אחד המאורעות הדרמטיים ביותר בחיי עסק הינו הכנסת שותף לעסק קיים. הארוע יכול לקרות בשלב שלפני הקמת העסק – כשהיזם מחליט שלא יוכל "להרים" את העסק בכוחות עצמו ועליו לצרף שותף או שותפים. הארוע יכול להתרחש גם כשהעסק פועל ונדרש שותף לשם הרחבת הפעילות וכניסה לתחומים נוספים, שיפור ה "גב הכלכלי" של החברה או שיפור השליטה והניהול בחברה.
ישנם סיפורים על שותפויות מופלאות שנמשכו שנים רבות, וישנם סיפורים על מערכות יחסים הרסניות בין שותפים – הרסנית לעסק, לאנשים בו, לעיתים גם למשפחות. האם ניתן לפעול מראש על מנת לשפר את הסיכויים ששותפות תצליח? האם ניתן לפעול במהלך חיי השותפות על מנת להגביר את הסיכוי לשותפות טובה לאורך זמן?
המערכת הרגשית בתהליך הקמת עסק הינה בדרך כלל אופטימית. יש מוצר או חזון שנראה על פניו מבטיח. לעיתים יש אפשרויות אחדות למימוש, שנבחנות אחת לאחת בזהירות עד שמסתמנת החלופה הנראית כנכונה ביותר. ההתרגשות גואה והאדרנלין זורם. לעיתים בשלב זה חולקים את הרעיון עם חבר טוב או מכר אמין כפרטנר פוטנציאלי לשותפות, ובמקרים מסוימים הרעיון עצמו מראשיתו מגובש על ידי קבוצת חברים. זו העת להגדיר מהו השותף הנכון להקמת העסק.
• בקש מהשותף הפוטנציאלי להכין בכתב שני תרחישים עסקיים: תרחיש אחד למצב בו העסק מתפתח בקצב איטי וממריא לגובה נמוך בשלוש השנים הראשונות שאחרי ההקמה. תרחיש שני של אי הצלחה, בו עסק מדשדש לאורך תקופה ולאט לאט צובר הפסדים. בחן היטב את תגובותיו כשיציג בפניך את התרחישים ואת המשמעויות מבחינתו. תגובה שלילית, כעס או הכחשה של אפשרות הכשלון יסמנו כי לא מומלץ ליצור איתו שותפות. רק לאחר מכן בחן איתו שוב לעומק את התרחיש האופטימי-ריאלי שאתם צופים. תהליך זה אם מתנהל כראוי, מחזק את האחריות המשותפת לפרוייקט המשותף - שניכם מודעים לפוטנציאל ושניכם מודעים לסיכונים.
• ודא היטב את "אורך הנשימה" הכלכלי שלו – עד כמה דומה / ארוך / קצר מהיכולת הכלכלית שלך לחיות ללא הכנסות. בעסקים קטנים רבים המכינים תכנית עיסקית, מומלץ לאחר סיומה לייצר חלופה נוספת שבה: הקטנה לחצי של תזרים ההכנסות, הכפלת משך הזמן לתחילת כניסת ההכנסות והגדלה של תזרים ההוצאות בצורה ניכרת (לפחות ב – 25% ). פעמים רבות זו תהיה המציאות שתפגשו. אם מצבו של השותף הפוטנציאלי קשה משלך –אל תכנס איתו לשותפות.
• אם השותפות מצריכה היעדרות מהבית בתדירות גבוהה או לתקופות ארוכות (בארץ או בחו"ל) ודא היטב את הנכונות, היכולת והמוטיבציה האמיתית לנסיעות ולשהיות ממושכות מחוץ לבית. כשהחברה מבוססת על שהות קבועה בחו"ל של אחד השותפים – קח בחשבון שמתעייפים מכך בשלב מסויים ויהיה צורך לחפש שותף מקומי בארצות היעד.
• שלב ההקמה של העסק כרוך בעשייה רבה. הוא דורש אנרגיה ועיסוק בפעולות כגון חתימה על חוזים, התארגנות פיננסית, בחירת מיקום פיסי ומיון וקליטת עובדים. ודאו היטב כי כל השותפים מפנים את עצמם מעיסוקים אחרים למשך תקופת ההקמה על מנת להימנע מקונפליקטים מחד – ועל מנת לצלוח את שלב ההקמה ביעילות המירבית מאידך. אם לחלק מהשותפים יש גם עסקים אחרים או פעילויות נוספות מומלץ לעגן חלק זה של המעורבות בהקמה, העשויה להימשך חודשים אחדים, בהסכם כתוב.
• בדוק תחילה היטב היטב מה אתה באמת מחפש. העסק כבר מתנהל תקופת זמן מה מסויימת ואתה אמור כבר לדעת מה עובד טוב ומה לא. היכן נקודות החוזק והיכן נקודות החולשה של החברה. אם אינך יודע עדיין – התייעץ עם יועץ ארגוני שיסייע לך לבחון את העסק באופן מקצועי ואובייקטיבי.
• בדוק עם עצמך - האם אתה מחפש שותף שקט? משמע משקיע, שיאפשר לעסק להתפתח אבל שלא יתערב בניהול כלל וכלל? האם אתה מחפש "עזר כנגד"? מישהו שאמור להביא לעסק ערך מוסף? אולי אתה מחפש מישהו בדיוק כמוך כדי שתוכלו לנהל את העסק וגם לישון מעת לעת או לצאת לחופשה? התייעץ עם בת זוגך, התייעץ עם רואה החשבון שלך, יועץ עסקי או יועץ ארגוני עליהם הנך סומך. ערוך רשימה ארוכה ככל האפשר של מה שהעסק זקוק לו כעת ובעתיד הנראה לעין. מתוך אותה רשימה שייצרת, בחר את אותם 2-3 דברים מרכזיים ששותף חדש אמור להביא לעסק – וצא למסע החיפושים.
• הצגת האמת הינה כלל בל יעבור בהכנסת שותף חדש לעסק. כל תהליך שמבוסס על מצג שוא, יחזור אליך בעתיד כבומרנג. לא ניתן לבסס מערכת יחסים ארוכת טווח על שקרים או חצאי אמיתות. קח אחריות על החלק שלך בנושא זה, ועגן בחוזה שביניכם את האפשרות לבטל את השותפות ולקבל פיצוי, באותם מקרים שיתגלה בעתיד כי השותף אינו דובר אמת בשלב זה.
• כשמדובר בשותף מקומי בחו"ל, זהירות הינה שם המשחק. לא חשוב עד כמה האדם הינו נחמד ונאמן. השתדל שלא יהיה זה מנהל/ת העסקים המקומי שלך. חפש שותף שתרומתו הינה כלכלית או מקצועית - לייצור ההכנסות של העסק (עדיף מפיץ או יצרן מקומי) ולא תרומה לניהול השוטף (לזה קח עובדים מקומיים ושלם להם היטב). שותף מקומי מכיר היטב את החוק המקומי, את אופן עשיית העסקים, את התרבות המקומית ואת השפה. הוא מכיר עורכי דין ורואי חשבון, חברות הובלה, בנקאים. ההמלצה החשובה ביותר היא כבדהו וחשדהו. לעולם אל תאפשר מצב שבו תחום מסויים נמצא רק בתחום אחריותו, ובכל מקרה, צור מנגנוני בקרה ממוחשבים על כל פעילות.
• אנחנו נוטים לבחור באופן טבעי באנשים דומים לנו מבחינת יכולות וסגנון הניהול. זה מבטיח לנו פחות קונפליקטים. כל בר דעת יסביר לנו שאנחנו חייבים לחפש מישהו שונה מאיתנו, שישלים אותנו – שנקודות החוזק שלו יהיו בדיוק היכן שאנחנו חלשים. אלא שבחיי היום יום זה מאד קשה. אתה אוהב לתכנן לטווח רחוק, לבחון כל דבר היטב, להתמהמה קצת בהחלטות ובחרת שותף שהינו איש עשייה, זריז, בולדוזר מאלתר ויצירתי – צריך ללמוד לתפקד ביחד. זה קשה ומצריך המון כבוד הדדי ואמון הדדי.
• חלוקות תחומי אחריות הינה נכונה ואפשרית כל עוד כל אחד עוסק בתחומים שבאופן טבעי "מדברים אליו". אולם קחו בחשבון שכל אחד מהשותפים ייכנס לעיתים לתחומים של השני וייאלץ לתפקד גם שם (למשל כשאתה בחופשה ארוכה). הדבר מורכב עוד יותר כשאחד השותפים מתפקד בעסק כ-"מנהל תורן " - או אחראי על פעילות סניף של החברה בחו"ל וחייב להחליט מיידית לעיתים בתחומים שלא באחריותו. יש פתרונות גם למצבים שכאלה, אולם הכל עובד רק כל עוד הדברים נעשים ברוח טובה ומתוך אכפתיות אמיתית לתפקוד העסק.
• דברו ביניכם הרבה ככל הניתן, ברמה יומית, גם אם הינכם פועלים במדינות שונות. הטכנולוגיה מאפשרת זאת בכל רגע נתון ובחינם. צרו ביניכם מערכת יחסים ייחודית, גלויה, אמינה. הכירו בתלות ההדדית זה בזה. הדבר יאפשר "יירוט בעיות" בטרם יהפכו לאבני נגף בעבודת הצוות שלכם. יש משמעות עצומה לקשר האישי השוטף היומיומי. יחד עם זאת, מומלץ וחשוב לייצר תהליך ארגוני של "ישיבת שותפים" אחת לתקופת זמן קבועה, עם תהליכי קבלת החלטות של השותפים. זאת, לצד ישיבות הנהלה שוטפות שבהן לוקחים חלק גם מנהלים שכירים.
• יש לבצע תיעוד פעילויות והחלטות, כל הסכם ביניכם, וכל שינוי בהסכם. זהו חלק כואב, אך מחויב המציאות. לימדו מנסיונם של אחרים. כל זמן שהעסק מתפקד- דברים נעשים ברוח טובה. פעם אני לוקח כמה ממוצרי החברה ונותן כמתנה למפיץ – ופעם השותף. הכל טוב ויפה עד שמגיעים לבית המשפט. תעדו הכל- היום קל יותר לתעד. בעידן המיילים עדכנו את השותף במייל על כל פעילות, העברות כספיות, ארועים חריגים, רישומי קופה, נסיעות, פגישות עם לקוחות וספקים – וצרו סיפריות במחשב. דאגו גם לגיבוי. בעלות של נמוכה והשקעה לא רבה תחסכו לכם המון עגמת נפש – והיה וחלילה החבילה מתפרקת.
• בשותפות לומדים שלעיתים דווקא הסגנון של השותף הוא המתאים. לעיתים דרך העשייה שלו היא המתאימה יותר במצב שנוצר. שותפות הינה תהליך מתמשך של למידה הדדית, לעיתים של פשרה, של התמודדות בין סגנונות חשיבה וניהול שונים הבאים לידי ביטוי בצורה הבולטת ביותר בעיקר במצבי לחץ. במצבי רגיעה, או כשהעסק מרויח יפה, קל יותר יחסית "לעגל פינות", להסכים עם החלטות ועשייה של השותף גם אם אינן בדיוק במאה אחוז לטעמך. בעיתות לחץ קיימת נטיה טבעית של כל אחד להתכנס לסגנון הניהולי שלו בצורה קיצונית. שם הכי טבעי והכי נוח לכל אחד לתפקד. זהו גן עדן לקונפליקטים ולפיצוצים בין השותפים. למקומות אלה יש לגייס כמויות אינסופיות של כבוד הדדי ואת האמונה שכל אחד עושה כמיטב יכולתו למען הפירמה, אלא אם כן מוכח אחרת.