לא רבים יודעים, אך לא בכל מקום בעולם נוטריון חייב להיות עורך דין. בארה"ב, למשל, נוטריון כלל אינו נדרש לעסוק במקצוע עריכת דין, ויכול להיות אינסטלטור. בישראל נוטריון חייב להיות עורך דין בעל ותק של 10 שנים לפחות במקצוע, להיות עצמאי ולא שכיר, ולעבור קורס מטעם לשכת עורכי הדין שמכשירה אותו לעסוק במקצוע.
הקריטריון המרכזי להסמכה כנוטריון הוא היושר המקצועי של המועמד וניקיון כפיו. ועדת נוטריונים מיוחדת בודקת שלאדם - עורך דין המבקש להיות נוטריון אין עבר פלילי או הרשעות בעבירות משמעת, ולאחר שמתקבל האישור, ניתנת לנוטריון תעודה המסמיכה אותו לעיסוק זה.
מה עושה הנוטריון בפועל, איזה שכר טרחה הוא רשאי לגבות, מה הסמכויות שיש לו, ואיך ניתן להיעזר בו כדי לחסוך טרחה וזמן - על שאלות אלה ואחרות נבקש לענות כעת, באמצעות טיפים מחמישה נוטריונים.
כמה מותר לנוטריון לגבות עבור שירותיו?
נוטריון אינו יכול לגבות שכר טרחה אקראי. עו"ד ונוטריון מאיה בורוכוב מסבירה, שבמשרד המשפטים (המחלקה לרישוי נוטריונים) קיים תעריף קבוע לנוטריונים על פי תקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשל"ט-1978 המגדיר באופן ברור מהו שכר טרחה שנוטריון צריך לגבות עבור כל שירות נוטריוני. כך למשל, בין אם מדובר באימות של חתימה אחת (תעריף אחד) או של שתי חתימות (תעריף אחר), ובין אם בתרגום של עד 100 מילים (תעריף אחד) או יותר מכך (תעריף אחר).
כדי לוודא שהנוטריון אינו גובה שכר טרחה גבוה מדי, יש לבדוק באתר של משרד המשפטים מהו התעריף לאותה עת. תעריף הנוטריונים צמוד למדד המחירים לצרכן, ומתעדכן מדי שנה בראשית חודש ינואר.
מן הראוי להדגיש, כי עותק מקורי של כל מסמך נוטריוני הניתן ללקוח, חייב להישאר גם אצל הנוטריון. בשנים האחרונות מבקרי נוטריונים מטעם משרד המשפטים מגיעים למשרדי הנוטריונים (בדומה לביקורת מס הכנסה), כדי לוודא כי הנוטריון פועל בהתאם לחוק הנוטריונים ותקנותיו. מבקרי הנוטריונים מקפידים לבדוק, כי התעריף שגובה נוטריון הינו בהתאם לשכר שירותי הנוטריון. נוטריון שאינו מקפיד לגבות בהתאם לשכר השירותים עובר על התקנות וחשוף להעמדה לדין משמעתי או דין אחר. לפיכך חשוב לציין, כי לא רק שהנוטריונים אינם יכולים לגבות יותר מהקבוע בתעריף זה - הם גם אינם יכולים להעניק הנחות. לכן - אין לצפות לתעריף השונה מהתעריף העדכני הנקוב בשכר השירותים.
למה צריך לשים לב באימות תרגום של מסמך בשתי שפות על ידי נוטריון?
לעו"ד ונוטריון עומר אשכנזי יש טיפ הנוגע לאימות מסמכים בשתי שפות על ידי נוטריון. לעיתים נדרש הנוטריון לאשר שמסמך מסוים תורגם כהלכה, וכי שני הנוסחים המופיעים בו בשתי שפות זהים בתוכנם. הדבר יוצר לעיתים קשיים, במיוחד אם הנוטריון אינו בקי לחלוטין באחת השפות.
לדברי עו"ד אשכנזי, במקרה כזה הנוטריון חייב להוסיף משפט בשולי המסמך, לפיו האישור הנוטריוני רלוונטי רק לשפה שהוא מבין, אחרת הוא חוטא לעבודתו, והאישור שניתן על ידו פגום לכאורה, מה שעלול לגרום לפסילת המסמך בהמשך.
לפיכך, העצה של עו"ד אשכנזי ללקוחות הפונים לנוטריונים עם מסמך דו-לשוני, היא לנסות תחילה לאתר נוטריון שדובר את שתי השפות, וככל שאין בנמצא אחד כזה, לוודא שהנוטריון מציין באופן ברור בשולי המסמך, שחתימתו עליו רלוונטית רק לשפה שאותה הוא דובר.
הציבור נחשף בדרך כלל לעבודת הנוטריון, כאשר הוא נדרש לערוך ייפוי כוח. עו"ד ונוטריון דוד מלניק מסביר, כי יפוי כח נוטריוני, כללי או בלתי חוזר, נדרש מקום בו מבקשים לייפות את כוחו של אדם ו/או גוף משפטי שאינו עורך דין. כמו כן יפוי כח כללי הוא בדרך כלל בעל תחולה רחבה ואינו מוגבל למטרה ספציפית, להבדיל מייפוי כח בלתי חוזר שניתן להבטחת זכויות של צד שלישי והוא ניתן למטרה ספציפית.
יש מי שסבורים בטעות, כי יפוי כוח נוטריוני כללי תקף תמיד, אבל עו"ד ונוטריון דוד מלניק מסביר, שהוא תקף ל-10 שנים בלבד וניתן לביטול. לעומתו, יפוי כוח בלתי חוזר אינו פוקע לעולם, וגם אינו ניתן לביטול.
אם עברו 10 שנים ממועד החתימה על יפוי הכוח הכללי, אז הוא אינו בתוקף, ויש לחתום על יפוי כוח חדש. קיימות נסיבות נוספות שבהן יפוי הכוח הכללי אינו בתוקף: אם מייפה הכוח נפטר או במקרה שהוא בוטל על ידו.
הטיפ של עו"ד ונוטריון חן גינסברג נוגע לאישור הסכם ממון. נהוג לחשוב, כי רק בית המשפט יכול לאשר הסכם ממון, אך לדברי עו"ד גינסברג, ככל שמדובר באישור הסכם ממון לפני הנישואין, גם לנוטריון יש סמכות כזאת.
עו"ד גינסברג מבקש לערוך אבחנה בין עריכת ההסכם עצמו ואישורו. הנוטריון נדרש לאשר את ההסכם, מבלי לבחון את תוכנו. תחילה הוא מאמת את זהות הצדדים, ולאחר מכן מקריא להם את תוכנו ומוודא שהם מבינים אותו. לבסוף הצדדים נדרשים לחתום על ההסכם, והוא מאמת את החתימות.
ישנם שני יתרונות בפנייה לנוטריון לצורך אימות הסכם ממון במקום פנייה לבית המשפט: ראשית, האגרה שהוא גובה נמוכה יותר מזה הנגבית בבית המשפט, ושנית פרק הזמן שבו מתבצע התהליך קצר יותר. הנוטריון יכול לאשר את הסכם הממון במקום, ולעומת זאת בבית המשפט אישור ההסכם יכול להימשך כמה שבועות.
מתי נוטריון יכול לחסוך ללקוח נסיעה לחו"ל או הליכה לקונסוליה?
הטיפ של עו"ד ונוטריון גנית זליקוביץ נוגע להחתמה על יפוי כוח בפני נוטריון של אדם הנוסע לחו"ל, לפני הנסיעה. צעד זה מאפשר גמישות רבה בביצוע פעולות שונות ועסקאות, גם ללא נוכחותו הפיזית בישראל. במקביל ניתן להכין יפוי כוח אצל נוטריון בארץ לגורם כלשהו שנמצא בחו"ל, וכך לחסוך את עצם הנסיעה (למשל, כאשר מדובר בביצוע עסקת מקרקעין בחו"ל, הסכם מכר, בקשה להוצאת דרכון זר ועוד).
הנוטריון מאמת שהאדם החותם בפניו על יפוי כוח הוא האדם הנכון, ואם מדובר במורשה חתימה של חברה - שזהו אכן מורשה החתימה מטעמה. עו"ד זליקוביץ מציינת, כי בחלק מהמקרים, כאשר מדובר במדינות החתומות על אמנת האג (רוב מדינות אירופה, ארה"ב וכן מדינות נוספות באמריקה הלטינית, אפריקה, אסיה), נדרש מתן אפוסטיל על ידי בית המשפט (אישור שבמסגרתו מאמת בית המשפט עבור המדינה הזרה שהנוטריון הינו "רשות מוסמכת" מטעם המדינה). בדרך זו יכול לחסוך הנוטריון זמן רב וטרחה, וכמובן את עצם הנסיעה לחו"ל.
עו"ד זליקוביץ מדגימה את יכולתו של הנוטריון לחסוך זמן רב וטרחה באמצעות לקוח שלה שנסע לדרום אפריקה לזמן בלתי מוגבל. לדבריה, אותו לקוח ירש חלק בדירת אמו שנפטרה, לצד אביו. האב חשב למכור את הדירה, אך ידע כי לא יוכל לעשות דבר ללא חתימת בנו. לפיכך, חשב כי הבן יקבל המסמכים בחו"ל וייגש לחתום עליהם בקונסוליה באפריקה. הבעיה - הבן נמצא רחוק מאוד מהקונסוליה ונדרש לטיסה. הפתרון שנמצא ע"י עו"ד זליקוביץ היה החתמת הבן על יפוי כוח נוטריוני לאביו לפני שנסע לחו"ל, וכך ניתן היה להתקדם עם מכר הדירה מבלי להטריח את הבן לנסוע מרחקים ארוכים ולהוציא הוצאות מיותרות על כך. בעניין אחר - במקום שלקוחות המחזיקים נדל"ן בחו"ל יצרכו לטוס לחו"ל כל אימת שמתבקשים, הם יכולים לחתום בישראל על מסמכים/יפוי כוח נוטריונים לטובת הגורם בחו"ל המטפל שם בנכסים וכך לחסוך עלויות נסיעה גבוהות.
מיהו נוטריון ומהם תפקידיו?