כל התקופה אשר בה בעלי השמחה מתכננים את האירוע העסקי או המשפחתי היא תקופה די לחוצה כיוון שהמארחים אמורים לטפל בהרבה מאד נושאים, כדי ליצור אירוע מוצלח שכולם יזכרו לאורך זמן.
לקבל המלצות וחוות דעת מחברים, קולגות או בני משפחה על גני אירועים שהיו בהם לאחרונה כאורחים והמקומות הללו נראים להם איכותיים. כמו כן, המלצות מגורמים אלו או אחרים על גני אירועים שבהם הם הזמינו אירועים עבורם והיו מרוצים מההתנהלות של הצוות הניהולי והתפעולי, שמירה על לוחות הזמנים, טיבו של השירות ונראותו של המקום.
להיכנס לאתרי האינטרנט של המקומות הספציפיים שעליהם התקבלו המלצות וזאת כדי לקבל מידע נוסף ולהתרשם מכל אחד מגני האירועים הללו.
לגבש חשיבה אם מיקומם של כל אחד מגני אירועים אלו, הוא נוח להגעה עבור האורחים לאירוע הספציפי, מבחינת מרחק הנסיעה מביתם, הקרבה לצירי התנועה המרכזיים ואם קיים בו מגרש חניה המספיק לכל רכבי האורחים.
נראותו של המקום, אם מדובר במקום ישן יחסית או מקום חדש בעל נראות יפהפייה, אם נראה לעין שבוצעה בו השקעה גדולה בתחום העיצוב וחשיבה על כל פרט. סגנון יוצא דופן ביופיושל הגן מוביל ליצירת שטח ייחודי, אשר מבדל את עצמו מול כל המקומות האחרים ולכן הוא תמיד בעל עדיפות גבוהה יותר.
אחד הנושאים האקוטיים הוא האפשרות לשכור רק את גן האירועים במרכז ובמקביל לשכור את שירותיה של חברת קייטרינג אשר תהיה אחראית על אספקת כל הנושא הקולינרי, החל בבחירת התפריט עם המארחים, ההכנה ושינוע המאכלים במועד לגן האירועים.
מתוך רשימת הלוקיישנים, המארחים מתאמים פגישות בכמה גנים רלוונטיים, כדי להתרשם מהמקום במו עיניהם ולשוחח עם נציגי המכירות. בכל אחד מהמקומות הללו אפשר להסיק מהר מאד מהם היתרונות אך גם את החסרונות, כדי לקבל את ההחלטה הנכונה ביותר.
לאחר בחירת מיקומה של החגיגה, מתפנים לקבוע את התפריט, אם מדובר בתפריט חלבי או תפריט בשרי. חברת הקייטרינג מציעה את השילובים האולטימטיביים בבחירת המנות המתאימות ביותר מתוך התפריטים, כדי ליצור חיבור אופטימלי עם טעמו של הקהל על כל גווניו.
שירות הקייטרינג דואג מראש לשנע למקום כל ציוד שנדרש, החל בכלי אוכל, מגשים, קערות, סכו"ם, כוסות ועוד. כמו כן במידת הצורך פריטים גדולים יותר כמו מאווררים, פטריות חימום על פי העונה, אוהלים וכל דרישה אחרת של בעלי השמחה.
המטרה היא לסייע למארחים בכל המעטפת כך שהאירוע יוכתר כמוצלח ביותר.