תקשורת פנים ארגונית מתנהלת באופן תמידי בכל ארגון ובדרך כלל אינה נעשת באופן פורמלי. אך עצם קיומה הינו משמעותי לחברי הנהלת הארגון. תקשורת פנים ארגונית הינה הכוח של הארגון וככל שהיא מעודדת שייכות וסיפוק בקרב העובדים היא מטיבה עם התנהלותם בארגון. כאשר מדובר בתקשורת פנים ארגונית מנהל הארגון מחזיק בכוח שאותו הוא יכול לנתב למען הצלחת החברה.
תקשורת פנים ארגונית למעשה מאפשרת למנהלי החברה לזהות צרכים ובהתאם לכך להגדיר את המסרים אותם הם רוצים להעביר לעובדים. ניתוב כוח זה מאפשר שיפור בדרכי העברת המידע בארגון, הטמעת תהליכים וחיזוק שיתופי פעולה בקרב העובדים. אך לשם השגת מחויבותם של העובדים לתהליכי השינויים המתקיימים בארגון נדרש תהליך הדרגתי המבוסס על הבנה, הסכמה ובסוף גם מחויבות.
בהרבה ארגונים המידע מועבר אל העובדים באופן חד כיווני באמצעות: פרזנטציות, הרצאות או עיתונים ועלונים פנימיים. מנהלים רבים מאמינים כי חשיפת העובדים למידע באופן זה הינה מספיק בכדי להניעם לפעולה אך אין הדבר נכון כי נדרשת עבודה עמוקה יותר בכדי להניע את העובד לפעולה. המידע אליו נחשף העובד אמור לעורר בו משהו אחרת השפעה תהיה בדרגת הידיעה בלבד. לפיכך, מנהלים צריכים להבין כי האסטרטגיה התקשורתית שלהם אמורה להתבסס על זווית הראיה של העובד ובכך להעביר לו את המידע באמצעות אסטרטגיה שתענה על הצרכים והמחשבות שלו ובכך למעשה תיווצר ההבנה מצידו.
גם הצוות הניהולי נדרש להירתם לתהליך ולפיכך, על ראשי הארגונים לתאם עמדות עם המנהלים הבכירים ולוודא כי הינם נמצאים על אותו "קו" ברמת הדרכים ליישום השינויים בארגון. על מנת להביא את העובדים להבנה ובהמשך גם למחויבות על ההנהלה לאפשר ערוץ תקשורת דו כיווני. כלומר, מההנהלה אל העובדים אך במקביל גם מהעובדים אל ההנהלה. לפיכך, בחירה בהקמת פורטל ארגוני בחברה הינו מהלך המאפשר שינוי בתקשורת הפנים ארגונית ובכך מתאפשרת תקשורת דו כיוונית "פורמלית" במעטפת "לא פורמלית" באופן הגורם לעובדים להרגיש שייכות ואף להנות מהתהליך ובכך המסר מועבר בצורה יעילה יותר.