​לא משנה כמה נתאמץ לזכור, המידע מסביב גדול ורחב הרבה יותר מהכמות אותה אנחנו יכולים להכיל ולהפנים. מה עושים כדי להצליח בניהול העסק?
ההיפך מלשכוח הוא לרשום", הזכיר לכולנו פעם איש חכם אחד. לא משנה כמה נתאמץ לזכור, המידע מסביב גדול ורחב הרבה יותר מהכמות אותה אנחנו יכולים להכיל ולהפנים. בחיי היומיום אנחנו מסתדרים עם מה שיש, אך בכל הנוגע לעסקים- תיעוד ורישום הם מצרך חובה המאפשר לכל בעל עסק, קטן ככל שיהיה, לנהל בצורה אפקטיבית את פועלו על כל צדדיו. הנה עובדה מפתיעה: 78% מתהליכי קבלת ההחלטות לפני רכישה מתחילים בחיפוש ברשת ובצבירת מידע. בהתאם לכך מתקבלות גם החלטות עסקיות הנוגעות לאסטרטגיה ואפיקי השקעה. המשמעות היא שככל שבעל העסק מצויד במידע רחב, מפורט ומעמיק יותר, כך תהליך קבלת ההחלטות שלו יושתת על מידע עשיר וחיוני שיסייע לו להגיע להחלטה ולבחור את אפיקי ההשקעה הנכונים לו.
כל מידע שאינו מתועד, הוא מידע שלא ניתן לעשות בו שימוש ולכן משול למשאב מבוזבז.
יצירת אקו סיסטם: מערכת אקו סיסטם מספקת מידע על כל הסביבה העסקית, החל מהספקים, המשווקים ונותני השירות דרך לקוחות משלמים ולקוחות מתעניינים, ועד למתחרים. כאשר בונים או משנים אסטרטגיה עסקית, יש לעבוד מול מחלקת מחקר ופיתוח לצורך איסוף מידע על מתחרים, למידת טכנולוגיות חדשות וכו', כך שככל שיש לעסק יותר מידע על עצמו ועל סביבתו העסקית, כך יחסי ההמרה ביחס לעלות מול התועלת של השקעה בעסק- יהיו גבוהים יותר.
חיסכון: רישום המידע, ניהול מאגר לקוחות וקבלת חיתוכים חכמים באמצעות מאגר המידע, מייצרים חיסכון בתשומות זמן ובתשומות ניהול ומאפשרים לקבל החלטות על בסיס מידע מדוייק ולא על בסיס הנחות או ניחושים.
זיכרון ארגוני: אם בעל העסק חולה, שוהה בחו"ל, או במקרים אחרים כאשר העסק עובר ליורשים, קיומו של המידע מונע מצב בו העסק נותר ללא "אמא ואבא" ומחוסר היסטוריה או מידע חיוני.
מידע גלוי וזמין: כאשר המידע מנוהל בצורה שוטפת ובאופן מסודר, הוא זמין וגלוי לכל זרוע בעסק ויכול לשמש כלי יעיל בכל פעולה המצריכה חלוקה של המידע עם הלקוח, דוגמת הכנת הצעות מחיר.
ניהול העסק בכל זמן ובכל מקום: כאשר מנהלים את המידע העסקי באמצעות אפליקציות או מערכות "ענן", נתוני העסק זמינים בכל שעה ובכל מקום בעולם - דבר המגדיל את טווח היכולת לנהל את העסק, עובדיו ולקוחותיו גם ממרחק.
חוויית שירות: באמצעות פילוח ואיסוף מידע על כל לקוח, העדפותיו, אזור מגוריו, גילו וגם תלונותיו, ניתן ללמוד על הרגלי הרכישה של קהל היעד של העסק ולהעניק לו את המוצר או השירות המתאימים לו ביותר.
ככל שהעסק הולך ומתפתח, כך גדל הצורך בכלי המאפשר לנהל במקביל מספר גדול של רשומות ולבצע חיתוכים חיוניים במאגר המידע. הדרך האפקטיבית ביותר לייצר תיעוד מסודר של הנתונים הוא שימוש בתוכנות, אפליקציות אתרים ושירותי מידע נוספים המתמחים בניהול מידע. להלן סקירת הכלים העומדים לרשות בעל העסק ומאפשרים לו לשלוט במידע לפני, במהלך ואחרי ביצוע עסקאות.
מערכות Customer relationship management - CRM : מערכת ניהול קשרי לקוחות היא כלי המסייע לא רק בשירות ובשימור לקוחות, אלא גם בניתוח צורכיהם באמצעות כלים מחקריים ושיווקיים. מערכות מעיין אלו מאפשרות לאגור מידע ולעקוב אחרי פניות הלקוחות, ומתאימות במיוחד לעסקים בינוניים וקטנים שרווחיהם תלויים באיכות ובשירות המוצר אותו הם מספקים.
פורטלים וכלי ניהול און ליין: בשוק קיימים כיום אתרים מאובטחים המציעים מגוון כלים ושירותים לניהול ושליטה על נתוני העסק באמצעות מידע עסקי שוטף ודוחות פעילות. באתר המידע העסקי של max ניתן לנהל את המידע מכל מקום ובכל זמן באמצעות max Biz Manager, פורטל דוחות ייחודי המספק ניתוח נתוני סליקה, השוואות לתקופות מקבילות וזיהוי לקוחות קיימים, חדשים וחוזרים.
תוכנות קלאסיות דוגמת "אקסל": רוב האנשים יודעים להשתמש בתוכנות אלה ברמה הבסיסית ביותר ולכן לא נהנים ממלוא האפשרויות המספק כלי זה.
אפליקציות: במענה להפיכתם של הסמארטפונים לכלי ניהול נגישים ונוחים לשימוש, אפליקציות רבות מציעות מערכות ניהול חכמות המאפשרות לקבל מידע זמין על נתוני העסק 24/7 מכל מקום ובכל זמן, תוך צפייה בנתוני העסקאות ואישורן. שירות "מידע עסקי לנייד" של max אף מאפשרת קבלת מידע על זיכויי בית העסק ישירות לנייד באמצעות הודעת טקסט.
לא משנה מהו הכלי הנבחר לניהול המידע העסקי, חשוב להשתמש בו באופן אפקטיבי ומיטבי. בטרם בוחרים באיזה מהכלים להשתמש, יש לבדוק התאמה לאופי ולצרכי העסק. לאחר שבוחרים את מערכת ניהול המידע, מומלץ ללמוד בצורה מפורטת כיצד משתמשים בה ואיך מנצלים את כל הפונקציות שהיא מציעה, לעדכן באופן שוטף את הנתונים, החדשות והמידע העסקי- ולא פחות חשוב מכך, לזכור להשתמש בהם בכל קביעת אסטרטגיה או קבלת החלטה.