תקנות הפיקוח על השירותים הפיננסיים להפקדת כספי הפנסיה לעובדים חלות מינואר 2019 גם על חברות המעסיקות 10 עובדים ומעלה התקנות נועדו לייעל את התהליך עבור הארגון ומנהלי השכר, אך הן גם כרוכות בסנקציות על מי שלא ימלא אחריהן!
אי הסדר ששרר בתחום ההפרשות הפנסיוניות לאורך שנים, הקשה מאוד על איתור טעויות בדיווח ובשיוך כספי חסכון הפנסיוני, וגרם לכך שהשפעתן, הלכה והצטברה לאורך זמן. כתוצאה מכך עובדים שבמשך שנות עבודה רבות הפרישו לקופת גמל, קרן פנסיה או ביטוח מנהלים, גילו אחרי מספר שנים במקרה הטוב או עשרות שנים במקרה הרע, שלא הופרשו להם כספים לתוכניות חסכון ארוך טווח או שהכספים הופרשו בצורה שגויה וכתוצאה מכך העובדים נפגעו כלכלית ואף באופן מהותי.
על כן, ב-16 ביולי 2014 פורסמו תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופת גמל), תשע"ד - 2014, שמסדירות את אופן הדיווח של מעסיקים על הפקדות לחיסכון הפנסיוני של עובדיהם באופן שימנע טעויות ויביא לתיקונם בזמן אמת.
חובת הדיווח על ההפרשות הפנסיונית בקובץ במבנה אחיד מחייב שכל קובץ במערכת יראה אותו הדבר, ויכיל אותם שדות המופיעים באותו סדר (ממשק מעסיקים דיווח אחיד). כמו כן, התקנות מגדירות שפה אחידה וכל הנוגעים בדבר מחויבים להשתמש באותם מונחים. לכן המצב החדש יוצר תזרים מידע נגיש וברור לכל המעורבים בתהליך הדיווח בממשק פנסיוני למעסיקים ללא קשר מהיכן דיווח זה מגיע ולמי הוא מיועד.
אחד החידושים העיקרים שמביאות איתן התקנות החדשות הוא בכך, שהן מגדירות אחריות על קליטה תקינה של הפקדות, על המעסיק, אם לפני, בתי הדין לעבודה קבעו מי היה אחראי לכשל בכל תביעה, כיום התקנות מגדירות אחריות של המעסיק!
חידוש נוסף שמגדירות התקנות הוא שהן מחייבות את כל הגופים המוסדיים לתת משוב הנקרא "היזון חוזר" למעסיק על אופן קליטת הכספים. משוב טכני המציין אם הקובץ תקין או לא יועבר בתוך שלוש שעות ממועד קליטת הקובץ . בתוך שלושה ימי עסקים ממועד קליטת הקובץ –ישלח על ידי הגוף המוסדי דו"ח היזון חוזר המפרט אילו רשומות נקלטו באופן תקין במוצר הפנסיוני, אילו רשומות לא נקלטו ובגין אילו שגיאות לא בוצעה הקליטה.
והיזון חוזר מסכם חודשי/שנתי הכולל מידע מלא לגבי הקליטות שבוצעו, ויתרת הכספים שטרם נקלטו באופן תקין למוצר הפנסיוני.
תהליך זה דורש מהמעסיק, לטפל בכלל הדיווחים השגויים ותקלות הביצוע המדווחות.
הדרך הטובה ביותר להתמודד עם תקנות אלה הינה באמצעות גורם מתפעל פנסיוני מקצועי. אי תיקון השגיאות לא יאפשר את המשך ביצוע ההפקדה, ויגרום, בין היתר, ליצירת חובות בתוכניות הפנסיוניות של העובדים.
התקנות החדשות יוצרות עילות נוספות להטלת סנקציות על המעסיקים בכך שהן מטילות על המעסיק את האחריות לביצוע תקין/חדש של תהליך ההפרשות הפנסיוניות. על פי הנחיות רשות שוק ההון ביטוח וחסכון, לא ייקלט דיווח שלא בהתאם לתקנות.
מעסיק שלא יתקן את הדיווח השגוי ולא ידאג לקליטת ההפרשות הפנסיוניות של עובדים אצל הגופים המוסדיים, יהיה חשוף לסנקציות פליליות ולתביעות על אף שחישב נכון את סכום ההפרשה וניכה בפועל את חלקו של העובד מהמשכורת. בהקשר זה צריך לזכור כי במסגרת חוק הגנת השכר, מעסיק שניכה כסף ממשכורת העובד אך לא העביר אותו לגוף המוסדי, עובר עבירה פלילית.
שימוש בשירותי גורם מתפעל פנסיוני מקצועי כמו חברת "תפעול גמל בע"מ", מבטיח למעסיק יישום מלא ותקין של התקנות לרבות דיווח בממשק מעסיקים דיגיטלי, ומעניק הן לעובד והן למעסיק ודאות שהכסף הגיע ליעדו - כלומר המעסיק אכן העביר את התשלום ואת המידע לגוף המוסדי ובהמשך הגוף המוסדי זיכה את הפוליסה של העובד או שהעביר למעסיק מידע אודות תקלה שיש לתקנה.
למידע נוסף אודות שירותי התפעול הפנסיוני של "תפעול גמל בע"מ" צרו עימנו קשר.