Teadaolevalt on korras ja hästifunktsioneeriv asjaajamine korraliku ja süsteemse arhiivi tekkimise eelduseks. Juhul, kui dokumendid ei jõua õigetesse toimikutesse,  asuvad kellegi juures kodus või on süsteemitult laiali kantselei laudadel ja kappides, on ka kõige paremate eelduste ja oskustega arhivaaril seda pea võimatu aastate pärast korda seada.