Milliseid nõudmisi peab dokumendihaldussüsteem rahuldama?    Dokumendihaldussüsteem peab aitama dokumente hallata, aga ta peab ka olema turvaline, vastama seadusandlusele jne. Süsteemile esitatavaid nõudmisi võib jagada:    -  otseselt dokumendihalduse teostamisega seotud funktsionaalsed nõudmised. Näiteks: DHS peab võimaldama hallata teatud liiki dokumente, otsida dokumente mitmesuguste tunnuste järgi ja toetama dokumendi versioonide haldamist.    -  mittefunktsionaalsed nõudmised , mis otseselt ei ole seotud dokumendihalduse funktsioonidega. Näiteks: DHS peab vastama seadusandlusele ja rahuldama turva-, jõudlus-, käideldavuse, ühilduvuse, kasutajamugavuse ning muid nõuded.    Kuidas valida oma dokumendihaldussüsteemi?  Kuna asutused ja nende vajadused on erinevad, siis ei saa anda ühest soovitust konkreetse tarkvara valikuks. Tavaliselt korraldatakse riigihange, seega on vajalikud järgmised tegevused:  - DHSi nõudmiste määratlemine, kasutades muuhulgas ülaltoodud jaotistes antud infot;  - pakkumiskutse koostamine;  - riigihanke läbiviimine, sealhulgas parima pakkuja valik.    Riigihanke läbiviimine vastavalt riigihangete seadusele seab hankeprotsessile omad raamid. Muuhulgas peavad pakkumiskutses olema määratletud hindamiskriteeriumid, mida kasutatakse pakkumise edukuse üle otsustamisel ning nende suhteline osakaal. Määratletud kriteeriumide ja osakaalude  alusel järjestatakse pakkumised ning valitakse nende hulgast kõige soodsam.    Nõuded riigiasutuste dokumendihaldussüsteemidele   1) Õigusaktidest tulenevad nõuded (arhiiviseadus, avaliku teabe seadus, digitaalallkirja seadus, asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri jm);  2) Riigikantselei poolt 2002. a koostatud  nõuded dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele,  Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaaluse nõuete rakendamise juhend;  3) Euroopa Komisjon on välja töötanud elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuete ajakohastatud ja laiendatud versiooni  MoReq2.