Asjaajamiskorra kõrval on teiseks oluliseks dokumendihalduse ohjevahendiks asutuse tegevuste ja funktsioonide liigitusel põhinev dokumentide loetelu, kus näidatakse ära dokumendisarjade säilitustähtajad ning tihti ka juurdepääsu piirangud teatud liiki  dokumentidele.    Dokument on informatsiooni haldamise viis ja vahend     Asutusele vajaliku informatsiooni haldamiseks kasutatakse erinevaid süsteeme. Tegevuste dokumenteerimine tuleneb asutuse vajadusest paremini korraldada omaenda tööd, tagada õigusi ja fikseerida kohustusi, järgida seaduseid ja ettekirjutusi, olla kliendisõbralik ja usaldusväärne. Korras dokumendid muudavad asutuse töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on asutuse mälu.