text: 10 wichtige PMO Erfolgsfaktoren - Checkliste zur Übersicht
  By Johann Strasser on 14. Dezember 2016 PMO
  Was liegt im Aufgabenbereich eines Project Management Office (PMO) und was nicht? Wie erreichen Sie mehr Akzeptanz und gleichzeitig Rückendeckung durch die Geschäftsführung?
  Wenn Sie sich mit dem Thema PMO beschäftigen, suchen Sie sicher nach hilfreichen Antworten auf diese Fragen.
  Und die finden Sie in diesem Artikel.
  Ob und wie schnell Ihr PMO zum Erfolg wird, ist abhängig von seinen Aufgaben und Möglichkeiten. Diese müssen individuell zu Ihrem Unternehmen und dem Projektmanagement-Reifegrad passen (siehe dazu auch: Standards im PMO).
  Die gute Nachricht: Trotz aller Unterschiede gibt es aber eine Reihe von allgemein gültigen Erfolgsfaktoren, die Sie aktiv für sich nutzen können. Hier lesen Sie die wichtigsten Punkte in Form einer Checkliste.
  Sie erfahren jeweils Ziel und Nutzen der folgenden Erfolgsfaktoren:
  Ausblick auf ein erfolgreiches PMO – Lernen von den Top-Performern
  Die kürzlich durchgeführten PMO-Umfrage 2020 lieferte wichtige Erkentnisse, die Sie bei der Vorgehensweise beeinflussen könnten.
  TPG The Project Group befragte 120 Unternehmen, die den Aufbau eines PMOs planen, welches die Hauptaufgaben ihres Wunsch-PMOs sind. Die drei wichtigsten Bereiche, die genannt wurden, waren:
  Methoden / Prozesse / Werkzeuge
  "Strategische Unterstützung" und "Ausbildung / Training / Coaching" waren die Bereiche, die sie am meisten ausbauen wollten, während sie sich auch Verbesserungen im "Multiprojektmanagement" und "Ressourcenmanagement" wünschten, siehe unten.
  Gewünschte PMO-Aufgaben (jährlich in Prozent) von Unternehmen ohne PMO, Quelle: PMO-Umfrage 2020
  In unserer Umfrage wurden auch 330 Unternehmen befragt, die bereits ein PMO haben. Wir haben sie gefragt, wie sie sich den Zeitaufwand ihres PMOs wünschen, d.h. welche Änderungen an der aktuellen Aufgabenverteilung ihres PMOs vorgenommen werden sollten.
  Gewünschte Veränderung der PMO-Aufgaben (jährlich in Prozent) von Unternehmen mit PMO, Quelle: PMO-Umfrage 2020
  Unsere Analyse, was Unternehmen, die ein PMO einrichten wollen, von Unternehmen lernen können, die erfolgreich ein PMO betreiben, insbesondere von Top-Performern (die in mehr als 80% ihrer abgeschlossenen Projekte Termine, Budgets und Qualitätsanforderungen einhalten):
  Empfehlungen zum PMO-Setup aus der PMO-Umfrage 2020″
  Es zeigt sich, dass Unternehmen, die ein PMO einführen wollen, noch stärker auf Schulungen und strategische Unterstützung setzen sollten. Zumindest eine Basisschulung kann fast sofort nach etablierten Standards angeboten werden. Die strategische Unterstützung umfasst auch die Auswahl von Ideen und Projekten, was einer der wichtigsten Aspekte ist. Auch wenn dies erst später in den bestehenden PMOs etabliert wurde, ist das kein Grund, dies zu verzögern.
  Die Transparenz im Ressourcenmanagement wurde oben als Hindernis für die Einführung eines PMOs genannt bzw. sollte in bestehenden PMOs erhöht werden, um den Nutzen zu steigern. Hier sehen wir die größte Lücke zwischen den Top-Performern und den Low-Performern: das strategische Ressourcenmanagement – die langfristige Kapazitätsplanung."
  Quelle: PMO Survey 2020, Teil 2, S.52
  Wenn Sie sich für diese Themen interessieren, lesen Sie unsere Artikel über verbessertes Ressourcenmanagement und strategische Kapazitätsplanung.
  Behalten Sie diese Gedanken im Hinterkopf, wenn Sie Ihr PMO einrichten. Lassen Sie uns nun zurück zu unserer Checkliste der Erfolgsfaktoren kommen.
  Wichtig: Kommunizieren Sie klar und deutlich, wo Ihr Zuständigkeitsbereich beginnt, aber auch was nicht mehr zu Ihren Aufgaben gehört!
  Das Etablieren eines Project Management Offices ist meist ein politisch heikles Thema. Daher brauchen Sie Meldungen zu positiven Veränderungen.
  Ziel und Nutzen: Regelmäßiges Aufzeigen des Fortschritts weist den Mehrwert des PMOs nach.
  Eine wichtige Rolle für den Erfolg des neuen PMOs spielt die Unternehmenskultur.
  Der Erfolg eines PMOs lässt sich auch daran messen, wie viel Transparenz im Unternehmen von allen Beteiligten tatsächlich gelebt wird. In der Regel heißt es "Transparenz ist schön – aber nur bei den anderen".
  Transparenz müssen Sie sich in Teilen auch erkämpfen. Denn die wenigsten Beteiligten warten darauf im eigenen Bereich Schwachstellen sichtbar zu machen.
  Ziel und Nutzen: Mehr Transparenz deckt Schwachstellen auf
  Das PMO ist maßgeblich verantwortlich für das Fördern der Effizienz im Projektmanagement im Unternehmen.
  Anschließend ist sicherzustellen, dass die Weiterleitung des Beschlossenen in alle Ebenen erfolgt. Jeder muss zeitnah erfahren, was entschieden wurde und wie sich dies auf seine Arbeit auswirkt.
  Zuletzt: Damit die Aufgaben durch die neuen PMO Mitarbeiter auch verlässlich durchgeführt werden können, sollten Sie nicht mit zu vielen PMO-Aufgaben gleichzeitig starten.
  Die Akzeptanzkurve beim Einführen eines PMOs
  Andererseits muss aber auch die Organisation die Änderungen verkraften. Hier unterstützt ein begleitendes Änderungsmanagement.
  In diesem Artikel haben Sie zehn grundlegende Erfolgsfaktoren kennengelernt.
  Mit dieser Checkliste können Sie sich gut auf die Einführung Ihres eigenen PMOs vorbereiten. Ein interessanter Artikel für Sie in diesem Zusammenhang ist auch: > Wie Sie erfolgreich ein PMO einführen.
  Oder aber Sie steigern Projektmanagement-Reifegrad Ihres Unternehmens durch Berücksichtigen des ein oder anderen Punktes.
  Haben Sie Fragen oder haben wir einen Erfolgsfaktor vergessen? Nutzen Sie bitte jetzt die Kommentarfunktion unten. Vielen Dank.