Mr. Chen Jian (Under-Secretary-General for General Assembly and Conference Management), responding to questions that had been raised, said that better planning on the part of intergovernmental bodies offered the best chance for increased efficiency in the utilization of conference resources. Early preparation of work programmes so that documents could be slotted accordingly and advance notification of the cancellation of meetings were two of the best ways to improve the overall rate of utilization.
M. Chen Jian (Secrétaire général adjoint aux affaires de l'Assemblée générale et à la gestion des conférences), répondant aux questions des délégations, dit qu'une planification plus fiable de la part des organes intergouvernementaux est le meilleur moyen d'optimiser l'utilisation des ressources affectées aux services de conférence, les deux aspects les plus importants étant l'élaboration des programmes de travail suffisamment à l'avance, pour faciliter la programmation de la production des documents, et la notification immédiate du Secrétariat en cas d'annulation d'une séance.