קיימות 3 אסטרטגיות שגויות, המאפיינות את ניהול הזמן של רוב בני האדם. הכתבה הנוכחית עוסקת באסטרטגיה השכיחה במיוחד בישראל, והיא אסטרטגיית הדקה ה-90. לא מדובר באתר החופשות, אלה בנטייה של ישראלים רבים, לדחות התמודדות עם דברים חשובים וידועים מראש, לרגע האחרון. מה מקור אסטרטגיה זו? תרבותית, יש הגורסים כי הדבר נובע מתפיסת ההישרדות שלנו – שממילא אי אפשר לדעת מה יהיה מחר, אז למה לתכנן ארוך טווח. אחרים גורסים שהדבר נובע מתחושת ה"יהיה בסדר", כי אם בכל מקרה נסתדר, אז למה לבזבז משאבים בהכנה? וההסבר הפסיכולוגי, מתאר פנטזיה, שדחיית הדברים המאתגרים אותנו, והתעלמות מהם - תעלים אותם.
יהא ההסבר אשר יהא, אנו מוצאים עצמנו עושים כל מני דברים שוליים, כאילו כדי "לנקות שולחן וראש לדברים החשובים באמת". אך היות והטיפול ב"דברים הקטנים" לעולם אינו נגמר, המשימות החשובות נדחות לרגע האחרון, ומבוצעות בלחץ ובאיכות ירודה, אחר שהפכו למשבר.
הבנת המחיר הפסיכולוגי של הדחיינות - חשוב לדעת שמשימות שאנו דוחים, וכביכול מדחיקים, מעסיקות את מוחנו ומתישות אותנו גם בלי שנשים לב לכך. למשל דחיית שיחה לא נעימה, גוזלת מאיתנו יותר משאבים מאשר התמודדות מיידית עמה. אז דעו שלפעמים פשוט עדיף לקפוץ למים, להתמודד ולסיים עם זה.
תכנון שבועי - של משימות הכוללות גם את ה"חשוב", בטרם יהפוך ל"דחוף". הקצו בסוף כל יום כמה דקות לתכנון המחר ושלבו בו דברים שלא הגעתם אליהם היום. רישום המשימות, יקל עליכם מהעומס המנטאלי והרגשי הכרוך בזכירתם (הדבר מומלץ במיוחד למי שמתקשה לישון בלילה בשל העומסים המטרידים אותו – רישומם עשוי להקל על בוא השינה).
הקצאת זמן ריאלית - הקצו זמנים הלוקחים בחשבון הפרעות ודברים לא צפויים, שלמעשה צפויים – בתכנון חופשת לידה, למשל – יש להיערך לשמירת הריון או לידה מוקדמת – כך שלא מומלץ לבנות על החודש האחרון לסגירת קצוות. למנהלים שביניכם- הסטטיסטיקות מראות שרק כ-50% מזמן המנהל באמת בשליטתו. היישום הפרקטי, הוא בהשארת חלונות גמישים להתמודדות, והבנה שגם הדקה ה-90, לא תמיד בשליטתכם.
הקשר בין נטיית הדחיינות לאיחורים כרוניים -אחת הסיבות שאנשים מאחרים, היא הקושי הפסיכולוגי שבשינוי - כי היציאה מהבית מהווה שינוי שדורש גיוס כוחות. אם קורה לכם שתמיד בדרך החוצה, אתם מוצאים עוד דבר אחד חשוב לעשות, עוד מייל לשלוח או משהו לסדר, כנראה שאתם מנסים לדחות את הקץ.. הדבר קיים גם ביציאה לקראת פעולות מהנות, כמו למשל השילוב שבין יום כיף בבריכה, ליציאה בערב לסרט. יש משהו בהתארגנות ליציאה שדורש מאיתנו כוחות – ולכן חשוב להקצות לכך יותר זמן מכפי שנדרש טכנית, ובמידת האפשר לא להעמיס יותר מדי – במיוחד בחופש!
תיאום ציפיות - בהאצלת סמכויות לעובדים הקפידו לציין מועד הגשה וזכרו – "משימה שאין לה לו"ז טבעה לזוז". לכן דאגו לתיאום ציפיות ברור עם העובדים שלכם, בפרט לקראת הקיץ. תמר תאט עדרי, יועצת בכירה בפ.ד.ה ואם לתאומים, אומרת למנהלים; "החופש הגדול מהווה הזדמנות עבורכם להפגין מנהיגות. היות וידוע כי תקופה זו מאתגרת להורים עובדים, הערכו גם אתם לכך מראש, בתכנון הזמן השנתי, תאמו ציפיות עם העובדים שלכם והקלו עליהם לעבור את הקיץ בשלום – לרווחת כולם". כך גם בהתארגנות המשפחה לחופש הגדול. ערכו תכנון, ארגון ותיאום ציפיות משפחתי. כך תוכלו לאפשר לילדים לשבור את השגרה (בכל זאת, עבורם זה חופש), באופן שעדיין ישמור על שגרה החיונית עבורם ועבורכם כהורים עובדים. צרו גמישות זמנית בחוקים, בתוך מסגרת ברורה. בהתאם לגיל הילד שתפו אותו ברמות התכנון והבחירה, למשל לקטנים תנו לבחור בין שתי קייטנות. לבוגרים, הגדירו זמן פרטי, זמן משפחתי וזמן למשימות- ואפשרו להם להתארגן למול חלונות זמן אלה. בזמן הפרטי חשוב לתת לילדים להתמודד גם עם שעמום - המפתח מסוגלויות של סקרנות, העסקה וויסות עצמי – בלי לקחת בכל רגע נתון את תפקיד "צוות הוואי ובידור".
ניהול כולל של משאבים –החופש טומן בחובו צורך לניהול מוקפד יותר של כל המשאבים, ובהם גם המשאבים הכספיים. לא בכדי עלתה לאחרונה הצעת חוק להגבלת עלויות הכיבוד הנמכר בבתי הקולנוע. עסקים רבים מבססים את הרווחים שלהם על צרכנות שעות הפנאי. לכן חשוב לערוך תיאום ציפיות עם הילדים לגבי התקציב – וככל שהם גדולים ניתן לתת להם מסגרת וללמד אותם תכנון תקציבי. כמו כן היערכות ובדיקה מראש מאפשרת תכנון פעילויות שמאזנות את הכיס. כך למשל, ארגונים רבים היום פותחים את דלתותיהם לציבור (ובפרט לאמהות צעירות וילדיהן – שהם הקהל הצרכני האולטימטיבי) לפעילויות ללא עלות או בעלות סמלית. זאת כחלק משיטת שיווק עדכנית – של חיבור רגשי ורב חושי למוצר שלהם – כגון מסלול החלב של תנובה, או מסלול הבמבה של אוסם – הכוללים גם חוויה חושית בטעימות וגם ערך של הרחבת אופקים והבנה שהמוצרים לא "נולדים על המדף בסופר". בנוסף בקניונים רבים קיימת פעילות חינם המיועדת למשוך את קהל הצרכנים – אך חשוב לא לשכוח שאין "ארוחות חינם" – ויש להיערך עם הילדים כמה פרטים מותר יהיה להם לקנות בביקור / איזה סכום מוקצה ל"ביזבוזים" – מעבר לפעילות עצמה.
דוגמא אישית – הדוגמא האישית שאנו משמשים לעובדים שלנו בארגון, משפיעה רבות על ניהול הזמן של כולם (למשל האם אנו מנהלים ישיבות באופן יעיל ואפקטיבי, האם אנו נוטים לשבש לעובדים שלנו את הזמנים שלהם או שמתחשבים בתוכניות שלהם בשליחת זימונים וכו'). בבית הנושא אקוטי אף יותר – אם הילדים שלכם נוקטים בטכניקת הדחיינות, בדקו את המודל שאתם מהווים להם בניהול זמן. לעיתים הם יבחרו במודל ההפוך מכם, שגם זה לא מהווה בחירה חופשית, אלה תגובה בקשר שלכם, שעשויה ללוות אותם שנים רבות.
ניהול ממוקד– אסטרטגיה מומלצת לניהול זמן, המאפשרת השקעת משאבי הזמן והכוחות בדברים החשובים באמת – ובכך "לעשות יותר עם מה שיש". כיצד? מתחילים בשאלה – מה המטרה שלי? ואז מתקדמים במשימות הדרושות לקידומה, תוך אסרטיביות באמירת "לא" למשימות פחות חשובות, עד להשלמת העיקר. כך ניתן לסיים את יום העבודה בשעה סבירה. כי משימות פחות חשובות ניתן להזיז למחר, בעוד שהמשימות העיקריות ישאירו אותנו שעות נוספות (נושא הכתבה הבאה).
ולבסוף - כשמפסידים לא להפסיד את הלקח – כמו בכל רכישת מיומנות חדשה, יש נטייה להיסחף להרגלים הישנים. ולכן בכל פעם שלא הצלחתם להתגבר על נטיית הדחיינות, ומצאתם את עצמכם שוב מתמודדים בלחץ בדקה ה-90, הקצו זמן לאחר מכן להפקת לקחים ולמידה לקראת הפעם הבאה. כך שאם אתם למשל, מסוג ההורים שהקיץ תפס אותם בהפתעה, הימנעו מהנבואה– "first time foolish, second time fool". ערכו לעצמכם רישום של המשימות שכדאי היה לעשות - והכניסו אותם כתזכורת במועד הרצוי להכנה, ביומן של הקיץ הבא.
איילת פדה גודלשטיין, מנכ"לית פ.ד.ה יעוץ ארגוני והדרכה אומרת; "גם מי שאין לו זמן לעשות משימה כמו שצריך, תמיד מוצא זמן כשנאלץ לעשות אותה שוב... אז עדיף להיערך מראש." צוות פ.ד.ה יעוץ והדרכה עוזר למנהלים לעשות יותר עם פחות, בתהליכי יעוץ והדרכה ממוקדים ומכווני תוצאה.