kommt darauf an: Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem Urteil vom 27.08.2002 klargestellt, dass bei einer Auslandsreise ein hinreichend konkreter beruflicher Anlass auch dann vorliegen kann, wenn es sich zwar um die Teilnahme an einer Gruppenreise handelt, die Organisation und Durchführung einer solchen Reise jedoch Dienstaufgabe des damit betrauten Arbeitsnehmers ist. Fallen für den Arbeitnehmer in diesem Zusammenhang Aufwendungen (Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen) an, sind diese als Werbungskosten bei offensichtlich unmittelbar beruflichem Anlass in vollem Umfang abzugsfähig. Es ist allerdings die Abgrenzung einer Dienstreise von einer privat veranlassten Reise vorzunehmen. Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen sind nicht abzugsfähig, wenn eine Reise auch nur teilweise privat veranlasst ist. Als teilweise privat veranlasst gilt, wenn der Gruppenleiter z.B. seine/n Ehegattin/-gatten mitnimmt. In diesem Fall ist dann auch für den Wert des Freiplatzes, also für den Reisepreis als geldwertem Vorteil Einkommensteuer abzuführen.