Административното одобрение обикновено се основава на проверка, че поръчаните артикули са действително получени и отговарят на спецификациите на правителството и по този начин валидира заявка (фактура) на доставчика за плащане.
Фактура може да бъде одобрена само след получаване на артикулите.