חלק גדול מהתקשורת שלנו בארגון נשענת על דואר אלקטרוני (אי-מיילים). לשימוש לא-נכון במייל יש הרבה השלכות שליליות: אי-הבנות וקצרים בתקשורת, פספוס מטרות המייל, טביעה בים של אינפורמציה ואפילו פגיעה באנשים.
1. אנשים מקבלים הרבה מיילים ביום. כמות האינפורמציה שהם נחשפים אליה היא עצומה, והאתגר הוא היכולת להשיג את תשומת ליבם למייל שלנו.
2. שימוש במייל אינו בהכרח תחליף לשיחת טלפון או פגישה פנים מול פנים. לכל מטרה מתאים אמצעי תקשורת אחר.
3. לאנשים שונים יש פרשנויות שונות לטקסט כתוב.
4. כל מה שנכתב במייל מתועד: הוא נמצא אי שם במערכות המידע של הארגון.
5. לא ניתן לדעת באופן מוחלט למי המייל יגיע. הנמען אליו שלחנו יכול תמיד להעביר אותו לצד שלישי.
1. כצעד ראשון: שהמייל שלנו יקבל תשומת לב מתוך ים המיילים שהאנשים מקבלים.
2. שהמייל שלנו ישרת את התוצאה שהגדרנו.
3. חינוך לתקשורת אפקטיבית בארגון יעזור לנו לקבל פחות מיילים ולהיות אפקטיביים יותר. כך שיש פה יצירת מצב WIN-WIN.
מיילים אפקטיביים לא רק משרתים את התוצאה הרצויה שלנו, אלא גם מכבדים את זמנו של הזולת (מבחינתי, זה חלק מ"כללי הנימוס" ארגוניים).
על מנת להתאים את אמצעי התקשורת הנכון, אנחנו נדרשים לחשיבה תוצאתית: קודם כל נגדיר מהי התוצאה הנדרשת, ורק אח"כ כיצד נממש זאת.
כפי שציינתי, בשלב ראשון אנחנו צריכים למשוך את תשומת הלב הראשונית של הנמענים. הנחת היסוד היא שהנמען רואה בתחילה את פרטי המסגרת של המייל: כותרת, נמענים וסימנים אחרים. מסגרת המייל מאפשרת לו לתעדף את המייל בתוך כל המיילים שהוא מקבל.
1. הכותרת צריכה להיות מספיק קצרה כדי שלא תגלוש שורה אצל הנמען.
"פרויקט : סיכום ישיבה מתאריך …."
"חופשת פסח תשע"ב: נהלים"
"הטמעת מערכת : בקשה לרשימת משתתפים"
(שימו לב שאם נושא המייל היה רק "בקשה לרשימת משתתפים" לא היה ברור על מה מדובר).
4. לבחון האם צריך לשנות את כותרת המייל: לפעמים שרשרת מיילים מתחילה מכותרת מסויימת, ובהמשך לא מעדכנים אותה.
5. שימוש בסימונים מוסכמים בכותרת המייל. למשל, מיילים הקשורים לבטיחות בעבודה יסומנו בתחילת הכותרת ע"י "***". מיילים לשימוש פנימי בלבד, יסומנו בכותרת ע"י: "פנימי". מיילים דחופים יסומנו ע"י "דחוף: " בכותרת (אגב, סוגיות דחופות זה בדיוק המצב לגבות בשיחת טלפון).
6. סטטוס תקופתי: רצוי לציין את המועד בכותרת המייל. עבור סטטוס חודשי: חודש הדיווח, עבור סטטוס יומי: יום הדיווח, עבור סטטוס שעתי (כן, גם זה קיים): שעת הדיווח.
1. סינון קפדני של הנמענים יתבצע ע"י השאלות: האם כל המכותבים נחוצים? כיצד כל אחד מהמכותבים יכול לתרום להשגת התוצאה הרצויה?
2. גם כשעושים "השב" (reply), כדאי לסנן נמענים, ולא להשאיר את כולם כברירת מחדל.
3. מצד שני, אם נשכח מישהו חשוב, ייתכן שנפספס את מטרת המייל.
4. להפריד בין מי נמצא ב"אל" (TO), לבין "לידיעה" (CC). ככה יהיה ברור מה מצופה ממי.
1. מיילים חשובים ניתן לסמן באמצעות סימון מתאים (ב outlook ע"י "סימן קריאה" אדום). אבל, צריך להשתמש בזה לעיתים נדירות, אחרת יפסיקו להתחשב בזה.
בפוסט הבא (ראה: חלק ב) אוסיף כללים לתוכן המייל וטיפים כלליים נוספים לשימוש מושכל במייל.
אתם מוזמנים להעביר את הפוסט הזה גם לקולגות ולעובדים אחרים, שהרי מיילים אפקטיביים שלהם – יעזרו גם לכם להתמקד במה שחשוב!
הגב	פוסט מעולה!