text: Statt sich über nicht erfüllte Anforderungen und Qualitätskriterien zu ärgern, ist es besser, das bisher Erreichte anzuerkennen. Darauf aufbauend können lösungsorientierte Maßnahmen entwickelt werden, um die Defizite zu beheben. Das Reiz-Reaktions-Schema "Beobachten > Interpretieren > Bewerten > Emotion > Reaktion" hilft dabei, Qualitätsprüfungen und andere Controlling-Aktivitäten konstruktiv zu gestalten.
  jnjhuz - stock.adobe.com
  Teamführung: z.B. um konstruktives Feedback an Teammitglieder zu geben
  Sprint Review: z.B. um wertschätzend die Leistung der Entwickler zu beurteilen
  Qualitätsprüfungen: z.B. um Fragen zu stellen, statt Fehler zu kritisieren
  Projektcontrolling: z.B. um Plan-Ist-Differenzen als Handlungsansätze zu verstehen
  Retrospektiven: z.B. um gemeinsam nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen
  Abnahmen: z.B. um kooperative Lösungsmöglichkeiten mit dem Lieferanten auszuhandeln
  Menschen neigen häufig dazu, vorschnell und unüberlegt Zusammenhänge herzustellen, die es so gar nicht gibt. Sie verwechseln scheinbar objektive Wahrheiten mit subjektiven Konstruktionen. Woran liegt das? Unsere Sinne sind meist maßlos damit überfordert, die auf uns hereinprasselnden Informationen vollständig aufzunehmen, geschweige denn sie immer fehlerfrei zu verarbeiten. Mal versäumen wir bestimmte Signale, mal deuten wir sie falsch. Wir können uns den Prozess der Signalverarbeitung vereinfacht in fünf Schritten vorstellen.
  Diese fünf Stufen sind eine Art Reiz-Reaktions-Schema, das grundsätzlich in jeder Kommunikationssituation greift. Im Projektmanagement ist es besonders bedeutsam bei jeder Art von Vergleichen des Ist-Zustandes mit dem geplanten oder geforderten Zustand, wie z.B. bei Qualitätsprüfungen. Das bewusste Arbeiten mit BIBER erfordert keinen zusätzlichen Zeitaufwand außer eines kurzen Innehaltens und Hinterfragens. Vielmehr verändert es die Herangehensweise an erkannte Defizite. Es erleichtert die lösungsorientierte Zusammenarbeit und kann dadurch sogar Zeit und Kosten einsparen.
  Konstruktive Kultur der Zusammenarbeit im Projektteam
  Lösungsorientierte Reaktionen auf erkannte Defizit
  Vermeiden von Ärger und anderen negativen Emotionen
  Aufbau einer Fehlerkultur
  In einer auf Nachforderungen ausgerichteten Umgebung nur eingeschränkt einsetzbar
  Die persönliche Identifikation mit dem gesetzten Ziel und der Ehrgeiz, dieses zu erreichen, kann dadurch reduziert werden.
  Bereitschaft und Fähigkeit zur Selbstreflexion
  BIBER kann jede Person für sich anwenden.
  Gesicherte Informationen über den zu beurteilenden Ist-Zustand.
  Dokumentation über den geforderten Zustand (z.B. Qualitätskriterien, Definition of Done, Spezifikation, Protokolle)
  Die Methode habe ich selbst entwickelt, sie lehnt sich aber an gängige Modelle der Wahrnehmungspsychologie an. Ziel war, mithilfe eines einprägsamen Akronyms die abstrakten und verschachtelten Zusammenhänge in der Praxis erfahrbar zu machen. Siehe auch:
  S-R-Modell
  So vermeiden Sie mit BIBER Ärger und Konflikte
  Das fünfstufige Reiz-Reaktions-Schema BIBER gilt allgemein für alle Wahrnehmungen. Hier beschreibe ich es für Ereignisse im geschäftlichen Umfeld, bei denen ein Status (z.B. Termintreue eines Arbeitspakets) oder ein Ergebnis (z.B. ein fertiggestellter Liefergegenstand) kommuniziert wird. Bei Ereignissen dieser Art vergleicht der Empfänger stets den Ist-Zustand mit seiner Erwartungshaltung.
  Bleibt der Ist-Zustand hinter der Erwartungshaltung zurück, kann dies beim Empfänger Verärgerung auslösen, der zu einem Konflikt eskalieren kann (siehe Methode "9 Eskalationsstufen").
  Im Folgenden stelle ich die fünf Elemente Beobachten, Interpretieren, Bewerten, Emotion und Reaktion (BIBER) vor. Dabei erläutere ich, wie Sie selbst auf diese Elemente Einfluss nehmen und damit ihren inneren Zustand positiv beeinflussen können. Anhand von drei Beispielen illustriere ich, wieviel Ärger Sie sich damit ersparen und welchen Handlungsspielraum Sie sich schaffen können.
  Beispiel 1: 8 statt 12 User Storys
  Die Entwickler haben sich dazu committet, zwölf User Storys im aktuellen Sprint abzuarbeiten. Beim Sprint Review präsentieren sie Ihnen als Product Owner aber nur acht. Die anderen vier User Storys verschiebt es auf den nächsten Sprint.
  Beispiel 2: Mehrkosten für Sonnenschutz
  Bei der Begehung Ihres neuen Bürogebäudes stellen Sie fest, dass die Verschattung der Dachterrasse nicht gebaut wurde, obwohl sie im Modell, das auf Ihrem Schreibtisch steht, vorhanden ist. Bei der Analyse der detaillierten Leistungsverzeichnisse stellt sich heraus, dass die Verschattung tatsächlich nicht angeboten und damit auch nicht beauftragt wurde. Wenn Sie als Bauherr die Verschattung nachträglich realisieren wollen, müssen Sie mit Mehrkosten von 200 TEuro rechnen.
  Beispiel 3: Pedelec "Ralley King"
  Als Produktmanager des neuen Pedelecs "Ralley King" ist es Ihr Ehrgeiz, eine Reichweite von mindestens 200 km zu garantieren. Der stolz von den Entwicklern präsentierte Prototyp kommt unter den von Ihnen definierten Testbedingungen aber nur auf 150 km.
  Mithilfe Ihrer Sinne nehmen Sie unentwegt Ihre Umgebung wahr. Von zentraler Bedeutung sind dabei Sehen und Hören. In der Kommunikation hören Sie Worte und Stimmen, Sie sehen die Körpersprache. Es kommt dabei immer zu Informationsverlust, weil Sie nicht alle Signale erfassen können. Das nennt man selektive Wahrnehmung. Angewendet auf die drei Beispiele können wir hinsichtlich des Beobachtens festhalten:
  User Storys: Fakt ist, dass zwölf Stories vereinbart waren, aber nur acht geliefert wurden. Das Defizit in Höhe von vier ist nicht Ihre Einbildung, sondern objektiv für alle sichtbar. Es kann keine zwei Meinungen geben.
  Sonnenschutz: Fakt ist ein gravierender Unterschied zwischen Modell und Leistungsverzeichnis. Während die Beschattung im Modell sichtbar (beobachtbar) ist, fehlt sie im schriftlichen Auftrag. Auf Ebene der Beobachtungen gibt es somit einen Konflikt, denn beides kann nicht stimmen. Es muss ein "Fehler" passiert sein, denn im Idealfall wären Modell und Verzeichnis einheitlich.
  Pedelec: Fakt ist, dass Sie 200 km Reichweite erhofft bzw. erwartet hatten, aber nur 150 km Reichweite geliefert wurde. Diese Diskrepanz ist weniger sichtbar als im Beispiel des Sonnenschutzes und es wäre zu klären, ob Ihr 200-km-Ziel vorher klar und eindeutig kommuniziert worden ist (mündlich versus schriftlich, allen gegenüber oder nur einzelnen, einmalig versus mehrmals, etc.).
  In Projekten arbeiten Sie oft mit Menschen zusammen, die Sie nicht gut kennen. Schnell entstehen unter diesen Umständen Missverständnisse und Konflikte, die den Projekterfolg ernsthaft gefährden können.
  Menschen & Teams führen
  ©️ mahesh - stock.adobe.com
  Websession: Sand im Prozessgetriebe? Mit SIPOC finden Sie heraus, wo es hakt!
  Hexelschneider
  "Bei ... ansetzen" finde ich…
  "Bei ... ansetzen" finde ich sehr hilfreich flexibel. Danke!
  Darum ist der Biber mein Lieblingstier :-)
  Die Analyse, warum wir uns ärgern und wie wir den Ärger vermeiden und uns den Alltag angenehmer machen können, ist wirklich gut gelungen. Auch wenn wir selber ja oft unter Druck stehen und deshalb verägert und frustriert sind, und gar nicht so sehr wegen der nicht erreichten Ziele. Der Artikel bietet hilfreiche Alternativen mit anschaulichen Beispielen aus der Praxis. Man kennt die Schritte ja auch schon aus der eigenen Erfahrung und Reflexion.
  Aber da der Biber mein Lieblingstier ist, gehört dieser Artikel ab sofort zu den TOP 5 meines Standard-Reportoires. :-)