המאמר מבוסס על דיון שניהלנו לקראת כנס המיתוג של מרקום מול. הכנס כלל פאנל של אנשי מקצוע ואנשי שיווק בתחום ה מיתוג ושוחחנו בינינו כיצד להכין ולנהל אותו כדי שיהיה מעניין ויעורר דיון. התוצאות לפניכם ולשימושכם.
מה הבעיה לעשות פאנל?מי שמרבה ללכת לכנסים מכיר את תרגולת הפאנל – 5 אנשים מדברים כל אחד 10 דקות ואחרי 50 דקות נגמר. תפקידו של מנהל הפאנל מתמצה בהצגת המשתתפים והעברת השרביט ביניהם.שיטת חלוקת הזמן אולי נשמעת הגיונית, אבל היא יוצרת פאנל משעמם. בדרך כלל השאלה הכללית המופנית לאורחי הפנאל, ידועה להם מראש. הם באים מוכנים עם הרצאה ואפילו שקפים. והם מתייחסים לכך כאל הזדמנות להפגנת כח והעברת מסרים מוכנים מראש. ללא דיון, הפאנל אינו נותן ערך מוסף.בסגנון אחר של ניהול פאנל המנחה מתחיל משאלה כללית לכולם ואז מתחיל לסכסך בין המשתתפים. למשל, כאשר מופיעים בפאנל מספר משתתפים, המנחה שואל לאיפה השוק ילך בשנתיים הקרובות. כל משתתף מספר איך החברה שלו היא היחידה שעונה בדיוק על דרישות השוק. כשהוא מסיים לדבר המנחה פונה לאחד המנכ"לים ושואל "ומה לך יש להגיד על הטכנולוגיה שאתם לא ציינתם כי אין לכם כזו טכנולוגיה?" למעשה, זוהי ואריאציה על חלוקת הזמן, רק עם הנחיה שמעוררת ויכוח.במקום זאת, מנחה צריך לראות את עצמו כמנחה של דיון ולא כמנחה של סבב הרצאות.אנו נתמקד במאמר בהנחיה במהלך הפאנל עצמו על מנת לעורר דיון. כמובן שקודמת לה עבודת הכנה של היכרות עם המשתתפים ועם התוכן המקצועי בפאנל, אך זהו נושא למאמר אחר.פתיחההצגת המנחהמנחה האירוע יכול להציג את מנחה הפאנל, או שמנחה הפאנל יציג את עצמו. בכל מקרה נוסח ההצגה צריך להיות ברור, קצר ומוכן מראש. הנה כמה הצעות:How to introduce guest speakersEducation-and-training/how-to-introduce-a-guest-speakerSpeachcoachforexexecutivesהמבואלאחר הצגת מנחה הפאנל המנחה צריך להציג את הנושא ואת המשתתפים. מטרתם של דברי המבוא לתת נחת רוח למשתתפים, ולהכין מנטאלית את השומעים. הוא מבהיר לשם מה התכנסנו, לאין אנחנו חותרים להגיע, מי הם היושבים ומדוע הם נבחרו לדבר על הנושא הזה. זוהי מעין הרצאה קצרה המופנית לקהל.את המבוא צריך להכין מראש וללמוד בעל פה. כל העיניים נשואות אל המנחה וזו סיטואציה שעשויה להלחיץ. בנוסף, יש הרבה פרטים שצריך לזכור – שמות המשתתפים, תפקידיהם, מה הנושאים לפאנל. עדיף לא לאלתר. שאלת פתיחהשאלת הפתיחה מעבירה את המיקוד מהמנחה למשתתפים. כאשר מתחילים את השאלה המנחה צריך להביט בחברי הפאנל. זהו מבט שבעצם סוקר אותם או מרפרף על פני כל חברי הפאנל בתוספת תנועת יד של כף יד מושטת קדימה כשפנים כף היד פונה אליהם והיד סובבת על פני כולם. להסביר ולהבהיר להם ולקהל השומעים שהפאנל התחיל.ישנן שלוש אפשרויות1. שאלה כללית לכל חברי הפאנל. כדאי לבחור בשאלה מתריסה או בלתי צפויה. "מה הכי מעצבן אותך ב…" 2. שאלה לקבוצת משתתפים בתוך הפאנל: אני רוצה לשאול את אנשי השיווק כאן.3. פנייה לאדם ספציפי עם שאלה ספציפית. חשוב לזכור להכין אותו מראש כדי לא להביך אותו או אותה בזמן אמת). זו סיטואציה קצת מלחיצה ועדיף להימנע ממנה.ניהול הדיוןהשאלותלאחר סבב התשובות הראשוני ממשיכים עם שאלות נוספות, שיכולות לשלב נושאים ש"תפורים" לאחד המשתתפים, פניה למשתתף מסוים, ושאלות כלליות. בעיה שעלולה לצוץ בפאנל היא שמשתתף יענה תשובה מתוסבכת, לא ממוקדת, שתגזול הרבה זמן ולא תקדם את הדיון. לכן, עדיף להשתמש בשאלות מאוד ספציפיות ו"קטנות" כדי להוביל לתשובה ממוקדת. שאלות ספציפיות הן למשל – סיבות ל...מכשולים בדרך ל...שאלות עוד יותר ספציפיות מדברות במספרים:שתי סיבות/שלוש סיבות/הסיבה העיקריתשני מכשולים/שלושה מכשולים/המכשול העיקריכדי לעורר עניין רצוי לשלב שאלות מתריסות. שאלות על דרך השלילה מה לא תעשו, במקום מה כן תעשו. שאלות כאלו עשויות גם לעורר דיון בין המשתתפים, כי אנשים יוצאים מתוך הנוסחאות הרגילות ומקשיבים יותר אחד לשני.סיכומי בינייםחשוב מאוד לעשות מדי פעם סיכומי בינים כדי להבהיר מתוך מה יצאנו, מה סקרנו וחידשנו ולהמשיך לדבר הבא. סיכום ביניים זו גם הזדמנות שלך כמנחה להגיד משהו ממקום אישי, מהניסיון שלך. זה יכול להיות בהלימה לנאמר או בסתירה. מה שיוביל לשאלה נוספת. סיכום ביניים יכול גם להיות פשוט "סיימנו נושא X, וכעת נעבור לנושא Y" וכאן השאלה שלי אליכם/אליך היא....סיכומי הביניים עוזרים לקהל לסכם את התובנות שעלו בפאנל ולזכור אותן (חזרה), נותנים אתנחתא קצרה לחברי הפאנל ומכינים אותם לקראת הנושא הבא.עמידה בזמניםאחת השאלות שהעסיקה אותנו היתה ניהול הזמן בפאנל, כאשר לא ברור כמה זמן ידבר כל משתתף. אז קודם כל חשוב לקבוע מכסת נושאים כללית והגיונית לפרק הזמן של הפאנל. מעבר לכך, כדאי לארגן את הנושאים לפי סדר חשיבות, כך שהנושאים החשובים יהיו ראשונים, ובמקרה של זליגה בזמנים בשל עניין שנוצר במהלך הדיון, לשמוח שלא קרה כלום אם הנושאים שהוגדרו כפחות חשובים לא עלו לדיון. אין מקום לזרז את המשתתפים, זה עלול לתת תחושה לא נעימה. פאנל לא נמדד בהספק, אלא באיכות הדיון (לדעתנו).צריך לשקול בכובד ראש האם רוצים להכריז על רשימת נושאים בתחילת הפאנל. מצד אחד, ההכרזה תרתום את המשתתפים והקהל לשמור על לוחות הזמנים. מצד שני, זו התחייבות שלא ברור אם אפשר או כדאי יהיה לעמוד בה למקרה שלא יהיה זמן להספיק את כל הנושאים. ניהול המשתתפיםמנחה הפאנל הוא לא גננת, אבל צריך להקפיד לתת לכל המשתתפים הזדמנות להתבטא ולתרום. אם מישהו מאריך מדי, כדאי לזכור שמותר לעצור משתתף בכל נקודה, גם אם אומרים "תודה, אני רוצה לעצור אותך ולהפנות שאלה זהה ל..." או "תודה על מה שאתה אומר, חשוב שנשמע גם מ..., ובוא נראה איך זה מתקשר למה שאתה מציג כרגע" .סיכום הפאנללאחר שהסתיים הדיון המנחה צריך לסכם את מה שנאמר. עדיף שהסיכום לא יהיה מוכן מראש, אלא יתבסס על הדברים שעלו מהדיון עצמו. הנה כמה אפשרויות:כרונולוגי – סקירת הנושאים שנידונו בפאנל "דיברנו על X, אחר כך על Y, ולבסוף על Z"מסקנות – המסקנות או התובנות שעלו מתוך הדיון "אז למדנו ש- X הוא Y ..."מפתיע – אמירה הומוריסטית או בלתי צפויה על הדברים שנאמרו בדיון.אם הפאנל חותם את הכנס, חשוב להודות למי שעשה במלאכה ולאחל לכולם יום נעים, או לילה טוב על פי המקרה. שידעו שזהו, נגמר.אז מה אני אלבש? לבושלהקפיד על לבוש מחויט שמבהיר מי הוא המנחה. יחד עם זאת שיהיה נוח משום שיש תנועות ידיים והחולצה/ג'קט צריכים להיות נוחים. לבחור בגד נכון בקטע של הזעה כי זה פדיחה להרים ידיים להסבר והקהל רואה עיגולים של זיעה (לרוב ממתח) בבית השחי. בגד שנוח לשבת בו שעה, שנראה טוב גם אחרי שעה. שמתאים לטמפרטורה של מקום סגור ולעיתים מואר בזרקורים שהם מחממים. בגד שמתאים הוא כזה שלא מרגישים צורך להוריד חלק ממנו במהלך הנחיית הדיון. בגד שנראה טוב בעמידה, בישיבה, ובסיקול רגליים.נעלייםבמקרים רבים פאנל מתקיים על במה המוגבהת מעל קהל השומעים. משמעות הדבר שהם רואים את הדוברים בזוויות חדשות. במיוחד לאור העובדה שהדוברים יושבים על כסא/כורסא כשהם חשופים לקהל (ולא יושבים מאחורי שולחן או עומדים מאחורי פודיום)אחד הדברים שהקהל רואה זה את גם את אזור הרגליים, וליתר דיוק קרסוליים, נעליים וסוליות הנעליים. חלקים שבכל סיטואציה אחרת על במה, הקהל לא רואה. ולכן – גברים שיושבים בישיבת 4 (רגל על רגל). יש לשים לב שרואים את סוליית הנעליים ואם יש שם משהו מודבק, רואים את זה. ואם זה מצולם על מסך גדול, רואים את זה בגדול. כאשר יושבים בסיקול רגליים "רגיל" יש לשים לב שרואים את הגרביים. דאג שיהיו בצבע הנכון ובאורך הנכון. כי רואים את זה.מבחן התוצאהעינת מעידה: "למרות החששות המוקדמים וחוסר הוודאות כיצד אסתדר בהנחיית פאנל לראשונה בחיי, לאחר המבוכה הראשונית נזכרתי בפתיח ששיננתי ומשם הפאנל זרם. המשתתפים שוחחו זה עם זה, אפילו התווכחו קצת והפאנל, לפחות עבורי, היה מעניין ומלמד מבחינה מקצועית. הרבה תודות מגיעות לחברי הפאנל שהגיעו נחמדים, רעננים ומוכנים, לאיריס על העזרה בתכנון וכמובן לשלומית הרץ על הארגון ועל האמון."
נכתב על ידי:עינת אדר, שותפה בסוכנות שיווק Marketing First ואשת תקשורת שיווקית. לפרופיל העסקי של Marketing First בפורטל מרקום מולאיריס מושקוביץ, הדרכה לצמיחה עסקית – שירותי ייעוץ והדרכה לארגונים ועסקים אפקטיביות בתהליכי מכירה, תקשורת עסקית מתקדמת ומצגות.