وتقـــدم مكاتب رؤساء المجموعات الإقليمية طلبات توفير المرافق خطيا، إما إلى رئيس وحدة تنسيق الاجتماعات مباشرة أو إلى أمانة الهيئة المعنية.
Las oficinas de los presidentes de las agrupaciones regionales presentan las solicitudes de instalaciones por escrito ya sea directamente al Jefe de la Dependencia de Coordinación de Reuniones o a la secretaría de los órganos rectores.