text: Wenn wir uns morgens gähnend mit einem Espresso an den Schreibtisch setzen, haben viele von uns bereits einen minutiös geplanten Tagesablauf vor sich. Andere wiederum lassen sich überraschen und nehmen die Dinge, wie sie kommen. So unterschiedlich die beiden Ansätze sein mögen – ihnen ist gemeinsam, dass zahlreiche Aufgaben erledigt werden müssen. Und da wollen wir gleich ansetzen: „Müssen“ diese Aufgaben wirklich erledigt werden? Unterziehen Sie probehalber mal eine bestimmte Aufgabe einer Prüfung: Fragen Sie sich, was der Sinn und Nutzen dieser Aufgabe ist. Wird sie gemacht, weil es schon seit Jahren so ist? Wird sie gar doppelt gemacht? Oder noch übler: Fragt überhaupt irgendjemand danach? Machen Sie sich da womöglich eine Arbeit völlig umsonst, weil Ihre Informationsmail im virtuellen Mülleimer landet?
  Haben Sie Mut und beginnen Sie ein beherztes Streichkonzert! Stop doing the wrong things! Sie werden überrascht sein, wie viele Aktionen gar nicht nötig sind: Haben Sie vielleicht seit Jahren in mühseliger Handarbeit Zahlen in eine Excel-Tabelle eingetragen, so lassen sich diese möglicherweise automatisch aus dem SAP auslesen oder sind überhaupt nicht mehr gefragt. Gehen Sie jetzt nicht gleich in die Defensive: „Aber der Chef will doch, dass ich dies und das liefere!“ Mag ja sein, aber hinterfragen Sie alles, was Sie während des Tages tun. Durchkämmen Sie minutiös das gesamte Arbeitsumfeld von der Infrastruktur über die Sitzungskultur bis zum detaillierten Arbeitsschritt:
  Muss ich tatsächlich drei verschiedene Tabellen ähnlichen Inhalts an drei verschiedene Abteilungen senden?
  Sie werden jede Menge Einsparpotential finden, das sich nicht nur in der Zeit, sondern letztlich auch im Geldbeutel der Firma zeigt. Plötzlich finden Sie und Ihre Mitarbeitenden wieder Zeit für die richtigen Dinge: vielleicht eine Recherche, eine lange aufgeschobene, aber wichtige Spezialaufgabe oder gar einen internen Kurs. Auch wenn Sie als Assistentin möglicherweise genauso betriebsblind sind wie alle andern: Seien Sie mutig und schauen Sie mal aus der Vogelperspektive auf Ihren Arbeitsplatz, Ihre nähere Arbeitsumgebung und dann auf die gesamte Firma. Da gibt es sicher jede Menge Aktionen, die unreflektiert weiterlaufen und deren Sinn und Zweck mehr als fragwürdig ist.