ההון האנושי הוא אחד הנכסים החשובים ביותר של כל עסק, אם לא החשוב ביותר. בהתאם לכך גם גיוס עובדים שבאמת עונים לצרכי העסק הוא מפתח קריטי להצלחה, ובנוסף מומלץ להקדיש תשומת לב גם לקליטת המועמדים המתאימים, הערכת בעלי התפקידים השונים בעסק והשבחת היכולות האישיות והמקצועיות שלהם. בעמוד זה תמצאו מידע מקיף אודות המרכיבים החשובים בניהול משאבי האנוש ובפרט לגבי השמת עובדים.איך לגייס את העובדים האידיאליים?
גיוס העובדים שמספקים מענה מדויק לצרכי העסק השונים הוא הבסיס של ניהול משאבי אנוש. השלב הראשון בדרך להשמה מוצלחת הוא אפיון מדוקדק של כל צרכי העסק ובפרט הדרישות הרלוונטיות למילוי כל אחד מהתפקידים שעבורם מגויסים עובדים – בין אם מדובר בתפקיד חדש ובין אם זהו תפקיד קיים שהעובד הנוכחי בו עוזב מסיבה כזו או אחרת. במצבים מהסוג השני חשוב להיזהר מפני המשכיות אוטומטית, כלומר חיפוש מועמדים דומים לעובד שעזב (אם הייתה שביעות רצון מהתפקוד שלו) או שונים לגמרי ממנו (אם כשל במילוי תפקידו) – בכל מקרה נקודת המוצא צריכה להיות מהות העבודה שמבוצעת בתפקיד זה, וממנה נגזרים הכישורים הנדרשים והאיכויות החשובות.
אפיון הצרכים של העסק, פרופיל המשרה המפורט וזיהוי האיכויות הנדרשות למילוי התפקיד שעבורו מחפשים עובד/ת מובילים לפרסום מודעה שמצד אחד תסנן את אלו שאינם מתאימים לתפקיד הפנוי ומצד שני תמשוך מועמדים רצויים במיוחד מבחינתכם. כשמפרסמים מודעת דרושים חשוב לתת את הדעת הן על הפרטים שמופיעים בה (ואלו שלא), הן על אופן הניסוח והן על האפיקים שבהם מתבצע החיפוש אחרי עובדים חדשים (ובהמשך המאמר תמצאו טיפים לכתיבת מודעת דרושים).
הניתוח המקיף והיסודי הוא הזדמנות מצוינת לבחון את המצב גם במשרות המאוישות. יצירת פרופיל מסודר ומפורט לכל אחד מהתפקידים הקיימים בעסק מאפשרת לוודא שבכל משרה נמצא האדם המתאים לה ביותר. במקרים שבהם קיים פער בין הצרכים לבין היכולת למלא אותם ניתן למצוא דרכים אפקטיביות להשבחת היכולות של העובד/ים או לבצע שינויים אחרים בעסק כך שהתפקוד שלו יהיה מיטבי (פירוט לגבי האפשרויות בהמשך המאמר, בסעיף "כיצד להשביח את היכולות של העובדים?").
השלב השני של תהליך גיוס עובדים שיבטיח התנהלות מיטבית של העסק הוא סינון המועמדים ובחירה מושכלת מבין כל האפשרויות עבור כל משרה. גם אחרי יצירת פרופיל מפורט לכל תפקיד לא תמיד קל לזהות מי האדם המתאים ביותר למלא אותו. במציאות העסקית המורכבת של ימינו הערכה מהימנה של תפקוד כל מועמד נשענת על שורה ארוכה של פרמטרים – חלקם פורמליים וניתנים למדידה (ניסיון רלוונטי, השכלה) וחלקם כאלה שאי אפשר לכמת אבל גם להם חשיבות רבה (ובפרט איכויות כגון מחויבות, מוכנות ללמוד, תשוקה ועוד). מתן משקל נכון לכל פרמטר הוא אתגר לא פשוט – אנשי המקצוע של שטרן יועצי ניהול אמונים על ליווי תהליכי גיוס וקליטה, החל משלב ניתוח הצרכים ואפיון המשרות, דרך פרסום המודעות וכלה בסינון המועמדים עד להגעה לעובדים האופטימליים. נשמח להעמיד לרשותכם את הניסיון הרב שהצטבר אצלנו ואת היכולות המקצועיות שלנו, כשבפרט יכולים להיתרם עד מאוד מכך עסקים קטנים ובינוניים – לבעלי עסקים אלה אין במרבית המקרים את כוח האדם הדרוש לטובת ניהול משאבי אנוש באופן מקצועי, ועל כן גיוס העובדים עלול להתנהל שלא לטובתו המרבית של העסק.
מדוע חשוב להקדיש משאבים לקליטה מוצלחת של עובדים חדשים?
קליטת כוח אדם חדש בעסק היא חלק בלתי נפרד מתהליך גיוס עובדים. פרק הזמן הראשוני במקום עבודה חדש הוא תקופה מאתגרת לכל אדם, וכשנוצר פער בין הציפיות של העובד לבין המציאות בפועל התוצאה עלולה להיות מוטיבציה נמוכה, ביצועים בינוניים ואפילו התפטרות, כך שתצטרכו לעבור שוב את תהליך הגיוס על כל המשאבים הנדרשים עבורו ובפרט אובדן הזמן היקר.
בנוסף, חשוב להקדיש תשומת לב להכשרתם המקצועית של העובדים החדשים. גם כשמדובר על עובד מיומן להפליא ובעל ניסיון נרחב בתפקידים דומים עד זהים לזה שהוא ממלא בעסק שלכם, עדיין ייתכנו דגשים ספציפיים שיש להתייחס אליהם, ועל אחת כמה וכמה אם יש צורך בלמידה מסוימת כדי לבצע את העבודה על הצד הטוב ביותר.
שטרן יועצי ניהול תסייע לכם לגבש נהלים מסודרים לקליטת עובדים והכשרתם עבור כל תפקיד ותפקיד בעסק. במידת הצורך נלווה עובדים חדשים על-מנת לוודא שהם משתלבים באופן מיטבי ובאופן כללי נבטיח שהשידוך המוצלח שנוצר בשלב הגיוס יהפוך לרומן ארוך טווח.
תפקיד נוסף של מחלקת משאבי אנוש יעילה הוא למדוד את התפקוד של כל עובד בעסק ולספק הערכה לגבי מידת ההתאמה של העובדים, ובפרט אלה שזה עתה גויסו, לתפקידיהם. בעסקים קטנים ובינוניים שבהם אין מחלקה שכזו נוכל אנחנו למלא את החסר, ובארגונים שבהם ישנה מחלקת משאבי אנוש פעילה התרומה של שטרן יועצי ניהול באה לידי ביטוי בבדיקת תפקוד המחלקה, אבחון נקודות תורפה והענקת ידע יקר ערך שיסייע לאנשי משאבי האנוש למלא את תפקידם החשוב באופן מיטבי.
תהליכי המדידה וההערכה מתמקדים בביצועים ובהתנהגות של העובדים ולא בתכונותיהם. הנתונים שנבחנים הם הישגיו של כל עובד, הפוטנציאל שלו, תרומתו לעסק, מידת ההשתלבות שלו ועוד, ובין השאר מאפשרת ההערכה לבחון גם את אפשרויות הקידום המתאימות לו. התהליך מבוסס על נתונים מדידים אם ישנם כאלה, הערכות עמיתים והערכות ממונים. הערכות אלה, ובפרט מילוי השאלונים המפורטים על-ידי החברים לעבודה, הם נושא רגיש שכן התוצאות עלולות להיות לא נעימות. בהתאם יש להקפיד על הוגנות מוחלטת על-מנת לעודד יושרה וכנות לטובת העסק והעובדים גם יחד.
הערכת עובדים מהווה בסיס ליצירת מערכת תגמולים שתבטיח מקסימום מוטיבציה מצד כל עובד ועובדת, ותוך תשומת לב לנושאים כמו דיני עבודה, הסכמי עבודה, פעילויות רווחה, גאוות יחידה, יצירת אקלים נכון עבור העסק והבטחת תרבות ארגונית מתאימה. כפעולה משלימה להערכה יש לבצע בקרה מתאימה, כולל שיחות משוב מפורטות וכנות עם העובדים, כך שכל אחד ואחת מהם ידעו בדיוק מה מצופה מהם, היכן הם עומדים ומה עליהם לעשות על מנת להמשיך להשתפר.
עוד כדאי לקחת בחשבון שהערכה נמוכה לא בהכרח מובילה לפיטורין – לעתים הפתרון הנכון הוא השבחת היכולות של עובדים קיימים במקום גיוס עובדים חדשים, במקרים אחרים יחודדו נהלי עבודה וישונו נהלים כדי לשפר את המצב וישנן עוד דרכים שבהן נוכל לסייע לכם לשדרג את ביצועי העסק והעובדים.
כיצד להשביח את היכולות של העובדים?
פן נוסף של ניהול משאבי אנוש הוא השבחת היכולות של עובדים – החל מאלה הזוטרים וכלה בבכירים ביותר. הכלים שבהם אנחנו בשטרן יועצי ניהול משתמשים לשם כך הם הדרכות פנים וחוץ ארגוניות, פיתוח מנהלים, אימון אישי לעובדים, Training On The job,ניהול טאלנטים, שיחות הערכה ומשוב ועוד. שיפור היכולות האישיות כולל סוגיות כמו מוטיבציה, טיפוח מנהיגות, רצון לנצח (ואפילו קילר אינסטינקט), עבודת צוות, פיתוח מיומנויות תקשורת מקרבת, ניהול מו"מ, ניהול זמן, שפת גוף, אסרטיביות, גינוני לבוש, סגנון דיבור, מינוף איכויות אישיות ועוד.
* דיוק – הגדירו באופן מדויק את מרכיבי-תכולת התפקיד, ימי ושעות העבודה הנדרשות, הסמכויות הנלוות לתפקיד, ממשקי עבודה פנים וחוץ ארגוניים, מיקומו בהיררכיה של העסק וכו'.
* שכר – במידת האפשר, פרטו מהי רמת השכר, מהם התנאים הנלווים, האם ישנם בונוסים וכו'.
* כישורים – ציינו רק את הכישורים שבאמת חיוניים למילוי התפקיד והדגישו את אלה שמבחינתם אין מקום לפשרה לגביהם.
* השכלה וניסיון – ציינו מהן הציפיות שלכם מבחינת ניסיון תעסוקתי והשכלה מקצועית, שליטה במערכות מידע-סביבה ממוחשבת, שפות נוספות נדרשות למילוי התפקיד והאם נדרשות גם המלצות.
* מגורים והגעה עצמאית ו/או המשרה-התפקיד כולל רכב צמוד.
* זמינות – אל תשכחו לציין האם אתם מבקשים לאייש את המשרה באופן מידי.
* מי אתם – פרטו מעט לגבי אופי העסק, הערכים שמנחים אותו, התרבות הארגונית ששוררת בו וכו' (למשל "עסק משפחתי קטן", "חברה שמאמינה ביצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסא" וכו').
* היבטים משפטיים – חוק שוויון הזדמנויות בעבודה קובע כללים ברורים לפרסום מודעות דרושים, וחשוב כמובן לקחת גם אותם בחשבון. אנשי המקצוע של שטרן יועצי ניהול צברו ניסיון מגוון גם בתחום ספציפי זה ומסייעים בניסוח מודעות דרושים כחלק מהשירות של השבחת ניהול משאבי האנוש וגיוס עובדים.