The main recommendation is to take the following steps - as far as they have not yet done so - prior to introducing and/or developing a new management information system: (a) streamline existing work processes, procedures and practices in such a way as to support results-based management, and identify functional requirements to meet their critical objectives on the basis of streamlined work processes/procedures/practices, with due consideration of a possible outsourcing of support functions such as payroll, accounting etc.; (b) establish a plan for integrating various management systems (such as financial and human resources management systems), with a view to introducing/developing and integrating organization-wide management information system such as the Enterprise Resource Planning (ERP); (c) carry out an in-depth review of functionality that ERP applications can provide, and make a cost-benefit analysis of various options available to each organization (such as developing in-house, sharing services with other United Nations organizations, buying a commercial package, including the possibility of changing procedures to adapt to the best industry practices rather than “customizing” commercial products to adapt to the requirements of the organizations), bearing in mind the need, to the extent possible, for interagency cooperation and coordination; (d) report, for review and appropriate action, on the measures taken on the above, and, on a regular basis, on the progress made in management information system project implementation.
La principale recommandation est que les organismes prennent les mesures suivantes - s'ils ne l'ont pas encore fait - avant d'adopter et/ou de mettre en place un nouveau système de gestion de l'information : a) rationaliser les processus, procédures et pratiques actuels, de manière à appuyer le principe de la gestion axée sur les résultats, et déterminer les besoins fonctionnels pour répondre à leurs objectifs critiques sur la base de cette rationalisation, en envisageant si possible de confier à des entreprises extérieures les fonctions d'appui telles que l'établissement des états de paie, la comptabilité et d'autres fonctions similaires; b) élaborer un plan pour l'intégration des divers systèmes de gestion (tels que les systèmes de gestion financière et de gestion des ressources humaines), afin d'adopter un système de gestion de l'information tel que le logiciel Planification des ressources de l'entreprise et de l'intégrer à l'échelle du système; c) procéder à un examen approfondi de la fonctionnalité que peut offrir le logiciel Planification des ressources de l'entreprise et à une analyse des diverses options possibles pour chaque organisation (notamment mise au point interne par le personnel de l'organisation, échange de services avec d'autres organismes des Nations Unies, achat d'un progiciel commercial, y compris la possibilité de modifier les procédures pour s'adapter aux meilleures pratiques en la matière plutôt que de « personnaliser » des produits commerciaux pour les adapter aux besoins des organisations), en ayant à l'esprit la nécessité de favoriser, dans la mesure du possible, la coopération et la coordination interorganisations; d) faire rapport, pour examen et suite à donner, sur les mesures prises au sujet de tout ce qui précède et, à intervalles réguliers, sur les progrès accomplis dans l'exécution du projet concernant les systèmes de gestion de l'information.