وليس الغرض منهما مجرد التركيز على بنود جدول الأعمال المختلفة في الاجتماعات التحضيرية وحفز مناقشة القضايا التي تحظى بالاهتمام الرئيسي، انما الغرض منهما أيضا تحديد خيارات السياسات من منظور اقليمي لكي ينظر فيها المؤتمر الحادي عشر، بالاضافة الى الحصول على أحدث المعلومات ذات الصلة لادراجها ضمن ورقات العمل المقدمة للمؤتمر.
They are intended not only to focus on the different agenda items at the preparatory meetings and to stimulate discussion of issues of major concern, but also to identify policy options from a regional perspective for consideration by the Eleventh Congress, as well as to obtain relevant and updated information for inclusion in the working papers for the Congress.