יש לשים לב לדברים החשובים ביותר שתרצו להעביר בסמינר כאשר כל אחד מהדברים האלו חשובים בהיבט אחר, ולא צריך ללכת דרך ארוכה כדי ליישם סמינר מוצלח.
לפני שאתה מתחיל בהכנת הסמינר, עליך קודם להבין היכן הסמינר שלך יתקיים. מיקום הסמינר הוא המפתח הראשי ליישום סמינר מוצלח והוא כמעט חשוב כמו הסמינר עצמו.
חשוב לבחור מיקום נוח להגעת המשתתפים, בקרבת מקום העבודה למשל. יש לבחור חדר מרווח ומעוצב שישרה את האווירה המבוקשת, עם מיזוג מיטבי, שולחנות לכתיבה, אוורור וכיבוד מפנק.
עליך לוודא מראש כי הכיסאות נוחים לישיבה ממושכת וכי השולחנות איכותיים לכתיבה. ברגע שתמצא את החדר המושלם עבור הסמינר שלך, אתה יכול להמשיך הלאה עם יתר התכנון.
גם תזמון הסמינר הוא היבט קריטי בתכנון. יש לבחון האם לקהל היעד שלך התזמון נוח, האם אין להם פרויקטים קריטיים שעשויים להשתבש במידה ויעדרו מעבודתם למספר שעות., ובמידה ויש – עדיף לתכנן את הסמינר לסוף השבוע או לשבוע הבא. אין לתכנן את הסמינר בחופשה ולא ע"ח זמנם הפנוי של העובדים. יש לוודא כי התאריך של הסמינר הוא בתקופה שבה אנשים אינם בדרך כלל עסוקים מדי כדי שיוכלו לקחת חלק בו. התאריך והשעה של הסמינר שלך יכולים לעשות או להרוס את ההצלחה שלו. כדי להיות בטוח במועד הסמינר, חשבו על כל היבט של תזמון לפני שתגדירו את התאריך המיועד.
רוב ההזמנות נשלחות באמצעות הדוא"ל עכשיו, אך זה עדיין חשוב להוציא אותן במועד. שלח את ההזמנות לסמינר בזמן האידאלי – לא מוקדם מידי שאנשים לא ישכחו ממנו ולא מאוחר מידי כדי שיספיקו להיערך ולתכנן את הלו"ז. העיתוי לשליחת ההזמנות לסמינר הוא חשוב וכן בחירת המוזמנים שלכם בקפידה ובזהירות. הזמן רק אנשים שאתה חושב שיכולים באמת ליהנות ולהפיק ערך מהסמינר ואנשים שחשוב לך להיות איתם בקשר.
בקש מכל המוזמנים לסמינר לאשר הגעה בהודעת סמס כדי שתוכל ליצור מעקב בגיליון אלקטרוני של מי מגיע. זה סיוע גדול בתכנון כיוון שזה מאפשר לך לעקוב אחר מי וכמה אנשים באים.
הדרך הטובה ביותר להרשים את הנוכחים בסמינר היא באמצעות מצגת פנומנאלית שתרתק אותם לכסא. המסר שלך הוא החלק החשוב ביותר של הסמינר לכן עליך להחליט מראש מה אתה רוצה להגיד או ללמד, או מה אתה רוצה לעודד את הקהל שלך לעשות. לאחר מכן, יש להבין מהי הדרך הטובה ביותר של העברת המסרים. Powerpoint הוא כלי נהדר, אבל הכלי הטוב ביותר הוא התשוקה שלך ודרך מסירת המצגת. אם אתה חושב שעזרים חזותיים יעזרו להעביר את המסר שלך, ודא כי אתה משתמש בהם וכי שטח האירוע שאתה משכיר כולל מסך ומחשב. כך או כך, ודא שיש לך תוכנית גיבוי. אתה אף פעם לא יכול להיות מוכן מדי, ברגע שיש לך את כל הדברים הללו מתוכננים -התאמן שוב ושוב.
החדר מוזמן, הסמינר מתוכנן, האורחים מוזמנים, ועכשיו זה זמן ה- showtime. כאשר אתה נכנס לחדר כדי להתחיל את הסמינר, אתה צריך להרגיש רגוע, בטוח, ומוכן להרשים. ברגע שאתה מתחיל את המצגת, חשוב שתזכור להיצמד לנושא וגם אם יש לנוכחים שאלות, אל תאפשר להם יותר מידי לסטות ממנו כדי שהם לא יהיו מאוכזבים.