TheMarker Cafeגלית גנאורלא על הידע לבדוהאם יש מקום לנהל ידע של שניים שלושה אנשים?
אפילו קבוצה קטנה של שניים שלושה אנשים מעבירים ביניהם הרבה מאוד ידע.
המיילים מכילים המון ידע.
ניסיון ולמידה מכל מיני אירועים.
קבצים ומסמכים אין ספור בהמון גירסאות.
מי מאיתנו לא מצא את עצמו שולח את אותו מסמך הלוך ושוב לאחרים לתגובות, לתיקונים והערות.
ומי מאיתנו לא משקיע שעות על גבי שעות בחיפוש של מיילים שכתבנו וקיבלנו.
אך האם ניתן ללכוד את כל הידע הזה?
האם ניתן במקום לנהל מיילים לנהל תקשורת בערוץ אחר – אולי בקבוצת דיון?
אחד הלקוחות שלי רוצה ללכוד את כל המיילים בארגון, לנהל גם את התקשורת בין שניים שלושה אנשים באמצעות כלים של פורטל ארגוני.
כלומר, להחליף את שולחן העבודה שלנו המבוסס על יומן, מייל, למדקדקים גם משימות באוטלוק, ותיקיות במחשב האישי או ברשת הארגונית. בשולחן עבודה מבוסס על SHARE POINT – פורטל של מיקרוסופט.
האם זה אפשרי? האם זה יעמוד במבחן המציאות?
הרי ניתן בקלות לבנות אתר לשני אנשים.
ובקבוצת דיון ינהלו את התקשורת ביניהם.
ככביכול מה הבעיה? אין קל מזה – הטכנולוגיה מאפשרת.
אבל... אני תוהה ביני לבין עצמי האם זה יישים? האם זה יהיה שימושי? האם העלות מבחינת זמן שאנו צריכים להשקיע בניהול הידע שווה את ההשקעה?
וגם הרבה יותר נוח לקום מהכיסא, להרים טלפון לשאול מישהו.
אני די סקפטית. נוטה לחשוב שניהול הידע, ארגון הידע מצליח בעיקר במקרים שהידע הוא מורכב, שהוא חוסך זמן משמעותית, ויותר מהכל שהוא מאפשר להגיע לאנשים שאנו לא רואים על בסיס יומיומי.
כלומר – אנשים שעובדים רחוק אחד מהשני (פיזית), אנשים שצריכים לתת מענה אחיד על אותו המידע, אנשים שעובדים בסביבות בהם יש דינאמיות כל הזמן בידע כך שלא ניתן לזכור הכל. אנשים אילו – ניהול הידע אכן שווה את ההשקעה. נותן את הערך המוסף.
אבל מה אם היום יומם? האם לנצח שולחן העבודה שלנו יהיה המייל?
מה אתם אומרים? איזה התנסות יש לכם בעניין?
שאלה שהתשובה _המאד כללית) הברורה מאליו אליה היא "עלות- תועלת".
אצלנו בחברה אנחנו מריצים פרויקט של ניהול מסמכים כחלק מניהול ידע.
אנחנו חברה של כ20-25 משתמשים והבוס אוהב שעושים הכל inhouse .
לאחר השקעה לא מעטה של שעות עבודה, בעיקר שלי, הגענו למצב שמרכז המסמכים תקין פחות או יותר, אבל יש רק כ4 אנשים בחברה שבאמת ישתמשו בו אי פעם.
אז מבחינתך יש לדעתך "החזר על ההשקעה"? האם הפרוייקט נותן את ערך? מה אומר המנכ"ל?
מה לגבי הטווח הארוך - האם המסמכים שיהיו במרכז המסמכים הם חשובים ויהיו רלוונטיים גם בטווח הארוך לארגון? כי אז אולי בעתיד יהיו עוד כמה שישתמשו.
אבל ניראה לי שאתה מפספס את אחד העקרונות החשובים לחיים בכלל וגם לניהול ידע.
כל אחד מפרש את המציאות דרך העיניים שלו.
העיקרון הזה נכון מאוד, אבל מה שאני אמרתי הינו אבסולוטי!
או לשנות את אופיה, אלא רק בעיני המפרש.
אם קצת ראיה נרחבת (וסליחה על הצניעות) כמו שלי (ויפה הדוגמה שנתת על העובדים והמנהלים) ניתן לראות ולהבין את כל הפרושים של כל המפרשים, (טוב אולי לא של כל, אבל של רוב) ואז המציאות מתפרשת רב מימדית, וכך ניתן לנפות את הפרושים ולהבין את המציאות כמו שהיא, זה לא פשוט, אבל אפשרי, ולכן ניתנה האלגוריה שלי ל"זריעת הדשא בקיבוץ"
שלא משנה איך רואה זאת הגנן, או מזכיר הקיבוץ, או הקבלן המבצע, או הילדים, או הזקנים, בסופו של דבר יש את המציאות!
והמציאות היא שהאנשים יבחרו את הדרך הקצרה מיעד ליעד, ולכן יהיה זה ביזבוז לזרוע דשא בנתיב זה.
וכך גם עם ניהול הידע, זה לא יעזור לאף מנהל, (ותאמיני לי אני מכיר את זה מכל הצדדים) אם זה יהיה מטלה נוספת לעובדים.
גם לא עם סנקציות, פיטורים, וכד' זה יחזיק חודש אולי חודשים אולי שלושה, אבל לאט לאט זה יתמסמס ויחזור לקדמותו.
אלא אם כמו שאמרתי יהיה לעובד תגמול (מעצם המטלה הנוספת) הגורם בסופו של דבר להקלה על העשיה שלו.
ניהול ידע למספר מועט של אנשים טוב בדיוק כמו מספר גדול של אנשים. אופי האינטראקציה בינהם, הניסיון והחוויה המשותפץ, הגישה למידע, היכולת ליישם והמשאבים העומדים לרשותם, אלו הגורמים המשפיעים ולא הכמות.
יש באינטרנט לא מעט מקומות בהם ניתן לנהל ידע ללא אאוטלוק. גוגל הוציאו את GOOGLE.APPS יופי של מקום לחברה קטנה [אנחנו בסטאראפ מנהלים את עצמינו שם]. יש את NING.COM המאפשר יצירת רשת קהילתית גם ל 3-4 אנשים. יש את הפורטל של ZOHO.COM המאפשר סנכרון ועדכוון.
קימת שאלה: "איך זורעים דשא בקיבוץ"?
והתשובה היא: "נותנים לאנשים ללכת, ואיפה שנוצרו שבילים, שם לא זורעים דשא"
כלומר, האדם היות והוא יצור חי מהטבע, גם הוא כמו כל דבר צריך להיות יעיל, הווה אומר הוא יעשה מה שקל, מה שמהיר, מה שפחות מבזבז אנרגיה.
ולכן תשימי את עצמך במקום אותם אנשים שלהם את מנסה לתת פתרונות כאלו ואחרים, ותאמרי האם את הית עושה זאת? וכך תקבלי את התשובה האם בכלל כדאי ליצר "כלי" כזה.
השאלה הקשה יותר היא מה אם בחלקו זה יקשה, ובחלקו זה יקל?
וכאן יקבע היחס.
בכל אופן זה בזבוז לזרוע דשא לפני שהאנשים הכתיבו את הדרכים, כי אז הם ידרכו עליו ובמקום בו דורכים רבות, הדשא מת.
אחלה תשובה, אבל ניראה לי שאתה מפספס את אחד העקרונות החשובים לחיים בכלל וגם לניהול ידע.
מנהלים - רוצים יותר שליטה ונגישות לידע הקיים בארגון - ולכן אם תשאל אותם - יגידו - בטח שינהלו את כל התקשורת כך שאני אוכל לראות, לדעת, לאחזר.
מנהלים גם מבינים יותר כמה חשוב אך קשה לנהל את הידע בארגון.
אם תשאל את העובדים - הם יגידו למי בכלל יש זמן ל- overhead הזה כשכל מה שצריך זה לסיים משימות כמה שיותר מהר.
לנהל ידע באופן מרכזי - שווה את ההשקעה בעיקר כשמדובר הקבוצה גדולה.
אין מה לעשות יש מקומות שהמסה הקריטית היא ההבדל בין הצלחה לאי הצלחה.
הגודל אף פעם לא קובע! רק הטכניקה!
הגעתם באופן די מפתיע לדילמה הידועה בין ארגון של המידע בעץ נושאים מוגדר מראש (אשר מתאים בעיקר כשאנו לא יודעים בדיוק מה אנו מחפשים) לגוגל - ששם תקליד את מילות המפתח ותמצא את מה שאתה צריך.
כניראה שהדבר הנוח ביותר למשתמש הוא שיהיה גם וגם - כשהוא יודע מה הוא מחפש ילך ישר לחיפוש. כשלא יודעים בדיוק מה מחפשים (או שיודעים את ההקשר אבל לא את הספציפי)- הניווט נוח יותר לרוב.
ובאמת הכלים הטובים לניהול ידע לא פורמלי, בין אם זה הגרסאות החדשות של מדיהויקי או Plone ודומיו, אכן מציעים גם-וגם, כאשר מנועי החיפוש הפנימיים שלהם הולכים ומשתכללים - וכמובן שעל זה יש להוסיף את כלי האינדקס הסמנטי שקיימים כבר כמעט בכולם.
כמו שעניתי לך כבר בתגובה לפוסט קודם, כשמדובר על ניהול של ידע בלתי פורמלי בקבוצות קטנות, כלים פשוטים בקוד פתוח כמו ויקי או CMS (כמו למשל Plone) יכולים לעשות את העבודה הרבה יותר טוב מאפליקציות אירגוניות מסובכות ובוודאי שיותר מאי-מייל.
תתחדש על התמונה :-) הרבה יותר טובה.
וויקי זה נחמד - אבל העניין הוא לא הכלי אלה התהליך לדעתי.
הבעיה עם הוויקי שאחרי זמן מסויים הולכים לעיבוד שם בים המידע, שבסופו של דבר לא יוצא ממש מאורגן ומנוהל בצורה טובה.
קודם כל תודה (בקשר לתמונה).
לגבי זה שהבעיה היא התהליך, אכן זה נכון. לכן על מנת להטמיע ויקי בצורה טובה שתנצל את היכולות של הכלי הזה למנוע מצב של טביעה בים של מידע (ונכון להיום זהו הכלי הטוב ביותר שיש לנו בהקשר הזה), יש צורך במחוייבות ונכונות של ההנהלה לנושא ולשינוי בתהליכי העבודה שכרוך בכך.
צריך לזכור שהתמורה על המאמץ היא כדאית כי באופן כזה נחסך הרבה מאוד זמן, ואני אסביר שוב למה.
אם את שולחת לי אימייל את צריכה אותי כדי שיקרה משהו. את צריכה שאני אקרא ואתייחס ואענה. כלומר האימייל הוא ערוץ תקשורת מאדם לאדם. לעומת זאת ויקי שמנוהל נכון הוא כלי תקשורת ברמת הקבוצה. אם אני כותב משהו בויקי, כל אחד יכול לקרוא ולהגיב ואפילו לשנות בלי שאני אצטרך להיות מעורב יותר. גם אני אני רוצה או צריך להיות מעורב, אני יכול לעשות זאת בזמן ובמקום שנוחים לי ולא באלה שנוחים בהכרח לצד השני. באופן כזה שיתוף הפעולה בקבוצה כרוך בתקורה מאוד נמוכה והופך למשהו הרבה יותר זורם וטבעי.
הבעיה היא שכמו בהרבה דברים בחיים, צריך קודם כל לעשות מאמץ ראשוני כדי שאחר כך יהיה יותר קל, ובמקום עבודה, דבר כזה לא יקרה בלי "הוראה מגבוה". לכן, למרות שמדובר בכלי שהמטרה שלו היא להסדיר את העברת הידע הלא פורמלי שזה לכאורה משהו שהולך מלמטה למעלה, מי שצריך "למכור" לו את הויקי זה קודם כל לרמת הניהול, ומשם זה צריך לרדת למטה.
אני חייב להגיד שויקי זה נחמד בדוגמא של ויקפדיה אבל ראיתי מעט מאוד מערכות מידע אחרות שויקי באמת ייצר גישה נוחה למידע, כאשר אני מחפש "מונח" ויקי(פדיה) זה אחלה, כאשר אני מחפש פתרון או חוקר טכנולוגיה, לפעמים אפילו אני לא יודע מהו "המונח" המרכזי שיעזור למצוא את המידע.
מה שלדעתי מדהים לאחרונה זה שיותר קל למצוא מידע בגוגל מאשר בכל מקום אחר, כלומר הרלונטיות צריכה כל הזמן לעבוד עיבודים בבאק-אנד כמו שגוגל עושים - כמות ביקורים, כמות לינקים או כל תהליך אחר.
אני חושב שאנחנו עוד לא שם (עד כמה שראיתי) מבחינת פתרון תוך חברתי לאחזור מידע.
אכן קיבוצניק, אתה עולה על נקודה משמעותית מאוד.
העניין הוא לזהות את הממשקים בין אנשים, בין קבוצות בארגון ובין גורמים נוספים, של אותם שני אנשים.
למשל אם אדם אחד אחראי על כמה פרוייקטים, ומדווח למנהל שלו על הפעילות.
אז ניהול הידע לדעתי לא צריך להיות רק בין אותו אדם למנהל שלו (כמו שהלקוח רוצה...) אלה בין אותו אדם לממשקים האחרים שלו בתוך הארגון - התלות שלו עם גורמים אחרים.
כי ניהול הממשקים הוא פעמים רבות הרבה יותר מורכב מאשר ניהול הקשר הישיר בין שני אנשים.
ואז כאשר מנהלים ממשקים, מנהלים תהליכים - יש מקום בהחלט לניהול ידע.
בקרה ומעקב אחר מיילים, או קבוצת דיון בה חברים שנייים שלושה (ואפילו עשרה) - פשוט לא עובד לדעתי.
את מדברת על אדם שמנהל כמה פרוייקטים, האם יהיה לו זמן להעביר את הידע שלו הלאה, האם עומס עבודה לא פוגע בניהולה של מערכת כזו?
השאלה שעולה פה היא לא רק תהליכית התנהגותית אלא גם טכנולוגית, איך בונים מערכת שלא פוגעת בניהול השוטף אלא הופכת לחלק טבעי מהעבודה.
כשניסינו אצלנו ליצור מצב שבו אנשים בסיום פעילות מעלים מסקנות ולקחים, נותרנו עם ערימה יפה של מסמכים וכמעט ללא תוצרים משמעותיים ולקחים משמעותיים ביד, אני מניח שבארגון בו תחלופת העובדים נמוכה, אז רואים יותר הזדהות של האנשים עם ערכי הארגון (IBM לדוגמה) ושם באמת מערכת הידע היא גורם משמעותי ביותר, בארגונים\עסקים קטנים שבהם גם יש תחלופה, האם יש לנו דרך להתגבר על הרתיעה של האנשים מהצורך לשימוש במערכת כזו?
בקרה ומעקב אחרי מיילים זה לא ילך כי למי יהיה זמן לקרוא את כל ההודעות (זה בהנחה שאנשים ישתמשו במייל כאשר יש מעקב ולא יעברו לשירות מייל חיצוני לארגון), קבוצות דיון ופורומים זה בטח לא הולך, אבל מסמכים משותפים ולוחות שנה משותפים משימות משותפות וכו' (קיים במגוון כלים ומערכות) שבכל מקרה אנשים עושים בהם שימוש, זה יכול לעבוד. בארגון גדול זה בטח יהיה אאוטלוק או ERP בארגון דל משאבים ניתן להשתמש בכלי רשת שונים שהדוגמה הבולטת בהם היא גוגל על מגוון מוצריו.
אני חושב שבכל מקרה צריך לנסות ולהלביש מערכת ידע (במידת האפשר) שתתאים לאופי הארגון ופעולת אנשיו משום שאם בנוסף להוספת השיתוף לארגון אנשים ידרשו לשינוי התנהגותי זה עלול להביא לקשיים רבים ביישום.
עכשיו עולה השאלה 2-3 אנשים באיזה ארגון? אם מדובר בצוות, וכל המידע עובר בין אנשים ללא שיתוף מנהל הצוות הרי שיש בעיה עם המנהל, אם מדובר במחלקה, אז מן הסתם יש יותר מצוות ואז אולי יש מקום להתחלה של מערכת שיתוף ידע.
אבל מה עם רשת חברתית לארגון? פייסבוק עובד לא רע NING מאפשר יצירה של רשת חברתית דמויית פייסבוק וסגורה לחיצוניים.
שאלת שיתוף הידע והתחלקותו מגיעה להבנתי משני צירים- ההזדהות עם הארגון- אם אנשים לא מרגישים זהות משום שהם לא חברים בארגון או שהארגון לא צלח בנסיונותיו ליצור שייכות, אז הם גם לא ירחיבו את מעגל השותפים לידע, למעט אלה הזקוקים לו.
העניין השני הוא תחושת הבעלות. אנשים חשים שעבדו קשה ליצירה של משהו ומדוע שאחרים יהנו ממנו.
העובדה שהארגון לא הביא לכך שאנשים מבינים ששיתוף בינם מועיל לכולם ומקדם את כולם, היא כנראה שורש הבעה.
אחלה התייחסות ותגובה.
חשוב לי לציין - אין מאמין גדול ממני בנושא של שיתוף בידע וכו'..
כאשר יש קבוצה גדולה יש בהחלט יתרונות גדולים לשיתוף בידע.
אך מה קורה אם התקשורת היא רק בין שניים שלשוה אנשים? האם גם אז התפקיד שלנו הוא להמליץ על כל מיני כלים מורכבים כאשר המייל והטלפון הם המתחרים שלנו והם זמינים הרבה יותר?
לגבי פייסבוק ורשותות - שם הגודל קובע - זה מצליח בגלל המסה, ההמון, הרבה אנשים, שחלקם פעילים יותר וחלקם פחות, אבל סה"כ יש הרבה פעילות.
אבל שני אשנים - האם נקים רשת חברתית לשני אנשים? האם אם הם יכתבו בלוג אחד לשני זה יהיה טוב יותר מאשר מיילים?
זו בעצם השאלה שאני שואלת - איפה הגבול שלנו כאנשי מקצוע ללכת אחר כל רעיון ולנסות לממש אותו, או מראש ללכת רק על רעיונות שאנו מאמינים שיש סיכוי גבוהה יותר שיצליחו?
לא כל פעם שלקוח אמר לי אני רוצה וויקי בארגון - ישר רצתי לעשות זאת - צריך להבין אם זה רק העטיפה או שגם יהיה בשר מאחורי זה.
המון תודה על התשובה שלך.
כמענה לשאלות אלו ואחרות, ייסדנו חברת הזנק (שפועלת בשו-שו, כמו שאומרים), שמתכוונת להציע בקרוב לשוק פתרון מהפכני מבחינת עלות/תועלת לשימור ושיתוף ידע בין קבוצות, בכל גודל שהוא, בדרך שונה לגמרי ממה שמקובל לחשוב.
אכן, נושא עשיר ומגוון מאד. תודה על הפוסט.
קדימה - נשמח לשמוע על הכלי שאתם מפתחים. רק חשוב לי להזכיר לכם - דאגו שהוא יתחבר טוב למערכות הקיימות בארגון ובעיקר לכלים של פורטלים ארגוניים..
כי יישומים עצמאיים כבר לא עובדים היום בארגונים - אינטגרציה זה סוד ההצלחה.
אכן מערכת הדואר היא כלי עבודה מרכזי, נוח, נגיש ושמיש ביותר.
עדיין - נדרש מקום מרכזי לניהול המידע - ללא משמעות בהכרח לכמות האנשים.
לעיתים עבור 3 אנשים ולעיתים עבור יותר.
הבעיה היא כי לעיתים קרובות משתמשים ב- Outlook במקום צ'אט ומעבירים מסרים או אפילו מסמכים. וכאן תחשבו על כמות המידע המיותר שעובר, כמויות ה"נקיונות" שיש לבצע בהמשך כולל סינון מידע רלוונטי או לא וכד'.
לכן - עבור מסרים - יש תוכנות צ'אט. תוכנות הOUTLOOK העתידיות תומכות גם בצאט כאשר ניתן לראות את זמינות איש הקשר..
האם יעשו בו שימוש מספיק טוב? האם ראית צוות קטן שבאמת הצליח לנהל לאורך זמן את הידע בתוך סביבת עבודה או כלי כזה? ואם כן, אז מה היו הגורמים שגרמו לצוות הזה להצליח במקום שאחרים לא עשו את השינוי התרבותי של תהליכי העבודה?
מרחק פיזי? נחישות של מנהל? אפקטיביות אמיתית? יעילות? מה האינטרס של קבוצה קטנה להשקיע בניהול הידע?
הפוסט מעניין, גם מכיוון שהוא רלוונטי מאד לפעילותי הנוכחית.
לדעתי הכשל (האפשרי) טמון בשאלה. השאלה מציינת כמות אנשים כמדד למסה קריטית המצדיק שימור ידע.
> האם באמת שימור הידע חייב להיות מרכזי מיומו הראשון ובתרבות שיתופית אחידה או שיש דרך אחרת?
> האם שימור ידע בהכרח אומר שיש לנייד ולהפקיד ידע/תכנים מחוץ למערכות קיימות ויומיומיות?
הכלי נמצא בפיתוח מתמיד ולכן רק ישתפר.
אצלנו בארגון פיתחנו יכולות נוספות מסביב ל-Sharepoin כך שהוא נותן מענה מלא ומקיף (מוזמנים לפנות אלי בנושא).
בכל מקרה - ההנחה הבסיסית שלי - כי במידה והלקוח פונה למוצר ספציפי - הוא "נעול" בתוכו וכל שינוי נדרש "עולה לו" - משאבי פיתוח תחזוקה וכו'.
מוצר ה- sharepoint במובן זה, מוריד את התלות בספק חיצוני משלתב באופן טבעי בסביבת משתמשי הקצה המבוססת בדרך כלל על OFFICE וכאן יתרונו הגדול.
גם במידה כי מדובר על קבוצה של 3 אנשים - במידה ומדובר בפרויקט אחד בהחלט יש מקום לאתר מרכזי של כל המידע הרלוונטי לפרוייקט. ניתן לפתוח פורום, לשמור מסמכים לפי נושא וגרסאות, לשמור מסמכים עם מעקב שינויים, תבניות קבועות, לנהל משימות, לנהל הרשאות, תהליכים, חשיפת מידע ממקורות שונים ועוד ועוד.
תחשבי על משמעות חיפוש המידע ב- MAILים לעומת חיפוש בפורטל ייעודי לנושא.
ראשית הגודל לא קובע 3 אנשים בחברה של ארבעה זה המון ו-30 בחברה של 100 זה גם המון. כל ארגון ירוויח מלכידת הידע של העובדים שלו. הכיוון חייב להיות של פורטל חברתי זה יכול להיות מושקע ופנימי או סתם קבוצה בפייסבוק בכל מקרה זה הכיוון הרלבנטי יותר, בעיקר בחברות עם אנשים בגילאי 20-40 שמכירים את הנושא ברמת מעורבות כזו או אחרת (ויסלחו לי אלה שהם מבוגרים יותר, מהיכרותי, הם יותר נרתעים ממעבר לטכנולוגיות חדשות).
פורום לא עובד, בחברה שלנו יש פורום שומם ונטוש לאנחות.
אנשים מדברים במייל או בטלפון כי זה נוח זמין ומיידי.
זה מתלבש על הבסיס למערכת ניהול ידע, הצורך בה חייב לבוא מהעובדים, המנהלים יכולים לרצות, לנסות ולבנות את התנאים לשימוש במערכת כזו, אבל מערכת ידע תפעל רק אם היא תהיה אוטונומית, כלומר שימוש בה יבוא מצורך פנימי של העובדים ולא מנהלים כאלו או אחרים.
ישנה גם השאלה הטכנולוגית, אנשים נרתעים מטכנולוגיה, מתבצרים בישן והמוכר ושאלת "מה יוצא לי מזה" או "למה אני צריך/כה את זה עולה גם היא"
1.מיפוי צרכי הידע בארגון- מה חסר לנו? אצלנו זה תכניות עבודה שכל אחד מפתח וגלגלים שמומצאים מחדש על ימין ועל שמאל. אצלנו זה לכידת ידע של אנשים שמחזיקים בממוצע שנתיים והכשרתם ובעיקר רכישת הנסיון הם קריטיים. מאפייני העובדים- מי הם צעירים טכנולוגיים-ותיקים חששניים דינוזאורים של מיילים וטלפונים קוויים?
הכנה מראש של המערכת עם תכנים וכותבים לדוגמה.
העברת כל התכנים הפורמליים למערכת -קרי הודעות, מיילים וכו' יופעלו רק בתוך המערכת הזו, כך שמי שירצה להתעדכן יהיה חייב להיכנס.
3.הכשרת העובדים - עם סיום ההכנה של המערכת מבחינה טכנית להפעלה- ימי הכשרה (מספרם פונקציה של גודל הארגון), שיתחילו בהסבר על מהו ידע וכו' מה המשמעויות של ניהול נכון של הידע בארגון, מה יצא לעובדים מזה (תוכנית תגמולים למפיקי תכנים משמעותיים?) ובחלק השני הדגמה ושימוש במערכת.
למרות שהכלי המוצע ליישום אינו המתאים ביותר.
חברת GAIT תשמח לסייע בעניין.
נו באמת גילי, תן איזה רמז קטן לחברה - אם הכלי לא יהיה אוטלוק אז איך ננהל את הדינוזאור?
הרי אם לא ישלחו התראות למייל - אף אחד לא יסתכל.
אפשר אולי להוריד נפחים של מיילים. אבל מה מעבר?
מיילים, שמירה שלהם אפילו שיש אפשרויות חיפוש.
הלקוח הציג קונספט נכון, עם הצדקה וכדאיות עיסקית.
תודה ל"גדול פילוסופי" אופטימוס וגיורא.
אני מסיכמה אם כולכם.
העניין הוא באמת תרבות ארגונית קודם כל, והרצון של האנשים להתמיד בניהול הידע בכלי אחר מהמייל.
אני גם חושבת שמה שאתה אומר גיורא - לשמור במקום מרכזי את הידע המעובד הוא נקודה מאוד מאוד משמעותית לעניין.
כי לידע המעובד יש חשיבות גדולה בהמשך הדרך ובשמירה של הידע הארגוני.
כניראה שם צריך להיות הדגש, על התוצרים הסופיים יותר מאשר על תהליך העבודה עצמו וניהול של כל התכנתובת היום יומית.
המגבלה הגדולה של ניהול כל התכתובת היום יומית הוא בכך שהידע לא יהיה באמת מאורגן ונוח לשימוש חוזר ויהיו "ערמות" גדולות של תוצרי ביניים וכל מיני חצאי דברים שאני אצטרך בתוכן לחפש את החומרים הסופיים.
אכן הצורך של "שליטה ובקרה" של הנהלה או גורמים אחרים בארגון הוא קל הרבה יותר כאשר הידע מנוהל במקום שהוא פתוח ונגיש לכולם. אך ניראה לי שהצורך הזה של ההנהלה של בקרה הוא לא מספיק חזק בשביל שאני כאדם יעשה זאת.
כלומר אנו עדיין צריכים לחפש את הערך המוסף לי כאדם העובד על עוד שניים שלושה אנשים בארגון.
מצד שני, אני פעמים רבות לא עובד רק עם שניים שלושה אלה אני נמצא במספר מעגלים שבכל אחד מהם יש קבוצה אחרת.
ואז יתכן מצב בו אני אצטרך לנהל ידע במספר אתרים, או במספר סביבות עבודה שונות.
אמנם מבזבזים הרבה זמן על לחפש ולאחזר את המידע. אבל מי חושב על האיחזור כשצריך לעשות מיליון משימות במקביל?
הפורטל או סביבת העבודה - לעולם תהיה מסורבלת יותר מבחינת השימוש, אם כי קלה הרבה יותר לאיחזור.
אשמח לשמוע על עוד מקרים בהם סביבות עבודה כאלה של שניים שלושה אשים הצליחו לאורך זמן -נגיד של שנה שנתיים.
מנסיוני, בהחלט אפשר ליישם שיתוף של ידע בין קבוצות קטנות (2 - 3) של עובדים.
בארגון בו אני עובד משתמשים ב - Share Point.
הצוותים מתעדים ואוגרים את הידע באתר המשותף.
ב - Share Point התיעוד הוא בעיקר של הידע המעובד ולא של הנתונים / של המידע / של הדיונים, שהם חומר הגלם.
אני דווקא חושב שהרעיון לנהל מידע גם של שניים או שלושה אנשים הוא נכון וחכם אם הוא מאפשר אחרי זה לאדם רביעי זר לשלוף מידע אח"כ ביעלות על אף שלא היה שותף לתכתובות במקור. זו דרך מצויינת לשמר מידע שהצטבר גם לאחר שיוצרי המידע עוזבים את החברה.
שיש דיון בנושא מסוים בשביל לצמצם את כמויות הדואר האלקטרוני.
הפלטפורמה הייתה ROUNDABOUT או משהו דומה, אבל זה לא הצליח בגגל התרבות הארגונית שהצריכה לחשוף אנשים שלא יזמו את התעניינות בעצמם בנושא כלומר צריך גם אמצעי "דחיפה" וכולם חזרו לאימיילים האינסופיים.
אבל זו דרך מעניינת לנהל מידע. המוסך הרגל לדעתי הוא שיש לניהול מידע קשר הדוק עם תרבות ארגונית.