وتقوم الأمم المتحدة، عند الطلب، بترتيب الانتقال، حيثما كان ذلك ممكنا، بين عاصمة الدولة العضو ومكان الاجتماع، ولهذا الغرض ينبغي للوفود إرسال مذكرة شفوية موضحا عليها الاسمان الأول والأخير للمسافر (المسافرين) ومواعيد الوصول إلى نيويورك ومغادرتها وكذلك رقم الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني للمسافر و/أو الشخص الممكن الاتصال به في نيويورك.
If requested, the United Nations would arrange transportation, wherever possible, between the capital city of a Member State to the place of the meeting; for this purpose, delegations should send a “Note Verbale” indicating first and last names of the traveller(s), dates of arrival to, and departure from, New York and should include the fax number and e-mail address of the traveller and/or contact person in New York.