Докладите за отсъствията трябва да се поддържат ежедневно, за да се посочат онези членове на службата, на които трябва да бъде начислен отпуск, и тези, които не присъстват за дежурство, но които трябва да бъдат.
Отсъствията се попълват на ръка на хартиен носител .