Vastavalt EÜ asutamislepingu sätetele on ombudsmani tegevusjuhend ja kohustused kehtestatud pärast komisjoniga konsulteerimist ja ministrite nõukogu heakskiitu Euroopa Parlamendi 9. märtsi 1994. aasta otsuses. Selle otsuse alusel võttis ombudsman vastu rakendussätted, mis jõustusid 1. jaanuaril 1998. Ombudsmani ametisse nimetamise ja ametist tagandamise kord on  sätestatud Euroopa Parlamendi kodukorra artiklites 194-196.