בעולם העבודה של ימינו יש צורך הולך וגובר במציאת פתרונות יעילים עבור דיווח נוכחות לעובדים. אם בעבר לא היה שימוש בדיווח באמצעות תוכנת נוכחות, והעובדים היו נדרשים להחתים כרטיס בצורה פשוטה, הרי שהיום האפשרויות הן רבות יותר ומגוונות יותר. פתרונות דיווחי הנוכחות כיום נועדו להתאים את עצמם לעידן אשר בו העובדים לא תמיד נמצאים פיזית במקום העבודה באופן קבוע אך עדיין נדרשים לדווח על מיקומם ועל שעות העבודה שלהם.
כאשר מדובר על דיווח נוכחות, בכל תחום וסגנון של עבודה, חשוב שהדיווח יהיה מדויק ככל האפשר. הדיווח צריך להציג את שעת התחלת העבודה של העובד, ואת שעת סיום העבודה שלו באופן מדויק. כמו כן, הדיווח, בין אם באמצעות תוכנת נוכחות מכל סוג או דיווח ידני חייב לכלול גם ימים וזמנים בהם העובד נעדר מעבודתו אם בעקבות מחלה או חופשה. הדיווח הוא הבסיס לחישוב שעות העבודה של העובד, ימי החופשה וימי המחלה אשר מגיעים לו על פי חוק ועל פי חוזה העבודה שלו. כללים אלה תקפים לדיווח נוכחות אשר חייב להתבצע על פי החוק בכל סוג של עבודה. על מנת לדייק ככל האפשר בדיווח הנוכחות לעובדים, במיוחד כאשר מדובר בארגונים גדולים עם מספר רב של עובדים, נעשה שימוש בדיווח באמצעות תוכנת נוכחות. באופן כזה, נתוני הנוכחות של העובד מוזנים דרך תוכנת מחשב במקום העבודה או לעתים ממחשב שאינו נמצא פיזית במקום העבודה. האפשרות הזו מתאימה לעובדים אשר עובדים מהבית או נדרשים לניידות רבה במהלך יום העבודה שלהם.
כיום יותר ויותר מקומות עבודה מבינים כי יש צורך לייעל את תהליך הדיווח. דיווח נוכחות באמצעות אפליקציה בטלפון החכם מבוצע בארגונים רבים. תוכנת נוכחות זו מאפשרת לעובדים לדווח על מועד תחילת העבודה וסיום העבודה מכל מקום. היתרון המהותי בדיווח בשיטה זו היא ההתאמה הגדולה לעולם העבודה החדש והמשתנה. כיום עובדים רבים עובדים מתוך חללי עבודה משותפים או עובדים מהבית, ולאו דווקא מהמיקום הפיזי בו נמצא מקום העבודה. דיווח בשיטה זו יעיל ביותר משום שהוא מדויק גם מבחינת המיקום בו בוצעה החתמת הכרטיס הדיגיטלית. ניתן לאתר את המיקום המדויק בו דווח על תחילת העבודה וסיום העבודה ובכך מתאפשר רישום ותיעוד מדויק. השיטה הזו יעילה במיוחד כאשר מדובר בעובדים כדוגמת טכנאים אשר נמצאים בשטח במהלך יום העבודה שלהם אך יכולה בהחלט להתאים לסוגים שונים של עובדים.
אפליקציה חכמה המאפשרת דיווח נוכחות דרך הסמארטפון מכילה גם אפשרויות רבות ליצירת דוחות. הדוחות אותם מציגה המערכת מאפשרים ללמוד על דפוסי העבודה של עובדים שונים, שעות העבודה ומיקומי העובד. כל זאת כאשר הנתונים יכולים להיות מוצגים באופן חודשי או בדיווח יומי. תוכנת נוכחות זו מקלה הן על העובדים באמצעות הניידות והגמישות שהיא מעניקה והן על המעסיק בחישוב שעות העבודה וניתוח שלהן.