האם עצרת את עצמך ושאלת פעם מהו זמן?
אם כן, ודאי ענית שזמן זה מה שהשעון מציג, או ההבדל בין יום ללילה.
למעשה זמן הוא מונח שמתאר את סיבוב כדור הארץ סביב עצמו וסביב השמש (אינשטיין טוען שהזמן הוא יחסי על פי נקודת מבטו של הצופה).
אין, לא קיים וכנראה שגם לא יהיה אדם כל שהוא שיצליח לנהל את הזמן.
המונח ניהול זמן הוא מונח מוטעה!
פשוט מפני שאי אפשר לנהל את הזמן!
אז מה כן אפשר לנהל?
בכל מקרה אני אשתמש במונח ניהול זמן כאן, פשוט מפני שכולם משתמשים במונח הזה.
אבל חשוב שתפנימו שהביטוי ניהול זמן לא נכון ומטעה!
האם בעידן של היום באמת אפשר ללמוד לבצע ניהול זמן?
בשנות האלפיים, הגירויים מסביבנו רבים ומרובים. מהרגע שאנחנו קמים בבוקר, ועד הרגע שאנחנו נכנסים שוב למיטה בערב, אנחנו חשופים למאות גירויים, ניהול זמן שלנו לוקה בחסר!
מחקר מעניין שהתבצע גילה שאדם ממוצע חשוף במהלך יום עבודה לכ- 60 גירויים סביבתיים, טלפונים, מיילים, הודעות PopUp, עובדים אחרים שנכנסים ומפריעים, הסחות מכל כיוון אפשרי.
המחקר גילה שבממוצע, אנחנו מבזבזים כ- 3 שעות ביום עבודה בגלל הגירויים שמסביבנו.
תעשו חשבון פשוט: 3 שעות בזבוז ביום , כלומר בשבוע של 5 ימי עבודה: 15 שעות מבוזבזות.
כלומר: 63 שעות בחודש (21 ימי עבודה). השורה התחתונה: 7 ימי עבודה בחודש מבוזבזים על הסחות והתמודדות עם גירויים בלתי פוסקים. זה ניהול זמן זה?!
אז אם שאלתם את עצמכם האם בכלל אפשר ללמוד ניהול זמן בשנות האלפיים, התשובה היא: חייבים ללמוד ניהול זמן.
מי שלא מצליח לבצע ניהול זמן נכון פשוט יישאר מאחור.
מחקר מעניין נוסף גילה שכמות הפרעות הקשב והריכוז של כולנו עלו באופן משמעותי (מעל 10%), ובפרט ניתן לראות זאת על מנהלים שצריכים להיות מאוד ממוקדים, אבל למעשה חשופים לכל כך הרבה גירויים שיכולת המיקוד שלהם נפגעת קשות וכן גם יכולת ניהול זמן שלהם.
לכן, רק מי שיישאר ממוקד, יוכל להתקדם ולהצליח בתפקידו. ולבצע ניהול זמן מוצלח.
גם אתם חושבים שסדנת ניהול זמן היא לא סדנא אפקטיבית?!
אני שומע רבות ממנהלות משאבי אנוש והדרכה, שהם הזמינו הדרכות על ניהול זמן לארגון, ובעצם זה היה בזבוז זמן אחד גדול!
משתתפי הסדנא יצאו עם מעט תובנות בתחום ניהול זמן, ולמעשה לא היה שום שיפור בתהליך.
אז נכון, אם לא מעבירים סדנאות ניהול זמן בצורה נכונה, הם באמת בזבוז זמן אחד גדול.
אנחנו לא מעבירים סדנאות לניהול זמן , איך לזה שום ערך. אנחנו מעבירים סדנאות לניהול אישי על פני מישור הזמן- זה שינוי מהותי ומשמעותי בתהליך, במיקוד וביישום, אפרט על כך בהמשך.
למה רוב העובדים ומנהלי הביניים נכשלים בתחום ניהול זמן?
כפי שציינתי, כולנו חשופים למאות גירויים ביום. במהלך העבודה העובד צריך לתת מענה על הדרישות של הבוס שלו, על דרישות של קולגות ודרישות של מנהלים אחרים.
היום, בהרבה מאוד ארגונים, ניהול מטריציוני הוא ניהול שכיח. בניהול מטריציוני, למעשה מנהל אחד אחראי על כמה פרויקטים וצוותים של עובדים, כאשר הם כפופים לו מקצועית בלבד. ניהול זמן (או יותר נכון ניהול אישי על פני מישור הזמן) של אותו מנהל קשה שבעתיים!!!
בניהול מטריציוני, לעובד אחד יש כמה מנהלים.
הגירויים והדרישות כלפי העובדים עלו , אבל היכולת של העובד להתמודד איתם נשארה כפי שהיא.
אנחנו כבני אדם לא מסוגלים להתמודד עם כמות כל כך גבוהה של גירויים (במבחני טייס בין השאר בודקים יכולת של התמודדות עם כמות גירויים גבוהה, לא פלא שרוב הנבדקים נופלים בבחינות הללו).
לכן, רוב הסיכויים שרוב העובדים ומנהלי הביניים לא יצליחו להתמודד לאורך זמן עם כמות דרישות כל כך גבוהה ולכן לא יצליחו להתמודד עם ניהול זמן מוצלח.
איך פותרים את ההתמודדות עם ניהול זמן כושל?
מיקוד, מיקוד מיקוד!!!
לא, זו לא סיסמת בחירות, זו המציאות!
רק מי שידע למקד את הפעולות שלו במטרות וביעדים שהוגדרו עבורו,,יצליח לבצע ניהול זמן אפקטיבי.
מנהלים בכירים יודעים לבצע מיקוד משימתי, הם פשוט עברו את התהליך על בשרם, הם למדו לבצע ניהול זמן נכון (הם למדו כיצד לנהל את עצמם נכון).
מנהלי ביניים ועובדים לא תמיד מפנימים זאת, ולכן הולכים לאיבוד!
הפתרון הוא למקד את העובד הן בתהליכי העובדה שלו, והן בעומס הגירויים שהוא חשוף אליהם.
אם העובד ילמד לבצע משימה ולא לענות לטלפון במהלכה, הוא יסיים את ביצוע המשימה מהר יותר וביעילות גבוהה יותר!!
אם המנהל ילמד להגדיר לעובד משימות ברורות ומובנות, העובד יידע למקד את הפעילות שלו.
ישנם המון דרכים לביצוע מיקוד בעבודה, אילו טכניקות שאנחנו מלמדים בסדנאות שלנו (האצלת סמכויות, תכנון יומן ע"פ מטרות ויעדים, ניהול מטרציוני נכון, תעדוף משימות אפקטיבי...).
צריך לזכור שהמטרה העיקרית היא העובד/מנהל ואופי התנהלותו, ולא ניהול זמן .
מעוניינים לקבל פרטים נוספים על קיום סדנאות ניהול זמן אצלכם בארגון?
הבנו שהבעיה העיקרית בנושא ניהול זמן היא מיקוד.
בדקו: האם יש הגדרת תפקיד ברורה לכל עובד?
הגדרת תפקיד משמעותה שהעובד יודע מהי האחריות הביצועית שלו, ומהם המשאבים שהוא יכול להיעזר בהם.
אחת הבעיות העיקריות היא שלעובד אין מושג מה הגדרת התפקיד שלו ולכן הוא מתבזר לכל כיוון אפשרי, ונותן מענה לכל מי שפונה אליו- טעות שורשית שאנחנו נתקלים בה בהרבה מאוד ארגונים (וכאן מתחיל שורש הבעיה בנושא ניהול זמן ).
האם העובדים יודעים בדיוק מהם היעדים שהם צריכים להשיג?
בהרבה מקרים המנהלים בטוחים שהעובדים שלהם יודעים מהם היעדים שהם צריכים להשיג (יעדים, לא משימות, יש הבדל גדול בניהם!!!), ותוך כדי תהליך מתברר שלעובד איך שום מושג מהו היעד שהוא צריך להשיג!!! זהו עוד כשל שמוביל לריבוי גירויים אצל העובד ולחוסר התמודדות עם ניהול זמן אפקטיבי.
אתם חייבים להגדיר לעובד יעדים ברורים, ואתם חייבים לוודא שהעובד מודע אליהם ומכיר אותם!
ניהול מטיציוני הוא תהליך שבו מנהל אחד אחראי על מספר צוותים, כאשר הם כפופים אליו מקצועית ולא ניהולית.
בניהול מטריצוני לעובד אחד יכולים להיות כמה מנהלים.
ניהול מטריציוני לא נכון, יוביל לחיכוכים בין העובדים ובין המנהלים, ובסופו של דבר לאיבוד שליטה. ולניהול זמן כושל.
ניהול מטריצוני הוא ניהול מודרני שהתחיל בשנות השמונים בעיקר עם הווצרות חברות ההי טק, אבל הוא בהחלט לא מתאים לכל מגזר.
על ההנהלה לבדוק האם אופי הניהול המטריציוני מתאים לארגון, והאם הוא לא פוגע במטרות הארגון וב ניהול זמן משאבי הארגון.
מעוניינים לקיים סדנת ניהול זמן אצלכם בארגון, אבל לא מכירים אותנו?
חוששים שאולי לא נעמוד בדרישות שלכם כלפינו?
אני כל כך משוכנע שסדנת ניהול זמן שלנו איכותית וטובה עבורכם, שאני מרשה לעצמי לקחת את הסיכון עלינו.
בסוף התהליך אנחנו מחלקים שאלוני משוב למשתתפים.
אם הציון שקיבלנו יהיה נמוך מ- 85, תקבלו חזרה 20% מעלות הסדנא!
עם האחריות המלאה שלי - יש לכם רק מה להרוויח ומאומה להפסיד!
כפי שציינתי, אנחנו לא מעבירים סדנאות לניהול זמן, שהרי אי אפשר לנהל זמן.
אנחנו מתמקדים ביכולת הניהול האישי של משתתפי הסדנא, ופחות ב ניהול זמן.
המשמעות היא, מיקוד בעובד/מנהל, בפעולות שהוא מבצע, ביכולת המיקוד שלו וביכולת ההתנהלות שלו בעבודה.
המיקוד משתנה ממיקוד בזמן, למיקוד בהתנהלות של העובד/מנהל.
אנחנו לא משתמשים במונח ניהול זמן, אנחנו משתמשים במונח ניהול אישי זו תפיסה אחרת לגמרי, שונה לחלוטין שמשנה את כל פני הדברים ואת תוצאות התהליך!
אין לנו מוצרי מדף!
כל סדנת ניהול זמן נתפרת במדוייק לצרכי הלקוח.
זאת הסיבה שאני לא יכול לתאר בדיוק את התכנים שאנחנו נלמד אצלכם.
יש הבדלים בין התנהלות המנהל/עובד במפעל תעשייתי, בבנק, במשרד עורכי דין או בחברת היי טק.
יש גם הבדלים בין חברות קטנות ומשפחתיות, לבין חברות בינוניות וגדולת.
אנחנו תופרים את הסדנא ע"י סוג ואופי הארגון שלכם.