21. septembril 1800 kohtusid Lilenthalis kuus meest: von Zach ise, Lilienthali ülemlinnapea Johann Hieronymus Schröter, kelle maailmakuulsas instrumentide kollektsioonis oli Herscheli 27-jalase fookusepikkusega reflektor, Bremeni arst Heinrich Wilhelm Matthias Olbers, kes oli Schröteri pikaajaline kaastööline, viimase teenistuses olev Karl Ludwig Harding, kes hiljem avastas kolmanda asteroidi, vanahärra Ferdinand Adolf von Ende. Nad otsustasid, et isegi kuuest vaatlejast jääb väheks ning koostasid nimekirja 24 valitud astronoomist üle Euroopa. Uurimisrühma presidendiks valiti Schröter ja sekretäriks Zach. Kogu sodiaak jagati kahekümne neljaks 15 pikkuskraadiseks tsooniks ning uurimispiirkond piirati 7...8 laiuskraadiga ekliptikast lõuna ja põhja poole. Tsoonid jagati rühma liikmete vahel liisuga. Iga liige pidi käsitsi koostama oma tsooni tähekaardi kuni kõige nõrgemate teleskoobis nähtavate tähtedeni. Igal järgneval ööl tuli see kaart uuesti koostada, nii et iga rändav taevakeha oleks avastatud. Otsitava planeedi oodatav liikumine oli umbes 30 kaaresekundit tunnis, mis pidi olema igale vaatlejale eristatav. Uuele planeedile oli juba valmis mõeldud nimi Phaeton.