Vaatamata erinevustele asjaajamises oli kohtureformieelsete kinnistusasutuste poolt peetavate raamatute nomenklatuur üldjoontes ühetaoline. Raamatute põhiliikideks olid:  1) suuliste  avalduste raamatud, kuhu kanti sisse suulised kinnistuspalved kronoloogilises järjekorras; 2) kinnistuspäevikud, kuhu kanti kõik kinnistuspalved ja lisaks kohtu määrused esitatud aktide kinnistamise või mittekinnistamise kohta; 3) kinnistusürikute raamatud ehk kinnistusraamatud kitsamas mõttes, kuhu köideti esitatud aktid koos kohtu määrustega nende kinnistamise kohta; 4) kinnistute registrid, kus iga kinnisvara kohta peeti omaette jaotust, millesse märgiti kõik selle kohta käivad ingrossatsioonid.(14) Sarnane oli ka asjaajamise üldine järjekord: kinnistusprotseduur sai alguse asjasthuvitatu avaldusest, mis kanti kinnistuspäevikusse, järgnes kohtu määrus ja selle resultaat - akti liitmine kinnistusraamatusse ning vastava sissekande tegemine kinnistute registrisse.(15) Väga erinev oli aga kinnistamise konkreetne protseduur erinevates kinnistusasutustes. Nii näiteks toimusid Riia Magistraadis kinnistamised pidulikult nn. "avalikel kohtupäevadel", mida peeti kaksteist korda aastas. Eestimaa Ülemmaakohtus ja Tallinna Magistraadis taotles paluja kõigepealt kuulutuse väljapanemist, milles näidati ära, millise pretensiooni põhjal, kellelt ja missugust ingrossatsiooni paluja nõuab. Järgmisel kohtupäeval ilmus paluja uuesti ja dikteeris sekretärile oma palve sisu kinnistuspäevikusse kandmiseks. Ilmus kohale ka kostja (s.t. pandiandja) ja avaldas oma nõusoleku või vastuväited. Samas astusid üles kolmandad isikud, kes soovisid vastu vaielda kavatsetavale ingrosaatsioonile või taotlesid samaaegset garantiid oma laenudele kostja kinnisvara näol. Alles seejärel tegi kohus otsuse ingrosseerimise suhtes.(16)