وكقاعدة، تجري خدمات المؤتمرات مناقشات أولية مع المكاتب التي تطلب الخدمات، وتتعاون بصورة وثيقة مع الأمانات الفنية، بحيث يمكن ترتيب أفضل المواعيد من حيث الملاءمة.
Les services de conférence, en règle générale, tiennent des discussions préliminaires avec les bureaux demandant des services et se tiennent en coopération étroite avec les secrétariats techniques, de façon à ce que les dates les plus appropriées puissent être fixées.