Dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtu eelduseks on olnud kliinikumi dokumendihalduse analüüsimine ja ülesehituse häälestamine uues  süsteemis. Sisestatud on vajalikud funktsioonid, sarjad ja loendurid, et igal dokumendil, veel enne kui ta luuakse või saadakse, oleks olemas oma "pesa". Kindlasti on olnud esmatähtis õiguste süsteemi kujundamine, et dokumendid oleksid kättesaadavad selleks volitatud isikutele. Praegu on DHS-is seadistatud üle 60 grupi, mis jagavad õigusi süsteemi enam kui 800 kasutajatele.