Hvis ombudsmanden konstaterer, at der foreligger fejl eller forsømmelser, forelægger han eller hun sagen for den pågældende institution eller det pågældende organ, kontor eller agentur, som har en frist på tre måneder til at meddele ham eller hende sin udtalelse.  
Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzi przypadek niewłaściwego administrowania, przekazuje sprawę do danej instytucji, organu, lub jednostki organizacyjnej, które mają trzy miesiące, aby poinformować go o swoim stanowisku.  