הרשתות החברתיות משפיעות בדרכים רבות על החוקים העסקיים בעולם, ולכן התוויית מדיניות ארגונית בנושא תהיה עקרה אלא אם מתכנניה ייקחו בחשבון שבעה נושאים מהותיים, כך על פי מחקר חדש של גרטנר (ניו יורק: IT) – חברת המחקר והייעוץ הבינלאומית המובילה לתחום ה-ICT.
מהי גישת הארגון לנושא המדיה החברתית?
קיימות סיבות רבות וטובות להתחיל בפעילות במדיה החברתית, כולל שדרוג משמעותי של השיח עם לקוחות, שותפות ולקוחות. לפני השקת יוזמות מדיה חברתית, חשוב להגדיר את מטרתן, ולנסח את האופן בו הן משתלבות עם חזון וערכי הארגון. תוכנית אסטרטגיה למדיה החברתית מהווה את אחד האמצעים להגדרתו של מידע זה.
מי יהיה אחראי לכתוב ולעדכן את קווי המדיניות?
יש ארגונים שמטילים את האחריות לכתיבת קווי המדיניות על המנמ"ר, אחרים מחליטים שזוהי אחריותו של היועץ המשפטי, ובמקרים מסוימים מחליטה ועדה עצמאית לנסח את המדיניות. בכל מקרה, חשוב לקבוע מראש מי אחראי ומעורב בתהליך לפני שמתחילים בעבודה, ולזכור שיש הבדל בין "מדיניות" הקובעת קווי התנהלות ברמה אסטרטגית, לבין "תהליכים תפעוליים" כמו גיוס או שירות לקוחות, למרות ששני התחומים קשורים למדיה החברתית ועושים בה שימוש. על התהליכים התפעוליים להיות גמישים לשינויים, תוך שמירה על קווי המדיניות, כאשר כל חטיבה מנסחת את קווי המתאר והמדיניות המתאימים לה.
כיצד תיבדק המדיניות?
קבלת משוב נרחב על המדיניות משרתת שתי מטרות. הראשונה היא ההבטחה כי הנושאים השונים, כמו ענייני משפטיים, אבטחת מידע, פרטיות ומיתוג, יקבלו התייחסות הולמת ומאוזנת. השנייה היא הגברת המעורבות בעת סקירת המדיניות והדיון בה באופן שהמסקנות יכללו בנוסח הסופי. תהליך בדיקה, הכולל את המדיה החברתית, מעלה את הסיכויים שמטרות אלו אכן יקוימו.
כיצד יהיו העובדים מיודעים לגבי אחריותם במסגרת מדיניות זו?
ארגונים מסוימים מבלבלים את יצירתה של המדיניות עם תקשורה של המדיניות לעובדים. המדיניות צריכה להיות מנוסחת ומקיפה, אולם אין בכוחה לוודא שהעובדים מודעים לאחריותם בנושא המדיה החברתית. תוכנית תקשורת מנוסחת היטב, המגובה בתוכנית הדרכה, תסייע לוודא שהמדיניות קורמת עור וגידים באופן שיאפשר לעובדים להבין גם מה היא אומרת ובאיזה אופן היא קשורה ומשפיעה עליהם, לרבות פעילותם ברשתות החברתיות.
מי יהיה אחראי לנטר את פעילות העובדים במדיה החברתית?
עם התוויית האסטרטגיה, מערך החוקים וההגיון עליו הם מושתתים, יש להגדיר מי יהיה זה שיבטיח שכל אלה נשמרים. אדם זה יוודא שהארגון מרוויח מהפעילות במדיה החברתית, ובכך יסייעו לו אמנם תוכניות הדרכה ומודעות, אולם גם מנהל הפעילות במדיה החברתית. על המנהלים להבין את מדיניות המדיה החברתית וההנחות שמאחוריה, ולדעת לזהות פעילות שאינה מתאימה, אולם תפקידם העיקרי צריך להיות בעל אופי הדרכתי שיתמוך בפעילות עצמאית של העובדים.
כיצד ניתן להדריך מנהלים לגבי הדרכת עובדים בנושא השימוש במדיה החברתית?
מנהלים מסוימים לא יתקשו כלל לתמוך בעובדיהם בעוד הם מנווטים בין שלל אתרי מדיה חברתית, אולם אחרים ימצאו כי המשימה מורכבת יותר, ויתקשו לסייע לעובדיהם להבין מה הגישה הטובה ביותר שיש לנקוט בעת ההתנהלות בבלוגים, מיקרו-בלוגים ורשתות חברתיות. על הארגון לבסס תוכנית לפיה הוא יוכל להעניק למנהלים את הכישורים הדרושים להתמודדות וייעוץ לעובדים בנושא רגיש זה.
כיצד ייעשה שימוש בטעויות לשם חידוד קווי המדיניות והדרכת המנהלים והעובדים?
כמו בכל מדיום תקשורתי, קיימות יוזמות שמצליחות מעבר למשוער, בעוד אחרות סוטות מהמסלול או אף שוקעות. חברות שייגשו לנושא המדיה החברתית בעזרת תוכנית שתהיה מובנית ותואמת ליעדים, חזון וערכי הארגון, תוכלנה לנטר את האופן בו מקדמות יוזמות אלו את מטרותיהן ולהשתמש בתובנות אלה על מנת לשפר את פעילותם בהווה או לתכנן טוב יותר את זו בעתיד.
להודעה המקורית באנגלית.
גרטנר היא חברת המחקר והייעוץ הבינלאומית המובילה לתחומי טכנולוגיית מידע ותקשורת (ICT). החברה מספקת שירותי מחקר וייעוץ ליותר מ-10,000 לקוחות, בהם מנהלי מערכות מידע (CIOs) ובכירים אחרים בענפי ה-IT בארגונים ובמשרדי ממשלה, כמו גם חברות טכנולוגיה ובתי השקעות. גרטנר נוסדה ב-1979, ומעסיקה כ-4000 עובדים, בהם כ- 1,100 אנליסטים ויועצים ביותר מ-75 אתרים ברחבי העולם. גרטנר ישראל הוקמה ב-1987 על ידי ברוך גינדין, והיא בעלת אחריות אזורית גם על תורכיה ויוון. החברה מספקת ללקוחותיה בישראל שירותי מחקר ויעוץ ועורכת כנסים מקצועיים.