Likewise, the Office of Central Support Services is introducing the following process improvements: (a) hard-copy requisitions for services are being replaced by web-based requisitions monitored by a centralized tracking system; (b) the telephone directory will be made available online and the number of directories printed will be limited, as many users have access to the Intranet; (c) the mailing of books and documents previously dispatched through the postal service is being transferred to a re-mailing contractor; (d) new inventory procedures will result in the discontinuation of manual data-handling following the introduction of bar code scanning; (e) purchase orders are no longer distributed manually since the introduction of a digital sender to distribute copies to requisitioners and others; (f) tender documents for air charter freight-forwarding and ship charter services are being distributed by e-mail to save on communication cost; and (g) the Archives and Records Management Section is converting paper-based resources to an electronic format.
Le Bureau des services centraux d'appui, de son côté, apporte les améliorations suivantes : a) les demandes de fourniture de services ne doivent plus être présentées sur support papier mais par voie électronique, le système centralisé assurant leur suivi; b) le répertoire téléphonique pourra être consulté en ligne, ce qui réduira le nombre d'exemplaires sur support papier, nombre de ses utilisateurs ayant accès à l'Intranet; c) l'acheminement des ouvrages et documents expédiés jusque-là par voie postale sera assuré par un sous-traitant; d) l'utilisation de lecteurs de codes à barres simplifiera les procédures d'inventaire en éliminant le traitement manuel des données; e) grâce à l'automatisation de l'envoi des bons de commande aux demandeurs de services et autres personnes intéressées, la distribution manuelle de ces documents a pu être supprimée; f) les appels d'offres pour la prestation de services de fret aérien ou l'affrètement de navires sont transmis par voie électronique afin de réduire les frais de communication; g) la Section des archives et des dossiers convertit au format électronique les documents sur support papier.