הדוחות מהווים כלי חיפוש חזקים המאפשרים לשלב מספר רב של פרמטרים, קריטריונים ותנאים בתצורות שונות לחיפוש, ומאפשרים למשתמש גמישות מוחלטת ביצירת שאילתות ודוחות. כמו כן ניתן ליצור ולשמור תבניות חיפוש ושאילתות כדוחות לשימוש חוזר, אשר נשמרים בתיקיית הדוחות בקטגוריה המתאימה.
כמו כן היא זמינה מכל הקטגוריות תחת תיקיית הדוחות.
חלון השאילתות מאפשר לשלב מספר רב של פרמטרים וקריטריונים לחיפוש, וכן ליצור ולשמור תבניות חיפוש כדוחות.
כדי לפתוח את חלון השאילתות יש ללחוץ על הצלמית בצד השמאלי של סרגל הכלים העליון.
סמן את התיבה של הפרמטרים שאותם ברצונך להוסיף לחיפוש.
בחר את התנאי המתאים מהרשימה (שווה, מכיל, וכו'), והכנס את הערך הרצוי בשדה שלידו.
לכל פרמטר ניתן להוסיף תנאים נוספים ע"י לחיצה על ה"+" הירוק. התנאים הנוספים יכולים למקד את החיפוש עוד יותר ("וגם"), או להרחיב אותו ("או").
בשדות תאריך ניתן לבחור את התאריכים הרצויים ע"י לחיצה על צלמית התאריך.
כמו כן יתכנו שדות בוליאניים, אשר בהם יש לסמן\לא לסמן את תיבת הבחירה.
אפשרויות - זו הגדרת התנאי הבסיסי של הקשר בין הפריטים השונים שנבחרו בטופס לצורך החיפוש.
גם – כל הפריטים העונים על כל התנאים שהגדרת יופיעו בתוצאות החיפוש.
הצג שדות מסומנים בלבד – מציג רק את השדות אשר תיבת הבחירה שלהם מסומנת. אפשרות זו שימושית במיוחד כאשר ברצונך ליצור שאילתה ולשמור אותה לשימוש עתידי גם ע"י משתמשים אחרים.
אפשרויות החיפוש – לחיצה על אפשריות החיפוש תפתח חלון שבו ניתן לבחור מאפיינים מתוך סט המאפיינים. אופציה זו תהיה זמינה רק ם במערכת מותקן מודול מאפיינים, ראה חיפוש לפי מאפיינים בפסקה הבאה.
שמירה - לחץ על שמירה כדי לשמור את השאילתה כדו"ח בתיקיית הדוחות של האתר. הדו"ח יופיע בתיקיה הרלוונטית תחת דוחות. באפשרותך ליצור ולשמור תבנית בלבד שאינה מכילה ערכים (אלה ימולאו ע"י המשתמש), או שאילתה שחלק או כל הערכים כבר מולאו בה.
מלבד הפרמטרים המופיעים בטופס, ניתן לשלב בחיפוש גם מאפיינים מתקדמים המשויכים למוצרים או ליחידות תוכן, לצורכי חיפוש.
כדי לשלב מאפיינים בשאילתה, יש ללחוץ על הכפתור אפשרויות חיפוש בתחתית המסך, ולבחור באפשרות חיפוש מאפיינים.
סט מאפיינים עבור תחום הפעילות (סוג המאפיין). למשל, בדוגמה שלפנינו הלקוחה מאתר מצלמות, סוג המאפיין שנבחר הוא מצלמות סטילס (להבדיל ממצלמות ווידאו וכו').
קבוצות מאפיינים מתחת כל סט מאפיינים – בדוגמה שלפנינו כל אחת מתכונות המצלמה (מבזק, מערכת אופטית וכו') היא קבוצת מאפיינים.
מאפיינים מתחת לכל קבוצת מאפיינים.
החלונית הראשונה שנפתחת לאחר לחיצה על חיפוש מאפיינים תציג רשימת סטים של מאפיינים המוגדרים במערכת. בחר בסוג המאפיין הרצוי (לחיצה כפולה או סימון ולחיצה על אישור).
לאחר הבחירה בסוג המאפיין הרצוי חלון השאילתה יוצג שוב, עם לשונית חדשה בשם מאפיינים בנוסף ללשונית הקמת השאילתה. ניתן לעבור בין שתי הלשוניות.
סט המאפיינים מחולק לקבוצות מאפיינים באמצעות לשוניות. ניתן לבצע בחירות בכל אחת מהלשוניות.
אופן השימוש במאפיינים לצורך הקמת שאילתה דומה בדיוק לשימוש בטופס השאילתה עצמה.
הערה: נא לשים לב שבמקרים רבים ערכי המאפיינים מופיעים ברשימת ערכים שהוגדרה מראש, ובעת הגדרת המאפיינים בטופס ניתן לבחור ערכים רק מתוך רשימה זו.
לסיום יש ללחוץ על חיפוש.
הדוח מציג רשימת פריטים בהתאם לקריטריונים שהוגדרו בשאילתה.
לחיצה כפולה או סימון פריט ולחיצה על עריכה, פותח את הפריט לעריכה.
ניתן ליצא את הדוח באמצעות לחיצה על כלים, המציע מספר פורמטים לייצוא: אקסל, טקסט, ו-XML. כמו כן ניתן להציג את הדוח כטבלת ציר מאפיינים.
ניתן לשמור את השאילתה כדוח לשימוש חוזר. הדוח ישמר בתיקיית הדוחות תחת הקטגוריה המתאימה.
השמירה יכולה להתבצע לפני ביצוע החיפוש עצמו, או לאחריו, ע"י לחיצה על הכפתור חזור לחיפוש האחרון.
בעת שמירת הדוח מומלץ להשתמש באפשרות של הצג שדות מסומנים בלבד, כדי שבעת פתיחה של הדוח לשימוש חוזר יוצגו השדות הרלוונטיים בלבד.
ניתן לעשות שימוש בפונקצית הדוחות לצרכים ספציפיים כגון דוחות הקשורים למועדון החברים, הזמנות, וקידום אתרים.
הערה: מותנה ברכישה והתקנה של מודול קידום אתרים.
באמצעות שימוש מושכל בפונקצית השאילתות, ניתן לבצע בקרה מהירה ויעילה של מצב ה-SEO באתר.
למשל, חיפוש יחידות תוכן שהשדה "מילות מפתח" שלהן ריק, יגלה מיד פריטים שלא הוגדרו להם מילות חיפוש המשמשות לקידום האתר במנועי חיפוש.
שימוש מושכל בדוחות מפולחים של מועדון החברים הופך את מועדון החברים לכלי שיווקי רב עוצמה, המאפשר למקד פעילות שיווקית בחתכי לקוחות ספציפיים, בלחיצת כפתור.
השאילתא הבאה נועדה לייצר דו"ח של בעלי הכנסה גבוהה מקרב החברים במועדון הלקוחות – בעלי מקצועות חופשיים ועצמאיים, אשר נרשמו למועדון לאחר תאריך מסוים.
תיקיית הדוחות מכילה דוחות את הדוחות שנוצרו ונשמרו בעזרת מחולל הדוחות, תחת התיקיות המתאימות.
הדוחות מציגים רשימות פריטים העונים לקריטריונים המוגדרים בשאילתה של הדוח.
להפעלת שאילתה מובנית וקבלת דוח, פתח את הקטגוריה הרצויה בתיקיה דוחות ופתח את הדוח הרצוי.
הדו"ח שיפתח הוא טופס שאילתה המכיל שילוב שדות שמופיעים בהם ערכים, ושדות ריקים שבהם תוכל למלא את הערכים הרצויים.
במידה שהטופס מכיל שדות ריקים מלא אותם בערכים הרצויים, ולאחר מכן לחץ על חפש.
גם - פריטים העונים על כל התנאים שהגדרת במצטבר יופיעו בתוצאות החיפוש.
או – כל פריט העונה על לפחות אחד התנאים שבחרת יוצג בתוצאות החיפוש.
ניתן להחיל תנאים אלה על הקריטריונים של מאפיין בודד פריט, לגבי כל קריטריון בנפרד.
תחת אפשרויות ניתן להחיל תנאים אלה על כל התנאים שהוגדרו בכל המאפיינים.
המערכת תציג רשימה של פריטים העונים על הקריטריונים בטופס השאילתה.
עריכה - לחיצה כפולה או סימון פריט ולחיצה על עריכה, פותח את הפריט לעריכה.
כלים – יצוא: ניתן ליצא את הדוח באמצעות לחיצה על כלים, המציע מספר פורמטים לייצוא: אקסל, טקסט, ו-XML. כמו כן ניתן להציג את הדוח כטבלת ציר מאפיינים.