רוב הרשימות של SharePoint הן "פנימיות" לאתר SharePoint. משתמשים יוצרים ושומרים פריטים ישירות ברשימה שבאתר. רשימות מסוימות של SharePoint הן "חיצוניות". רשימות אלה, המאחזרות נתונים באמצעות היכולות של שירותי הקישוריות למידע עסקי (BCS) של SharePoint ו- Office 2010, מושכות נתונים ישירות ממערכות חיצוניות, כגון מערכות קו פעולה עסקי או שירותי Web 2.0.
באפשרותך להוריד ולסנכרן רשימות חיצוניות בסביבת עבודה של SharePoint בדיוק כפי שהיית עושה עם סוגי רשימות אחרים של SharePoint. בחלונית התוכן של סביבת העבודה של SharePoint, רשימות אלה ממוינות תחת הכותרת "רשימות חיצוניות" כאשר התוכן ממוין לפי "סוג".
מאמר עזרה זה מתאר כיצד אופן הפעולה והתכונות של רשימות חיצוניות נבדלים מאלה של סוגי רשימות אחרים של SharePoint בסביבת עבודה של SharePoint.
יש לארח רשימות חיצוניות ב- SharePoint Server עם רשיון מסוג Enterprise Client Access.
במערכת שלך חייב להיות מותקן Microsoft .Net Framework 3.5 ואילך.
התקנת Microsoft Office 2010 שלך חייב להיות האפשרות "שירותי קישוריות למידע עסקי" מופעלת. אפשרות זו, המופיע תחת "משותפות של Office", זמין כברירת מחדל. אם ביטלת זונח אפשרות זו במהלך ההתקנה, באפשרותך לעדכן את ההתקנה באמצעות הוספה/הסרה של תוכניות בלוח הבקרה של Windows. אם אינך בטוח לגבי אם ניתן להפעיל אפשרות זו, פנה למנהל שלך.
בעת ההורדה של רשימה חיצונית לסביבת עבודה של SharePoint, תראה תיבת דו-שיח של התקנה נוספת הנדרשת להתקנת הרשימה. הודעות אלה יוצגו גם בעת בחירה בפקודה "סנכרן כלי" במהלך השימוש ברשימה חיצונית בסביבת העבודה של SharePoint.
השדות פריט והשתנה לאחרונה יהיו ריקים. ל- SharePoint Workspace אין אפשרות לספק ספירת פריטים או תאריך שינוי אחרון עבור רשימה חיצונית מאחר שנתונים אלה אינם מאוחסנים ב- SharePoint.
התפריט הנפתח הורד מוגדר לתצוגת ברירת המחדל. אם הרשימה החיצונית שנבחרה מכילה תצוגות מרובות, באפשרותך לבחור תצוגה אחרת על-ידי בחירה באפשרות תצוגות נבחרות מהתפריט הנפתח ולאחר מכן לחיצה על לחצן ערוך.
ייתכן שתרצה לבחור תצוגה שונה אם הרשימה מכילה כמות גדולה של פריטים וברצונך לצמצם את היקף ההורדה.
עדכונים שתשמור ברשימה חיצונית בסביבת עבודה של SharePoint יסונכרנו באופן מיידי עם המערכת החיצונית אם אתה עובד במצב מקוון.
עם זאת, סינכרון אוטומטי בין אתר SharePoint לבין רשימה חיצונית בסביבת עבודה של SharePoint מתרחש בתדירות נמוכה הרבה יותר מאשר עם רשימות אחרות של SharePoint, בדרך כלל בכל 180 דקות. אם ברצונך לוודא שהנתונים שלך עדכניים, כולל שינויים מבניים אפשריים ברשימה, באפשרותך להפעיל סינכרונים ידניים בהתאם לצורך.
תכונת החיפוש סביבת עבודה של SharePoint (מופעל באמצעות Windows Search 4.0) אינו מחזיר תוצאות עבור תוכן ברשימות חיצוניות. עם זאת, באפשרותך להשתמש התכונה חיפוש ברשימה זו זמינה בכל רשימה חיצונית בודדים.
באפשרותך ללחוץ על חצי הרשימות הנפתחות לצד כותרות העמודות ברשימה חיצונית כדי לראות את אותן אפשרויות של מיון, קיבוץ וסינון הזמינות עבור רשימות חיצוניות באתר SharePoint.
על-אף שמצב זה נדיר, קיימת אפשרות שיישומים אחרים של Microsoft Office יקיימו אינטראקציה עם אותם נתונים שבהם אתה משתמש ברשימה חיצונית בסביבת עבודה של SharePoint. מאחר ש- SharePoint Workspace אינו מבצע סינכרון עם יישומים אחרים של Microsoft Office, קיימת אפשרות שנתוני רשימה חיצונית יתעדכנו ביישום אחר ויהפכו ללא עדכניים ב- SharePoint Workspace.
כדי להבטיח שאתה משתמש בתוכן העדכני ביותר, בהשוואה ליישומים אחרים של Office, באפשרותך לרענן את המטמון המקומי: לחץ על סינכרון ולאחר מכן לחץ על רענן ממטמון מקומי.
הערה: התוכן ברשימה החיצונית מתעדכן גם בכל פעם שאתה בוחר ברשימה בסביבת העבודה.
לקבלת מידע אודות פתרון התנגשויות ושגיאות ברשימה חיצונית, ראה פתרון התנגשויות ושגיאות בכלי רשימות חיצוניות.