وبالإضافة إلى مذكرات المعلومات السابقة التي وزّعت على مجلس الإدارة في 10 كانون الأول/ديسمبر 2001 و 28 أيار/مايو 2002 و 11 تشرين الثاني/ نوفمبر 2002، أعدّت الأمانة مذكرة معلومات مؤرخة 5 حزيران/يونيه 2003 تتضمن تفاصيل عن سياسة الأرشفة المقترحة.
In addition to the previous information notes distributed to the Governing Council on 10 December 2001, 28 May 2002 and 11 November 2002, the secretariat prepared an information note, dated 5 June 2003, containing the details of the proposed archiving policy.