22 - تتمثل التوصية الأساسية في اتخاذ الخطوات التالية - إذا لم تكن قد اُتخذت بعد - قبل استحداث و/أو تطوير نظام جديد للمعلومات الإدارية: (أ) تبسيط عمليات وإجراءات وممارسات العمل الحالية بطريقة تتيح دعم الإدارة القائمة على النتائج، وتحديد المتطلبات الوظيفية اللازمة لتلبية أهدافها الحاسمة استنادا إلى عمليات/إجراءات/ممارسات عمل مبسطة، مع إيلاء الاعتبار الواجب لاحتمال الاستعانة بمصادر خارجية لأداء وظائف الدعم من قبيل كشوف المرتبات والمحاسبة وما غير ذلك؛ (ب) وضع خطة لتوحيد النظم الإدارية المختلفة (من قبيل نظم إدارة الموارد المالية والبشرية) بغية استحداث/تطوير وتوحيد نظام للمعلومات الإدارية على نطاق المنظومة من قبيل نظام تخطيط موارد المؤسسات؛ (ج) إجراء استعراض متعمق لمدى قدرة تطبيقات نظام تخطيط موارد المؤسسات على أداء وظائفه، وإجراء تحليل للتكاليف والفوائد لمختلف الخيارات المتاحة لكل منظمة (من قبيل تطوير الخدمات داخل المنظمة، وتقاسم الخدمات مع منظمات الأمم المتحدة الأخرى، وشراء مجموعة خدمات تجارية تنطوي على احتمال إجراء تغيير في الإجراءات من أجل التكيف مع أفضل الممارسات السائدة في الصناعة بدلا من تعديل المنتجات التجارية “حسب الطلب” لتلائم متطلبات المنظمات)، مع مراعاة ضرورة التعاون والتنسيق فيما بين الوكالات إلى أقصى قدر ممكن؛ (د) تقديم تقارير، للاستعراض واتخاذ الإجراء المناسب، عن التدابير المتخذة بشأن ما ورد أعلاه، وتقديم تقارير على أساس دوري بشأن التقدم المحرز في تنفيذ مشروع نظام المعلومات الإدارية.
The main recommendation is to take the following steps - as far as they have not yet done so - prior to introducing and/or developing a new management information system: (a) streamline existing work processes, procedures and practices in such a way as to support results-based management, and identify functional requirements to meet their critical objectives on the basis of streamlined work processes/procedures/practices, with due consideration of a possible outsourcing of support functions such as payroll, accounting etc.; (b) establish a plan for integrating various management systems (such as financial and human resources management systems), with a view to introducing/developing and integrating organization-wide management information system such as the Enterprise Resource Planning (ERP); (c) carry out an in-depth review of functionality that ERP applications can provide, and make a cost-benefit analysis of various options available to each organization (such as developing in-house, sharing services with other United Nations organizations, buying a commercial package, including the possibility of changing procedures to adapt to the best industry practices rather than “customizing” commercial products to adapt to the requirements of the organizations), bearing in mind the need, to the extent possible, for interagency cooperation and coordination; (d) report, for review and appropriate action, on the measures taken on the above, and, on a regular basis, on the progress made in management information system project implementation.