198. Paberarhivaalide ettevalmistamisel säilitamiseks:  1) võetakse dokumendid välja kiirköitjast või muust säilitamiseks sobimatust ümbrisest, mis asendatakse arhiivipüsivate materjalidega (mapp, karp, kaaned), ning moodustatakse säilik;  2) lisatakse kaante vahetamisel üks valge leht toimiku esilehe ette ning üks leht toimiku lõppu;  3) eemaldatakse metallkinnitid;  4) eraldatakse liigsed koopiad, kui ühest dokumendist on nii faksiga tulnud eksemplar kui ka postiga tulnud originaal. Mõlemad säilitatakse juhul,  kui faksiga saabunud dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. Kui ei nähtu, et faksiga saabunud dokumenti on enne menetletud, säilitakse ainult originaal;  5) alatise säilitustähtajaga arhivaali lehed nummerdatakse, numbrid märgitakse lehtede paremale ülemisele nurgale pehme grafiitpliiatsiga;  6) suureformaadilised dokumendid nummerdatakse avatult, fotod ja muud illustratiivsed materjalid nummerdatakse tagaküljel;  7) säiliku lehtede arv märgitakse kinnituskirjena  säiliku lõppu puhtale valgele lehele.