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  By Michael Schenkel on	 12. August 2014 Gastbeitrag, Software
  Im Zuge der Beschaffung, Einführung und dauerhaften Nutzung einer Software fallen Kosten an. Gleichzeitig will jedes Unternehmen Kosten reduzieren. Die Lizenzen kosten Geld, ebenso die Wartung und Pflege. Wo lässt sich also Geld einsparen? Schnell lautet die Antwort: bei der Einführung.
  Für die Einführung einer Projektmanagement-Software gilt es, Ziele zu definieren, Beteiligte zu integrieren, ein getaktetes Vorgehen festzulegen und eine gemeinsame Teamstruktur zu etablieren. Es kommt also auf Inhalte, Struktur und Vorgehen an.
  • Welche Anwendergruppen gibt es und was gilt es bei ihnen besonders zu beachten?
  • Welche Ziele und Herausforderungen hat jede Anwendergruppe?
  • Wie ist die Stimmung in den Gruppen, welche Konfliktfelder und Sorgen bestehen?
  • Was soll mit der Einführung konkret erreicht werden?
  • Was soll nach der Einführung anders sein?
  • Woran wird das Unternehmen merken, dass etwas besser wurde?
  • Wer sind die Ansprechpartner im Unternehmen und beim Lieferanten während der Einführung und wie erfolgt die Kommunikation?
  • Welche Priorität genießt die Einführung im Vergleich zu laufenden Tätigkeiten?
  • Wer ist nach der Einführung der verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen und wer wirkt bei der Einführung aktiv mit?
  • Festlegung der groben und detaillierten Vorgehensweise (realistischer Zeit- und Kostenrahmen), inklusive Terminierung und Überwachung von Meilensteinen
  • Iterative Gelegenheit zum Sammeln von Erfahrungen (auch zur Risikominimierung)
  • Konfiguration und Customizing der Lösung
  • Erarbeitung von rollenbezogenen Schulungen und Durchführung dieser Schulungen für Benutzergruppen
  • Eventuell Key User Ausbildung
  • Institutionalisiertes Feedback hinsichtlich Usability, Qualitätssicherung und neuer Anforderungen
  • Laufendes Projektcoaching zur Mitarbeiterbetreuung und Weiterentwicklung der Lösung
  • Internes Marketing mit Mitarbeiterdiskussionen und Management-Präsentationen
  Fazit: Die gezielte Einführung einer Projektmanagement-Software ist ein notwendiger Schritt, ganz gleich wie leicht sie anzuwenden scheint. Der Umfang einer Einführung hängt von der Art der Software und den konkreten Zielen ab. Der wichtigste Faktor ist der Mitarbeiter, denn ohne seine Akzeptanz wird die Einführung nicht gelingen.
  Welche Erfahrungen haben Sie denn bei der Einführung von Projektmanagement-Software? Gibt es weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen würden? Und was klappt in der Praxis besonders gut? Über einen Meinungsaustausch würde ich mich sehr freuen!