وتم التوضيح من جهة أخرى لوجوب تقديم الهيئات الفرعية الطلب لإدخال استثناءات على أساس سنوي ومنح إدارة شؤون الجمعية العامة وخدمات المؤتمرات الفرصة لمناقشة احتياجاتها الفعلية من خدمات المؤتمرات أثناء فترة تشهد زيادة في حجم العمل تقضي في بعض الأحيان إلى خفض الطلبات.
On the other hand, it was explained that the requirement that subsidiary bodies must make the request for exception on an annual basis had provided the Department for General Assembly and Conference Management with an opportunity to discuss their real conference-servicing needs during a very high-volume period, leading in some cases to a reduction in demand.