המבחן בתורה (ספר דברים) כולל שלושה נושאים. כלי העזר מחשב ציונים לשלושת נושאי המבחן וציון כולל למבחן השלם. לפיכך, יש להזין את כל נתוני המבחן לקובץ אחד.
המבחן בתושב"ע כולל שלושה חלקים: חלק א - דינים; חלק ב - גמרא; חלק ג - משנה. כל תלמיד נבחן בשני חלקים מתוך השלושה (חלק א' + ב' או חלק א' + ג').
לכל אחד מחלקי המבחן פותח כלי עזר נפרד. לכל חלק במבחן מחושב ציון כולל נפרד, ולא ציון משותף לשני החלקים.
קבצי העזר מכילים פקודות מאקרו. אנא קראו את ההנחיות להפעלת פקודות מאקרו לפני הורדת קבצי האקסל עצמם. משתמשי אופיס 2010: לצורך אישור פקודות המאקרו - אנא לחצו על הכפתור "הפוך תוכן לזמין" שמופיע בסרגל הצהוב שמעל הגיליון.
יש לשמור את הקובץ בתיקיה מקומית במחשב ורק אז להתחיל להקליד נתונים לתוכו! לכן, בעת הלחיצה על הקישור להורדת הקובץ יש לבחור באפשרות "שמור" ולא באפשרות "פתח".
בעת שמירת הקובץ, יש להקפיד על שמירת שם הקובץ עם התחילית המקורית שמופיעה באתר, למשל meitzavit_DVR6. כמו כן, בעת ביצוע "שמירה בשם" חשוב להקפיד שלא לשנות את סיומת סוג הקובץ xls. שניתנה לו על ידי ראמ"ה. אם ישתנה סוג הקובץ בעת השמירה (לדוגמה, xlsm, xlsx) תשובש לחלוטין פעילות הקובץ.
לא נדרשת סיסמה לעבודה בכלי העזר. הקובץ בנוי כך, שניתן להקליד רק במקומות המיועדים לכך: גיליון דף השער בו מזינים את פרטי בית הספר; גיליון הזנת נתוני התלמידים - באזור המיועד להקלדת הניקוד בשאלות המבחן. כאשר מנסים להקליד בתאים המוגנים מפני הקלדה מופיעה הודעת שגיאה ובה בקשת סיסמה להסרת הגנת הגיליון.
השימוש בקבצים מתאים למורים ומנהלים בעלי ניסיון בסיסי בשימוש בתוכנת אקסל או בשימוש בגיליונות אלקטרוניים אחרים לצורך חישוב ציונים.
הקובץ הכיתתי מיועד לכיתה אחת המכילה עד 50 תלמידים. עבור כל כיתה בשכבה יש ליצור קובץ כיתתי נפרד.
מומלץ מאוד לעיין בהסברים על אופן השימוש בכלי המופיע בגיליון הראשון בתוך קובץ האקסל.