وتقـــدم مكاتب رؤساء المجموعات الإقليمية طلبات توفير المرافق خطيا، إما إلى رئيس وحدة تنسيق الاجتماعات مباشرة أو إلى أمانة الهيئة المعنية.
Les demandes de locaux sont présentées par écrit par les bureaux des présidents des groupes régionaux, soit directement au Chef du Groupe de la coordination des séances, soit au secrétariat des conseils d'administration.