على الوزارة ومكاتبها الاحتفاظ بصورة من المستندات والوثائق الخاصة بتأسيس الجمعيات والمؤسسات التي تم تسجيلها وإشهارها وفتح حساب ومسك السجلات وإجراءات القيد الخاصة بها وتحدد اللائحة أنواع السجلات والبيانات وإجراءات القيد منها والشطب منهاكما تنص المادة (23) الفقرة أ - من ذات القانون على ما يلي:
“The Ministry and its Offices shall keep a copy of documents and papers concerning the establishment of registered associations and institutions, shall publish them, and concerning accounting and record-keeping and related procedures.”