وكقاعدة، تجري خدمات المؤتمرات مناقشات أولية مع المكاتب التي تطلب الخدمات، وتتعاون بصورة وثيقة مع الأمانات الفنية، بحيث يمكن ترتيب أفضل المواعيد من حيث الملاءمة.
Por regla general, los Servicios de Conferencias celebran deliberaciones preliminares con las oficinas que solicitan servicios y cooperan estrechamente con las secretarías sustantivas para programar las fechas más convenientes.