Töötaja isikliku auto kasutamise eest hüvitise maksmiseks vormistab tööandja sõiduauto määruse § 3 kohaselt  asutuse juhi, juriidilise isiku pädeva organi või tema poolt volitatud isiku kirjaliku otsuse, milles näidatakse hüvitist saava isiku ees- ja perekonnanimi; sõidu otstarve; hüvitise suurus; sõidu kuupäev või periood, mille jooksul tehtud sõitude kulusid hüvitatakse.