אם יש לך חדר ישיבות, רכב חברה או ציוד שכולם צריכים להשתמש בו, עליך למצוא דרך לאפשר לכולם לשריין משאבים אלה. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא ליצור תיבת דואר של חדר או ציוד ב- Office 365 עבור כל משאב. באפשרותך ליצור תיבת דואר עבור חדר הישיבות בקומה הראשונה, ציוד מדיה או משאית הובלות.
לאחר יצירת תיבת דואר של חדר או ציוד, כל האנשים בחברה יוכלו לשריין אותה עבור פגישות או אירועים באמצעות Outlook. למד כיצד להשתמש בה וכיצד להגדיר אותה בשתי הכרטיסיות הבאות. להלן שאלות נפוצות אחרות בנושא תיבות דואר של חדרים וציוד.
כיצד תוכל לדעת שהחדר או הציוד זמינים?
פתח את Outlook וצור פגישה חדשה. הוסף את החדר או הציוד לפגישה כפי שאתה מוסיף משתתפים רגילים ובחר מסייע התזמון כדי לראות תצוגת לוח שנה חיה של זמינות החדר או הציוד. אם משבצת השעה ריקה, החדר או הציוד זמינים; אם היא כחולה, הם כבר שוריינו.
כיצד ניתן לבטל בקשה לחדר או לציוד?
פתח את הפגישה שקבעת ב- Outlook ולאחר מכן הסר את החדר או הציוד מהפגישה כפי שאתה מסיר משתתף. פעולה זו תפנה את החדר לשריון על-ידי משתמשים אחרים.
האם מישהו צריך לקבל או לדחות כל בקשה לחדר או לציוד?
לא, אין צורך להגדיר משתמש שיקבל או ידחה בקשות. באפשרותך להחליט אם ברצונך לאפשר שריון או ניהול אוטומטיים של החדר או הציוד על-ידי משתמש מסוים בחברה שלך.
האם תיבת דואר של חדר או תיבת דואר של ציוד זקוקה לרשיון מוצר?
לא. למרות שרוב האנשים בארגון שלך זקוקים לרשיון כדי להשתמש ב- Office 365, אין צורך להקצות רשיון לתיבת דואר של חדר או לתיבת דואר של ציוד.
האם יש צורך בבעלים שיהיה אחראי על הזמנת החדרים או הציוד?
לא, אינך זקוק למשתמש שיהיה אחראי על תיבת דואר של חדר או תיבת דואר של ציוד.
כדי להשתמש בתיבות דואר של חדרים או ציוד, פתח את Outlook מהמחשב שלך או היכנס ל- Outlook באינטרנט. קבע פגישה חדשה והוסף את החדר או הציוד לפגישה בדומה להזמנת עובדים אחרים או לקוחות. בכך שריינת את החדר או הציוד.
פתח את Outlook במחשב.
בכרטיסיה בית, בחר פריטים חדשים > פגישה.
לחלופין, מלוח השנה, פשוט בחר פגישה חדשה.
בשדה 'אל', הקלד את שם חדר הישיבות או הציוד שברצונך לשריין, בנוסף למשתתפים אחרים שברצונך להזמין.
לחלופין, לחץ על אל ולאחר מכן לחץ פעמיים על חדר הישיבות או הציוד ברשימה. לאחר מכן, לחץ על אישור.
בשורה נושא , הקלד את המטרה של ההזמנה או הפגישה.
שנה את הערך עבור מיקום או השאר אותו כמו שהוא.
שנה את השעות עבור שעת התחלה ושעת סיום. לחלופין, בחר אירוע של יום שלם. כדי ליצור מופע חוזר של הפגישה או ההזמנה, בחר מופע חוזר בחלק העליון.
הקלד הודעה המתארת את המטרה וצרף קבצים במידת הצורך.
כדי לאפשר לאנשים אחרים להצטרף דרך האינטרנט או לחייג לפגישה, לחץ על פגישת Skype.
כדי לוודא שהחדר, הציוד או האנשים שהזמנת פנויים, לחץ על מסייע התזמון בחלק העליון. לאחר מכן, בחר מועד זמין בלוח השנה.
עצה: בלוח השנה של התזמון, צבע כחול מציין שהחדר או הציוד שוריינו, כלומר שהם אינם פנויים. בחר את האזור הלבן (כלומר, הפנוי) בלוח השנה.
כשתסיים, בחר שלח.
כדי להגדיר תיבת דואר של חדר או ציוד, עבור אל מרכז הניהול של Office 365 (לשם כך, תזדקק להרשאת מנהל מערכת). צור את תיבת הדואר והודע לכולם שהם יכולים להתחיל לשריין את החדר או הציוד עבור פגישות ואירועים.
חפש חדרים או ציוד או נווט אל משאבים > חדרים וציוד.
חדר או ציוד: סוג תיבת הדואר שברצונך ליצור.
שם: שם ידידותי או אפילו תיאור קצר.
דואר אלקטרוני: כינוי הדואר האלקטרוני של החדר או הציוד. מידע זה הכרחי לצורך שליחת בקשה לפגישה לחדר או לציוד.
קיבולת: מספר האנשים שיכולים להיכנס לחדר או להשתמש בציוד בו-זמנית.
מיקום: מספר החדר או מיקום החדר בבניין או באזור.
מספר טלפון: מספר החדר עצמו. מספר זה שונה ממספר הטלפון של הפגישה שנוצר בעת השימוש ב- Skype for Business.
בחר הצג פרטים כדי להציג את תיבת הדואר של החדר או הציוד שיצרת.
לחלופין, בחר הגדרת אפשרויות תזמון כדי לשנות את מועדי הפגישה המותרים, חלונות ההזמנה וכן הלאה.
לאחר מכן, בחר שמור ולאחר מכן סגור.