מסמך זה מבוסס על חוברת 'הנהול התקין' של רשם העמותות ועל מידע נוסף הנמצא באתר רשם העמותות .
תוכלו לקרוא את דגשי רשם התאגידים המעודכנים ביותר לקבלת אישור לניהול תקין לשנת 2015 כאן.
בכדי לקבל מימון ציבורי על עמותה להיות בעלת אישור ניהול תקין מרשם העמותות. אישור זה הנו מעין 'תו תקן' של המדינה לגבי עמידתה של העמותה בתנאים הקבועים בחוק העמותות וברשימת נהלים מחמירים יותר שהנם תנאי לקבל את האישור. הדרישה לקבלת האישור אינה קבועה בחוק העמותות, אלא היא תולדה של החלטת ממשלה מיוחדת בעניין זה, אולם חשיבותה רבה, כיוון שללא אישור תקין לא ניתן לקבל מימון לעמותה מגורמים ציבוריים. לעיתים, גם קרנות פילנתרופיות מחייבות אישור זה כתנאי להעברת תרומות לעמותות. לעמותה פעילה, קבלת אישור זה הנה חיונית עבור קבלת אישור מלכ"ר לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה.
תנאי חובה לתחילת קבלת אישור ניהול תקין הנו פעילות של לפחות שנתיים של העמותה.
מאמר זה מתמצת ומרכז את העקרונות לקבלת אישור ניהול תקין ושימורו לאורך שנים.
קבלת האישור בפעם הראשונה יכולה להיות מורכבת וכרוכה פעמים רבות במאמצים רבים, אך החידוש השנתי יכול להיות די פשוט במידה והעמותה פועלת בצורה מסודרת, כמפורט בכלי. (רצוי להשקיע בשימורו היות ולאחר שנשלל האישור קשה להחזירו ויש להראות כי כל הליקויים תוקנו ).
שלב 2: התאמות ארגוניות – הדרישות החשבונאיות, המשפטיות והפרוצדורליות בהן צריך לעמוד הארגון.
שלב 3: הגשת מסמכים – בהגשת מסמכים ראשונה והגשת מסמכים שנתית.
סעיף 46 – סעיף 46 לפקודת מס הכנסה מסדיר מהו מוסד ללא כוונת רווח מבחינת מס הכנסה. השגת אישור של מלכ"ר לעמותה מקנה לה יתרון בקבלת תרומות מעסקים ומאנשים פרטים ומקנה לתורם הטבות כלכליות משמעותיות.
הוצאות הנהלה וכלליות – הוצאות שאינן הוצאות ישירות לפעילות וכוללות הוצאות ניהול העמותה השונות כמפורט בטבלה בסוף המאמר.
לפחות שנתיים של פעילות רצופה.
השלמת כל המסמכים שלא הוגשו בעבר, על פי דרישות רשם העמותות: כגון דו"חות כספיים, פרוטוקולי אסיפה כללי וכו' כמפורט בכלי רשם העמותות.
חלק ניכר מדרישות הניהול התקין נוגעות לניהול החשבונאי. לפיכך רצוי להתייעץ עם רואה חשבון בכדי להתאים ההתנהלות החשבונאית של העמותה בצורה הטובה ביותר לדרישות האמורות.
הנהלת החשבונות – ככלל, רצוי להפריד בין הנהלת החשבונות השוטפת המתנהלת בעמותה לבין ביקורת ההוצאות אשר תתנהל ב משרד הרו"ח המבקר את הדו"חות הכספיים. בעמותות עם מחזור של מעל 5 מלש"ח, חובה להפריד בין הגופים. עד 5 מלש"ח מחזור – ניתן לערוך את הנה"ח של העמותה במשרד רו"ח אך באחריות איש מקצוע אחר שאינו מבקר את העמותה. יש להקפיד על תיעוד כל הכנסה והוצאה של כסף ועל חתימת חוזים.
פעילות עסקית – כאמור, עמותה – מעצם הגדרתה – היא מוסד שאינו מיועד לעשיית רווחים לחבריו. עם זאת, אחת מהדרכים למימוש מטרות העמותה הנה פעילות רווחית החורגת מן המטרה המרכזית, וזאת במטרה ליצור "סבסוד צולב" (רווח במקום אחד בכדי לסבסד פעילות במקום שני). במקרה כזה, יש להקפיד על כך שאכן הכספים המופקים בצד העסקי ישמשו, כולם, למימון המטרה הפילנתרופית והעיקרית של העמותה. לצורך כך, יש לבדוק בדקדקנות מהי מסגרת ההתארגנות החשבונאית הנכונה ביותר (חברה, עוסק מורשה, פעילות בתוך העמותה) ומומלץ להתייעץ עם רואה חשבון או עורך דין המתמחים בתחום זה. יודגש, כי טעות בהקמת המבנה הארגוני, עלולה לעלות לעמותה באובדן של אישור הניהול התקין, ומעבר לכך, רשויות המס עשויות לקבוע כי מדובר בפעילות עסקית לכל דבר ועניין שיש למסותה כהכנסה.
צבירת עודפי כסף - ככלל, במוסד שאינו לכוונת רווח, לא ניתן לצבור כסף אלא אם הוא מיועד למטרה מוגדרת המתאימה למטרות העמותה. לדוגמא: אם העמותה מעוניינת להקים מבנה ואספה כסף עבורו – עליה לייעד כסף זה בצורה ברורה במסגרת המתאימה במערך הנהלת החשבונות ובדו"חות הכספיים. העמותה יכולה לחסוך כסף לתקופות קשות ובכך להקל על בעיות תזרימיות – במידה סבירה ועם הסבר מתאים.
השקעות – השקעות יושקעו באפיקים סולידיים בלבד (גם לטווח קצר וגם לטווח ארוך).
תשלומים – לא יהיו במזומן (למעט 'קופה קטנה'), לרבות מלגות. העברה בנקאית תבוצע רק כנגד קבלת אישור בפקס בלבד. כל הוראת תשלום בכתב שתונפק על ידי העמותה תחתם על ידי שני מורשי חתימה לפחות. כלל זה תקף גם לגבי המחאות.
כרטיס נטען מראש או מוגבל בהוצאה חודשית כתחליף לקופה קטנה.
לכרטיס נפתח חשבון בנק ייעודי שהעברת הכספים אליו נעשית ע"י 2 מורשי חתימה ולפי צורך ספציפי בלבד.
העברת כספים לגופים אחרים – ככלל, חל איסור על העברת כספים בין עמותות, והעברה כזו עשויה לשלול את אישור הניהול התקין. העברת כספים מותרת אך ורק לארגון ללא כוונת רווח (אלכ"ר), אשר פועל למטרות דומות לאלה של העמותה המעבירה, ובידו אישור ניהול תקין בתוקף בעת ההעברה. כמו-כן, חובה לפקח ולוודא כי כספי התרומה מנוצלים על ידי הגוף הנתרם למטרה שלשמה הועברו. קרוב לוודאי כי עמותה שהעבירה כספים לאלכ"ר אחר, תידרש לספק לרשם העמותות הסברים מעמיקים בעניין זה, ועל כן מומלץ לתעד בקפידה את הישיבות הרלבנטיות ואת כלל המסמכים הנוגעים בדבר. עוד מומלץ, ככל שהדבר אפשרי, לקבל מאת רשם העמותות, מראש, אישור להעברת הכספים.
מתן הלוואות – יש לקבוע נהלים ברורים וסבירים למתן הלוואות לעובדים. לא ניתן להלוות לחבר עמותה שלא עובד בה, אלא עם העמותה מוגדרת כגמ"ח (ואז יש לקבוע נהלים שקופים). למתן הלוואות לארגונים – ישנם סייגים רבים יש לבדוק ענין זה לעומק. למען הסר ספק, אין להלוות כספים לחברי ועד מנהל של העמותה או לחברי ועדת הביקורת.
עריכת דו"חות – עמותה שיש לה חברות או עמותות בנות (דהיינו – חברה או עמותה שעמותת האם היא בעלת שליטה בהן) צריכה לבדוק עם רו"ח, האם היא צריכה להגיש דו"ח כספי מאוחד שלה עם החברה הבת או העמותה הבת.
תרומות – חלה חובה לנהל פנקס תורמים פנימי ומסודר, לפי נהלי חשבונאות מקובלים, בדגש על תרומות מחו"ל. רשם העמותות מפרסם נוהל שנתי ובו נקבע החל מאילו סכומים יש לתעד את שמות התורמים. יש לעקוב אחרי עדכונים שנתיים אלה ולמלא אחר הוראותיהם.
רכב – כל רכב של העמותה יירשם ע"ש העמותה. רכב שנרשם בעבר ע"ש גוף אחר ונמצא בשימוש העמותה – יש לרשמו ע"ש העמותה, למעט במקרים חריגים שיאושרו ע"י הרשם.
ועד מנהל- על פי הוראות החוק, חבר ועד מנהל יכול לקבל תגמול בעד תפקידו בוועד. בדרך כלל, ייקבע התגמול בדומה לתגמול של חברי דירקטוריון בחברה, כאשר התמחור הנו סכום כסף מסויים לישיבה. יחד עם זאת, מודגש כי חבר ועד מנהל אינו יכול, להיות ספק שירותים בתשלום של העמותה או של חברה בת של העמותה.. כמו כן, במקרים בהם חבר וועד מנהל הוא מנהל או בעל השפעה בגוף המקושר לעמותה, עליו להצהיר על כך, בכדי למנוע ניגוד עניינים אפשרי. חריגה מכללי התגמול מונעת קבלת אישור ניהול תקין.
אין לחלק רווחים לחברי העמותה – כלל זה חל גם לגבי כל פעולה שיכולה להתפרש כחלוקת רווחים, גם אם אינה מוגדרת כך באופן פורמאלי, כגון תשלום שכר מעל הסביר. כסף עודף מפעילות העמותה, אם נותר – חייב להיות מוקצה אך ורק לטובת מטרות העמותה.
יתכן כי במהלך 2014 תתווסף מגבלת שכר מקסימום. יש לעקוב אחר הודעות הרשם בעניין זה.
מורשי חתימה – לא יכולים להיות חברי ועדת ביקורת, לא יהיו בעלי קרבה משפחתית ראשונה ויהיו חברי עמותה או בעלי תפקידים בה. במידה ולעמותה יש תקנון מצוי – מורשי החתימה חייבים להיות מקרב חברי הועד המנהל.
ועדת ביקורת – האיסורים החלים על חברי הוועד המנהל חלים גם על חברי ועדת הביקורת. כך גם הכללים לגבי תגמול כספי. חברי ועדת הביקורת לא יוכלו להיות חברי ועד מנהל. לא ניתן למנות כחבר בוועדת הביקורת אדם אשר הוכרז כפושט רגל או עבר עבירה שיש עמה קלון. ניתן למנות גוף מבקר מקצועי חיצוני במקום ועדת הביקורת. גוף מבקר כזה יהיה רו"ח (ואינו רואה החשבון אשר מבקר את הדו"חות השנתיים). כל מועמד למבקר חיצוני שאינו רו"ח (לרבות עו"ד) צריך לקבל את אישור הרשם.
שימוש תקין בשם העמותה המלא (כולל הוספת 'ע"ר' בסוגרים בסופו) – בכל פרסומי העמותה השונים מחויב להופיע שם העמותה המלא בנראות סבירה (במידה והלוגו אינו כולל את שם העמותה המלא והסיומת 'ע"ר').
קביעת נהלי עבודה – לפעילות עיקריות או חשובות רצוי לקבוע נהלי עבודה ברורים – למשל דיווחי שעות, ניהול 'קופה קטנה' וכו'.
שינוי מטרות העמותה ועדכונים שוטפים לרשם העמותות – יש לקרוא בכלי 'רשם העמותות' (לינק לכלי). ככלל – שינוי מטרות העמותה מחייב אישור של רשם העמותות.
חלק מהמסמכים הנם בעלי תאריך מוגדר להגשה וחלקם ללא תאריך. בכל מקרה מומלץ להגישם מוקדם ככל האפשר בכדי שיהיה בידי העמותה מספיק זמן להשלים מסמכים ולתקן במידה ויש הערות של הרשם.
הוצאות שכר נושאי משרה בגוף (מנכ"ל, סמנכ"ל, חשב, עובדי מנהלה וכו' – עובדים המשמשים בתפקידי ניהול ומינהלה).
אין לפצל שכר של עובד וליחסו באופן חלקי לסעיפי השכר במסגרת עלות הפעילויות, כמבצע פעילות שאיננה ניהולית ו/או מינהלתית. עובד המוגדר כמנהל בהנהלת הגוף לא יוכל להיות מוגדר בחלק ממשרתו כמבצע פעילות ישירה, אלא אם כן כל משרתו הינה כמבצע פעילות ישירה.
עמלות למגייסים חיצוניים (*).
דמי ניהול וייעוץ (*).
(*)בכפוף להמצאת הסכם גיוס עם גורמים אלה.
הוצאות בגין ניהול חשבונות וחשבות שכר (אם מבוצע על-ידי גוף חיצוני).
למעט הוצאות כאמור הניתנות לייחוס ישיר לעלות הפעילויות (כדוגמת מוקדים, סניפים בהם עוסקים במישרין בביצוע מטרות הגוף ומטלותיו).
הוצאות כאמור המיוחסות בלעדית למשרדי ההנהלה של הגוף ולמבנים שאין מתבצעת בהן פעילות במישרין לביצוע מטרות הגוף ומטלותיו.
הוצאות בגין החזקת רכבים ושכירות (למעט הוצאות כאמור בגין רכבים המשמשים את הגוף במישרין לביצוע מטרות הגוף ומטלותיו.
לרבות רכבים המועמדים לנושאי משרה ועובדי מינהלה (סעיף 1 לעיל).
הוצאות כאמור המיוחסות בלעדית למשרדי ההנהלה של הגוף ולמבנים שאין מתבצעת בהם פעילות במישרין לביצוע מטרות הגוף ומטלותיו.
אגרות רישוי, דמי חבר (שהינם בגדר חובה), דמי ביול מסמכים.
הוצאות פחת בגין ריהוט וציוד משרדי, מכונות וציוד, שיפורים והתאמות במבנה / במושכר, כלי רכב (סעיף 7 לעיל) למעט הוצאות כאמור הניתנות לייחוס ישיר לעלות הפעילויות ולרבות הוצאות כאמור שאינן ניתנות לייחוס במישרין לביצוע מטרות הגוף ומטלותיו.
לסיכום: ניתן לומר כי מילוי ההנחיות השונות בכלי זה יאפשר לעמותה לקבל אישור נהול תקין ולשמר אותו לאורך השנים ולהרוויח את כל ההטבות הנובעות מכך.
לעדכונים ולפרוט רחב יותר ניתן להכנס לאתר רשם העמותות ולפנות כותבי מאמר זה.
פוסט מאת admin פורסם בתאריך 23/02/2014 בקטגוריה מאמרים נוספים וסומן בתגיות נהול תקין, ניהול תקין, עמותה, תמיכה, תמיכה ממלתית, תמיכות.