מחוברות עובדים. נדמה כאילו אנחנו שומעים את זה בכל מקום, והאמת היא שאני לא זוכר מתי נכחתי לאחרונה בכנס משאבי אנוש שלא ערך הרצאה אחת או שתיים בנושא. לא אכביד במילים על החשיבות של נושא המחוברות הארגונית (את זה הכנסים עושים מצוין) אלא אנסה לתת כלים פרקטים ליצירת מחוברות ארגונית, הורדת תהליכים לקרקע ואיך מיישמים את מה שראינו בהרצאה עם המצגת היפה והמלמדת בכנס, למשהו אמיתי שבאמת משפיע על הארגון, המנהלים והעובדים.
חשוב לציין כי חיבור העובד לארגון אינו פעולה חד פעמית אלא דרך, הבנה, שפה, תרבות, שמתחילה ביום הראשון שלו בארגון, וממשיכה גם הרבה לאחר שהוא עוזב את הארגון.
במאמר זה אציג 7 פעולות פשוטות אך יעילות במיוחד אשר יסייעו לכם לחבר את העובדים לארגון, לעזור להם להרגיש חלק ממשהו, על מנת שיהיו גאים בעבודתם ובחברה בה הם עובדים. מהניסיון שלנו ובהמשך למחקרים רבים שנערכו בנושא, עובד שמרגיש חלק מהארגון הוא שמח יותר, נאמן יותר, ופרודקבטיבי הרבה יותר, בשונה מעובד שמרגיש שהוא מגיע לעבודה רק כדי לעבוד.
תחשבו איזו באסה זה לשבת בערב בסלון עם המשפחה שלכם ופתאום אתם צופים בפרסומת חדשה של החברה בה אתם עובדים, עם פרזנטור חדש או שירות חדש ונוצץ. המשפחה מסתכלת עליכם בהתרגשות וכולם שואלים שאלות אבל אתם מופתעים בדיוק כמוהם, ומרגישים מחוץ לתמונה.
העובדים שלכם אינם כמו שאר הציבור! חשוב לתת להם את ההרגשה שהם חלק מהצוות, שהם מעורבים בהחלטות ובעיקר – שהם מעודכנים לפני הציבור הרחב על כל החידושים הכי מרגשים בחברה. לכן, לדוגמה, לפני שהפרסומת שהשקענו בה הרבה מאמץ וכסף עולה לאוויר שווה לשתף את העובדים, לאפשר להם להתרגש ולהרגיש שהם חלק מזה. הם כבר ידאגו להעביר את המסר הלאה ולחזק את הרעש התקשורתי שמחלקת היח״צ פינטזה עליו עד עכשיו. וכן, אני מדבר גם על העובד הזוטר ביותר. למה? כי אין שום סיבה למה לא, אבל יש אינספור סיבות למה כן.
נגיד שכבר יש לכם פרזנטור מפורסם שעושה יח״צ לארגון וההתרגשות בשיאה. שווה לנצל את ההזדמנות, לקחת את הטלפון הנייד ולצלם סרטון קצר של 2 דקות, בו הוא מברך את העובדים באופן מיוחד. ההשפעה תהיה חזקה פי עשרות מונים, בהבטחה.
חשוב לאפשר לעובדים שלנו מרחב בטוח להעביר לנו דיווחים על מה שבאמת קורה בשטח. נניח שעובד שלנו ראה שהמוצר או השירות שלנו מוצגים בצורה בזויה או פשוט פחות מוצלחת משל המתחרים כשהוא יצא לקניות או קפץ לקניון. תאפשרו לו את האופציה לדווח על זה בצורה פשוטה לגורמים הרלוונטים. הוא ירגיש מחובר למוצר, ירגיש שיש לו באמת יכולת להשפיע ושזו גם אחריות שלו לדאוג לייצוג של החברה בחוץ, הרווח הנקי הוא שלנו ונוכל לבצע שיפורים אסטרטגיים נרחבים בהרבה פחות מאמץ ותוך חסכון כספי משמעותי.
למשל, חברת ייצור ושיווק משקאות בישראל שהמוצרים שלה נמצאים על המדפים בסופר-מרקט הקרוב לביתכם, יצרה באפליקציה הפנים ארגונית שלה טופס ״ראיתי על המדף״. העובדים יכולים לדווח בכל זמן ומכל מקום, על התצוגה של מוצרי החברה ברשתות השיווק השונות. התצוגה ריקה? המתחרה נראה טוב יותר? העובדים מדווחים בשניות לוקחים הלכה למעשה חלק בשיפור ובשינוי, מספרים בקצרה מה ראו ומצרפים תמונה. תמיד נגיש וקל לביצוע ישירות מהמכשיר הנייד שנמצא על כולנו בכל זמן.
תהליכים כאלו משנים את כללי המשחק, והוצאתם לפועל יכולה להיות פשוטה ונטולת עלויות כמעט לחלוטין.
כמה פעמים המשפחה והחברים שלכם חשבו שאתם מרכז הפניות ושירות הלקוחות של החברה בה אתם עובדים? מדווחים לכם על כל תקלה או בעיה שהייתה להם בשירות? אני מניח שלא מעט!
רובנו נהנהן עם הראש במקרה הטוב ונחזק את התסכול במקרה הרע. כי מה עוד אפשר לעשות?
אז יש מה לעשות! אפשרו לעובדים להעלות בעיות וסוגיות שהם שומעים על המוצר או על השירות מהמשפחה והחברים שלהם. פניות אלו צריכות לקבל תיעדוף וטיפול מהיר ומקצועי מאחר ומדובר בסוגיה קרובה לעובדים, ובנוסף חשוב לעדכן את העובדים שדיווחו בנוגע לסטטוס הטיפול. מדובר בפעולות פשוטות שצוות התמיכה עושה בכל מקרה, רק שהפעם מי שבמרכז הוא העובד אשר דיווח על הבעיה, ובעיניו שלו הוא מצטייר כמי שתרם לפתרון שלה. בנוסף, העובד ירגיש חשוב ובעל השפעה בארגון, ובסביבתו יהיו לקוחות מרוצים שיהוו שגרירים שלכם (!) מאחר וחשוב להם לתת בחזרה לעובד (וכפועל יוצא – לחברה) כפי שהוא נתן להם.
חברה מוצרי צריכה שאנו עובדים עימה יצרה טופס דיגיטלי באפליקציה הפנים ארגונית של החברה, בשם "אכפת לי"/ "שמעתי ש…" – דיווח של עובד על ביקורת ששמע על החברה/ תלונה של חבר על השירות שקיבל. הטופס מאפשר לעובדים להביא לידיעת הגורם הרלוונטי מידע שקיבלו על שביעות רצון נמוכה או תלונה אודות השירות שהחברה סיפקה. מאחר וזה מגיע מהעובד ישירות למנהל האחראי, זמן הטיפול מהיר במיוחד ומקבל תיעדוף. והנה, העובד האחרון בחברה מייצר ערך חוצה ארגון בקלות ומכל מקום, בלי צורך בהדרכות והסברים. פשוט ויעיל.
כולנו אוהבים לראות בעיניים את התוצאות של העבודה הקשה שלנו. העובדים של החברה יכולים להיות השגרירים הכי טובים שלנו אם הם ירגישו שיש תוצאות משמעותיות להשקעה שלהם ולחיבור האמיתי והאכפתי לארגון. שווה להשקיע מחשבה בכל הדרכים בהן אפשר לעזור לעובדים שלנו להרגיש שהם באמת השפיעו ותרמו לשינוי בזכות העבודה שלהם, לחלוק איתם מכתבים משמחים ופניות מרגשות מלקוחות ובעיקר לאפשר להם להתגאות בעבודה שלהם ובארגון בו הם עובדים, ואפילו לקחת חלק בעשייה השוטפת של הארגון, בזמן ומחוץ לשעות העבודה.
דוגמאות מווצלחות ויצירתיות הן למשל רתימת העובדים למאמצים בינלאומיים או תחרותיים מול חברות אחרות, או אם אתם ארגון גדול שנותן שירות, כנראה שהעובדים שלכם שומעים בתקשורת בעיקר על המקרים הפחות טובים. אם בדרך קבע העובדים ישמעו על המקרים היותר טובים מטעם הארגון, הפגיעה בנאמנות העובדים לארגון תתרכך באופן משמעותי.
אחד הדברים החשובים ביותר שיגרמו לעובדים שלנו למחוברות לארגון חזקה הוא הכרה בעבודה שלהם ובחשיבות שלה. תנו את הבמה ואור הזרקורים לעובדים המצטיינים, לעובדים הוותיקים ולעובדים שיוצאים לפנסיה. הם צריכים לשמש דוגמה לשאר העובדים. וכאן אני אציין חד וחלק – שליחת אימייל ותליית דף עם תמונה של העובד על גבי לוח המודעות לא נחשבים! למעשה, הפעולות הללו אפילו מפספסות את המטרה.
אז מה כן? תנו לעובדים את היכולת להציג את ההצטיינות שלהם ואת הכבוד שהם קיבלו בעבודה בפני המשפחה בבית, ובמיוחד אפשרו לשאר העובדים את היכולת להגיב ולטפוח לקולגות שלהם על השכם.
7. מי שמשנה – משפר!
להתלונן מתחת לשפם – זה כל אחד יכול לעשות, המטרה שלנו היא לנסות להעלים את התופעה הזאת בארגון. יש לך תלונה? יש לך הצעה לשיפור? בוא תעשה עם זה משהו. האחריות היא עליך ולך יש אופציה להשפיע. אנחנו צריכים לאפשר לעובדים את האופציה לדווח על הבעיה לגורם הרלוונטי ולסגור מעגל עם פתיחת התקלה. זה יכול להיות מדברים קטנים כמו דיווח על מנורה לא תקינה או אזור ברצפת הייצור שצריך שינקו אותו. תנו לעובדים שלכם הזדמנות אמיתית ומשמעותית לקחת חלק בשינוי ושיפור סביבת העבודה שלהם, הם לא רק יודו לכם וישמחו לקחת חלק, הם אף ירגישו שגם להם יש מקום וכוח לשפר את התנאים שלהם ובעיקר שמישהו באמת מקשיב להם ומשקיע בהם.
באפליקציה הפנים ארגונית של סודהסטרים יש ״טופס דיווח על מפגע בטיחותי פוטנציאלי״. בעבר, כל מפגע בטיחותי היה צריך כל גבי נייר ואז לתת למנהל הבטיחות ואז לחכות לפידבק, וואי כמה עבודה. היום זה אחרת – העובד ממלא את הטופס באפליקציה שנשלח מיד למנהל הבטיחות במפעל של אותו עובד ונקלט במקביל במערכת הארגונית. הטופס כולל שדה לפירוט, דירוג חומרת המפגע וצירוף תמונה לתיעוד. מאז הטופס העובדים מדווחים במאות אחוזים יותר מבעבר, וזה לא בגלל שיש הרבה מפגעים בטיחותיים, אלא בגלל שזה נגיש, הדדי ומאפשר לעובד לקחת חלק בעשייה היום יומית.
חברות נוספות בנו באפליקציה הפנים ארגונית שלהן טופס פנייה ישירות למנכ״ל החברה ולסמנכ״לית משאבי האנוש בחברה. ולא, זה לא מלא בקיטורים ובכי אלא להפך, 80% (!!) מהפניות הן בנושאי שיפור הסניף וחווית הלקוחות. פתאום לכולם אכפת? לא, תמיד היה להם אכפת! פשוט לא היה להם איך לתקשר עם הארגון ובטח שלא לקבל פידבק בחזרה.
אז איך מוציאים את כל זה לפועל? זה נשמע כמו המון עבודה!
ספויילר – זו לא המון עבודה כמו שאתם חושבים.
בעבר, היה קשה להגיע עד אחרון העובדים. לא לכולם היה אימייל חברה, לפעמים העובדים מרוחקים, אין להם בהכרח גישה לאמצעי טכנולוגי וכו׳. ב-2019 אין כבר תירוצים. לכולם יש טלפון חכם שמסוגל לעשות המון, וכולם כולל כולם זמינים לטלפון שלהם יותר מכל דבר אחר. אפליקציה פנים ארגונית מוצלחת שכוללת במקום אחד את כל מה שהעובד צריך זאת ה-דרך ליצירת מחוברות ארגונית. בעזרת פתרון איכותי ובעל נסיון תוכלו לתקשר מידע לעובדים ולהנות מתקשרות דו-כיוונית בהתאם לאופי החברה, לאפשר דיווחים ישירות מהשטח, לחגוג הצלחות וניצחונות, ומכאן השמיים הם הגבול!
אז מה זה מנהל תקשורת פנים ארגונית?